Матриця Ейзенхауера, як інструмент розміщення пріоритетів: термінове чи важливе? Матриця Ейзенхауера. Або як правильно розставити пріоритети у справах

Матриця Ейзенхауера як інструмент розстановки пріоритетів є одним із основних методів успішного планування та виконання справ. У цій статті ми розглянемо цю техніку детальніше, оскільки саме вона є найбільш популярним методом тайм-менеджменту, який використовується довгий часу всіх сферах життєдіяльності.

«Життя має цінність, якщо є постійною боротьбою за гідну справу»

Д. Д. Ейзенхауер

Важливо знати! Зниження зору призводить до сліпоти!

Для корекції та відновлення зору без операції наші читачі використовують ІЗРАЇЛЬСЬКИЙ OPTIVISION - найкращий засіб для ваших очей всього за 99 руб!
Ретельно ознайомившись з ним, ми вирішили запропонувати його і вашій увазі.

Тайм-менеджмент намагався зрозуміти відомий усьому світу 34-й президент Америки Девід Ейзенхауер. Саме вивчення цієї сфери зробило його популярним на весь світ. Він докладно досліджував методи ефективного планування, поетапного виконання задуманого. Так з'явилася матриця Ейзенхауера як інструмент розстановки пріоритетів. Його техніку ми розглянемо докладніше в нашій статті.

Тайм менеджмент- Вміння людиною правильно розподілити свій час на виконання запланованих справ. Цей феномен вивчався багато років різними психологами, всі намагалися зрозуміти, як працює цей метод правильного планування задуманого. Відомий психолог Девід Аллен написав книгу, присвячену основам та практиці ефективного планування.

В наш час метушня та різноманітність сучасного життявсе більше змушує звертатися до методів успішного структурування намічених завдань, правильного та швидкого їхнього здійснення. Правильне розміщення пріоритетів дозволяє швидко та якісно зробити роботу будь-якої складності, осмислити свої помилки, навчитися новим умінням та вмінням у процесі досягнення мети.

Особистість Ейзенхауера у сфері вивчення тайм-менеджменту

Девід Ейзенхауер був відомим президентом США. Він прославився на весь світ своїм розумом та організаторськими здібностями. За своє життя він збудував блискучу військову кар'єру, що залишило не малий слід в історії Америки. Він з успіхом виконував усі завдання, завжди досягав поставлених перед собою цілей, чим заслужив на повагу, став прикладом для багатьох публічних особистостей.

Ейзенхауер вважав, що правильно прожити життя - означає зайнятися гідною справою, яка приносить задоволення його суб'єкту і користь для оточуючих. Будучи президентом, він ставив все частіше питаннями, як усе встигнути, зробити правильно і з успіхом зрештою. Ці думки привели його до створення методу розміщення важливих справ, який інтенсивно використовується і в наш час.

Завдяки своїй винахідливості, впевненості та прагненням до досконалості Ейзенхауер домагався успіхів у всьому, все задумане він виконував під час, без особливих труднощів. Багато діячів його часу лише дивувалися його самоорганізації, намагалися дотримуватися його методів правління, оскільки особистість такого президента справді заслуговує на повагу і цілком може бути прикладом для наслідування. Матриця Ейзенхауера як інструмент розстановки пріоритетів є одним із основних способів організації свого робочого плану у повсякденному житті.

Особливості матриці Ейзенхауера

Матриця Ейзенхауера як інструмент розстановки пріоритетів є популярною технікою управління часом, яка дозволяє правильно і під час здійснити заплановані відносини, визначити собі значні цілі на певний період. Основою таблиці Ейзенхаура є чотири про квадранта справ. Основою для її створення стали значні та невідкладні завдання, які накопичилися за короткий період часу внаслідок різних факторів.

Дані квадранти ще називають вікнами Ейзенхауера, оскільки зображуються у квадратній таблиці. Таблиця Ейзенхауера виглядає так.

А квадрантВажливі термінові справи

У квадрантВажливі несрочні

З квадрантНеважливі термінові

D квадрантНеважливі несрочні

Таку таблицю може зробити собі кожен, хто хоче навчитися правильно розподіляти свій час. Матриця Ейзенхауера як інструмент розташування пріоритетів допоможе розібратися з накопиченими завданнями в дуже короткий період часу.

Розібравшись із основною структурою методу розміщення пріоритетів, ми можемо детально розібрати кожне вікно матриці Ейзенхауера. Матриця Ейзенхауера як інструмент розташування пріоритетів є корисною для визначення значущості своїх планів у конкретний момент часу.

Квадрант А

До нього належать важливі невідкладні завдання, які не можна відкласти на потім, оскільки це може призвести до негативних наслідків. Для успішного планування слід розпочинати саме з сектора А. Прикладом таких справ може бути складна несподівана операція, позапланова нарада. Цей сектор є дуже важливим для життя людини, але якщо правильно навчитися планувати свій час, то в ідеалі цей квадрат має бути абсолютно порожнім, без будь-яких планів. При своєчасному виконанні основних планів значні завдання стане невідкладними, їх виконання у безпосередньо відведений термін робить їх терміновыми.

Плани сектора А можуть виникнути з двох причин:

• внутрішні причини: залежать безпосередньо від людини (недостатня мотивація на виконання, лінь, відсутність бажання чи професіоналізму);
• зовнішні причини:не залежить від самого суб'єкта (різке погіршення самопочуття, форс-мажор).

Щоб ці причини не заважали провадити діяльність, не потрібно відкладати цінні необов'язкові справи (це вже сектор В) на останній день, оскільки деякі умови можуть вплинути на їхнє невиконання і тоді у вас накопичаться цінні завдання.

Квадрант В

Важливе нетермінове.Плани цього сектора потрібно регулярно виконувати, не відкладаючи на потім, оскільки своєчасне їхнє здійснення є показником вашої продуктивності, успіху у діяльності. Справи цього квадранта не вимагають виконання тут і зараз, але їхня цінність свідчить про виникнення негативних наслідків у разі ігнорування людиною. Чим важливіше для вас поставлене завдання, тим негативнішими будуть наслідки від її невиконання. Саме тому слід віддавати перевагу спочатку важливим справам, потім терміновим. Для ідеального задоволення собою людина повинна виконувати значні невідкладні і значущі нестрокові відносини повністю. До завдань даного сектора можна віднести, наприклад, негайне звернення до лікаря, оволодіння навичками успішного виконання діяльності на новому робочому місці, щоб отримати чергове підвищення.

«Краще насамперед зробити важливі завдання, від яких залежить ваше життя, ніж неважливі справи»

Д. Д. Ейзенхауер

Матриця Ейзенхауера як інструмент розстановки пріоритетів показує: якщо правильно і вчасно сортувати свої плани, то у будь-якій сфері життєдіяльності людини будуть відсутні аврали, які виснажують організм людини фізично та психологічно. Сектор В не перейде до сектора А, якщо ми правильно сплануємо свої завдання на перший час.

Квадрант С

Не має значення, терміново.Невідкладність планів який завжди визначає їх значимість. Ейзенхауер говорив, якщо невідкладні завдання заважають виконанню цінних, їх краще відкласти. Щоб розібратися у важливості своїх планів, поставте собі просте запитання: «Що станеться, якщо не виконати це завдання?» Якщо ви зрозумієте, що негативних наслідків немає або вони мінімальні, то справа не є важливою в Наразі. Шукайте більш значущі завдання, які справді загрожують для вас негативними наслідками.

До цих видів діяльності можна віднести, наприклад, участь у соціальному опитуванні, дзвінок другові просто побалакати. Плани «сектора С» мають суттєвий мінус: вони заважають людині ефективно працювати і виконувати значущі справи, оскільки постійно відволікають, змушують переживати. Будь-яке відволікання загрожує негативними наслідками, тому у разі виникнення будь-яких перешкод у виконанні значних завдань намагайтеся або усунути їх перед виконанням. Якщо здійснювати лише термінові відносини, може накопичитися дуже багато важливих справ одночасно і тоді важко направити себе у потрібне русло, сконцентруватися їхнього здійснення.

Квадрант D

Чи не термінове не важливе.Цей сектор поєднує найнепотрібніші нетермінові відносини, їх виконання не приносить користі в даний момент. Якщо людина на них сконцентрується, то значні справи накопичаться дуже швидко і призведуть до негативних наслідків. Сюди можна зарахувати, наприклад, зависання у соціальних мережах, різні комп'ютерні ігри, які просто вбивають час людини без будь-якої користі.

Але не всі нетермінові неважливі завдання такі марні. Якщо ви давно хотіли акуратно розкласти книги у своїй бібліотеці, або забратися в шафі з одягом, то виконання цих справ принесе користь та задоволення від результату, але не варто прагнути їх виконання за наявності важливих справ.

Таблиця Ейзенхауера як метод ефективного планування є корисним способом виявлення значних цінних справ, допомагає виконати їх у досить короткий термін. Вона розрахована виконання одноденних завдань чи тих, які потрібно виконати найближчим часом.

Цілі методу Ейзенхауера

Навчитися планувати свій особистий час за бажання може кожен, тут нема нічого складного. Для допомоги може використовуватися наведена нами таблиця Ейзенхауера як інструмент розстановки пріоритетів. Розібравши докладно кожен квадрант матриці, можна визначити основні цілі цієї техніки.

1. Самоорганізація. Знаючи про те, що на вас чекають значні справи, ви не будете марно витрачати час, а намагатиметеся зробити все вчасно. Виділивши основні плани, людина може швидко себе організувати їхнього здійснення. Зафіксувавши головне, одразу видно, що зроблено, а що ще треба встигнути сьогодні чи завтра зробити.
2. Якісне планування своїх планів. Метою методу є успішне виконання людиною задуманого, а не переписування справ із одного квадранта до іншого.
3. Навчитися ефективно планувати свій час. Виділення важливих завдань допомагає подумки визначити кількість часу на їхнє виконання. Людина приблизно підраховує в думці, скільки потрібно для виконання важливих нетермінових справ, щоб вони не перейшли раптово в сектор А.

Матриця Ейзенхауера, будучи одним із основних та популярних способів планування, допоможе кожному навчитися керувати собою, організувати себе в потрібний момент, вирішити свої проблеми за короткий період часу.

У кругообігу життєвих подій дуже легко заплутатися. Дітей вчать правильно розподіляти свій час дорослі, які часто і самі відкладають все на потім. Як правило, це «потім» ніколи не настає. Усі заплановані відносини плавно відсуваються іншими і під кінець перетворюються на один суцільний ком з невирішених завдань.

Проблема найчастіше полягає не у кількості справ, а у нераціонально складеному графіку. Люди не приділяють належної уваги плануванню своєї діяльності. Адже витративши зовсім небагато особистого часу на навчання основ тайм-менеджменту, можна значно заощадити в майбутньому. Тоді в житті з'явиться місце не лише для вічних проблем, а й для себе та своєї сім'ї. Однією з найпростіших і ефективних технікПланування є принципом Ейзенхауера.

У чому полягає суть техніки?

Принцип матриці Ейзенхауера полягає у грамотному розподілі завдань залежно від ступеня їхньої значущості. Вона допомагає розбити весь перелік справ на важливі та не важливі, термінові та не дуже. За допомогою матриці можна визначити той проміжок часу, який знадобиться на вирішення проблеми, адже щось вимагає більшої уваги, а деякі речі та п'ять хвилин, витрачених на них, не варті.

Щоб досягти успіху, потрібно слідувати певному алгоритму. Порядок дій залежить від пріоритетності завдань. Як правило, сконцентруватися на одній меті заважають різні фактори: особисті проблеми, оточуючі люди, звички та інше Позбутися слабкостей і зосередитися лише на корисних діях може допомогти метод Ейзенхауера.

Як виник цей принцип, ким сформовано?

Обґрунтував описуваний принцип тайм-менеджменту тридцять четвертий президент Сполучених Штатів Америки Дуайт Девід Ейзенхауер. Політичний діяч жодне завдання було залишити невирішеною, отже намагався зробити свій графік якомога раціональнішим і оптимізованим. У результаті всі завдання Ейзенхауер перетворив на матрицю.

Сьогодні методом президента користуються і офісні працівники, і менеджери, і великі керівники. Це свідчить, що цей метод розподілу пріоритетів і справді ефективний і актуальний.

Що таке матриця Дуайта Ейзенхауера?

Квадрат Ейзенхауера (або принципи базується на побудові матриці. Основами матриці є вісь важливості (абсцису) і вісь терміновості (ординату). Їх взаємне перетин дає чотири квадрати, кожен із яких заповнюється завданнями, згідно з їх розподілом.

Так, спочатку варто визначитися, що є важливим, а що терміновим. Важливі відносини найбільше впливають досягнення результату, а термінові завдання вимагають негайного виконання. У цілому ж утворюється картина, що дає повне уявлення про стан справ.

Матриця дозволить розставити правильні пріоритети - що може зачекати, а що не зазнає зволікань.

Що входить у квадрат А?

Перший квадрат, розташований у верхньому лівому кутку, називається квадратом А. У цей осередок записуються найважливіші і термінові завдання. В ідеалі цей квадрат повинен порожні, тому що раціонально розподілений час дозволяє уникнути наявності подібних справ в принципі.

До справ підвищеної важливості можна віднести:

• проблеми зі здоров'ям, що виникають, як правило, у самий невідповідний час;
• те, що може негативно відбиватися на результатах діяльності;
• справи, невиконання яких може призвести до нових проблем.

За наповненість цього квадрата відповідає самоконтроль людини. Адже якщо в осередку А щодня з'являються нові справи, принцип Ейзенхауера не допоможе. Тут слід звернутися до тайм-менеджменту в принципі, але для початку необхідно розібратися з усіма справами, які у найближчій перспективі заповнять квадрат А.

Незважаючи на вищий пріоритет даного квадрата, можна передати вирішення проблем, що заповнюють комірку, комусь іншому. Але це тільки в тому випадку, якщо таке можливе, а справи не вимагають обов'язково особистої участі.

Які завдання передбачає квардрат?

Ця частина матриці заповнюється щоденними справами. Як правило, сюди входить все те, що заслуговує на найбільшу увагу. Це важливі, але з термінові відносини, більшість яких пов'язані з основний діяльністю людини. Невисока терміновість завдань дозволить не приймати раптових рішень, а конструктивний і розумний підхід дасть змогу виконати всі справи якісніше.

Діяльність людей, які в основному вирішують проблеми з квадрата, більш продуктивна. За хороших результатів праці таким людям вистачає часу на особисте життя, вони не відчувають постійних стресів. Даний квадрат складається із завдань, які мають невелике значення і, можливо, якоюсь мірою повсякденні, але саме з них в основному і полягає діяльність людини.

Завдання з сектора сильно впливають як на моральний, так і на матеріальний стан. Це спорт, режим харчування, сну, навчальна та робоча діяльність - ті речі, без яких не обійтися, але їм зазвичай приділяють найменше уваги, пускаючи багато на самоплив.

Які справи входять у квадрат?

У квадрат З входять ті справи, які наближають до заповітної мети, а, навпаки, гальмують події, відкладають виконання справді важливих завдань. Найчастіше вони вимагають термінових витрат часу, але відволікають та збивають зі шляху. Тут важливо завжди пам'ятати про результати своєї діяльності та цілі і не перемикатися на другорядне.

У цей сектор можна сміливо включати домашній клопіт і дані комусь обіцянки. Загалом, це справи не так важливі, як термінові.

Що входить у квадрат D?

У людей, які не вміють правильно планувати час, справи з цього квадрата займають найбільша кількістьчасу. Ці завдання скоріше можна назвати не проблемами, а приємними турботами, які не приносять абсолютно ніякої раціональної користі. Вплив квадрата D необхідно якщо не виключити, постаратися хоча б зменшити.

Не варто замінювати відпочинок безцільним моніторингом соціальних мереж, перегляд телепередач або серіалів, пусті балачки по телефону. Вільний час можна також провести з користю для себе та оточуючих: сім'ї, близьких та друзів.

Де використовується принцип Дуайта Ейзенхауера?

Описаний прийом розподілу завдань використовується як для раціоналізації часу. Прискорений аналіз за принципом Ейзенхауера застосовується, наприклад, визначення необхідних функцій торгових об'єктів. Поліпшення товару на всіх етапах життєвого циклуотримало назву Цей принцип поєднує в собі економічні та технічні прийоми щодо визначення співвідношення властивостей товару з витратами на нього. Останні обов'язково повинні бути логічні та окупні.

У чому полягає принцип Ейзенхауера у ФСА, досліджували багато фахівців із країн з ринковою економікою: Франція, Німеччина, Великобританія, США. В результаті було виявлено, що для того, щоб визначити коло відповідних функцій об'єкта, важливо дотриматися пропорцій між їх необхідністю та вартістю. Принцип Ейзенхауера у ФСА полягає в аналізі товару та розподілі його властивостей за трьома категоріями:

1. Категорія А. Головні чи основні функції: пряме призначення товару, забезпечення якого необхідно витратити більше коштів.
2. Категорія В. Другорядні функції продукту, які є супутніми основним. Наявність таких доповнень вітається, але й відсутність не надто впливає на продаж.
3. Категорія С. Зайві функції, відсутність яких аж ніяк не позначиться на якості товару. Уникаючи витрат на доповнення, які не є необхідними, можна значно заощадити.

Практика застосування принципу Ейзенхауера

Зовсім не обов'язково розподіляти завдання саме у вигляді матриці - у квадраті, але спочатку можна чинити саме так для забезпечення наочності. Зручно перетворювати стандартний на кілька списків або загальний план, де справи з різних квадратів виділені кольором. Так, наприклад, одночасно термінові та важливі завдання (квадрат А) можна записувати червоним чорнилом, важливі, але не термінові зеленим кольором (сектор В), неважливі, але термінові завдання (квадрат С) – синім, а чорним – неважливі та несрочні. У цьому ступінь важливості конкретної справи слід оцінити над розумі, саме на папері. Так завдання набувають форми, які виконання стає реальнішим.

Чому слід застосовувати цей метод?

Принцип може допомогти змінити своє життя щодо раціоналізації особистого часу. Використання даного методу дозволяє витрачати менше часу на виконання непотрібних завдань та займатися найбільш перспективними справами, а також достатньо часу приділяти повноцінного відпочинку, уникаючи так званих пожирачів часу: телебачення, безцільного блукання просторами Мережі тощо.

Людина, яка застосовує у своїй повсякденній діяльності принципи тайм-менеджменту, не лише успішніша за інших, згідно зі статистикою, а й здоровіша, оскільки не відчуває постійних стресів, пов'язаних з перевантаженістю та постійними дедлайнами. (Принцип Ейзенхауера чи будь-який інший) допоможе оптимізувати свою життєву діяльність у всіх сферах.

Вітаю! У цій статті ми розповімо про одне з найбільш ефективних інструментівуправління часом - матриці Ейзенхауера.

Сьогодні ви дізнаєтесь:

• Що таке матриця Ейзенхауера;
• Як можна застосовувати матрицю у повсякденному житті (з прикладами);
• Які прийоми допоможуть заощадити час?

«Довгий день до вечора, коли робити нічого» – говорить Народна мудрість. Зовсім інші афоризми народжуються у зайнятих людей, які біжать наввипередки з часом: «Як до доби додати двадцять п'ятий годину?».

У разі багатозадачності перед кожним діловим людиною рано чи пізно постає питання грамотному розподілі часових ресурсів. Стартові умови рівні для кожного жителя на планеті - година включає шістдесят хвилин абсолютно для всіх. Але те, наскільки ефективно люди організують свій час, багато в чому визначає різницю між успішною людиною та вічним невдахою.

Матриця Ейзенхауера як метод організації часу

Управління часом, чи – це свідомий контроль над кількістю часу, витраченого на конкретні види діяльності, з метою збільшення їх ефективності та продуктивності роботи.

Матриця Ейзенхауера – один із популярних інструментів управління часом, який використовується для розміщення пріоритетів у діловій сфері та особистих завданнях. В його основі лежить принцип розподілу всіх справ за чотирма категоріями, залежно від ступеня їх важливості та терміновості. Матрицю найзручніше використовувати при короткостроковому та середньостроковому плануванні.

Цей підхід вигадав Дуайт Девід Ейзенхауер, генерал армії у роки Другої світової війни, а згодом – тридцять четвертий президент Сполучених Штатів. Політик завжди захоплював оточуючих своїм умінням все встигати.

Колись американець марно шукав якийсь дієвий спосіб керувати часом і, не знайшовши його серед існуючих, розробив його самостійно. Матриця часу досі вражає своєю простотою та геніальністю, і мільйони людей у ​​всьому світі використовують її для планування.

Візуально матриця пріоритетів поділена на чотири квадранти, куди вписуються справи за категоріями: важливі та термінові, важливі та нетермінові, погані та термінові, погані та нестрокові.

Користувачеві матриці пропонується вписати всі свої заплановані справи в ці квадранти. Найбільша робота відбувається саме тоді, коли людина робить вибір між цими полями, вирішуючи таким чином, які справи треба зробити насамперед, а які – на другу.

Характеристика квадрантів

Квадрант А: важливі та термінові

У цьому полі мають записуватися справи, які відносяться до пріоритетних сфер життя людини і не терплять зволікання. Ці сфери – зазвичай сім'я, кар'єра (для студентів – навчання), здоров'я та безпека.

Ці справи відповідають таким твердженням:

1. Невиконання цього пункту найближчим часом значно віддалить вас від однієї із довгострокових цілей вашого життя.

приклад.Найближчим часом ви розраховуєте на підвищення. Керівник просить вас якнайшвидше здати звіт про виконану роботу. Це важливо? Так, тому що ви не хочете пропустити шанс на кар'єрне зростання. Це терміново? Так, оскільки зараз саме час показати свою старанність.

1. Несвоєчасне звернення за медичною допомогою може мати тяжкі наслідки.

приклад.У вас розболівся зуб. Важливо? Все, що пов'язане зі здоров'ям – завжди важливе. Терміново? Ви ризикуєте втратити зуб і на знеболюючих ліках довго не протягнете.

Квадрант В: важливі та нетермінові

У процвітаючих людей більшість справ лежить саме у цьому квадранті. Це повсякденні заняття, що незмінно служать справі досягнення головних цілей у всіх сферах життя. Вони всі важливі, але поспіх немає, як у випадку з квадрантом А.

Успішна людина не доводить своїх важливих справ до стану авралу, а виконує їх поступово. У нього найчастіше є час обдумано приймати рішення, по цеглинці вибудовуючи будівлю свого майбутнього.

У цю зону вписують всі повсякденні відносини, які безпосередньо стосуються пріоритетних сфер життя: роботи, сім'ї, саморозвитку, здоров'я.

Для них діє єдиний критерій:

• Виконати завдання потрібно обов'язково, але його можна ненадовго відкласти, якщо з'явиться щось важливе та термінове.

приклад.Ви програміст і маєте здати написану вами програму до понеділка. Сьогодні лише четвер, у вас уже все готове, але ви вирішили відкласти здачу своєї роботи до п'ятниці, щоби ще раз ретельно перевірити.

Справи з квадранта В при нестачі до них уваги можуть перекочувати в квадрант А. Ваша мета – не допустити цього. Буває так, що важлива справа з'являється раптово, з незалежних від вас причин. Але найчастіше ми доводимо справи до такого стану, ігноруючи профілактичні огляди у лікаря і відкладаючи виконання важливих завдань аж до дедлайну.

Квадрант С: Неважливі та термінові

Ці справи лежать у деякому віддаленні від ваших основних пріоритетів, але їх виконання робить ваше життя комфортнішим і може згодом послужити вам хорошу службу.

У цій галузі лежать зустрічі та розмови, на які ви йдете з ввічливості або за потребою, у тому числі дні народження не дуже близьких людей, домашні справи, які раптово з'явилися, деякі завдання по роботі.

Справи цього квадранту мають такі характеристики:

1. Швидке виконання цього завдання допоможе.

приклад.Ви планували купити кондиціонер і дізналися про розпродаж, який проходитиме лише один день. Важливо? Не особливо. Світ не впаде, якщо ви не купите кондиціонер дешевше, ніж планували. Терміново? Так, розпродаж діє один день. Приємний бонус: термінова покупка дозволить трохи зберегти бюджет сім'ї.

1. Посередно виконання цих справ може принести користь основним цілям, хоча це не гарантовано.

приклад.Ви журналіст. Вас запрошують на банкет, куди може приїхати редактор газети, яка вас цікавить. Важливо? Не надто, все надто невизначено. Терміново? Так, тому що банкет не триватиме вічно, потрібно ухвалити рішення - або їхати, або ні.

Цілком імовірно, ви знайдете кому доручити справу з цього квадранта. Якась неважлива термінова справа за вас може зробити чоловік, знайомий, колега, підлеглий.

Квадрант D: Неважливі та нетермінові

Всі справи цього квадранта можна умовно поділити на власне справи та розваги. До справ відносяться завдання, виконання яких гарантує ваш комфорт, робить вас і ваше життя красивішим (наприклад, догляд за своїм зовнішнім виглядом), але при цьому справа може зачекати якийсь час.

Для жінки це може бути візит до майстра манікюру, для чоловіка – миття машини. Зрозуміло, ці справи важливі власними силами, але не стосовно ваших головних сфер життя.

До другої групи належить приємне проведення часу. Зазвичай вважається, що від цих справ немає жодної користі, їх називають «пожирателями часу», представляють їх як справи, які люди роблять хоча б краще не робили, а позбутися їх – похвальна мета.

Так категорично можна говорити лише про шкідливі звички на кшталт куріння та систематичного вживання міцного алкоголю. Такі приклади справ, як спілкування в соціальних мережах, перегляд легких фільмів, тусовки в клубах, захоплення комп'ютерними іграми – все це має право бути і необхідно людині, якщо це її розслаблює та приносить йому задоволення.

По-перше, людина не робот, їй потрібно робити щось просто так для душі.

По-друге, погані та нетермінові справи здатні приносити користь. Багато комп'ютерних ігор розвивають мислення, спілкування в соцмережах вчить висловлювати думки, танці в клубах допомагають розім'ятися. Крім того, давно відомо, що зміна діяльності – це найкращий відпочинок.

Головна умова щодо цього квадранту – не дозволити йому заволодіти здебільшого вашого часу і залишити поза увагою основні справи, які рухають вас уперед по життю.

Як застосувати матрицю Ейзенхауера на практиці

Отже, після огляду теоретичної частини можна випробувати дію матриці собі.

1. Увечері напередодні першого експериментального дня розгорніть щоденник на відповідній даті і розкресліть розворот на чотири поля. Підпишіть їх, як показано у матриці. За відсутності щоденника можна взяти звичайний аркуш. Якщо ви завжди носите із собою планшет або ноутбук, можна створити матрицю в Excel.
2. На окремому аркуші випишіть у стовпчик усі справи, якими припускаєте займатися завтра (коли ви набудете навички швидкого розподілу всіх справ у матриці, цей пункт вам більше не знадобиться).
3. Читайте справи по одному і кожне переписуйте у відповідний квадрант матриці. Для цього вам потрібно відповісти лише на два запитання: чи це важливо? Чи це терміново?

1. У випадку з паперовим варіантом залиште вільне місцеу кожному полі – завтра ви згадаєте про інші справи та додайте їх.
2. Виділяйте маркером (кольором) вже виконані справи.
3. Наприкінці дня перенесіть невиконані справи наступного дня (обов'язково перепишіть їх на новий розворот щоденника або скопіюйте у новій вкладці Excel – інакше вони «загубляться»).
4. Не відмовте собі в задоволенні наприкінці дня переглянути всі кольорові частини вашої матриці, тобто всі завершені справи. Ви відчуєте задоволення ділової людини, чий день був прожитий не дарма.

Приклад заповненої матриці Ейзенхауера

З нашим прикладом вчинимо так, як ми порадили у попередньому параграфі – спочатку випишемо поспіль усі справи, а потім розподілимо у матриці. У прикладі від першої особи міркуватиме професійний масажист.

Ось його список завдань на день (з коментарем, щоб дозволити читачеві усвідомити ступінь важливості та терміновості):

• Сьогодні 4 масажу: о 9 год., об 11 год., о 15 год., о 20 год. (у перервах займуся іншими справами);
• Зайти до бухгалтерії (за договором за масаж повинен отримувати 60% вартості, а за фактом отримую лише 50% – розібратися чому);
• Купити корм для кота (добре, що подивився – залишилося лише на одне годування);
• Провідати друга в лікарні (друг близький, вчора зламав руку, привезти йому щось смачненьке);
• Заїхати до банку, внести платіж за іпотеку (сьогодні останній день, коли можна сплатити без пені);
• Заїхати до знайомих за наметом (сьогодні вівторок, сімейний похід плануємо на суботу);
• Сходити в басейн (що частіше ходжу, тим краще);
• Купити продуктів (у холодильнику дещо ще є, кілька днів протримаємось);
• Відповісти на повідомлення у вотсапі та вконтакті (просто розмови);
• Позайматися англійською хоча б 20 хвилин (серед клієнтів багато іноземців, треба язик підтягнути);
• Купити нову прокладку для крана (з крана поки що тільки капає, але він на межі);
• З'їздити на прийом до окуліста (щороку про всяк випадок проходжу огляд);
• Підстригтися (вигляд ще охайний, але краще не затягувати);
• Скинути колезі книгу про вправи для м'язів спини (пообіцяв, що як буду за комп'ютером, одразу ж відправлю).

	ТЕРМІНОВО	НЕ ТЕРМІНОВІ
ВАЖЛИВО	Сьогодні 4 масажу: о 9 год., об 11 год., о 15 год., о 20 год. Відвідати друга у лікарні	Заїхати до знайомих за наметом (сімейний похід) З'їздити на прийом до окуліста Зайти до бухгалтерії Позайматися англійською
НЕВАЖЛИВО	Заїхати до банку, внести платіж за іпотеку Купити корм для кота Купити нову прокладку для крана Надіслати книгу колезі	Підстригтися Купити продукти Сходити в басейн Відповісти на повідомлення у вотсапі та вконтакті

Пам'ятайте: одна і та ж справа для різних людейможе мешкати у різних квадрантах матриці. Наприклад, для когось позайматися своїм хобі може ставитись як до важливих, так і до неважливих справ. Ви і тільки ви можете розподілити свої справи так, як бачите свої життєві пріоритети.

За яких умов вам буде корисна матриця Ейзенхауера

Деякі скептики вважають, що матриця Ейзенхауера підходить тільки керівникам, тоді як простий службовець, робітник чи домогосподарка не зможуть використовувати її на практиці (що невірно – матриця універсальна, це ми довели, взявши як приклад справи масажиста, а не бізнесмена).

Насправді питання стоїть не про можливість або неможливість використання матриці, а в доцільності її застосування.

Систему Ейзенхауера використовують для планування щодня. Тобто мова йдене про довгострокові плани (збудувати будинок, з'їздити у відпустку, закінчити університет), а про поточні завдання.

З одного боку, якщо щоденних завдань у людини так мало, що його пам'ять легко справляється з ними – застосовувати таблицю ні до чого. Наприклад, усі плани працівника на день полягають у тому, щоби відсидіти на роботі свої вісім годин, а ввечері попити пива з друзями. Ця таблиця для таких людей.

З іншого боку, якщо людина має цілі з усіх аспектів свого життя – у роботі, навчанні, саморозвитку, сім'ї, хобі, якщо вона прагне бути господарем свого часу, а не плисти за її течією – у такої людини завжди багато щоденних завдань. І оскільки він не хоче випустити їх з уваги - ця матриця для нього.

Матриця Ейзенхауера - ніяка не панацея від вічної нестачі часу. Це скоріше навчальний міні-посібник із розміщення пріоритетів.

Не дивуйтеся, якщо спочатку вам буде непросто розподіляти справи щодо квадрантів. Коли ви замислюєтеся і робите це, ви вчитеся. А навчання чогось цінного завжди пов'язане з певними зусиллями.

Не впадайте у відчай - пропрацювавши з таблицею кілька днів поспіль, ви отримаєте навичку, яка перейде в уміння. Згодом розстановка пріоритетів сягне автоматизму.

Отже, підіб'ємо підсумок.

Матриця Ейзенхауера створена для таких як ви, якщо:

• Вам постійно доводиться робити вибір, за яке завдання взятися насамперед;
• Ви готові краще познайомитись із самим собою, готові чесно відповідати на запитання на кшталт «а що для мене по-справжньому важливо?»;
• Ви хочете встигати якомога більше – напевно більше, ніж встигаєте зараз;
• Ви готові боротися з такою своєю якістю, як прокрастинація – хронічним відкладанням справ на потім.

Можливо, ви й так непогано керуєте своїм часом

Прочитайте твердження нижче і запитайте себе, чи вони справедливі для вас. Якщо переважна більшість пунктів вам не підходить, бажано освоїти методики тайм-менеджменту.

• Ви завжди маєте чіткий список справ на день;
• Ви своєчасно відповідаєте на ділові листи;
• Ви не берете роботу додому і майже ніколи не затримуєтеся після закінчення робочого дня;
• Ви не дозволяєте телефонним дзвінкам, візитам відвідувачів та соціальним мережам суттєво відволікати вас від основних завдань;
• Ви не виконуєте роботу за своїх підлеглих, тому що не думаєте, що тільки ви можете зробити її по-справжньому добре;
• Наприкінці дня ви почуваєтеся майже таким же бадьорим, як на початку.

Якщо всі попередні пункти видаються вам логічними, останній може викликати недовірливу посмішку: «Та ви жартуєте! Видавлений лимон почувається бадьоріше, ніж я наприкінці робочого дня». Проте існує велика кількістьлюдей, які не лише не втомлюються, а й відчувають приплив сил. І тут немає жодного секрету.

Ми втомлюємося не від кількості виконаної роботи, а від безглуздих, невпорядкованих дій, безглуздих метань та відчуття безпорадності в умовах хронічного цейтноту.

Зрозуміло, іноді ми не можемо все передбачити. І наш стрункий план може похитнутися через оргтехніку, що раптово відключилася, спізнився клієнта або співробітника-прогульника. Поки залиште це осторонь.

Перше, над чим варто працювати – як не бути джерелом хаосу для самого себе, а потім можна задуматися про вплив зовнішніх непередбачених обставин.

1. Очищайте робочий стілвід документів, із якими вже не працюєте. Якщо вони потрібні не дуже часто - забирайте в шафу. Не потрібні взагалі – відправляйте у кошик. У купі паперів можна важко знайти той самий лист, на пошуки якого ви витратите довгі хвилини, дратуючи від безплідних зусиль. Зверніть увагу, що столи успішних бізнесменів виглядають так, ніби за ними ніхто не працює: більша частина їхньої поверхні нічим не зайнята.
2. Заведіть собі щоденникі не розлучайтеся з ним. Пам'ятати все неможливо, і ділові люди давно зрозуміли необхідність записувати все – дати зустрічей, справи, питання для роздумів. Мобільні телефониі ноутбуки з їхніми календарями використовуються часто, але паперовий щоденник не застаріє ніколи – хоча б тому, що він не зможе поламатися чи розрядитись.
3. Плануйте найважливіше на час піку вашої добової активності. Ми всі – людські істоти, і навіть найміцніших представників нашого виду долає сон. Опиратися своїм біоритмам – марна трата часу, ви все одно програєте. Те, що ви зробите вдень за годину, увечері при втомі, що накопичилася, забере у вас вдвічі більше часу. Тому не відкладайте терміновий звіт на пізній вечір, не починайте важливих розмов перед сном – від такого підходу постраждаєте і ви, і .
4. Не перевантажуйте себе. Справа не тільки в тому, що ваша продуктивність зменшиться. За нещадного ритму ви обов'язково «перегорите», і ваш організм без вашої згоди влаштує собі відпочинок, відправивши вас на лікарняне ліжко. Ось тут ви і втратите весь ваш заощаджений час.

Ставтеся до себе, як до породистого коня – це, звичайно, сильна тварина, але хто з власників ризикнув би заганяти її скаженим стрибком?

1. Не «мусольте» проекти та справи. Пам'ятаєте відому фразу про те, що найкраще – ворог хорошого? Вам здається, що чим більше ви перевіряєте свій проект, тим краще він стає? Тут дуже важливо не перетримати справу, інакше ви ризикуєте відчути хронічну втому від неможливості досягти ідеалу. Не рвіться до ідеалу – ці дії розтягнуть ваш час.
2. Не прагнете добре розумітися на всьому. На те, щоб стати фахівцем у будь-якій галузі, витрачаються роки. Краще виділятися чимось одним, ніж бути середнім у всьому. Про це розповідає фільм "11 друзів Оушена". Важливо мати таку команду, де кожен у чомусь хороший, тоді ви зможете легко делегувати справи.

Здрастуйте, мій любий читачу. Зайнявшись плануванням, ви можете зіткнутися з такою проблемою як незнання правил виділення важливих і термінових справ. Матриця Ейзенхауера як інструмент розміщення пріоритетів стане чудовим помічником у такому починанні.

Як вона працює? Яким правилам дотримуватись, використовуючи такий витвір? Відповіді на ці та інші питання можна знайти у наведеному огляді.

Планування – основа життя успішної людини

Життя будь-якої людини йде своєю чергою, проте, сучасному жителю планети доводиться не просто. «Встигнути зробити і не залишити завтра…» — такий девіз більшості людей. Чому це відбувається? Вся справа в тому, що більшість із нас, наслідуючи модні тенденції, змушені працювати багато часу, ставити перед собою купу завдань. В результаті цього ми знаходимося в постійній напрузі. Нас мучать питання: «За що хапатися?», «Як упоратися з цим завалом?» Розвивається нервозність, що плавно переростає в апатію. А все через що? Нема навичок тайм менеджменту.

При неправильному плануванні відбувається ефект снігової грудки, коли невиконані вчорашні зобов'язання переносяться на сьогодні, але не встигають бути виконані через відсутність вільного часу.

Як уникнути цього?Відповідь очевидна: навчитися грамотно планувати свою діяльність щодо грошей. Впоратися з цим не складно, достатньо запам'ятати кілька принципів тайм менеджменту та почати застосовувати їх на практиці:

• фіксуватизавдання;
• розбивативеликі завдання більш дрібні, здійсненні;
• підходити до планування усвідомлено, враховувативсілякі обставини (якщо ви мама маленької дитини, то розпланувати свій день посекундно у вас не вийде, тому що малюк вимагає особливої ​​уваги).

Щодо цього пункту, то не можна забувати про своє здоров'я, а саме включати в розклад обіди (не 15 хвилин, як ми звикли, а повноцінні 60 хвилин). Нехай краще у вас залишиться трохи вільного часу, ніж ви поспішатимете і боятиметеся не встигнути на наступний захід або виконати наступне завдання.

• Постійно практикуватися. Чому я говорю про це? Тому що вперше у вас може не вдатися виконати всі плани і ви можете розчаруватися в працездатності цієї системи. Щоб уникнути цього, не завантажуйте один день більш ніж 9 справами (це можуть бути важливі дзвінки, походи в магазин тощо).

У момент розподілу справ важливо не завалити себе роботою, а скласти день так, щоб він виявився ефективним, і залишився ще час на сім'ю чи саморозвиток. До речі, це одна з проблем, з якою стикаються люди, які займаються плануванням.

Ось зразок першого плану однієї людини:

1. Дов'язати кофту.
2. Написати огляд.
3. Приготувати вечерю.
4. Провести генеральне прибирання.
5. Відвезти кота до ветеринарної клініки.

Як ви вважаєте, скільки справ він встиг виконати? Усього дві (вечеря та кіт). А як же ще три? Вони залишилися наступного дня. У чому його помилка?Він не розрахував час, не врахував складність, важливість та терміновість поставлених завдань. Як тоді бути? Як вибрати важливу справу? Запам'ятайте цей приклад і не повторюйте таких помилок, а також читайте далі, адже там найцікавіше.

Розміщення пріоритетів – половина успіху

На допомогу приходить унікальний інструмент системи тайм менеджменту, названий на честь свого творця – матриця Ейзенхауера. Цей інструмент є графік, виконаний на площині, в якому за осі абсцис і ординат прийняті важливість і терміновість. Поглянувши на матрицю, можна побачити картезіанські квадрати, які означають таке:

• погано і не терміново — квадрат розтрат (перегляд електронної пошти, комп'ютерні ігри тощо);
• неважливо, але терміново - квадрат ілюзій ( телефонний дзвінок, несподіваний візит гостей);
• важливо, але не терміново – квадрат потенціалу (довгострокова мета – побудувати будинок);
• важливо та терміново - квадрат результату (швидка невідкладна допомога, Складання презентації до завтрашнього виступу).

Запам'ятайте: ті справи, що знаходяться у категорії «важливо, але не терміново»потрібно виконувати своєчасно, інакше, вони легко перенесуться в категорію авралу, але це відбувається у невідповідний момент.

Тепер, щоб ви змогли правильно розставити пріоритети, доведеться попрацювати (потрібно проаналізувати свій стан справ на даному етапі життя). Для цього візьміть аркуш паперу та запишіть усі завдання, справи, які вам належить виконати. Не поспішайте, ретельно прописуйте всі, навіть такі дрібниці, як подзвонити мамі, купити рибу і т.д.

Якщо у вас надто багато справ потрапило до розділу «Результат», значить, ви перебуваєте на межі виснаження, нервозність – ваше друге «Я». Просіть допомоги знайомих, рідних та колег, мотивуйте себе, позбавляйтеся цих «хвостів», але не забувайте про квадрат потенціалу.

Коли справа зроблена, потрібно відкласти листок убік та відпочити, хоча б п'ять хвилин, щоб дати мозку відпочити та не займатися плануванням у напруженому стані. Після цього погляньте на записи та спробуйте розподілити їх за категоріями. Зробили?

Тепер залишилося продумати день, а для цього скористайтеся наступними порадами:

1. Складаючи план на день, враховуйте перерви (не позбавляйте себе відпочинку, інакше система тайм менеджменту видасться вам неефективною).
2. Визначте пік своєї активності (у більшості з нас цей ранок).
3. Ставте справи із категорії результату в момент піку активності, але вони не повинні займати більш ніж 60% вашого часу.
4. На завдання із категорій потенціалу та ілюзій залишайте по 20% часу.
5. До завдань, занесених у категорію розтрат, підходите лише у вільний час. До речі, ця порада допоможе вам позбутися пожирателей часу, які так заважають розвиватися і займатися улюбленою справою.
6. Якщо вам зручний електронний варіант, то можете складати свій план Excel (створивши шаблон один раз, ви зможете коригувати його постійно).
7. Не витрачайте себе (виконуйте термінові справи по черзі).
8. Будьте уважні, намагайтеся перебувати в категорії потенціалу, лише іноді відвідуючи «Результат», і тоді жити стане набагато простіше.

Додаткові корисні порадиви зможете отримати, якщо відвідаєте тренінг Сергія Всехсвятського «Школа прискорення особистісного зростання». Під час навчання автор дає багато життєвих прикладів, що дозволяють зрозуміти важливість планування, вчить відокремлювати важливі відносини від термінових тощо.

Залишилися питання щодо матриці Ейзенхауера? Скоріше ставте їх мені. Як це зробити? Все досить просто: заповніть форму для коментарів, розміщену під оглядом і чекайте на мою відповідь.

Нагадую, що ви можете ділитися зі своїми друзями та знайомими отриманою інформацією. Для цього достатньо вибрати клавіші із зображенням тих соціальних мереж, в яких у вас є облікові записи, і клацнути по них. Повірте, ваші передплатники будуть вдячні за надані можливості.

На цьому я прощаюсь із вами. Рада побачити ваш коментар. Сподіваюся на швидку зустріч із вами на просторах блогу.

З повагою, Олена Ізотова.

Що таке матриця Ейзенхауера Дуайта Девіда? Як планував час 34-й президент США? Який принцип організації дозволяв справлятися із величезною кількістю справ? Про все це я зараз розповім.

В основі тайм-менеджменту є принцип планування. А головним у плануванні є розстановка пріоритетів – які справи слід розпочинати насамперед, а які виконувати потім.

Дуже просту та неймовірно ефективну методику використав 34-й президент США, пізніше її назвали на честь його імені – принцип Ейзенхауера Дуайта Девіда. Усі розуміють, що у президента багато справ і від правильного планування часу однієї людини залежать долі мільйонів людей.

Як же чинив президент Ейзенхауер?

А ось як - він ділив усі завдання на важливі та термінові.Щоб краще зрозуміти метод, намалюємо матрицю Ейзенхауера Дуайта Девіда, розділивши квадрат на 4 рівні частини. У результаті у нас вийде 4 квадрати. Тепер підпишемо кожен наступними назвами: Важливо, не має значення, терміново, не терміново.

Суть принципу Ейзенхауера полягає в тому, при розташуванні пріоритетів необхідно спочатку виконати всі важливі та термінові відносини. Потім важливі та нетермінові. Далі, неважливі термінові. І якщо буде час насамкінець неважливі і нетермінові.

Навіщо?

Що ж дає застосування принципу Ейзенхауера? Для чого малювати матрицю? Чому не можна зробити все підряд без жодних проблем?

Напевно, всі стикалися з нестачею часу - коли хочеться встигнути все заплановане, але не виходить, щодня підносить нам сюрпризи і доводиться коригувати свої плани, відмовляючись від запланованого відпочинку, нових можливостей для роботи і т.д.

Передбачити незаплановане неможливо, а отже хочемо ми того чи ні, якісь плани доводиться скасовувати. Але... А якщо ми спочатку зробимо головні завдання, а менш значущі залишимо на потім. Від яких і відмовитись не так шкода? Наприклад, проведемо час із сім'єю замість зустрічі з клієнтом, який навряд чи погодиться на співпрацю.

У цьому є відповідь на запитання: «навіщо сортувати справи». Ми просто робимо головне, а другорядне відкладаємо і стаємо успішнішими і продуктивнішими за життя. Адже термінове, ще не означає важливе і навпаки.

1 квадрат: Важливо та терміново

Сюди відносяться невідкладні справи, невиконання яких може призвести до негативних наслідків. Ми починаємо всі справи саме з цього розділу, оскільки це найбільш значущі для нас завдання, та й до того ж термінові. До цього розділу можна віднести: "Невідкладна операція", "Незаплановані наради", "дедлайн у здачі проекту".

Головне, - цей квадрат, в ідеалі, має бути порожнім тому, що більшість важливих завдань спочатку не є терміновими і при правильному плануванні їх можна зробити до того, як вони стануть терміновими. Усі завдання у цьому квадраті з'являються з 2 причин:

- Залежні від нас (внутрішні причини), то на що ми можемо вплинути і це найбільша частка в більшості випадків. Наприклад: недолік професіоналізму, мотивації, сил тощо. буд. Загалом, цю причину ми можемо прибрати самотужки;

- незалежні від нас (зовнішні чинники): Коли ми не можемо на них вплинути, наприклад, форс мажори, раптовий біль, невідкладне прохання про допомогу і т.д.

До того ж, всі ми розуміємо, що на термінові справи не завжди можна виділити стільки часу, скільки необхідно. Приклад із життя - складання іспитів, якщо готуватися в останній день, то часу на підготовку може просто фізично не вистачити. Крім цього, робота в режимі авралу вимотує, погіршує психічний та фізичний стан. Тому всі важливі завдання слід виконувати до того, як вони стануть терміновими, тобто працювати з квадратом важливо та не терміново.

2 квадрат: Важливо та не терміново

Регулярне виконання всіх завдань саме з цього квадрата – показник вашого успіху та продуктивності. До цього квадрата відносяться справи, які можуть зачекати, але від їх невиконання будуть серйозні негативні наслідки.

Важливе завдання відрізняється від того, що наслідки при їх невиконанні різні. Чим важливіше завдання, тим сильнішими є негативні наслідки від її невиконання. Тому віддаємо перевагу виконанню спочатку важливих завдань і потім термінових.

В ідеалі всі важливі як термінові, так і несрочні завдання мають бути виконані повністю. Серед справ з даної галузі можна відзначити такі як: завдання з особистісного розвитку, турботу про здоров'я, наприклад: своєчасно звернутися до лікаря та попередити захворювання, опанувати базові навички англійської мовидля підвищення по роботі та ін., як правило, це ключові завдання, які можуть сильно змінити ваше життя.

Усі ми розуміємо, що встигнути все заплановане, здебільшого неможливо. Хоча б тому, що виникають непередбачені обставини, які вносять серйозні корективи до планів. Враховуючи цей факт, краще зробити важливі завдання, від яких сильно залежить ваше життя, ніж неважливі справи. Тому так важливо сортувати завдання згідно з правилом Ейзенхауера.

Коли ми правильно розподіляємо справи і починаємо роботу з найважливіших, стає менше авралів, т. е. ми встигаємо зробити справи, доки вони стали терміновими. А це дуже важливо, коли на термінові справи не завжди вистачає часу - вони виходять недоробленими і ми влаштовуємо випробування своїм нервам, намагаючись встигнути до терміну. У той же час, при регулярній роботі з квадратом важливо і не терміново ви можете приділити на кожну задачу саме стільки часу, скільки вона вимагає, в результаті кількість авралів та стресових ситуацій зменшиться, а якість роботи виросте. За аналогією зі звичайного життя краще своєчасно робити профілактику хвороби, ніж запустити і наприкінці відчувати сильний біль та серйозні наслідки у майбутньому.

3 квадрат: Неважливо, терміново

Терміново це ще не означає важливо, багато термінових справ краще не робити, якщо через них ви не встигнете важливе. Щоб правильно зрозуміти яку справу важливіше, просто запитайте: «А що буде якщо це не зробити». Якщо негативні наслідки мінімальні, то справа неважлива і приступати до неї слід після виконання більш значущих завдань, при невиконанні яких будуть більш серйозні негативні наслідки. До неважливих завдань можна віднести такі: зателефонував колега і попросив допомогти у несуттєвому завданні, вам пропонують участь у соц. опитування чи просто знайомий зайшов поговорити про життя.

Мінус термінових справполягає в тому, що вони заважають ефективно працювати, тому що ви:

Вимушені перериватися із важливих завдань;

На тлі терміновості ви починаєте переживати, а емоції заважають ухвалювати правильні рішення.

Наприклад, ви працюєте з великим проектом від якого залежить ваше кар'єрне зростання і дохід компанії і в цей момент вам дзвонять колеги і просять терміново зателефонувати, роздрукувати, відправити документ поштою і т. д. Звичайно, потрібно допомагати колегам, але весь свій час. Спочатку потрібно зробити важливі справи, а другорядне потім, навіть якщо вони термінові. Просто скажіть колегам, що зараз зайняті, а як завершите роботу над важливою справою – передзвоніть.

Якщо намагатися встигнути за всіма терміновими справами, то життя може перетворитися на постійний цейтнот, а через метушні ви більше переживатимете і менше часу зможете приділити важливим завданням, які сильно впливають на ваше життя.

4 квадрат неважливо і не терміново

Це останній список справ до якого слід приступати, адже до нього ставляться найнепотрібніші завдання.

Але навіть найнепотрібніші справи теж можна поділити на 2 частини:

1. Життєва дрібниця, такі справи все-таки мають цінність, але тільки якщо ви зробили решту важливіших завдань з 3 квадратів. А в чому цінність? Наприклад, розібрати завал на антресолях - наче дрібниця, а приємно, або змінити кран, що підтікає на кухні, зміцнити стіл, щоб не хитався. Загалом, такого роду завдання створюють ваш затишок, підвищують настрій, тому до 4 квадратів потрібно намагатися добиратися, щоб жити більш гармонійно та повноцінно.

Але якщо займатися цими дрібницями до того, як зроблено важливіші завдання з минулих 3 квадратів, це не принесе належного задоволення.

2. Заняття фігней. Комп'ютерні ігри, соціальні. мережі, перегляд телевізора, алкоголь - все це лише забирає дорогоцінний час. Багато хто скаже, але це допомагає відпочити? Так, безперечно, будь-яке заняття фігнею розслаблює, але не так якісно як здоровий відпочинок. Комп'ютер, телевізор не можуть передати таких сильних емоцій, тактильних почуттів, запахів та інших відчуттів, як реального життя. Оскільки комп'ютер і телевізор використовують менше органів чуття, то швидкість відновлення, тобто відпочинку знижується. Алкоголь теж неефективний спосіб відпочити, тому що, крім негативного впливу на здоров'я, після такого відпочинку в лапках - відхідняк, головний більта інші неприємності.

Загалом, усе шкідливі звички- це порожнє проведення часу і від них слід відмовитись повністю, але це ідеальний випадок. В реальності у кожної людини знайдуться шкідливі звички, тому що боротьба з ними вимагає часу, тому всю таку фігню, як комп'ютерні ігри, телевізор, алкоголь і т. д. заносимо в квадрат неважливо і не терміново вниз списку справ.

Практика застосування матриці Ейзенхауера Дуайта Девіда

Намалюємо 4 вадрати Ейзенхаура, позначимо кожен квадрат літерами:

А.Важливо та терміново (червоний);

Б.Важливо та не терміново (зелений);

Ст.Неважливо та терміново (синій);

р.Погано і не терміново (білий).

Починаємо виконання всіх справ за абеткою, тобто спочатку завдання пункту "А", потім "Б", "В" і в кінці "Г". Поки не виконаємо справи квадрата "А", не приступаємо до "Б". Потім поки не зробимо пункт «Б» не починаємо завдання з «В» і т. д. Загалом працюємо послідовно крок за кроком, не змінюючи порядку.

А тепер до практики, припустимо, ми маємо наступний список вхідних справ:

Тепер відсортуємо список вхідних завдань, проставимо поруч, навпроти кожного пункту, літеру квадрата, до якої можна віднести це завдання.

Тепер ви знаєте, з чого починати, щоб встигнути зробити головне. Просто спочатку виконуєте справи з квадрата "А", потім "Б", потім "В" і "Г", якщо буде час.

Важливо оцінювати ступінь важливості над розумі, але в листку, тому що коли справ стає більше 7+-2, то розстановка пріоритетів може бути хибна, оскільки наш мозок не призначений для таких операцій в умі. Саме близько 7+-2 справ ми можемо зберігати у пам'яті, інше забувається. Написані на аркуші завдання, куди легше та швидше, а головне, точніше можна відсортувати, не шкодуйте час на записи.

Ще можна переписати список у квадрати для наочності, особливо, як тільки почнете застосовувати метод Ейзенхауера, але це необов'язково.

Як ви вже розумієте, суть роботи з принципом Ейзенхауера: поділ завдань і концентрація на перших двох квадратах.

Робота відповідно до принципу Ейзенхауера допоможе зменшити кількість авралів на роботі і ви встигатимете більше.

P.S.Якщо у вас є складності або питання за прочитаною статтею, а також за темами: Психологія (шкідливі звички, переживання та ін.), продаж, бізнес, тайм-менеджмент та ін. задавайте їх мені, постараюсь допомогти. Ще можлива консультація по skype.

P.P.S.Також ви можете пройти online тренінг "Як отримати 1 годину додаткового часу". Пишіть коментарі, доповнення;)

Підписуйтесь по email Додайте