Проблеми оптимізації документообігу за сучасних умов. Шляхи оптимізації документообігу Про створення робочої групи з оптимізації документообігу

З якою метою організації проводять заходи щодо оптимізації документообігу? Які заходи щодо оптимізації документообігу слід віднести до організаційних? Маршрути документів. Цілі розробки маршрутних схем (блок-схем, графіків). Чи можна використати програмні засоби для розробки маршрутних схем? Основне завдання табеля форм документів

В.Ф. ЯНКОВА,
канд. іст. наук, доц.
зам. директора ВНІІДАД

Будь-яка діяльність компанії відображається в документах, і щоб покращити якість робочих бізнес-процесів, необхідно поліпшити документообіг, тобто оптимізувати його. Під оптимізацією документообігу розуміється комплекс заходів організаційного, технічного, програмно-технічного та оргпроектного характеру, які виконує організація.

Оптимізація документообігу дозволяє:

Визначити склад документів (видів, різновидів, форм документів), що використовуються організацією в її діяльності (тобто при реалізації функцій, завдань, адміністративних та бізнес-процесів);
-визначити склад документопотоків організації та його внутрішню структуру;
-Регламентувати маршрути руху документів у рамках документопотоку, окремих груп (комплексів) документів, що беруть участь у реалізації функцій, завдань, адміністративного та бізнес-процесу;
-Встановити, якщо це необхідно, тимчасові параметри проходження документа в цілому за встановленим для нього маршрутом та (або) тимчасові параметри виконання окремих операцій у процесі документообігу.

До організаційних заходів щодо оптимізації документообігу належить розробка нормативних правових актів організації та методичних документів, що встановлюють вимоги, правила, рекомендації щодо організації документообігу, як загалом щодо організації, так і на окремих ділянках роботи з документами або за окремими видами документів.

Наприклад, при роботі з документами, що містять конфіденційну інформацію, як правило, в організаціях розробляється система захищеного документообігу, що має цілком специфічні особливості порівняно з відкритим діловодством (документообігом) та регламентується окремою інструкцією з конфіденційного документообігу. Аналогічно в деяких організаціях вирішується питання регламентації документообігу в процесі розгляду звернень громадян або в договірній роботі, де весь процес від укладення договору до його виконання, включаючи документи, що супроводжують цей процес, може бути регламентований окремим нормативним документом, наприклад, положенням про ведення договірної роботи .

Крім цього до заходів організаційного характеру належить:

правильна організація роботи служби ДОП;
раціональний розподіл функціональних обов'язків між працівниками служби ДОП;
організація роботи з документами у структурних підрозділах.

Враховуючи, що об'єктивною тенденцією є постійне зростання обсягів документообігу (за даними ВНІІДАД, який з 2007 р. веде моніторинг документообігу у федеральних органах виконавчої влади, щороку документообіг збільшується на 5-7%), забезпечити оптимальну організацію документообігу неможливо лише заходами організаційного характеру, довелося б постійно збільшувати чисельність діловодного персоналу. Допомогти в цьому можуть заходи технічного характеру та оргпроектні роботи щодо вдосконалення документообігу.

У сучасних умовах застосування технічних засобів можливе не лише на етапах, де з документом здійснюються так звані рутинні (нетворчі) операції, а й там, де ведеться творча робота з документами.

До технічних засобів належать засоби оргтехніки (копіювально-розмножувальна техніка, фальцювальні, маркувальні апарати та ін.) та засоби комп'ютерної техніки, що надають широкі можливості для підготовки документів, проведення електронного узгодження, забезпечення документообігу, організації оперативного зберігання документів (застосовуючи комп'ютерну техніку, організації можуть використовувати системи електронного документообігу, текстові та табличні редактори (Word, Excel та ін.), електронну пошту, факс та інші додатки).

Маршрут документів

Однією з основних характеристик документообігу маршрут документів.

Маршрут- це шлях, яким проходить документ чи комплекс взаємозалежних документів під час вирішення певного завдання чи реалізації певного адміністративного чи бізнес-процесу.

Точками на цьому шляху є інстанції, через які проходить документ (документи), тобто робочі місця, на яких здійснюються операції з документом, тому головне завдання в організації документообігу - забезпечити оперативне проходження документа найкоротшим і прямим маршрутом з найменшими витратами часу При цьому повинні бути виключені повторні операції, поворотні рухи документа, не обумовлені діловою необхідністю.

Для вирішення цього завдання в організаціях проводяться оргпроектні роботи, у ході яких виробляються найоптимальніші маршрути документів. Як правило, така робота проводиться при впровадженні систем електронного документообігу (СЕД), оскільки оптимізація документообігу є однією з умов успішного впровадження СЕД в організації.

Результати роботи з оптимізації документообігу закріплюються у різних документах. До таких документів належать:

табель форм документів; маршрутно-технологічні схеми (блок-схеми); графіки документообігу; схеми переміщення документів та ін.

Здебільшого при підготовці цих документів використовується графічний спосіб подання інформації, що дозволяє наочно і достатньо формалізовано показати або тільки рух документа (документів), або послідовність операцій, що здійснюються в ході реалізації будь-якої функції (завдання) або процесу, і, відповідно , Рух документів, що використовуються при вирішенні даної задачі або реалізації процесу.

Табель форм документів

Табель включає всі форми документів, що створюються в діяльності організації, але він не дає повного уявлення про маршрут документів, оскільки в ньому, як правило, позначаються лише найважливіші та значущі з точки зору документообігу операції з обробки документів, такі як підготовка документа(зазвичай у табелі вказується підрозділ чи посада працівника, у зоні відповідальності якого перебуває підготовка документа), погодження (візування) документа(У табелі вказуються підрозділи чи посади працівників, що у відповідності до документа), підписання (затвердження) документата деякі інші.

Крім того, табель включає найменування лише тих документів, які готуються в організації, та не включає форм документів, що надходять до організації.

Основне завдання табеля форм документів - визначити склад форм документів, що застосовуються в організації у процесі документування її діяльності, а оскільки табель форм документів затверджується керівником організації та є документом, обов'язковим для застосування, його можна розглядати як спосіб оптимізувати склад документів (види, різновиди, форми) документів), що застосовуються в організації. Оскільки немає єдиної встановленої форми табеля, кожна організація, яка проводить подібну роботу, може з власних потреб і розв'язуваних завдань розробити собі форму табеля.

Блок-схеми

Найбільш повно відобразити документообіг можна за допомогою маршрутних (маршрутно-технологічних) схем, графіків, блок-схем.

При побудові маршрутних схем та оперограм необхідно детально вивчити технологію виконання кожного виду роботи, при цьому слід визначити, з чого ця робота починається (що служить основою для її початку), з чого вона складається, на які етапи підрозділяється, чим завершується виконання роботи, яку форму приймає кінцевий її результат, як фіксується її закінчення чи наступ нового циклу її виконання.

Схема- графічне представлення послідовності розв'язання задачі, у якому використовуються символи для відображення операцій, даних, потоків документів та ін.

Блок-схема- Різновид схем, що описують алгоритми або процеси, в яких окремі кроки (ланки процесу) зображуються у вигляді блоків різної форми, з'єднаних між собою стрілками.

У схемах використовуються спеціальні символи (блоки різної форми) відповідно до ГОСТ 19.701-90*, ось деякі з них:

* ГОСТ 19.701-90. "Єдина система програмної документації. Схеми алгоритмів, програм, даних та систем. Позначення умовні та правила виконання". http://www.intemet-l.aw. ru/gosts/gost/28346/.

Для створення блок-схем використовують різні програмні засоби, наприклад, MS Visio. Але блок-схему можна намалювати навіть у MS Word, для цього потрібно використовувати фігури, що зображують елементи блок-схем.

Кожне підприємство стикається з проблемою опрацювання фінансово-економічних документів. Вирішити її можна за допомогою ефективно організованого документообігу.

Документообіг- Це рух документів від етапу їх створення/отримання до передачі адресату або на зберігання.

Для оцінки ефективності документообігу використовують таку характеристику як маршрут руху. Завдання будь-якого документообігу — скоротити і оптимізувати маршрут руху, щоб кожен документ, що надходить, якнайшвидше дійшов до свого виконавця, був виконаний і переданий далі (одержувачу, керівнику, в архів).

Існують такі негласні правила ефективної організації руху документів:

скорочення етапів узгодження (кількості виконавців). Чим менше документ виконавців, тим швидше він буде виконаний. На деяких підприємствах усі документи, що надходять ззовні, спочатку потрапляють керівнику, який призначає виконавця. Найчастіше документ проходить через багато відділів з метою ознайомлення, перш ніж дійде свого безпосереднього виконавця.

Такий довгий ланцюжок руху документа значно збільшує час його виконання, тому керівництво підприємств намагається чітко розподіляти обов'язки та ступінь відповідальності між відділами;

ведення обліку документообігу із зазначенням дат надходження та виконання. Найчастіше цю функцію покладають на секретаріат, який веде реєстр вхідних і вихідних документів;
ведення графіка документообігу (розробка схем проходження документів). Часто такий графік керівник затверджує у локальному нормативному акті, щоби виконавці знали терміни виконання своїх обов'язків.

ОСНОВНІ ФІНАНСОВО-ЕКОНОМІЧНІ ДОКУМЕНТИ ТА ЇХ ОСОБЛИВОСТІ

Розглянемо такі фінансово-економічні документи:

бухгалтерська довідка;
акт звірки взаємних розрахунків;
протокол розбіжностей до акта;
акт виконаних робіт (послуг);
акт приймання-передачі товару (робіт, послуг);
товарна накладна;
платіжне доручення.

Кожен із цих документів має свої властивості та виконує певну функцію.

Бухгалтерська довідка

Відповідно до ст. 313 Податкового кодексу РФ бухгалтерська довідка є первинним обліковим документом, що призначений для виправлення помилок у бухгалтерському та податковому обліку.

ДО ВІДОМА

Уніфікованої форми бухгалтерської довідки для комерційних підприємств немає, тому вони можуть створити бланк документа самостійно. Розроблену форму необхідно закріпити в обліковій політиці чи іншому локальному нормативному акті, що регулює бухгалтерський облік.

Уніфікована форма передбачена законодавством лише для органів державної влади, місцевого самоврядування, органів управління державними позабюджетними фондами, державними (муніципальними) установами (Наказ Мінфіну Росії від 30.03.2015 № 52н (в ред. від 16.11.2016)). Код форми документа "Бухгалтерська довідка" - 0504833.

Бухгалтерська довідка комерційного підприємства повинна містити обов'язкові реквізити первинного облікового документа (згідно зі ст. 9 Федерального закону від 06.12.2011 № 402-ФЗ (в ред. від 23.05.2014) «Про бухгалтерський облік»):

Назва документу;
дата складання документа;
найменування економічного суб'єкта, який склав документ;
зміст факту господарського життя;
величина натурального та (або) грошового виміру факту господарського життя із зазначенням одиниць виміру;
найменування посади особи (осіб), яка вчинила (вчинила) угоду, операцію та відповідальної (відповідальних) за її оформлення, або найменування посади особи (осіб), відповідальної (відповідальних) за оформлення долі;
підписи осіб із зазначенням їх прізвищ та ініціалів чи інших реквізитів, необхідні ідентифікації цих осіб.

У Положенні з бухгалтерського обліку «Виправлення помилок у бухгалтерському обліку та звітності» (ПБО 22/2010), затвердженому Наказом Мінфіну Росії від 28.06.2010 № 63н (в ред. від 06.04.2015), зазначено причини неправильного відображення фактів господарської діяльності у бухгалтерському обліку:

неправильне застосування законодавства Російської Федерації про бухгалтерський облік та (або) нормативних правових актів з бухгалтерського обліку;
неправильне застосування облікової політики організації;
неточності у обчисленнях;
неправильна класифікація чи оцінка фактів господарської діяльності;
неправильне використання інформації, що є на дату підписання бухгалтерської звітності;
недобросовісні дії посадових осіб організації.

У день виявлення помилки у звітності вона підлягає обов'язковому виправленню шляхом оформлення бухгалтерської довідки. Наскільки детально розшифровувати у довідці суть помилки, вирішує головний бухгалтер підприємства..

ПРИКЛАД

Підприємство ТОВ «Альфа» у січні 2017 р. виплатило працівникові Іванову І. І. зайву заробітну плату у сумі 10 000 руб. (Перерахована на банківську картку). Помилка була виявлена у лютому 2017 р. Працівник погодився добровільно повернути зайву суму до каси підприємства.

Для виправлення помилки складено бухгалтерська довідказ розрахунком надмірно нарахованої суми заробітної плати:

На підставі бухгалтерської довідки в бухобліку ТОВ «Альфа» буде зроблено такі записи:

Дебет рахунки 20 «Основне виробництво» Кредит рахунки 70 «Розрахунки з персоналом з оплати праці» - сторно надмірно нарахованого розміру заробітної плати;
Дебет рахунка 70 «Розрахунки з персоналом з оплати праці» Кредит рахунка 68 «Розрахунки з податків і зборів» - сторно надмірно утриманого ПДФО;
Дебет рахунка 50 «Каса» Кредит рахунка 70 «Розрахунки з персоналом з праці» — повернення до каси підприємства Івановим І. І. надмірно нарахованої зарплати.

Надмірно нараховану суму страхових внесків не сторнуємо, тому що її можна відняти при розрахунку внесків за лютий.

Акт звірки взаємних розрахунків

Акт звіряння взаємних розрахунків — це документ, необхідний двох підприємств, який відбиває їх розрахунки за певний період, що дозволяє контролювати заборгованості. Згідно з чинним законодавством оформляти такий документ не обов'язково, але його складає більшість організацій.

Для акту звірки взаємних розрахунків також немає уніфікованої форми. Кожне підприємство має право розробляти свою форму та затверджувати її в локальному нормативному акті, що регулює бухгалтерський облік.

Підписавши акт звірки, підприємство погоджується з фактом заборгованості та зобов'язується його погасити. Часто у судах з питань несплати підписані та правильно оформлені акти звірки стають доказом.

Згідно з листом ФНП Росії від 06.12.2010 № ШС-37-3/16955 «Про підтвердження витрат у вигляді сум дебіторської заборгованості зі строком позовної давності, що минув» акт звірки не є первинним обліковим документом, що підтверджує здійснення господарської операції, оскільки фінансовий стан не змінюється.

Оформленням акта звірки займається відділ бухгалтерії, а підписує документ керівник підприємства.

Важлива деталь:акт звірки оформляється у двох примірниках (по одному кожному за підприємства). На актах обов'язково мають бути печатки підприємств.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ

Дані щодо заборгованостей мають збігатися в обох підприємств, у разі розбіжності наприкінці документа фіксується інформація про розбіжності у цифрах.

Розглянемо акт звіркидля двох підприємств – ТОВ «Альфа» та АТ «Верф», які є постійними контрагентами.

Підписавши акт звірки, АТ «Верф» підтверджує факт заборгованості на користь ТОВ «Альфа». Наявність підписів директорів та печаток говорить про юридичну силу акта, тому в крайньому випадку з цим документом можна буде звернутися до суду для стягнення несплати.

Протокол розбіжностей до акта звіряння взаємних розрахунків

Упорядкування протоколу розбіжностей до акту звірки — власне бажання підприємства. Можна обійтися без оформлення додаткового документа: в акті звірки взаємних розрахунків з боку власного підприємства вказати свої дані та вивести кінцеве сальдо, а потім під таблицею у розділі «За даними…» акцентувати увагу на розбіжності даних, підписати у керівника та проставити друк.

Далі в робочому порядку можна розібратися зі ситуацією зі своїм контрагентом і після вирішення проблеми підписати новий (виправлений) акт, де підсумкові суми по кожному з контрагентів будуть сходитися.

Найчастіше підприємства оформлюють окремий документ, так званий протокол розбіжностей до акта звірки взаємних розрахунків, у якому аналогічно акту звірки вказується необхідна інформація про підприємство, ставиться підпис керівника та печатка підприємства. Важлива деталь:уніфікованої форми цього документа немає, тому складати його можна у вільній формі.

Причин появи розбіжностей безліч, починаючи від простої друкарської помилки в занесенні даних. У протокол розбіжностей до акта звіркивказують спірні пункти даних контрагентів (схоже з протоколом розбіжностей до договору).

Акт виконаних робіт - документ, що підтверджує факт виконання робіт (надання послуг), на підставі якого може виставлятись рахунок на оплату. Акт виконаних робіт передбачено для договорів підряду(Згідно зі ст. 720 Цивільного кодексу РФ). Він може бути додатково прописаний у будь-якому договорі на виконання робіт (надання послуг) як додаток. В обох випадках оформлення такого акту є обов'язковим для виконання. Акт виконаних робіт (послуг)

В акті виконаних робіт мають бути відображені такі дані:

повне найменування підприємств (замовника та виконавця) та уповноважені посадові особи (генеральні директори або заступники за напрямами), що діють на підставі статуту підприємства чи довіреності (в акті зазначається довіреність, її номер та дата видачі). Обов'язкові печатки від двох юридичних осіб (тільки у такому разі документ матиме юридичну силу);
дата підписання акта виконаних робіт;
повне найменування робіт (послуг) відповідно до договору;
вартість виконання робіт (надання послуг).

Важлива деталь:слід зазначати додаткові дані про планові та фактичні терміни виконання робіт, якість, недоліки тощо.

Наприкінці документа можуть стояти підписи представників фінансових служб (начальника бухгалтерії, фінансового чи планово-економічного відділу), відповідальних за фінансове утримання акта виконаних робіт.

Уявимо акт виконаних робітміж ТОВ «Альфа» та ТОВ «Сігма».

Акт приймання-передачі (акт здачі-приймання, приймальний акт) робіт, послуг або товару оформлюють, коли це прописано в договорі. Для факту здачі та приймання товарунайчастіше використовують товарну накладну, проте у деяких випадках за умовами договору потрібно додатково оформити акт приймання-передачі.

Акт приймання-передачі товару (робіт, послуг)

Факт здачі та приймання робіт та послугзазвичай оформлюють актом виконаних робіт. У деяких договорах він називається актом здачі-приймання виконаних робіт (послуг) або актом приймання-передачі виконаних робіт (послуг).

Розглянемо варіант заповнення акта приймання-передачі товару(Дерев'яних стільців від ТОВ «Альфа» в ТОВ «Сігма»).

В акті приймання-передачі може бути зазначена додаткова інформація щодо якості продукції, відсутності претензій, недоліків та ін.

ЦЕ ВАЖЛИВО

Як додаток до акта приймання-передачі товару можуть використовуватись рахунки-фактури, товарні накладні, копії довіреностей та інші документи (їх прописують наприкінці акта, у розділі «Додатки»).

Коли замовнику здається не вся партія товарів, актам можна присуджувати номери та вести їх облік усередині свого підприємства.

Товарна накладна

Товарна накладна призначена для оформлення продажу (відпустки) товарно-матеріальних цінностей сторонньої організації. Форма товарної накладної (ТОРГ-12) є в уніфікованих формах первинної облікової документації з обліку торгових операцій, затверджених Постановою Держкомстату Росії від 25.12.1998 № 132.

З 01.01.2013 форми первинних облікових документів, що містяться в альбомах уніфікованих форм первинної облікової документації, не є обов'язковими до застосування (Інформація Мінфіну Росії № ПЗ-10/2012), тому підприємства мають право використовувати уніфіковану форму ТОРГ-12 або розробити власний бланк закріпити його у своїй обліковій політиці.

Так як товарна накладнавідноситься до первинної облікової документації, вона має містити такі дані:

Назва документу;
дата складання документа;
найменування контрагентів (постачальників та одержувачів);
найменування товару, його кількість та вартість;
підписи посадових осіб із зазначенням прізвищ та ініціалів;
друку обох підприємств.

Товарна накладна оформляється у двох примірниках: один призначений для постачальника, другий – для покупця. На підставі правильно оформленої товарної накладної підприємство-постачальник списує вартість проданих товарів у бухгалтерському обліку, а підприємство-покупець оприбутковує отримані товари за зазначеною у накладній вартості.

Розробляти свою форму можуть усі організації, але є підприємства, які, як і раніше, оформляють виключно ТОРГ-12, тому повертатися до уніфікованої форми все ж таки доведеться. Свою форму можна зробити не дуже відмінною від уніфікованої:

виключіть дані про сорт та масу товару(Як правило, вони залишалися незаповненими і при оформленні ТОРГ-12);
внесіть графу про претензії до якості чи кількості. На підставі цього запису можна оформити окремий документ, так званий акт про встановлену розбіжність за кількістю та якістю при прийманні товарно-матеріальних цінностей (ТОРГ-2), який з 01.01.2013 не є обов'язковим до застосування.

Найчастіше замовники просять оформляти товарну накладну і роботи чи послуги, що також припустимо. У такому разі в договорі та додатках до нього вказують, які саме документи оформлюються за фактом завершення робіт (надання послуг).

Важлива деталь:вивчаючи підписаний договір, зверніть увагу, якою формою вимагає скласти документи замовник. Це дозволить уникнути плутанини на етапі здачі товару (робіт, послуг).

Платіжне доручення

Платіжне доручення — це розпорядження платника, адресоване банку, у якому відкрито розрахунковий рахунок, на переведення певної грошової суми на розрахунковий рахунок одержувачу (виконавцю договору, продавцю).

Відповідно до Положення про правила здійснення переказу грошових коштів, затвердженого Банком Росії від 19.06.2012 № 383-П (в ред. від 06.11.2015; далі - Положення № 383-П), банк платника зобов'язується здійснити переказ грошових коштів по банківському рахунку платника або без відкриття банківського рахунку платника) одержувачу коштів, зазначеному у розпорядженні платника.

Платіжне доручення складається, приймається до виконання та виконується в електронному вигляді, на паперовому носії.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ

Платіжне доручення дійсне для подання до банку протягом 10 календарних днів з дня, наступного за днем його складання.

Форму платіжного доручення (код 0401060) наведено у додатку до Положення № 383-П. З переліком та описом реквізитів платіжного доручення можна ознайомитись у наступних документах:

Додаток 1 до Положення № 383-П;
Наказ Мінфіну Росії від 12.11.2013 № 107н (в ред. від 23.09.2015) «Про затвердження Правил вказівки інформації в реквізитах розпоряджень про переказ коштів у сплату платежів до бюджетної системи Російської Федерації»;
Наказ Мінфіну Росії від 23.09.2015 № 148н «Про внесення змін до наказу Міністерства фінансів Російської Федерації від 12 листопада 2013 р. № 107н».

Уявимо зразок заповнення платіжного доручення:

За допомогою платіжних доручень можна зробити перерахування коштів:

у бюджети всіх рівнів та у позабюджетні фонди;
за відвантажені товари, виконані роботи, надані послуги для авансової оплати товарів, робіт, послуг або для здійснення періодичних платежів;
в інших цілях, передбачених законодавством чи договором із замовником.

Усі банківські реквізити, необхідні заповнення платіжного доручення, обов'язково мають бути прописані у договорі. Якщо з підприємством відносини не договірні, можна запитати картку підприємства (документ, в якому є інформація про контрагента).

ОПТИМІЗАЦІЯ ДОКУМЕНТООБІГУ

Перед будь-яким керівником постає питання оптимізації документообігу, особливо коли його обсяг з кожним днем зростає. Оптимізацію слід розпочинати з розподілу за відповідальними особами. Чим коротший маршрут і менше виконавців, тим швидше документ буде виконано.

Напевно, кожне підприємство стикалося з ситуацією, коли надходить лист із проханням виконання не пізніше якогось числа, а воно більш раннє, ніж дата реєстрації цього вихідного документа в організації-відправнику. Така ситуація виникає саме через нерегламентну роботу документообігу.

Окрім запропонованих заходів, варто приділити увагу оформленню внутрішніх документів, які називаються графіком документообігу та табелем уніфікованих форм документів.

Графік фінансово-економічного документообігувключає в себе перелік робіт зі створення, перевірки та обробки кожного з первинних документів, журналів, книг обліку та ін. У графіку вказані відповідальні підрозділи (або конкретні посадові особи), їх взаємозв'язки та терміни виконання робіт.

НА ЗАМІТКУ

Використання графіка документообігу під управлінням підприємством дозволяє скоротити трудовитрати на обробку документів. Це можливо за рахунок:

підвищення відповідальності виконавців за дотримання термінів складання та опрацювання документів;

виявлення та виключення з документообігу невикористовуваних (зайвих) документів.

Табель уніфікованих форм документів в організації— це довідник, де зазначені документи та їх форми. Як додаток до облікової політики також йдуть форми документів, необхідні фінансової діяльності підприємства. В даному випадку в табелі будуть розміщені всі види документів (не тільки фінансові), оформлення, облік або виконання яких необхідно проводити з певною періодичністю. Інакше кажучи, разові документи вносити в табель немає сенсу.

І, нарешті, найголовніший етап оптимізації документообігу – його автоматизація. p align="justify"> Електронний документообіг дозволяє зменшити витрати за рахунок економії на картриджах і папері, скорочує час на виконання документа і спрощує пошук в електронній базі даних.

Зараз на ринку електронних продуктів представлено велику кількість програм, що дозволяють полегшити систему документообігу на підприємстві. Однак не обов'язково купувати готовий продукт сторонньої організації, оскільки завжди можна розробити свою систему автоматизації, придатну для конкретного підприємства.

Як і скрізь, в автоматизації є свої підводні камені. Насамперед це технічні збої, через які може зникнути база даних важливих документів. Отже, потрібно пам'ятати про необхідність резервного копіювання інформації (треба копіювати її щодня або щотижня).

А. Н. Дубоносова, заступник керуючого директора з економіки та фінансів

Надіслати свою гарну роботу до бази знань просто. Використовуйте форму нижче

Студенти, аспіранти, молоді вчені, які використовують базу знань у своєму навчанні та роботі, будуть вам дуже вдячні.

Подібні документи

Вивчення видів та функцій документообігу. Організаційно-економічна характеристика організації ТОВ "Райживсоюз". Аналіз чинної системи документообігу. Процес впровадження електронного документообігу у структуру управління цією організацією.

курсова робота , доданий 23.11.2014

курсова робота , доданий 25.12.2014

Правове регулювання керування документацією, система міжнародних стандартів. Особливості електронного документообігу там. Основні напрями вдосконалення організації роботи з документами у Росії з урахуванням зарубіжного досвіду.

дипломна робота , доданий 20.10.2010

Сучасна система організації діловодства. Діяльність територіального управління Росмайна у Санкт-Петербурзі, проблеми та шляхи вдосконалення організації документообігу. Розробка автоматизованих систем електронного діловодства.

дипломна робота , доданий 29.11.2012

Автоматизація діловодства та документообігу на підприємстві. Переваги систем електронного документообігу. Призначення, види та основні функції програмних засобів електронного документообігу. Специфіка та філософія стандартів ITIL та COBIT.

курсова робота , доданий 05.02.2016

Аналіз сучасних систем автоматизації діловодства в організації та електронного документообігу, особливості їхньої класифікації. Проблеми автоматизації електронного документообігу. Переваги застосування системи електронного документообігу.

курсова робота , доданий 15.01.2013

Теоретичні аспекти організації документаційного забезпечення управління у закладі охорони здоров'я. Відмінність діловодства від документообігу. Західні системи автоматизації діловодства у Росії. Аналіз документаційного обігу лікарні.

дипломна робота , доданий 06.01.2013

Будь-яка діяльність організації відображається в документах, і щоб поліпшити якість робочих бізнес-процесів, необхідно покращити документообіг, тобто оптимізувати його. Під оптимізацією документообігу розуміється комплекс заходів організаційного, технічного, програмно-технічного та оргпроектного характеру, які виконує організація.

Оптимізація документообігу дозволяє:

Визначити склад документопотоків організації та їхню внутрішню структуру;

Регламентувати маршрути руху документів у рамках документопотоку, окремих груп (комплексів) документів, що беруть участь у реалізації функцій, завдань, адміністративного та бізнес-процесу;

Встановити, якщо це необхідно, часові параметри проходження документа в цілому за встановленим для нього маршрутом та (або) часові параметри виконання окремих операцій у процесі документообігу.

Крім цього до заходів організаційного характеру належить:

Правильна організація роботи служби ДОП;

Раціональний розподіл функціональних обов'язків між працівниками служби ДОП;

Організація роботи з документами у структурних підрозділах.

Оскільки документообіг - це складний технологічний процес переміщення документів за пунктами (інстанціями), на яких здійснюються творча робота з документами (підготовка проектів документів, погодження документів, підписання (затвердження) та ін.) та їх технічне опрацювання (сортування документів, обробка для пересилання по поштою, сканування, реєстрація, копіювання, попередній розгляд, передача з однієї інстанції в іншу та ін), організувати рух документів оптимальним чином можна тільки із застосуванням технічних засобів. До технічних засобів належать засоби оргтехніки (копіювально-розмножувальна техніка, фальцювальні, маркувальні апарати та ін.) та засоби комп'ютерної техніки, що надають широкі можливості для підготовки документів, проведення електронного узгодження, забезпечення документообігу, організації оперативного зберігання документів (застосовуючи комп'ютерну техніку, організації можуть використовувати системи електронного документообігу, текстові та табличні редактори (Word, Excel та ін.), електронну пошту, факс та інші додатки).

Маршрут документів.

Однією з основних характеристик документообігу маршрут документів. Маршрут - це шлях, яким проходить документ чи комплекс взаємозалежних документів під час вирішення певного завдання чи реалізації певного адміністративного чи бізнес-процесу.

Точками на цьому шляху є інстанції, через які проходить документ (документи), тобто робочі місця, на яких здійснюються операції з документом, тому головне завдання в організації документообігу - забезпечити оперативне проходження документа найкоротшим і прямим маршрутом з найменшими витратами часу, при цьому мають бути виключені повторні операції, поворотні рухи документа, які не обумовлені діловою необхідністю.

Табель форм документів;

Маршрутно-технологічні схеми (блок-схеми);

графіки документообігу;

Схеми переміщення документів та ін.

Табель форм документів

Табель форм документів - це перелік форм документів, що застосовуються у діяльності організації, з характеристикою статусу документів, основних етапів їхньої підготовки та проходження. Табель включає всі форми документів, створюваних у діяльності організації, але він не дає повного уявлення про маршрут документів, оскільки в ньому, як правило, позначаються тільки найбільш важливі та значущі з точки зору документообігу операції з обробки документів, такі як підготовка документа (зазвичай у табелі вказується підрозділ чи посаду працівника, у зоні відповідальності якого перебуває підготовка документа), узгодження (візування) документа (у табелі вказуються підрозділи чи посади працівників, що у погодженні документа), підписання (затвердження) документа та інших.

Блок-схеми.

Схема - графічне уявлення послідовності розв'язання задачі, у якому використовуються символи для відображення операцій, даних, потоків документів та ін.

Блок-схема - різновид схем, що описують алгоритми чи процеси, у яких окремі кроки (ланки процесу) зображуються як блоків різної форми, з'єднаних між собою стрілками.

Схема руху документів може бути представлена у вигляді таблиці, у лівих колонках якої вказуються операції та види документів, що супроводжують дані операції, у заголовках граф вказуються пункти проходження документа, а в полі таблиці з використанням символів та стрілок позначається переміщення документа (документів).
На даний момент серед способів, спрямованих на вдосконалення документообігу, виділяються дві групи: удосконалення технології документообігу та скорочення обсягу документообігу.
До першої групи відносять всі процедури проходження документів в установі: створення моделей установчого документообігу, складання маршрутних карток технологічного процесу, розробка раціональних схем документообігу, складання оперограм та документограм, схем руху документів та ін.
До способів, що дозволяють ефективно вдосконалювати технологію документообігу, відносять оптимізацію процедур підготовки та оформлення документації, впорядкування документаційного навантаження в часі з метою більш рівномірного її розподілу.
Скорочення обсягу документообігу пов'язують із регламентацією документування, зменшенням кількості внутрішніх документів, раціоналізацією документації, створенням уніфікованих систем документації (УСД), розробкою уніфікованих вимог до текстів, і навіть використанням бездокументних зв'язків.
Головна умова скорочення обсягів документів – упорядкування їх виникнення. Основним методом упорядкування процесу документування є уніфікація як окремих груп документів, і всієї системи діловодства. Насправді це виявляється у створенні різних систем документації, суворо встановлюють склад застосовуваних документальних форм і регламент користування ними. При уніфікації з документальних ланцюжків вилучаються зайві ланки, документи, що не відповідають вимогам сьогодення та створювані просто за звичкою.

Однотипні форми, що застосовуються, замінюються єдиною. Склад уніфікованих форм закріплюється у табелі документів, який затверджується керівником та має нормативний характер. У табелі може бути зазначено: назву форми документа, код за ОКУД або галузевим класифікатором, періодичність складання, адресування, віза, місце реєстрації, спосіб заповнення, термін виконання, річна потреба, термін зберігання. Можуть бути внесені й інші графи, наприклад, дата подання та ін.
Таким чином, уніфікація дозволяє впорядкувати утворення документів і скоротити тим самим обсяг документообігу. Встановлення у табелі річної потреби кожної форми лімітує виготовлення бланків.
Використання системи електронного документообігу ще один спосіб удосконалення документообігу. У зв'язку з розвитком електронно-обчислювальної техніки та впровадженням автоматизованих систем управління з'являється можливість використовувати електронний документообіг.

Сучасні та перспективні напрями вдосконалення документаційного забезпечення управління невіддільні від процесу масового впровадження досягнень науково-технічного прогресу. Ці досягнення, пов'язані зі створенням якісно нових видів обчислювальної техніки, засобів зв'язку, дають можливість перейти до принципово іншої та значно більш ефективної інформаційної технології в органах управління, що базується на органічному включенні комплексу технічних засобів до управлінського процесу.

Сучасні корпоративні СЕД дозволяють налаштовувати свій інтерфейс користувача в повній відповідності до вимог клієнтів. Це стосується, наприклад, як візуального проектування реєстраційно-контрольних карток - найважливішого атрибуту систем автоматизації діловодства, так і формалізації процесів колективної розробки складних документів (проектів, збірок, специфікацій) з контролем виконавчої дисципліни. Така гнучкість, набута завдяки модульному принципу побудови СЕД (кожен модуль реалізує лише частину взаємопов'язаних функцій, але може злагоджено функціонувати разом з іншими модулями) та підтримці промислових стандартів міжпрограмної взаємодії, гарантує тривале життя інформаційному комплексу на базі СЕД.

Система автоматизації діловодства та документообігу повинна функціонувати у локальній обчислювальній мережі, що об'єднує комп'ютери, встановлені на робочих місцях працівників структурних підрозділів, які беруть участь у технологічних процесах діловодної діяльності.

До основних автоматизованих функцій, які повинна забезпечувати система входять такі:

Реєстрація всієї кореспонденції, включаючи листи, з наступним направленням кореспонденції на розгляд керівництву організації або до її структурних підрозділів;

Реєстрація всієї вихідної кореспонденції та її внутрішніх документів;

Списання документів у справу відповідно до прийнятої в організації номенклатури справ;

- Здійснення контролю за виконанням доручень;

- Пошук документів.

Автоматизовані робочі місця.
Відповідно до Державної системи документаційного забезпечення управління автоматизація роботи з документами здійснюється з використанням персональних комп'ютерів та автоматизованих робочих місць (АРМ), сформованих на їх основі.
Типове АРМ складається з комп'ютера, підключеного до мережі та має доступ до всіх обчислювальних ресурсів та інформаційних баз документів. Залежно від мережі АРМ може мати доступ до зовнішніх ресурсів та баз даних.
Для об'єднання комп'ютерів у єдиний комплекс використовують різні лінії зв'язку: кабельні (зв'язок по кабелю типу телевізійного), волоконно–оптические (зв'язок по гнучкому джгуту волокон, у якому інформація передається світловими імпульсами) і телефонні (зв'язок по телефонному кабелю) .
Кожне автоматизоване робоче місце, а також організація мереж розробляється відповідно до організації служби діловодства організації та конкретних функціональних обов'язків співробітників. У системі автоматизації діловодства (залежно від схеми проходження документів) передбачається наявність наступних робочих місць: АРМ керівника служби діловодства; АРМ підготовки проекту документа; АРМ узгодження.
До сучасних технічних засобів автоматизації інформаційно-управлінської діяльності відносяться:
1) персональні комп'ютери, об'єднані у мережі;
2) електронні друкарські машинки;
3) текстообробні системи;
4) копіювальні машини;
5) комунікаційні засоби, телефонна техніка;
6) засоби для автоматизації введення архівних документів та пошуку інформації (до них належать нетрадиційні носії інформації: магнітні диски та стрічки, мікрофільми, диски з оптичними записами);
7) засоби обміну інформацією – електронна пошта;
8) відеоінформаційні системи;
9) локальні комп'ютерні мережі;
10) інтегровані мережі установ.
До автоматизованого робочого місця керівника пред'являються такі вимоги: наявність баз даних, що постійно поповнюються оперативною та достовірною інформацією; забезпечення оперативного пошуку необхідної інформації у базі даних; наявність програмних засобів, що регулюють організаційну та адміністративну діяльність; забезпечення оперативного зв'язку з іншими джерелами; забезпечення можливості накопичення у пам'яті документів та рішень.
Основні вимоги до АРМ підготовки проекту документа полягають у наступному: можливості доступу до банку текстових заготовок та автоматизованої інформаційно-пошукової системи; можливості роботи з персональною базою даних та іншими базами даних; можливості ведення діалогу із додатковими джерелами інформації; наявності технічних засобів для друку документів.
Електронні офісні системи.
Офісна система - це програмне середовище, орієнтоване на спільне, скоординоване використання електронних методів обробки, зберігання та передачі інформації.
Коло завдань електронної офісної системи:
1) автоматизація рутинних операцій, зниження (або ліквідація) паперового потоку;
2) організація одночасного доступу до документів різних користувачів;
3) здійснення ефективного пошуку інформації;
4) забезпечення високої швидкості та необхідної якості підготовки документів.
Офісні системи повинні забезпечити ефективне виконання таких функцій:
1) введення, підготовка та редагування документів;
2) реєстрація документів;
3) спільна робота з документами;
4) контроль за виконанням документів;
5) створення баз даних (зберігання документів);
6) прийом та пересилання документів;
7) систематизація документів, формування справ;
8) підготовка до зберігання та архівне зберігання справ.
Розглянемо кілька характерних офісних систем.
Система автоматизації діловодства та документообігу «Дело».
Система підтримує повний життєвий цикл документа у створенні: з його первинної реєстрації до списання до архіву. У ній реалізовано контроль виконання документів як на рівні автора резолюції, так і централізований контроль з можливістю формування зведень про виконання контрольних документів, забезпечується автоматичний висновок на друк стандартних журналів, довідок та зведень.
Система включає 2 продукти:
1) «СПРАВА-Підприємство» - розрахована на багато користувачів мережева версія на базі СУБД Oracle або MS SQL 7.0, призначена для автоматизації діловодства в масштабі всього підприємства (установи).
2) «СПРАВА-Секретар» - повнофункціональна однокористувацька версія, яка постачається з СУБД Microsoft Data Engine (MSDE). Призначена для автоматизації діловодства невеликих організацій, у тому числі в рамках розподіленої мережі, що забезпечує обмін електронною поштою на рівні «вихідних документів».
Система «Дело» налаштовується відповідно до схеми документообігу будь-якого підприємства (враховуючи його організаційну структуру, сферу діяльності, номенклатуру справ та схему доступу до різних документів).
Діловодство в управлінні товариством здійснюють з використанням автоматизованої системи «Документообіг», призначеної для автоматизованого обліку, обробки, супроводу та контролю за виконанням документів. Ефективність інформаційно-пошукової системи досягається за рахунок розробки та застосування класифікаційних довідників: види документів, кореспонденти, виконавці, номенклатура справ. У корпоративній автоматизованій системі, у її пошукових масивах пошук конкретного документа здійснюють за його реквізитами, зокрема за назвою, видом, датою, номером, або за контекстом (за будь-яким словом або фразою, що міститься в заголовку до тексту документа або в анотації). При цьому пошуковий запит може мати будь-яку комбінацію атрибутів тексту.
Контрольна база даних програмного комплексу систематизується за термінами виконання документів, виконавцям, за групами документів, зокрема, акти та доручення вищих органів державної влади, федеральних органів виконавчої влади та інших державних органів, рішення ради директорів та правління, накази, розпорядження, протоколи нарад.
Електронний документообіг скорочує інформаційні потоки до оптимального мінімуму, забезпечує спрощення та здешевлення процесів збирання, обробки та передачі інформації за допомогою новітніх технологій автоматизації цих процесів.
Внаслідок того, що документообіг відображає систему управління, дозволяючи її наочно побачити, аналіз документообігу вкрай важливий удосконалення роботи управлінського апарату.
На підприємстві робота з удосконалення документообігу невіддільна від аналізу документопотоків, що склалися. На жаль, на практиці часто ототожнюють поняття "вдосконалення документообігу" та "скорочення кількості документів". Справа не лише у кількості документів та в обсязі звітності. Важливо визначити, чи потрібні дані документи підприємству та наскільки ефективно вони використовуються для оперативного управління виробництвом. Практика переконує, що не завжди слід скорочувати кількість документів та обсяг звітності. Часто буває доцільніше йти шляхом упорядкування документації, а також систематизації та механізації звітності. Правильна організація документообігу вважається одним із найважливіших критеріїв успішної роботи.

При оптимізації документообігу кращий комплексний підхід, оскільки зміни, введені одному ділянці роботи, можуть викликати труднощі іншою; іноді спрощення роботи може призвести до послаблення контролю; перерозподіл функцій працівників може спричинити погіршення якості роботи тощо.

Створення ефективної системи документообігу включає низку етапів:

1. налагодження роботи служби документаційного забезпечення управління підприємства (розробка положень, інструкції та інших документів, які регламентують роботу цієї службы);
2. аналіз документообігу підприємства-замовника та його оптимізація (аналіз всіх стадій документообігу та розробка програми з його оптимізації);
3. перевірка відповідності ГОСТам, Правил документообігу та іншим нормативним документам типових документів та бланків підприємства (вивчення всіх документів, виявлення помилок у їх оформленні, розробка нових документів, що відповідають нормативній літературі;
4. експертиза кадрового діловодства та його оптимізація (перевірка кадрових документів та їх відповідність законодавству, висновок про стан кадрового діловодства, розробка та реалізація плану щодо його коригування).
5.організація зберігання документів підприємства (розробка актів з архівного зберігання документації).

Ця робота забезпечить раціональний та оперативний рух документів підприємства найкоротшим шляхом з мінімальними витратами часу та праці шляхом чіткої регламентації шляхів проходження документів з перевіркою обслуговування всіх операцій та цілеспрямованості всіх переміщень. Доцільність та логіка здійснення всіх видів робіт оцінюються з точки зору того, як вони сприяють оптимізації інформаційного забезпечення управлінських рішень, оперативності та точності їх виконання.

РОЗДІЛ ІІІ. Аналіз організації документообігу Адміністрації

Усть - Ішимського муніципального району Омської області

Базою дослідженнябула обрана Адміністрації Усть - Ішимського муніципального району Омської області. Щоб наочно продемонструвати стан та розвиток документообігу було обрано два контрольні роки - 2012, 2013.

3.1 Загальна характеристика установи

Об'єктом випускної кваліфікаційної роботи система документообігу Адміністрації Усть – Ішимського муніципального району Омської області. Усть - Ішимський район є частиною Омської області. Село Усть – Ішим (засноване у 1631 році козакам) – адміністративний центр Усть-Ішимського району. Місце знаходження організації: 646580 Омська область с. Усть – Ішим вул. Радянська 33

Як і всі установи країни, Адміністрація Усть - Ішимського державного району регулює свою діяльність основний правової документацією, федеральними законами.

Статут Усть - Ішимського муніципального району відповідно до Конституції Російської Федерації, Федеральним законом "Про загальні принципи організації місцевого самоврядування в Російській Федерації" (мається на увазі Федеральний закон від 06.10.2003 N 131-ФЗ "Про загальні принципи організації місцевого самоврядування в Російській Федерації" ".) та законами Омської області встановлює основи організації місцевого самоврядування на території муніципального району, правові та економічні умови його здійснення, повноваження та порядок діяльності органів та посадових осіб місцевого самоврядування, форми, порядок та гарантії участі населення у вирішенні питань місцевого значення.

Штатна чисельність працівників в організації складає 32 особи.

3.2 Схема руху та технологія обробки документів

Документообіг є важливим ланкою у створенні діловодства Адміністрації Усть-Ишимского муніципального району, оскільки він визначає як інстанції руху документів, а й швидкість руху документів. У діловодстві документообіг розглядається як інформаційне забезпечення діяльності апарату управління, його документування, зберігання та використання раніше створених документів.

Основою структури будь-якого документообігу є документ. Всі документи (традиційні на папері та на магнітних носіях) у комплексі в Адміністрації Усть-Ішимкого муніципального району узгоджені шляхом дотримання правил особливостей подання інформації на кожному з носіїв.

Зв'язки всередині організації визначаються правильно налагодженим обігом документів. Серед документів: накази, договори, первинна бухгалтерська документація, звіти, заяви та інші бланки.

Документообіг покликаний забезпечити не тільки контроль за роботою організації, а й ефективність її діяльності.

Надмірна бюрократизація документообігу заважатиме зростання ефективності. Нестача або неправильна постановка документообігу призведе до зниження якості та збільшення витрати часу працівників. У зв'язку з вищевикладеним пропонується провести аналіз документообігу організації. Даний аналіз заснований на виявленні «проблемних» ділянок документообігу та оптимізації руху документів згідно з раціональною організацією праці.

1 етап Аналіз організації структури установи

2 етап Аналіз структури документообігу

Етапи методики аналізу документообігу представлені малюнку 5

Рис.5 Етапи методики аналізу документообігу

Відповідно до схеми першому етапі слід визначити основні підрозділи, окремих виконавців, відповідальних за процес руху документообігу для підприємства. В основному ця функція покладається на працівників приймальні керівника організації. На невеликих підприємствах ця робота доручається секретареві, який веде реєстрацію документів у спеціальних журналах. Слід також пам'ятати, що з використанням технічних засобів для підприємства, і навіть використанням локальних мереж, за процес обороту тих самих документів можуть відповідати кілька працівників: фактично які працюють із паперовими документами і з цієї ж інформацією у мережі.

Після виділення сектора, відповідального за документообіг на підприємстві, необхідно визначити підпорядкованість виділених підрозділів і розмежувати їх функції за видами виконуваних робіт, з метою формування існуючої моделі документообігу на підприємстві.

На другому етапі проводиться аналіз структури документообігу підприємства.

Групування документів за ознакою документаційного забезпечення рекомендується наводити як таблиці. Для більш детального аналізу можна розрахувати кількість документів, що звертаються, в середньому в місяць, в день.

Внутрішні документи доцільно розглядати в розрізі фінансових та службових функцій.

Можливий більш детальний аналіз розпоряджень з розбивкою їх на рубрики:

По основній діяльності;

За особовим складом.

Для виявлення динаміки в русі документів визначаються темпи зростання вхідних, вихідних та внутрішніх документів підприємства за формулою (1)

Тр = значення показника за наступний рік ____

значення показника за попередній рік

Угруповання документів установи по структурним підрозділам дозволяє визначити: які з підрозділів найбільше завантажують документообіг.

Критерії віднесення документів до того чи іншого підрозділу виглядають наступним чином:

Для вхідних та внутрішніх документів - той підрозділ, який буде виконувати приписи за цим документом або відповідальна особа підрозділу, якому адресований даний документ;

Для вихідних документів – це підрозділ чи посадова особа, яким складено цей документ.

Згідно з наведеною методикою проведемо аналіз документообігу організації. Аналіз системи документообігу Адміністрації Усть-Ішимкого муніципального району почнемо з аналізу організаційної структури установи.

Управління в установі збудовано за лінійно-функціональною структурою управління. Керівництво діяльністю всіх відділів здійснює глава Усть - Ішимського муніципального району.

Структуру організації представимо малюнку 6. [Додаток 2]

Структура Адміністрації Усть - Ішимського муніципального району лінійно-функціональна. Керує організацією голова району. Безпосередньо главі району підпорядковуються заступники голови, начальники відділів.

При аналізі організаційної структури Адміністрації Усть – Ішимського муніципального району, слід зазначити таке: глава Адміністрації має 5 заступників. Кожен із заступників пов'язаний із певною групою співробітників, яка перебуває у нього в підпорядкуванні.

Це дозволяє раціонально розподілити роботу з документами, які стосуються діяльності установи серед співробітників і, тим самим, збільшити швидкість їхньої підготовки, обробки та виконання. Але тут необхідно обов'язково враховувати наступне: якщо якийсь співробітник «випадає» з процесу роботи, хоча б на деякий час (наприклад, відрядження або через непрацездатність), то неминуче збільшується робоче навантаження в інших співробітників, а це в свою чергу , може призвести далеко не до найкращих наслідків. Наприклад, якщо термін підготовки документа не буде дотриманий, то тим самим затягнеться його виконання. А це вже може стати «гальмом» якогось подальшого процесу. Таким чином, висновок напрошується сам собою: від грамотного розподілу роботи та готовності співробітників до оперативних дій залежить швидкість документопотоків та прийняття рішень з різних питань.

У всіх відділах розроблено та затверджено організаційну та управлінську структуру, посадові інструкції кожного працівника.

У Адміністрації Усть – Ишимкого муніципального району немає спеціального підрозділу відповідального за ДОП, функції з документаційного забезпечення управління покладено інспектора діловодства, крім інспектора з діловодства, певний обсяг роботи посідає інспектора приемной. Інспектори безпосередньо підпорядковуються главі адміністрації. Крім цього, кожен відділ (структурний підрозділ) має відповідального співробітника за роботу з документами.

Мал. 7 - Структура підпорядкованості в установі

Розподіл функцій діловодства відбувається так:

Функції інспектора діловодства:

2.1 Прийом та реєстрація внутрішньої, вхідної, вихідної кореспонденції.

2.2 Передача вхідних документів виконавцям для виконання та ознайомлення відповідно до резолюцій Голови муніципального району або його заступника.

2.3 Здійснення контролю за термінами виконання документів, підготовка інформації керівнику апарату Адміністрації про дотримання термінів виконання вхідних документів, звернень громадян.

2.4 Відправлення документів, підготовлених спеціалістами та відділами Адміністрації адресатам.

2.5 Розробка номенклатури справ Адміністрації та доведення її до відома фахівців та відділів.

2.6 Організація зберігання документів відповідно до номенклатури справ до передачі їх у муніципальний архів, видача документів (справ) у тимчасове користування, контроль за їх своєчасним поверненням, забезпечення збереження документів (справ) у процесі зберігання.

2.7 Підготовка документів Адміністрації для здачі в муніципальний архів.

2.8 Складання опису справ постійного та тимчасового зберігання (крім описів справ за особовим складом).

2.9 Розмноження та копіювання постанов, розпоряджень Адміністрації муніципального району, інших документів.

2.10 Виконання обов'язків інспектора приймальні Глави муніципального району під час його відсутності.

2.11 Виконання інших доручень керівника апарату Адміністрації у межах своєї компетенції.

Функції інспектора приймальної:

Основними питаннями діяльності інспектора є:

2.12 Отримання необхідних Главі муніципального району відомостей від структурних підрозділів чи виконавців, запрошення на його доручення працівників.

2.13 Організація телефонних переговорів Глави муніципального району.

2.14 Організація прийому відвідувачів Главою муніципального району.

2.15 Облік громадян, які звертаються до Глави муніципального району.

2.16 Друкування документів Голові муніципального району, керівнику апарату Адміністрації, у разі потреби – спеціалістам апарату управління Адміністрації муніципального району.

2.17 Запрошення керівників підприємств та організацій району на наради, засідання колегії.

2.18 Прийом та відправлення телефонограм, факсів.

2.19 Прийом та надсилання електронної пошти.

2.20 Забезпечення безпеки прохідної службової документації.

На малюнку 8 представлена структура документообігу Адміністрації Усть - Ішимського муніципального району. [Додаток 3]

Інспектор з діловодства безпосередньо спілкується з главою адміністрації та обробляє документи, що входять і виходять від нього, а також доводить їх зміст до всіх підрозділів. Згідно з цією структурою відповідальні відділи за роботу з документами не мають прямого контакту з главою адміністрації.

Будь-яка діяльність організації відображається в документах, і щоб поліпшити якість робочих бізнес-процесів, необхідно покращити документообіг, тобто оптимізувати його. Під оптимізацією документообігу розуміється комплекс заходів організаційного, технічного, програмно-технічного та організаційно-проектного характеру, які виконує організація.

Оптимізація документообігу дозволить:

1. визначити склад документів, що використовуються організацією в її діяльності (тобто при реалізації функцій, завдань, адміністративних процесів);

2. визначити склад документопотоків організації та його внутрішню структуру;

3. регламентувати маршрути руху документів у рамках документопотоку, окремих груп документів, що у реалізації функцій, завдань, адміністративного та бізнес-процесу;

4. встановити, якщо це необхідно, тимчасові параметри проходження документа загалом за встановленим йому маршруту і тимчасові параметри виконання окремих операцій у процесі документообігу.

До організаційних заходів щодо оптимізації документообігу у ВАТ «ДВМП» належить розробка нормативних правових актів та методичних документів, що встановлюють вимоги, правила, рекомендації щодо організації документообігу, як загалом щодо організації, так і на окремих ділянках роботи з документами або за окремими видами документів.

Наприклад, при роботі з документами, що містять конфіденційну інформацію, розробити систему захищеного документообігу, яка має цілком специфічні особливості порівняно з відкритим діловодством (документообігом) та регламентується окремою інструкцією щодо конфіденційного документообігу. Аналогічним чином вирішувати питання регламентації документообігу в процесі розгляду звернень громадян або в договірній роботі, де весь процес від укладання договору до його виконання, включаючи документи, що супроводжують цей процес, може бути регламентований окремим нормативним документом, наприклад, положення про ведення договірної роботи.

Крім цього до заходів організаційного характеру належить:

1. правильна організація роботи служби ДОП;

2. раціональний розподіл функціональних обов'язків між працівниками служби ДОП;

3. організація роботи з документами у структурних підрозділах.

Враховуючи, що об'єктивною тенденцією є постійне зростання обсягів документообігу, забезпечити оптимальну організацію документообігу неможливо лише заходами організаційного характеру, інакше довелося б постійно збільшувати чисельність діловодного персоналу. Допомогти в цьому можуть заходи технічного характеру та організаційно-проектні роботи щодо вдосконалення документообігу. Оскільки документообіг - це складний технологічний процес переміщення документів за пунктами, на яких здійснюються робота з документами та їх технічна обробка організувати рух документів оптимальним чином можна лише із застосуванням технічних засобів. У сучасних умовах застосування технічних засобів можливе не лише на етапах, де з документом здійснюються так звані рутинні (нетворчі) операції, а й там, де ведеться творча робота з документами.

До технічних засобів належать засоби оргтехніки та засоби комп'ютерної техніки, що надають широкі можливості для підготовки документів, проведення електронного узгодження, забезпечення документообігу, організації оперативного зберігання документів (застосовуючи комп'ютерну техніку, організації можуть використовувати системи електронного документообігу, текстові та табличні редактори (Word, Excel, електронну пошту, факс та інші додатки).

Для підвищення оптимізації документообігу в організації я пропоную зупинитись на вдосконаленні технологій документообігу та скорочення його обсягу.

Завдання скорочення обсягу документообігу має два основних аспекти – скорочення кількості створюваних документів та скорочення витрати ресурсів на виробництво документів. Найважливішим є, звісно, перший аспект.

Скорочення обсягу документообігу пов'язують із регламентацією документування, зменшенням кількості внутрішніх документів, раціоналізацією документації, створенням уніфікованих систем документації (УСД), розробкою уніфікованих вимог до текстів, і навіть використанням бездокументних зв'язків.

Головна умова скорочення обсягів документів – упорядкування їх виникнення. Основним методом упорядкування процесу документування є уніфікація як окремих груп документів, так і всієї системи діловодства.

Насправді це виявляється у створенні різних систем документації, суворо встановлюють склад застосовуваних документальних форм і регламент користування ними. При уніфікації з документальних ланцюжків вилучаються зайві ланки, документи, що не відповідають вимогам сьогодення та створювані просто за звичкою. Однотипні форми, що застосовуються, замінюються єдиною. Наприклад, після уніфікації організаційно-розпорядчої документації кількість форм, що застосовуються, скоротилася в 4 рази. Скасування видання наказу про відрядження також сприяло б скороченню обсягу документації. Склад уніфікованих форм закріплюється у табелі документів, який затверджується керівником та має нормативний характер. У табелі може бути зазначено: назву форми документа, код за ОКУД або галузевим класифікатором, періодичність складання, адресування, віза, місце реєстрації, спосіб заповнення, термін виконання, річна потреба, термін зберігання. Можуть бути внесені й інші графи, наприклад, дата подання та ін.

Таким чином, уніфікація дозволяє впорядкувати утворення документів і скоротити тим самим обсяг документообігу. Встановлення у табелі річної потреби кожної форми лімітує виготовлення бланків.

Також числу способів, що дозволяють ефективно вдосконалювати технологію документообігу, відносять оптимізацію процедур підготовки та оформлення документації, впорядкування документаційного навантаження в часі з метою більш рівномірного її розподілу.

У зв'язку з розвитком електронно-обчислювальної техніки та впровадженням автоматизованих систем управління з'являється можливість використовувати електронний документообіг, що також є одним із шляхів оптимізації документообігу в організації.

Відповідно до Державної системи документаційного забезпечення управління автоматизація роботи з документами здійснюється з використанням персональних комп'ютерів та автоматизованих робочих місць (АРМ), сформованих на їх основі.

Типове АРМ складається з комп'ютера, підключеного до мережі та має доступ до всіх обчислювальних ресурсів та інформаційних баз документів. Залежно від мережі АРМ може мати доступ до зовнішніх ресурсів та баз даних.

Для об'єднання комп'ютерів у єдиний комплекс використовуються різні лінії зв'язку: кабельні (зв'язок кабелю типу телевізійного), волоконно-оптичні (зв'язок гнучкому джгуту волокон, у якому інформація передається світловими імпульсами) і телефонні (зв'язок телефонним кабелем).

Кожне автоматизоване робоче місце, а також організація мереж розробляється відповідно до організації служби діловодства організації та конкретних функціональних обов'язків співробітників. У системі автоматизації діловодства (залежно від схеми проходження документів) передбачається наявність наступних робочих місць: АРМ керівника служби діловодства; АРМ підготовки проекту документа; АРМ узгодження.

До сучасних технічних засобів автоматизації інформаційно-управлінської діяльності належать:

) персональні комп'ютери, об'єднані у мережі;

) електронні друкарські машинки;

) текстообробні системи;

) копіювальні машини;

) комунікаційні засоби, телефонна техніка;

) засоби для автоматизації введення архівних документів та пошуку інформації (до них належать нетрадиційні носії інформації: магнітні диски та стрічки, мікрофільми, диски з оптичними записами);

) засоби для обміну інформацією – електронна пошта;

) відеоінформаційні системи;

) локальні комп'ютерні мережі;

) інтегровані мережі установ.

До автоматизованого робочого місця керівника пред'являються такі вимоги: наявність баз даних, що постійно поповнюються оперативною та достовірною інформацією; забезпечення оперативного пошуку необхідної інформації у базі даних; наявність програмних засобів, що регулюють організаційну та адміністративну діяльність; забезпечення оперативного зв'язку з іншими джерелами; забезпечення можливості накопичення у пам'яті документів та рішень.

Основні вимоги до АРМ підготовки проекту документа полягають у наступному: можливості доступу до банку текстових заготовок та автоматизованої інформаційно-пошукової системи; можливості роботи з персональною базою даних та іншими базами даних; можливості ведення діалогу із додатковими джерелами інформації; наявності технічних засобів для друку документів.

Також існують різні електронні методи обробки, зберігання та передачі інформації, ці методи здійснюються за допомогою офісних систем.

Основні завдання електронних офісних систем:

) автоматизація рутинних операцій, зниження (або ліквідація) паперового потоку;

) організація одночасного доступу до документів різних користувачів;

) здійснення ефективного пошуку інформації;

) забезпечення високої швидкості та необхідної якості підготовки документів.

Офісні системи повинні забезпечити ефективне виконання таких функцій:

1. введення, підготовка та редагування документів;

2. реєстрація документів;

3. спільна робота з документами;

4. контроль за виконанням документів;

5. створення баз даних (зберігання документів);

6. прийом та пересилання документів;

7. систематизація документів, формування справ;

8. підготовка до зберігання та архівне зберігання справ.

Розглянемо кілька характерних офісних систем.

Система автоматизації діловодства та документообігу «Дело»

Система підтримує повний життєвий цикл документа у створенні: з його первинної реєстрації до списання до архіву. У ній реалізовано контроль за виконанням документів, як на рівні автора резолюції, так і централізований контроль з можливістю формування зведень про виконання контрольних документів, забезпечується автоматичний висновок на друк стандартних журналів, довідок та зведень.

Система включає 2 продукти:

1. «СПРАВА-Підприємство» - розрахована на багато користувачів мережева версія на базі СУБД Oracle або MS SQL 7.0, призначена для автоматизації діловодства в масштабі всього підприємства (установи).

2. «СПРАВА-Секретар» - повнофункціональна однокористувацька версія, яка постачається із СУБД Microsoft Data Engine (MSDE).

Призначена для автоматизації діловодства невеликих організацій, у тому числі в рамках розподіленої мережі, що забезпечує обмін електронною поштою на рівні «вхідних документів».

Система «Дело» налаштовується відповідно до схеми документообігу будь-якого підприємства (з огляду на його організаційну структуру, сферу діяльності, номенклатуру справ та схему доступу до різних документів).

Система електронного документообігу та автоматизації діловодства компанії «Інтертраст»

Система включає 3 продукти:

. «Діловодство» – комплект баз даних для автоматизації документообігу підприємства. Система забезпечує реєстрацію всіх документів підприємства; контроль документів, резолюцій керівництва, доручень; статистичний аналіз виконавської дисципліни працівників; автоматичну доставку електронних документів до виконавців; ведення електронного архіву документів.

. «Малий офіс» – комплект баз даних для автоматизації офісної діяльності малих підприємств. В комплект входять бази даних: Реєстрація документів, Договори, Адреси та телефони, Прайс-лист, Замовлення товарів та послуг, Наради та засідання, Звернення клієнтів, Проекти та заходи, Планування часу, Новини та дискусії, Електронна бібліотека документів. Відділ кадрів, Накази та розпорядження, Зовнішні контакти.

. "Канцелярія" - система автоматизації документообігу підприємства. Система забезпечує підготовку та зберігання вихідної кореспонденції; підготовку розпорядчої документації; реєстрацію вхідної та вихідної кореспонденції; контроль результатів та строків виконання документів; контроль переадресації документів за підрозділами; сортування та пошук документів; формування зведень та звітів.

Система автоматизації діловодства, документообігу та управління діловими процесами великих організацій на базі DOCS Open та Work Route

Застосовується для комплексної автоматизації діловодства документообігу та управління діловими процесами, а також створення електронних архівів великих і середніх організацій.

Використовується поетапне використання автоматизованої системи:

1. автоматизація централізованої служби ДОП;

2. автоматизація служб ДНЗ структурних підрозділів;

3. автоматизація роботи виконавців у структурних підрозділах;

4. автоматизація централізованого архіву.

Система автоматизації конфіденційного документообігу та діловодства «Optima-Workflow»

Система "Optima-Workflow" призначена для автоматизації основних процедур діловодства: створення, обробки, тиражування та зберігання документів, а також для організації конфіденційного документообігу.

Система відстежує та фіксує процес руху документів з урахуванням часу та імені виконавця. У системі підтримуються спеціальні стандарти захисту, використовуються сучасні методи криптографічного захисту та засоби електронного цифрового підпису для захисту від навмисного чи випадкового втручання.

Система управління неструктурованою інформацією підприємства з урахуванням платформи Documentum.

Призначена для роботи з будь-якими типами файлів: текстовими документами, зображеннями, кресленнями, веб-сторінками, аудіо- та відеофайлами, відсканованими зображеннями та ін.

Система ЕМС (Enterprise Content Management управління корпоративним змістом) упорядковує неструктуровану інформацію, а саме:

1. забезпечує створення, управління, обробку, поширення та архівування інформації будь-якого змісту за певним користувачем бізнес-правилам;

2. встановлює зв'язки між частинами змісту, дозволяючи використовувати ту саму інформацію в різному контексті, версіях і форматах;

3. надає можливість інтелектуального аналізу змісту інформації, спрощує її публікацію та поширення.

Діловодство в управлінні товариством здійснюють з використанням автоматизованої системи «Документообіг», призначеної для автоматизованого обліку, обробки, супроводу та контролю за виконанням документів.

Ефективність інформаційно-пошукової системи досягається за рахунок розроблення та застосування класифікаційних довідників: види документів, кореспонденти, виконавці, номенклатура справ. У корпоративній автоматизованій системі, у її пошукових масивах пошук конкретного документа здійснюють за його реквізитами, зокрема за назвою, видом, датою, номером, або за контекстом (за будь-яким словом або фразою, що міститься в заголовку до тексту документа або в анотації). При цьому пошуковий запит може мати будь-яку комбінацію атрибутів тексту.

Контрольна база даних програмного комплексу систематизується за термінами виконання документів, виконавцям, за групами документів, зокрема, акти та доручення вищих органів державної влади, федеральних органів виконавчої влади та інших державних органів, рішення ради директорів та правління, накази, розпорядження, протоколи нарад.

Електронний документообіг скорочує інформаційні потоки до оптимального мінімуму, забезпечує спрощення та здешевлення процесів збирання, обробки та передачі інформації за допомогою новітніх технологій автоматизації цих процесів.

РОЗДІЛ 2. Аналіз основних характеристик документообігу у ВАТ «ДВМП»

Подібна інформація.