Використання корпоративних карток у розрахунках юридичної особи. Корпоративна карта: кому та навіщо вона потрібна. Використання корпоративних карток

————————————————————————— 3. Порядок використання корпоративних банківських карток 3.1. Корпоративна банківська карта призначена для оплати | працівниками відрядження та господарських витрат компанії. 3.2. Випуск корпоративної банківської картки проводиться згідно з розпорядженням керівника компанії. 3.3. Корпоративні карти для здійснення господарських витрат видаються тільки уповноваженим працівникам, з якими укладено договір про повну матеріальну відповідальність. ¦ ¦ Співробітник, якому видано картку, отримує можливість розпоряджатися ¦ грошима на спеціальному картковому рахунку компанії. Кошти на |корпоративній карті належать компанії. 3.4. Список співробітників, на ім'я яких оформлені іменні корпоративні карти, наведено в додатку N 1. 3.5. Список посад, заміщення яких дає право користуватися ¦¦найменними корпоративними картками та розпоряджатися грошовими коштами¦ ¦компанії, наведено в додатку N 2 (зразок на с. 91). 3.6. Для отримання картки працівник повинен написати заяву на видачу | корпоративної картки на ім'я керівника компанії. 3.7. Облік прийому та видачі карток ведеться в журналі обліку корпоративних карток (додаток N 3). 3.8. Відповідальність за збереження корпоративної банківської картки, а також за витрачання коштів за нею в межах встановлених видаткових лімітів несе власник корпоративної картки. ¦ ¦ Про втрату або розкрадання корпоративної банківської картки власник зобов'язаний ¦ негайно повідомити кредитну організацію, що видала картку, з метою ¦ блокування операцій. Якщо з вини власника картки рахунок не буде вчасно заблокований, сума заподіяної шкоди стягується з власника картки. 3.9. Відомості про ПІН-код картки є конфіденційною інформацією. | Держачі картки не мають права розголошувати цю інформацію будь-яким третім особам.

Використання корпоративних банківських карток

3.10. Підставою для використання корпоративної банківської картки є наказ про відрядження працівника, службова записка або затверджений кошторис господарських витрат компанії. 3.11. Операції по карті працівник — утримувач картки може проводити тільки в межах ліміту, встановленого для картки за договором з банком-емітентом. 3.12. При придбанні канцелярських товарів, нормативно-довідкової літератури та оплати інших господарських витрат розмір разового платежу корпоративною карткою не може перевищувати 50 000 руб. за одним договором (рахунком). 3.13. Ліміт для зняття готівки на території РФ встановлюється в розмірі 100 000 руб. в день. Знімати готівкову іноземну валюту на території РФ не дозволяється. 3.14. Ліміт для зняття готівки за межами території РФ встановлюється в розмірі, еквівалентному 100 000 руб. в день. 3.15. За межами території РФ корпоративні картки дозволяється використовувати лише для оплати відрядних і представницьких витрат. Оплата корпоративною карткою за межами РФ господарських витрат не допускається. Суми, витрачені на ці цілі, до відшкодування не приймаються, вони утримуються із зарплати працівника, який порушив цей пункт. 3.16. Співробітники, чия робота пов'язана з постійними відрядженнями, мають право не здавати корпоративну картку протягом трьох місяців. Для інших працівників термін визначається індивідуально, але не більше одного місяця. 3.17. Авансовий звіт про кошти, використані за допомогою корпоративної банківської картки, подається в порядку та строки, передбачені п. п. 2.2 та 2.3 цього Положення. 3.18. У разі відсутності документів, що підтверджують цільове використання використання корпоративної банківської картки, стягнення з винного працівника використаної не за призначенням суми здійснюється відповідно до ст. ст. 238, 241 та 248 Трудового кодексу Російської Федерації. 3.19. Повернути витрачену не за призначенням суму працівник повинен у касу компанії протягом 10 робочих днів з дня затвердження авансового звіту. Інакше її буде утримано із зарплати. ———————————————————————————

Джерело - "Зарплата", 2014, № 4

Головна — Статті

Відкриття корпоративної пластикової картки

Вирішіть питання, пов'язані з оформленням картки

Карта оформляється після того, як із банком підписано відповідний договір. Однак перш ніж йти до банку, визначтеся з такими важливими моментами.

Скільки карток потрібно і на кого оформлювати

Корпоративна карта може бути лише іменною. Тобто картою може користуватися лише один співробітник фірми. Той, на кого цю картку оформлено. Якщо працівник передасть карту іншому, відповідальним за будь-які зловживання карткою все одно буде він сам. Тому, якщо потрібно, щоби доступ до грошей фірми по карті мали кілька осіб, для кожного оформляється індивідуальний "пластик".

До якого рахунку випустити

Банк може випустити картку до розрахункового рахунку. Тоді власник картки фактично матиме доступ до всіх засобів фірми. Це небезпечно, якщо картка, припустимо, оформлена на пересічного співробітника. Хоча, звичайно, на карті може бути встановлений ліміт, але все ж таки… Тому багато хто вдається до іншого варіанту — карта оформляється до спеціального карткового рахунку. Переказувати гроші на нього можна у тому обсязі, який потрібен. Тим самим кошти, які слід видати під звіт, будуть відокремлені від основних грошей компанії.

Є нюанси. Корпоративну карту можна випустити до розрахункового рахунку фірми. Але зручніше — до карткового рахунку, що спеціально відкривається.

Зауважте, карту можна відкрити не лише до рублевого рахунку, а й до валютного. Наприклад, для випадків коли співробітники їздять у відрядження за кордон і там оплачують витрати у валюті. Хоча, щоправда, мати валютний рахунок саме для оплати видатків за кордоном немає потреби — адже можна завжди розплачуватись і карбованцевою корпоративною карткою. Виникнуть лише додаткові витрати на конвертацію (п.

Положення про корпоративні картки зразок

2.6 Положення Банку Росії від 24.12.2004 N 266-П).

За рахунок яких коштів поповнюватиметься

Корпоративна картка може бути розрахунковою (дебетовою) або кредитною. Розрахунки за дебетовою карткою можна здійснювати, якщо на рахунку, до якого прив'язана карта, є грошові кошти. За кредитною карткою наявність коштів на рахунку не є обов'язковою. Банк сам надасть необхідну суму. Зрозуміло, за плату та в межах обумовленого ліміту. А потім уже ваша компанія сплатить борг перед банком.
Майте на увазі, що не всі банки відкривають корпоративні картки різних видів. Так, наприклад, хтось надає і кредитні, і дебетові картки, а хтось лише дебетові. Тому цей момент краще уточнити наперед, після чого вже звертатися до банку. Він сам визначить перелік документів, які потрібно буде оформити. У будь-якому випадку від вас буде потрібна заява, і в ній ви вкажете тих співробітників, на ім'я яких треба випустити карти.

Важлива обставина. Корпоративна картка оформляється на конкретного співробітника. Для цього до банку подається заява із зазначенням його П.І.Б.

Підписуючи договір, зверніть увагу на умови використання картки, які пропонує банк. Так, банки часто встановлюють ліміт суми, яку можна зняти з картки протягом дня. А також комісію за зняття готівки. Все це важливо з'ясувати одразу, щоб можна було планувати витрати.
Зазначимо ще такий момент. Щоб активувати картку, часто потрібно переказати на рахунок певну суму грошей, особливо якщо мова йдепро спеціальний картковий рахунок. За рахунок перерахованих грошей оплачуються витрати з випуску та обслуговування картки.

Повідомте податківців та фонди про відкриття спеціального карткового рахунку

Якщо у вас корпоративні картки прив'язані до вже існуючого розрахункового рахунку, нікого про їхнє відкриття не потрібно інформувати. Інша річ, коли картку випущено з відкриттям спеціального карткового рахунки чи знадобилося відкрити новий розрахунковий рахунок. Тоді про це обов'язково потрібно повідомити податківців та позабюджетні фонди. Зробити це потрібно протягом семи робочих днів після відкриття (пп. 1 п. 2 ст. 23 НК РФ, пп. 1 п. 3 ст. 28 Федерального закону від 24.07.2009 N 212-ФЗ).

Пам'ятка. Про відкриття спеціального карткового рахунку потрібно повідомити податкову інспекцію та позабюджетні фонди протягом семи робочих днів.

Повідомлення до податкової інспекції подайте за формою N С-09-1, наведеною у Наказі ФНП Росії від 09.06.2011 N ММВ-7-6/362@. У ФСС РФ – за формою, затвердженою Наказом ФСС РФ від 12.04.2011 N 67. А у ПФР – за формою, яку знайдете на офіційному сайті фонду (www.pfrf.ru). Для цього у рядку пошуку на головній сторінці сайту введіть запит "Повідомлення про відкриття рахунку". У вас з'явиться посилання, пройшовши яким зможете скачати потрібний бланк.

Пропишіть порядок роботи з корпоративними картками у внутрішньому документі

Коли картки отримано та враховано, ви можете видавати їх тим працівникам, на яких вони оформлені. Але насамперед порядок видачі та використання карток пропишіть в окремому положенні та затвердіть його як внутрішній документ наказом керівника. Після цього ознайомте з ним усіх співробітників під підпис. Зокрема, у положенні доцільно передбачити такі моменти.

Які витрати можна оплачувати карткою

Вкажіть, для оплати яких витрат призначено картку. Це може бути витрати, пов'язані з відрядженням працівників, представницькі, і навіть господарські витрати (п. 2.5 Положення Банку Росії від 24.12.2004 N 266-П).

У якому порядку картки видаються працівнику

Ви можете видати картку співробітнику один раз, і він буде користуватися нею при необхідності, поки працює у вашій організації. А можете видавати картку лише на час виконання конкретних завдань, оформлених наказом керівника.
У будь-якому випадку заведіть спеціальний регістр, в якому ви фіксуватимете видачу карток та їх повернення. У регістрі передбачте такі поля:

номер картки та П.І.Б. співробітника - власника картки;
дата видачі картки працівникові;
підпис співробітника в отриманні картки;
дата повернення картки працівником;
підпис особи, відповідальної за ведення регістру, при поверненні картки працівником.

Порада. Заведіть журнал чи відомість видачі корпоративних картспівробітникам. У документі фіксуйте видачу карток та їх повернення.

Такий контроль за рухом карток необхідний, щоб виключити випадки їх втрати або розкрадання.

Як користуватися карткою

Закріпіть у положенні, що картка має використовуватися безпосередньо співробітником. І передавати її третім особам не можна.
Передбачте, що є основою використання карти. Наприклад, наказ керівника виконання службового завдання. У наказі доцільно вказати конкретні види витрат та їх допустимий розмір.
За будь-якого використання картки — зняття готівки або розрахунків за нею — працівник повинен отримувати документи, що підтверджують вироблені витрати, та зберігати їх для звіту (чеки, рахунки, квитки на проїзд, квитанції, накладні тощо).

Як звітувати працівникам

Про витрачені кошти співробітник звітує до бухгалтерії, представивши авансовий звіт та документи, що підтверджують вироблені витрати. Термін подання авансового звіту також напишіть у положенні. Якихось тимчасових рамок для випадків безготівкового розрахунку закон не встановлює, тому можете орієнтуватися на терміни, встановлені під час роботи з готівкою. А саме підзвітна особа зобов'язана звітувати за витрачені кошти протягом трьох днів після закінчення терміну, на який видано гроші під звіт, або з моменту виходу на роботу (абз. 2 п. 4.4 Положення про порядок ведення) касових операцій, затвердженого Банком Росії від 12.10.2011 (N 373-П, далі - Положення N 373-П). Звіт має затвердити керівник організації.

Кожен факт використання картки відображайте в обліку

Видача корпоративної картки співробітнику ще не тягне за собою жодного запису в обліку. Цю операцію ви лише фіксуєте у журналі обліку корпоративних карток. А от якщо співробітник розрахувався карткою або зняв з неї готівку, то цю обставину вже потрібно відобразити на рахунках бухобліку. Проведення при цьому залежить від того, до якого рахунку прив'язана корпоративна карта. Якщо до розрахункового, то будь-яке витрачання коштів з картки відобразите на підставі виписки з банку наступним проведенням:

Дебет 71 Кредит 51

видано співробітнику гроші під звіт із розрахункового рахунку.

А якщо картку відкрито до спеціального карткового рахунку, запис буде таким:

Дебет 71 Кредит 55

видано співробітнику гроші під звіт зі спеціального карткового рахунку.

Підставою і в тому, і в іншому випадку буде банківська виписка.
Зверніть увагу: виписки з банку за рахунками можуть надходити до вас не щодня. У такому разі про зняття грошей з картки ви можете дізнаватися швидше від співробітників. Адже вони мають зберігати та додавати до авансового звіту не лише первинні облікові документи, а й квитанції банкоматів та терміналів про видачу (зняття) грошей. Якщо ви опинились у такій ситуації, видачу грошей під звіт відображайте з використанням рахунку 57 "Переклади в дорозі". Тобто на підставі авансового звіту робіть наступний запис:

Дебет 71 Кредит 57

А вже після надходження виписки спишіть кошти з рахунку, до якого прив'язана картка:

Дебет 57 Кредит 51 (52, 55)

відображено списання коштів із рахунку.

Заборгованість із підзвітної особи спишіть на підставі затвердженого керівником авансового звіту. Повторимо, до звіту мають бути додані документи, які б підтверджували понесені витрати. Залежно від виду витрат виберіть потрібний дебетовий рахунок, а кореспондуючим завжди буде рахунок 71 "Розрахунки з підзвітними особами". Запис буде наступним:

Дебет 20 (08, 23, 26, 44, 91) Кредит 71

відображено витрати, сплачені підзвітником.

Сутність питання. Гроші, витрачені по картці, списуйте до дебету рахунку 71 на підставі виписок банку. А після того, як співробітник подасть авансовий звіт, ви закриєте його заборгованість перед організацією.

Суми витрат, визначені на підставі авансового звіту, запишіть до графи 5 розд. I книги обліку доходів та витрат, якщо ви застосовуєте УСН з об'єктом оподаткування "доходи мінус витрати". І вид витрат, оплачених працівником, названо у переліку, наведеному у п. 1 ст. 346.16 НК РФ.
Не забувайте про правила списання, встановлені для конкретних видів витрат. Так, наприклад, якщо підзвітник придбав основний засіб, то витрачену суму включіть у витрати з моменту введення об'єкта в експлуатацію, розподіливши суму поквартально до кінця року (пп. 1 та абз. 8 пп. 3 п. 3 ст. 346.16, пп. 4 п. 2 ст.346.17 НК РФ).
Якщо співробітник зняв гроші з картки і витратив їх не повністю, залишок оприбуткуйте в касу, оформивши касовий ордер. В обліку операцію відобразіть проводкою:

Дебет 50 Кредит 71

внесений до каси залишок невитрачених готівки, знятих з картки підзвітним працівником.

приклад. Використання корпоративної картки
ТОВ "Персона", що застосовує УСН з об'єктом "доходи мінус витрати", у серпні 2013 р. оформило корпоративну картку на свого співробітника О.М. Галкіна. Карта випущена із відкриттям спеціального карткового рахунку. 30 серпня рахунок поповнено у сумі 30 000 крб. Цю операцію на підставі банківської виписки бухгалтер відбив проводкою:

Дебет 55 Кредит 51

- 30 000 руб. - Перераховані гроші на корпоративну карту.

У вересні 2013 р. наказом керівника організації О.М. Галкіну доручено купити для організації канцелярське приладдя. Для оплати цих витрат 9 вересня співробітник отримав корпоративну банківську картку. Запис про видачу картки було зроблено в журналі обліку корпоративних карток.
10 вересня О.М. Галкін зняв із корпоративної картки 5000 руб. На цю суму він придбав канцелярське приладдя.
Про покупку співробітник звітував 11 вересня, представивши до бухгалтерії авансовий звіт та облікові документи, що підтверджують покупку. Цією ж датою звіт було затверджено керівником.
10 вересня на підставі банківської виписки бухгалтер сформував наступний запис:

Дебет 71 Кредит 55

- 5000 руб. — видано гроші під звіт безготівковим способом на корпоративну картку.

Дебет 10 Кредит 71

- 5000 руб. — оприбутковано придбане працівником канцелярське приладдя.

Також 11 вересня суму витрат у розмірі 5000 руб. бухгалтер записав до графи 5 розд. І книги обліку доходів та витрат на підставі пп. 17 п. 1 ст. 346.16 НК РФ.
У день затвердження авансового звіту О.М. Галкін повернув корпоративну картку. Цей фактбухгалтер відобразив у журналі обліку корпоративних карток.

Нюанси, що потребують особливої уваги. Гроші, зняті з корпоративної картки, вважаються засобами, виданими під звіт. За кожну витрату коштів на карті співробітник повинен звітувати, подавши до бухгалтерії авансовий звіт. До звіту мають бути додані документи, що підтверджують зроблені витрати.
Видача співробітнику корпоративної картки сама по собі не є підставою для запису в обліку. Проведення бухгалтер робить тільки під час руху коштів по карті.
Для контролю за рухом корпоративних карток ведіть спеціальний регістр обліку карток. Його можна назвати журналом чи відомістю.

Які документи потрібно оформлювати, якщо гроші під звіт видаються через корпоративну картку

Марина Марчук, податковий консультант

Чи потрібно керівнику видавати наказ про видачу грошей під звіт на кожне використання картки?
У п. 4.4 Положення N 373-П сказано, що тільки для отримання готівки підзвітній особі необхідно оформлювати заяву. А керівнику у свою чергу вказувати на цій заяві суму та строк підзвіту. Про безготівкові перерахування підзвітних сум, у тому числі на корпоративну банківську картку, у Положенні N 373-П не йдеться нічого. А значить, директору немає необхідності щоразу візувати заяву співробітника, якщо гроші під звіт перераховуються на картку. На практиці сума підзвіту регулюється лімітом. Це може бути або ліміт картки, або ліміт витрат, що прописаний у внутрішніх документах компанії.
А що із заявою підзвітної особи? Воно теж необхідне лише при видачі готівки?
Саме так. А якщо ви використовуєте картку, тобто видаєте гроші під звіт у безготівковий спосіб, можна обійтися без заяв від співробітників. Корпоративні карти якраз і створені для того, щоб мінімізувати обсяг документації та спростити процедуру розрахунків із підзвітниками.
Чи потрібний наказ керівника на кожну видачу картки?
При випуску корпоративної картки такий наказ необхідний, але надалі видача картки працівникові та її повернення регулюються нормами локального акта. Наприклад, положення про корпоративні карти. У цьому документі доцільно вирішити це питання найзручніше відповідно до специфіки компанії.
Чи потрібен наказ керівника на поповнення спеціального карткового рахунку?
Думаю, і це необов'язкова вимога, оскільки за безготівкового переказу керівник неодмінно має підписати платіжне доручення. Тобто документально оформити своє розпорядження про виплату коштів за вказаним призначенням. Відповідно, наказ на поповнення рахунку у такому разі буде зайвим.
Чи може підзвітник виконувати нове завдання з розрахунком по карті, не оформивши авансового звіту за попереднім завданням?
Насправді це може бути припустимо. Адже є тільки заборона на видачу готівки під звіт особі, яка не відзвітувала раніше виданого авансу. Про це йдеться у вже згаданому п. 4.4 Положення N 373-П. Однак ця вимога не стосується розрахунків за допомогою корпоративних карт. Крім того, за його порушення жодних санкцій не передбачено. Це підтверджує, наприклад, Постанову Дев'ятого арбітражного апеляційного суду від 13.05.2013 р. N 09АП-10884/2013.
Корпоративна картка оформляється на конкретного співробітника. А що буде, якщо її дати іншому?
За будь-які зловживання карткою все одно буде відповідальний той, на кого вона оформлена.
Чи повинна підзвітна особа, що розраховується карткою, дотримуватись ліміту розрахунків у 100 000 руб.відповідно до п. 1 Вказівки Банку Росії від 20.06.2007 N 1843-У?
Ні, це необов'язково, адже ліміт встановлений лише для готівкової оплати, а при використанні корпоративної картки розрахунки здійснюються у безготівковий спосіб.

Листопад 2013 р.

Зразкове положення про порядок використання корпоративних банківських карток

ЗАТВЕРДЖУЮ Найменування організації ________________________________ ПОЛОЖЕННЯ Найменування посади керівника організації __________ N _____ _________ _____________________ Підпис Розшифровка підпису __________________ ________________________________ Місце складання дата Про порядок використання корпоративних банківських карток

1. Відомості про ПІН-код корпоративної картки є конфіденційною інформацією. Утримувачі картки не мають права розголошувати цю інформацію будь-яким третім особам.

Корпоративна карта: як правильно видати та використовувати

Звіт про цільову витрату коштів по корпоративній банківській карті подається до бухгалтерії організації:

- при використанні корпоративної картки виключно для отримання готівки - не пізніше 3 робочих днів після закінчення терміну, на який вони видані, а при видачі картки для оплати витрат на відрядження - не пізніше 3 робочих днів з дня повернення з відрядження, виключаючи день прибуття (для працівників підрозділів організації, розташованих у населених пунктахпоза місцем знаходження організації, які подають звіт до бухгалтерії організації, — не пізніше 5 робочих днів);

- при використанні корпоративної картки для безготівкової оплати витрат - не пізніше 15 робочих днів з дати проведення оплати у безготівковій формі, за винятком дня оплати, або при проведенні оплати частково у безготівковій формі, частково у готівковій формі, за винятком дня оплати.

До звітів, крім документів, що підтверджують витрати, повинні додаватися чеки, що підтверджують оплату карткою.

3. Якщо немає документів, що підтверджують цільове використання коштів, або якщо директор не затвердив авансовий звіт, то списані з корпоративної картки суми стягуються з власника картки та будуть утримані з неї заробітної плати.

4. Список працівників, на ім'я яких оформлено корпоративні картки, наведено у додатку N 1.

5. Видача та повернення карток ведеться в журналі обліку корпоративних карток за формою згідно з додатком N 2.

6. У разі втрати або розкрадання корпоративної банківської картки власник картки зобов'язаний негайно повідомити про це банк, що видав картку, для блокування операцій по ній. Якщо з вини власника картки рахунок не буде вчасно заблокований, сума завданих збитків стягується з власника картки.

Додаток N 1
до положення від _______ N __

Список працівників _______________________________ (найменування організації) на ім'я яких оформлені корпоративні банківські картки —————————————————————————— ¦N ¦ П.І.Б. Паспортні дані Тип карти Номер картки п/п працівника (номер, ким і коли виданий) ——+—————+ 1 1 ¦ ¦ ¦ ¦ +—+—————-+————————+———+—————+ 2 ¦ ¦ +—+—————-+—————————+———+—————+ ——+————-+ 3 —————————+———+—————-

Додаток N 2
до положення від _______ N __

Журнал обліку корпоративних карт ___________________________ (найменування організації) ————————————————————————— ¦Номер ¦П.І.Б. |Термін, на який|Дата|Підпис|Дата|Підпис|карти|держателя|карта видана|видачі|держателя|здачі|держателя|| -+—————-+——-+———+———+———+ +———+———+————-+ ——++———+———+———+ +———+———+—————-+——++——+ ——+———+ ———+———+—————+——-+———+———+———-

Використання корпоративних карток як засобу проведення розрахунків стає дедалі популярнішим. Це зумовлено тим, що такі картки є надійним та зручним способом оплати витрат, пов'язаних з господарською діяльністюорганізації, насамперед відрядження та представницьких. Як на практиці виглядає процес оформлення корпоративних карток? Якими документами підтвердити здійснені витрати? Які інстанції сповістити про відкриття спеціального банківського рахунку?

Що таке корпоративна банківська картка?

Корпоративна картка, як будь-яка інша пластикова банківська карта, є іменним платіжним засобом, призначеним для оплати товарів або послуг, а також для отримання готівки в банкоматах і банках.
Порядок обігу банківських карток на території РФ регулюється Положенням про емісію банківських карток та про операції, що здійснюються з використанням платіжних карток, затвердженим Банком Росії 24.12.2004 N 266-П. Слід зазначити, що до тексту цього Положення N 266-П було внесено низку поправок Вказівками N 2862-У, які набудуть чинності з 1 липня 2013 р. (Вказівки Банку Росії від 10.08.2012 N 2862-У "Про внесення змін до Положення Банку Росії від 24 грудня 2004 року N 266-П "Про емісію банківських карток та про операції, що здійснюються з використанням платіжних карток" зареєстровані в Мін'юсті 21.11.2012 (N 25863).

З урахуванням внесених поправок п. 1.5 Положення N 266-П встановлено, що кредитна організація має право здійснювати емісію банківських карток наступних видів: розрахункових (дебетових) карток, кредитних карток та передплачених карток, власниками яких є фізичні особи, у тому числі уповноважені юридичними особами, індивідуальні підприємці.
Відмінною особливістю корпоративної картки є те, що особа, на яку вона оформляється, має бути співробітником організації, який уклав договір на випуск такої картки, при цьому працівник отримує повний доступ до одного з рахунків. юридичного лиця, тобто розпоряджається засобами організації.
Для кожної картки може бути встановлений індивідуальний ліміт витрачання коштів. Можна встановити як постійні ліміти витрачання коштів за картками, так і тимчасові, вказавши будь-який проміжок часу. Крім того, при використанні корпоративних карток можна виставити ліміти на різні категорії витрат: готівковий та безготівковий розрахунок, операції за кордоном та ін.

Зазвичай при використанні корпоративних карток встановлюється ряд вимог та обмежень:

не допускається зарахування коштів на спеціальний картковий рахунок шляхом безготівкового перерахування коштів з рахунків третіх осіб;
заборонені витрати особистого характеру за корпоративними картами, оскільки всі операції, що проводяться, відображаються за рахунком організації;
оскільки кошти, зняті з такої картки, вважаються коштами, виданими під звіт, потрібне складання відповідної звітності. Банк має право запросити первинні документи за всіма операціями, вчиненими з використанням корпоративних карток (рахунки за проживання, квитки на транспорт, квитанції, чеки та інші документи з додатком оригіналів чеків електронних терміналів, банкоматів, а також звіти про відрядження, якщо кошти списуються з рахунку на витрати на відрядження);
відповідно до вимог валютного законодавства РФ при здійсненні операцій в іноземній валюті з використанням карток, у тому числі при здійсненні транскордонних платежів, організація зобов'язана протягом десяти робочих днів з дати здійснення операції подати до банку документальне обґрунтування її здійснення, у тому числі звіт про витрати з додатком розрахункових документів щодо кожної такої операції.

Які основні переваги роботи з корпоративними картками?

Можна назвати цілу низку плюсів застосування корпоративних карток як для організації, так і для працівників, на яких вони оформлені:

економія часу, оскільки зникає необхідність звертатися до банку оформлення документів отримання готівки з рахунку чи внесення їх у рахунок. Отримання грошей можливе у час як у банкоматі, і у касі банку, причому необов'язково того, у якому відкрито рахунок. Внесення готівки на рахунок організації також можна здійснювати через банкомат. Крім того, картки основних платіжних систем приймаються у більшості торгово-сервісних точок, банкоматів та банків світу. Полегшується робота не тільки касових служб, а й облікових працівників, тому що не потрібно видавати аванси на витрати на відрядження і відстежувати повернення не витрачених у відрядженні підзвітних готівкових коштів;
зниження витрат та мінімізація ризиків, пов'язаних із отриманням, перевезенням та зберіганням готівкових коштів;
спрощення обліку та контролю за витратами співробітників за допомогою відкриття спеціального карткового рахунку, що дозволяє враховувати операції по всіх корпоративних картках підприємства (або кількох спеціальних карткових рахунків для обліку операцій окремо за кожною карткою чи групою карток);
автоматична конвертація рублевих коштів у валюту під час оплати послуг там.

Чи обов'язково для видачі працівникам грошей у підзвіт у безготівковому вигляді оформляти корпоративні картки чи можна скористатися "зарплатними" картками?

Таке питання найчастіше виникає у роботодавців, які реалізували у своїх організаціях "зарплатні" проекти. Нагадаємо, що раніше у Листі від 24.12.2008 N 14-27/513 Банк Росії вказував на наявність обмежень за переліком операцій, що здійснюються фізичними особами з використанням банківських карток, згідно з положеннями чинного законодавства РФ. При цьому представники Банку Росії підтверджували, що питання про допустимість відшкодування витрат, пов'язаних із службовими відрядженнями, шляхом їх перерахування на банківські рахунки працівників - фізичних осіб, відкриті для здійснення операцій з використанням банківських карток, знаходиться у площині застосування трудового законодавства. Так, згідно зі ст. 168 ТК РФ порядок та розміри відшкодування витрат, пов'язаних із службовими відрядженнями, визначаються колективним договором або локальним нормативним актом.

Щодо фінансового відомства, воно не заперечує проти застосування для розрахунків із підзвітними особами "зарплатних" карток. У листі від 05.10.2012 N 14-03-03/728 Мінфін зазначив, що у зв'язку із застосуванням сучасних банківських та інших платіжних технологій замість видачі готівкових коштів вводяться безготівкові розрахунки на рахунки, відкриті даним працівникам для розрахунків з використанням банківських дебетових карток, емітованих кредитними організаціями, у тому числі в рамках "зарплатних" проектів.

На думку чиновників відомства, сферу застосування розрахункових (дебетових) банківських карток доцільно поширити (крім розрахунків з оплати праці в рамках "зарплатних" проектів) на розрахунки з підзвітними особами. Перевагами такої форми платежу, як безготівкові розрахунки з підзвітними особами із застосуванням розрахункових (дебетових) банківських карток, є підвищення ефективності платіжних процесів та автоматизація звірки розрахунків та контролю за надходженням (зарахуванням) коштів та їх використанням.

До правил організації та ведення бухгалтерського обліку з підзвітними особами можуть включатися положення, що передбачають розрахунки з ними як у готівковому, так і безготівковому порядку. Як приклад фінансисти навели практику, застосовувану у тому відомстві: у межах реалізації облікової політикита з урахуванням положень колективного договору Мінфін здійснює видачу коштів під звіт на витрати на відрядження безготівковим способом за заявою підзвітної особи, яка містить реквізити, необхідні для перерахування на рахунок працівника Мінфіну, відкритий у кредитній організації, при відрядженні:

біля РФ - у валюті РФ (у рублях) із застосуванням банківських карток, які у рамках " зарплатного " проекту;
на території іноземних держав- у доларах США із застосуванням банківських валютних карток, виданих кредитними організаціями, зазначеними у колективному договорі Мінфіну.

Який порядок оформлення корпоративних карток?

за загальному правилудля реалізації проекту "Корпоративна картка" організації необхідно додатково до розрахункового рахунку в банку відкрити другий спеціально для розрахунків з використанням корпоративних карток. Для цього потрібно:

написати заяву на відкриття рахунку;
оформити картку зразків підписів;
підписати договір банківського рахунку для розрахунків за операціями з використанням корпоративних карток;
оформити додаткову угоду щодо безакцептного списання з основного рахунку.

Після оформлення всіх необхідних документівта відкриття другого розрахункового рахунку організація представляє до банку:

реєстр на випуск банківських карток (список власників корпоративних карток);
заяву на видачу корпоративної картки (заповнюється та підписується власником корпоративної картки та погоджується з керівником організації);
накази на видачу у підзвіт на осіб, зазначених у реєстрі.

Зверніть увагу! Корпоративна банківська картка видається безпосередньо власникові, зазначеній організацією у заяві про видачу банківської картки, або представнику клієнта, що діє на підставі довіреності, оформленої відповідно до вимог законодавства.

Які локальні нормативні акти слід розробити під час реалізації проекту "Корпоративна карта"?

Для здійснення обліку та контролю руху корпоративних карток організації доцільно розробити відповідне положення. Можна не розробляти окремо положення про порядок використання корпоративних карток, однак у такому разі порядок їх використання повинен бути прописаний в іншому локальному нормативному акті, наприклад у положенні про порядок та розміри відшкодування витрат на відрядження, видачі підзвітних коштів, подання авансових звітів про відрядження та господарські видатках. Як приклад можна навести Розпорядження ВАТ "РЖД" від 07.11.2006 N 2193р, яким було затверджено Положення про видачу грошей під звіт. У цьому Положенні є окремий розділ "Порядок використання корпоративної банківської картки", в якому визначено:

призначення корпоративної картки;
підстави для випуску картки;
підстави для її використання;
порядок та строки подання авансового звіту про кошти, використані за допомогою корпоративної банківської картки;
порядок стягнення з винного працівника використаної за призначенням суми у разі відсутності документів, що підтверджують цільове використання корпоративної банківської картки;
відповідальність за збереження картки, і навіть за витрачання коштів у ній у межах встановлених витратних лімітів.

Крім положення, необхідно затвердити регістр обліку корпоративних карток. У такому регістрі слід відображати:

номери карток;
П.І.Б. власників;
дати передачі та повернення карт.

Факти отримання та повернення корпоративної картки повинні підтверджуватись працівником, який отримав (повернув), та особою, відповідальною за ведення обліку даних карток.

Що є підставою для відображення в обліку сум операцій, які здійснюються з використанням корпоративних карток?

Відображення витрат здійснюється на основі реєстру платежів або електронного журналу, що видається банком.

Зазвичай списання або зарахування коштів за картковими операціями провадиться не пізніше робочого дня, наступного за днем надходження до банку реєстру платежів або електронного журналу з єдиного розрахункового центру (потім ці документи можуть бути передані організації).

Нагадаємо, що працівники організації при використанні картки в магазинах, готелях та інших місцях розрахунку отримують документи, що підтверджують здійснені витрати (чеки, рахунки за проживання у готелі, квитки на проїзд, квитанції, накладні тощо). До таких документів мають бути додані оригінали сліпів, квитанції електронних терміналів та банкоматів. Усі ці документи співробітник організації має подати разом із авансовим звітом до бухгалтерії організації.

Обов'язкові реквізити, що мають містити документ щодо операцій з використанням платіжної картки, перераховані у п. 3.3 Положення N 266-П. До них відносяться:

ідентифікатор банкомату, електронного терміналу або іншого технічного засобу, призначеного для здійснення операцій із використанням платіжних карток;
вид операції;
дата здійснення операції;
сума операції;
валюта операції;
сума комісії (якщо має місце);
код авторизації;
реквізити платіжної картки.

Перелічені реквізити повинні містити ознаки, що дозволяють достовірно встановити відповідність між реквізитами платіжної картки та рахунком юридичної особи, а також між ідентифікаторами організацій торгівлі (послуг), банкоматів та банківськими рахунками організацій торгівлі (послуг) (п. 3.6 Положення N 266-П).

До відома. Документ щодо операцій з використанням платіжної картки на паперовому носії додатково повинен містити підписи власника платіжної картки та касира. Ця вимога не поширюється на випадки, коли документ складається у пункті видачі готівки під час використання аналога власноручного підпису.

Як вчинити в ситуації, коли при знятті грошей за банківською карткою банкомат не видає чек, що підтверджує операцію? Вище зазначалося, що такі чеки прикладаються підзвітними особами до авансового звіту. Але сам працівник - підзвітна особа немає права вимагати необхідний йому чек у банку. Це пов'язано з тим, що клієнтом банку не працівник, а організація. Отже, до банку по виписку має звернутися організація. При цьому банк не має права відмовити у видачі витягу (п. 2.1 розд. 2 ч. ІІІ Положення про правила ведення бухгалтерського обліку в кредитних організаціях, розташованих на території. Російської Федерації, затвердженого Банком Росії від 16.07.2012 N 385-П).

Чи пов'язане оформлення корпоративних банківських карток із утриманням ПДФО з працівників та нарахуванням страхових внесків?

Оскільки кошти, перераховані на такі картки, належать організації, а не особам, які їх використовують, то зобов'язання зі сплати ПДФО та страхових внесків відсутні (якщо не доведено протилежне). Однак усі виправдувальні документи мають бути оформлені належним чином. Таких висновків дійшли судді, зокрема, у Постанові ФАС СЗО від 18.07.2011 N А05-11476/2010. У рішенні суду було зазначено, що згідно з договором з використанням карток здійснюються операції, пов'язані з господарською діяльністю підприємства, у тому числі з оплатою витрат на відрядження та представницьких витрат. Арбітри визнали претензії з боку податкових органів необґрунтованими, оскільки ІФНС не проводила перевірку рахунку в банку, не перевіряла, на які цілі списувалися кошти з корпоративної картки, і не надала доказів того, що спірні суми з'явилися економічною вигодою працівників податкового агента.

Яким контролюючим органам потрібно повідомити про відкриття банківського рахунку?

Платники податків, як організації, і індивідуальні підприємці, зобов'язані протягом семи днів письмово повідомляти податковий орган про відкриття чи закриття рахунків (пп. 1 п. 2 ст. 23 НК РФ). Форма повідомлення та Порядок її заповнення затверджено Наказом ФНП Росії від 09.06.2011 N ММВ-7-6/362@.

Також інформацію про відкриття рахунку у банку протягом семи днів слід подати до ПФР та ФСС, які є органами контролю за сплатою страхових внесків (пп. 1 п. 3 ст. 28 Федерального закону від 24.07.2009 N 212-ФЗ).

Якщо корпоративну картку видано на додаток до вже наявного рахунку і при цьому жодних нових рахунків у банку не відкривалося, то інформацію ні податковій інспекції, ні органам контролю за сплатою страхових внесків надавати не треба.

Зверніть увагу! Відповідно до п. 1 ст. 118 НК РФ порушення платником податків встановленого терміну надання податковому органу інформації про відкриття або закриття рахунку в будь-якому банку тягне за собою стягнення штрафу в розмірі 5000 руб.

Як у великих підприємств, так і у представників малого та середнього бізнесу найчастіше виникають витрати, пов'язані з підприємницькою діяльністю, адже без них нормальне функціонування бізнесу просто неможливе. Причому всі видаткові та прибуткові операції повинні ретельно відстежуватися бухгалтерами та відображатись у звітних документах. А, наприклад, у великих підприємствах його керівнику доводиться фінансувати кілька відділів, які здійснює оплату за ті чи інші товари та послуги. Саме для зручності розрахунків банки пропонують корпоративні картки. Далі, йтиметься про те, що таке корпоративна картка для юридичних осіб.

Що це таке

Корпоративна банківська карта юридичної особи – це, простими словами, Банківський пластик, прив'язаний до розрахункового рахунку підприємця По суті, він фізично мало чим відрізняється від звичних для нас пластикових карток, проте має кілька своїх особливостей, а також своє особливе призначення. За допомогою корпоративної картки співробітники мають можливість оплачувати товари та послуги для потреб підприємства у Росії або за її межами.

Зверніть увагу, що корпоративна картка не призначена для перерахування заробітної плати та соціальних виплат.

Навіщо підприємству оформляти банківський платіжний інструмент? Насправді це невід'ємний платіжний інструмент, адже будь-яка компанія практично щодня проводить якісь видаткові операції, причому кожна з них супроводжується великим документообігом, що ускладнює роботу бухгалтера. Платіжна банківська карта, прив'язана до розрахункового рахунку юридичної особи, дозволяє спростити систему розрахунків та ефективніше відстежувати всі витрати.

До речі, не можна не відзначити той факт, що підприємець може випустити кілька безіменних банківських карток для кількох співробітників, при цьому кожна картка буде прив'язана до одного головного рахунку, а при здійсненні видаткових операцій кошти будуть списані із загального розрахункового рахунку юридичної особи. Крім того, керівник може встановити на кожну окрему картку певний ліміт.

Сто таке корпоративна карта: визначення

Для чого використовують платіжний пластик юридичні особи

Причина оформлення платіжних карток у кожного підприємства, безсумнівно, своя. Але все ж таки використання корпоративних банківських карток може знадобитися в таких випадках:

витрати відряджених працівників;
представницькі витрати;
оплата послуг комунальних служб;
розрахунок із постачальниками;
оплата канцтоварів;
оплати інших послуг, пов'язаних із господарською діяльністю.

Як видно, корпоративна картка – універсальний інструмент, за допомогою якого можна оплачувати товари та послуги. Тобто, по суті, це той самий платіжний інструмент, яким користується більшість фізичних осіб, але лише корпоративні картки призначені для оплати не особистих потреб працівників, а господарських потреб підприємства.

Корпоративна кредитна картка: особливості обслуговування

Спектр фінансових послуг банків досить широкий, причому як для фізичних, так і для юридичних осіб відповідно кожен підприємець за власним бажанням може оформити дебетову картку або кредитну. Відповідно, дебетова простіша в оформлення, адже на ній не передбачено кредитного ліміту, відповідно всі витрати будуть здійснюватися в рамках балансу розрахункового рахунку підприємця.

Корпоративна кредитна картка оформляється за особистою заявою юридичної особи. Картка із кредитним лімітом дозволяє оплачувати поточні витрати підприємства за рахунок кредитних коштів банку. Кредитний ліміт встановлюється фінансовою установою для кожного клієнта індивідуально, до уваги береться середній оборот за розрахунковий період. Відповідно кредитний ліміт не може перевищувати розмір щомісячних надходжень щодо картки.

До речі, юридичні особи так само, як і фізично за користування кредитним лімітом, зобов'язується сплатити банку відсоток.

Оформлення корпоративної картки

Отже, якщо ваше підприємство потребує пластикового платіжного інструменту, то ви легко можете відкрити його в комерційному банку. Як емітент варто вибрати ту кредитно-фінансову організацію, де у вас відкритий розрахунковий рахунок. До речі, варто відразу визначити коло посадових осіб, які отримають платіжний пластик, тобто ті співробітники компанії, посадові обов'язкияких пов'язані з витратними операціями. Наприклад, карта, як правило, потрібна директору та його заступнику, головному бухгалтеру та іншим посадовим особам.

Отже, в першу чергу, щоб отримати пластик, потрібно звернутися до банку і написати заяву на випуск картки. До речі, для корпоративних клієнтів банк пропонує кілька продуктів, у тому числі різні видипластикових карток. Перш ніж зробити правильний вибірНеобхідно уважно вивчити тарифи обслуговування, методи поповнення рахунку, ліміти, процентні ставкидля кредиток, умови конвертації валюти, термін дії та інші аспекти.

До речі, якщо представник правління підприємства випускає кілька карток, прив'язаних до одного рахунку, йому потрібно зібрати дані всіх співробітників, які в майбутньому будуть використовувати пластик. Тобто до банку потрібно надати паспортні дані співробітників.

Зверніть увагу, що не пізніше, ніж через 7 днів після отримання пластику, потрібно повідомити про відкриття рахунку в податкову інспекцію.

Особливості використання

Порядок використання корпоративних карток має бути затверджений керівництвом компанії. Тому рекомендується створити положення про порядок використання корпоративних карток. Дані положення мають містити кілька відомостей:

список дозволених операцій із пластикової карті;
ліміт на щомісячні витрати для кожного окремого працівника, залежно від його посадових обов'язків;
терміни, протягом яких працівник використовує платіжний інструмент;
порядок та строки надання звіту за видаткові операції;
список документів, які співробітник зобов'язаний надати як звіт за витрати;
надання розписки про захист даних доступу картковому рахунку (збереження ПІН-коду в таємниці);
відповідальність порушення правил становища.

Зверніть увагу, що правила відкриття та використання карткових рахунків юридичних осіб регламентовані законом, а саме Трудовим кодексом, Податковим кодексом, Федеральним Законом та положеннями Центробанку.

Наведемо приклад, при відкритті карткового рахунку для підприємства представник правління має видати наказ, виходячи з якого певний перелік посадових осіб користуватиметься платіжної карткою по боргу службы. З цим наказом мають ознайомитись співробітники компанії, які, у свою чергу, мають подати на ім'я керівництва заяву на видачу пластикових карток для здійснення тих чи інших витрат. Крім того, бухгалтер повинен вести журнал, в якому вестиме облік щодо прийому та видачі платіжних карток тим чи іншим співробітникам із зазначенням суми витрат та призначенням платежів.

Не можна не відзначити той факт, що банк за підсумками місяця зобов'язаний надавати власникам карток звіт щодо руху коштів, тобто за прибутковими та видатковими операціями.

І, нарешті, особливу увагу звернути на те, що співробітники компанії зобов'язані надавати повний звіт про вироблені витрати. До облікових документів можна віднести накладні, касові чеки, товарні чеки, документи, що свідчать про цільове використаннягрошових коштів. До речі, з платіжної картки не заборонено знімати готівку єдиний нюанс у тому, що за використання цих коштів також потрібно надати повний звіт у вигляді платіжних доручень, касових та товарних чеків. Ті працівники, які неналежним чином використовували кошти повинні бути покарані таким чином, суму коштів, за які не надійшов звіт до бухгалтерії, буде утримано із заробітної плати співробітника.

Використання корпоративних карток

Бухгалтерські проводки

Бухгалтер повинен ретельно відстежувати всі прибуткові та видаткові операції у компанії. Сьогодні бухгалтерський облік ведеться у спеціалізованій програмі 1С. Відповідно до встановлених правил бухгалтерські проводки за корпоративними картками враховуються у спеціалізованому рахунку номер 55. За пластиковими картками проводки виглядатимуть так:

Д-т 55.04, К-т 51 - надходження коштів на карті рахунок;
Д-т 71.01, К-т 55.04 – видаткова операція;
Дп 91.02, К-т 55.04 – комісійний збір у кредитно-фінансовій організації.

Переваги платіжних корпоративних карток

Насамперед слід зазначити те що, що платіжна карта – це універсальний платіжний інструмент, який можна використовувати біля Росії і її межами. Особливо це актуально для підприємств, які часто відряджають своїх працівників за кордон. Адже в даному випадку їм немає потреби здійснювати обмін валюти для оплати товарів та послуг в іноземній валюті, конвертація здійснюється автоматично.

Також у пластикових корпоративних карток є й інші явні переваги:

Керівництво чи посадовій особі компанії немає потреби щоразу звертатися до банку для того, щоб отримати необхідну суму для тих чи інших витрат, у тому числі при оформленні відрядження для працівників.
Обслуговування корпоративних карток обходиться дешевше, ніж комісія за отримання коштів у банку.
Достатньо у банку відкрити один картковий рахунок та отримати кілька платіжних карток для співробітників, які за боргом служби виконують видаткові операції на потреби компанії.
Завдяки пластиковим карткам легко відстежити витрати співробітників.
Здійснити поповнення карткового рахунку можна кількома способами, у тому числі й віддалено за допомогою інтернет-сервісів.
За допомогою банківських карток отримувати готівку можна в будь-який час доби, тому що банкомати працюють цілодобово, а ось банківські відділення за певним графіком.
За наявності корпоративної картки процедура отримання коштів співробітниками значно спрощують роботу бухгалтерії, для отримання готівки достатньо під розписку отримати пластикову картку, процедура оформлення видачі готівки більш тривала.
Нарешті, остання перевага – це безпека, адже кошти на картковому рахунку надійно захищені від шахрайських дій з боку третіх осіб, їх практично неможливо вкрасти, навіть при втраті картки і легко заблокувати і перевипустити.

До речі, основна перевага картки в тому, що достатньо один раз звернутися до банку та написати заяву на випуск у майбутньому протягом 3 років, можна їй користуватися без додаткового відвідування кредитно-фінансових організацій. Потім, після закінчення терміну дії, можна замовити новий пластик.

Таким чином, для кожного підприємця буде очевидним, для чого потрібні корпоративні карти. Вони дозволяють ретельно відстежувати витрати співробітників, скоротити час на процедуру видачі готівки для здійснення видаткових операцій. Крім того, отримати банківський пластик буде просто та швидко у будь-якому комерційному банку.

Корпоративна карта може оформлятися для здійснення дрібних покупок для поточних потреб підприємства або користування нею службовими поїздками. Карти випускаються у трьох варіантах:

Дебетові– цей платіжний інструмент дозволяє користуватися грошима, які були зараховані на прив'язаний до пластику рахунок. Якщо наявного залишку користувачеві недостатньо, у нього не буде можливості взяти додаткові кошти у банку в борг.
Кредитні– обслуговуючою банківською установою встановлюється ліміт по карті, в межах якого користувачі можуть здійснювати оплату покупок.
Дебетові картки з можливістю отримання овердрафту.Розраховуючись такою карткою, корпоративні клієнти можуть використовувати не тільки наявні на рахунку ресурси, а й кредитний ліміт, що банк виділив. Позики будуть погашатись автоматично при першому надходженні коштів на картку.

Особливості розрахунків по корпоративній карті

Випущена фінансовою організацією корпоративна картка залишається у неї у власності, а гроші на ній належать компанії, для якої випущено пластик. Клієнт отримує повноваження тільки щодо використання пластику картки в розрахунках, здійснення операцій із зарахування та витрачання коштів за картрахунком. Виданий банком пластик картки не припадає підприємством в обліку.

ВАЖЛИВО!До податкової інспекції повідомляти про відкриття корпоративної картки (дебетової чи кредитової) підприємство не зобов'язане. Ця функція покладена на банківські установи, які надають послугу з випуску та обслуговування таких платіжних продуктів.

Працівники повинні подавати роботодавцю письмові звіти про рух по корпоративній карті в кожному випадку переведення в готівку коштів з неї або проведення видаткових операцій з її допомогою. Грошові ресурси, перекладені такий тип карт, відбиваються у обліку підприємства у складі підзвітних сум. Відповідальні працівники, яким надано право розпорядження корпоративною карткою, зобов'язані:

із встановленою на підприємстві періодичністю складання звітів щодо руху коштів за корпоративними картками представляти підсумковий звіт (організація може розробити власний шаблон звіту або пропонувати співробітникам заповнити);
зберігати всі документи, що підтверджують проведення кожної операції, і прикладати їх до звіту (чеки, акти, накладні).

Бухгалтерія після отримання звітів від відповідальних посадових осіб про витрачання коштів із корпоративних карток звіряє дані з банківськими виписками. При виявленні нестач, пов'язаних з необґрунтованою або нецільовою витратою коштів із корпоративної картки, суму збитку підприємство може утримати зі співробітника при виконанні низки умов:

величина заподіяної діями відповідальної особи шкоди може бути достовірно визначена;
винність конкретного працівника доведено документально;
керівником компанії за підсумками внутрішнього розслідування видано наказ про стягнення суми недостачі;
з моменту фіксації факту виникнення недостачі або шкоди до дня видання наказу про утримання із зарплати винного певної суми пройшло не більше місяця;
передбачувані утримання не заперечуються винною особою.

ВАЖЛИВО! За допомогою корпоративних карток не можна видавати працівникам заробітну плату та соціальну допомогу.

Кількість корпоративних карток одного підприємства не обмежується. Організація може замовити в банку кілька іменних карток або безіменних, прив'язати їх до одного чи різних рахунків. Для кожного пластику є можливість обмеження суми витрат шляхом встановлення індивідуальної величини ліміту.

За допомогою корпоративної картки можна здійснювати такі витрати:

оплата витрат працівників, які перебувають у відрядженні;
реалізація переказів на користь комунальних служб;
проведення розрахунків із контрагентами;
закупівля малоцінних активів;
оплата рахунків послуги, безпосередньо пов'язані з господарської діяльністю підприємства.

Порядок розрахунків та ліміт витрат

Щоб працювати з картами всередині компанії була налагодженою, рекомендується відстежувати порядок використання ресурсів корпоративних карток співробітниками. Для цієї мети можна затвердити локальний акт, що регламентує схему розрахунків за карткою та періодичність складання звітів з витрачених грошей.

Внутрішній регламент користування корпоративною карткою виконує низку завдань:

мінімізує ризики виникнення спорів із податковими інстанціями у питаннях зняття готівки з карток;
затверджує перелік ситуацій, у яких роботодавець має право пред'явити претензії відповідальному співробітнику за нецільову витрату грошей, виявлені нестачі чи зловживання;
робить максимально прозорим та зрозумілим процес утримання нестач по карті з винних осіб.

У затверджених на підприємстві правилах використання корпоративних карток необхідно зафіксувати ліміти по різним типамвидаткових дій, затвердити список допущених до грошей на пластиці працівників та встановити тимчасові рамки таких допусків. У локальному акті має бути наведено шаблон звіту про витрачання коштів із картки, терміни його здачі до бухгалтерії. Співробітники, які мають право здійснення розрахунків за допомогою корпоративних карток, обов'язково оформлюють розписку про збереження ПІН-коду до пластику в таємниці від третіх осіб.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ!У внутрішньому положенні про порядок використання корпоративних платіжних карток необхідно передбачити розділ для опису заходів відповідальності за порушення фінансового характеру для персоналу, допущеного до користування корпоративними пластиковими картками.

Якщо компанія відкрила кредитну картку або дебетову з овердрафтом, то встановлений ліміт грошей може бути збільшений за рахунок ресурсів обслуговуючого банку. І тут у підприємства з'являться кредитні зобов'язання перед фінансовою установою.

ПАМ'ЯТАЙТЕ! Кредит відноситься до групи отриманих тільки після того, як готівкові або безготівкові кредитні гроші пройшли процедуру списання. Саме в цей момент і мають бути відображені у бухгалтерському обліку короткострокові кредитні зобов'язання у сумі використаного кредитного ліміту.

На підзвітних осіб за умови використання корпоративних карток не поширюються норми лімітів, встановлені Центробанком в Вказівці від 07.10.2013 р. №3073-У.

Облік, проведення

Факт видачі співробітнику платіжної корпоративної картки має відображатися у бухгалтерських записах компанії. Проводки складаються за наявності здійснених операцій з використанням такого типу карток. Усі розрахунки із застосуванням цих платіжних інструментів показуються на 55 рахунку. Дані із звітів осіб, допущених до витрачання коштів із карток, заносяться на 71 рахунок. Аналітика ведеться з розбивкою на карткові рахунки та окремо по кожній підзвітній особі.

Усі операції в обліку можуть відображатись через такі кореспонденції:

Д55 - К51- Кошти на картковому рахунку були поповнені з розрахункового рахунку компанії.
Д55 - К66- З'явилися кредитні зобов'язання перед банком внаслідок перевитрати наявних ресурсів на кредитній корпоративній картці.
Д91 - К55– відбулося списання коштів із корпоративної картки у рахунок оплати комісійної винагороди банку.
Д71 - К55– працівником здійснено видаткову операцію із застосуванням корпоративної картки.
Д25 (або 26, 60, 10, 44, 76) - Д71зазначені у звіті підзвітної особи суми прийнято до обліку.
Якщо було задіяно кредитний ліміт, нараховані за ним відсотки показуються проводкою Д91 - К66.
Д66 - К55– кредит по корпоративній картці погашено.

Якщо кошти на картрахунку поповнюються іноземною валютою, їх залишки на звітні дати мають бути переоцінені. Курсові різниці, що виникають при цій процедурі, показуються на 91 рахунку.

За відсутності у бухгалтерії компанії оперативного доступу до банківських виписок за картковими рахунками записи в обліку робляться за участю 57 рахунків:

Д71 - К57– здійснено витрату з картки підзвітною особою;
Д57 - К55– відображено дані зі звіту підзвітної особи та банківської виписки про витрачання коштів із корпоративної картки.

Остання проводка створюється датою отримання документів, що підтверджують рух за рахунком, з обслуговуючої фінансової установи. Якщо співробітник не зміг документально обґрунтувати здійснені ним з картки витрати, то витрати показуються за випискою банку проведенням Д73 - К55. Ці суми мають бути або підтверджені працівником, щоб встановити факт їх економічної доцільності, або повернути відповідальною особою.

Компанії, як і пересічні громадяни можуть оплачувати свої витрати з допомогою банківських карток. Однак, незважаючи на всю зручність такої схеми, є деякі складнощі в оформленні та обліку даних витрат. Їх і спробуємо розглянути.

Стас Білий, Клерк.

Для того, щоб оформити платіжну картку на фірму, потрібно укласти договір з банком. Більшість кредитних організацій надають такі послуги. Однак, якщо договір із банком укладає організація (клієнт), то власником банківської картки є фізична особа, яка виступає у ролі уповноваженого представника фірми. Це може бути як директор компанії, так і будь-яка інша людина. Саме його ім'я, а не назва фірми, буде вказано на карті.

Юридичні особи можуть відкривати на своїх співробітників два основні види карток. Перша – розрахункова карта, вона варта здійснення операцій її власником не більше встановленої банком суми коштів, розрахунки якими здійснюються з допомогою грошей підприємства, що є її банківському рахунку. Друга картка – кредитна. Розрахунки за такими картками здійснюються за рахунок коштів, наданих банком до встановленого ліміту відповідно до умов кредитного договору.

Таким чином, ці два види банківських карток відрізняються один від одного тим, що в першому випадку організація для отримання розрахункової банківської картки повинна заздалегідь перерахувати кошти на вже відкритий банківський рахунок або відкрити спеціальний картковий рахунок у банку. У другий випадок банк фактично надає організації кредит.

Клієнти (тобто фірми) укладають договір з кредитною організацією, в якому визначаються конкретні умови надання коштів для розрахунків за операціями, що здійснюються з використанням розрахункових карток, кредитних карток, порядок повернення наданих коштів, а також нарахування та сплати відсотків за зазначеними грошових коштів.

Утримувач картки, уповноважений компанією, може здійснювати операції з використанням кількох розрахункових та кредитних карток, виданих одним банком. За декількома рахунками клієнтів можуть здійснюватися операції з використанням однієї розрахункової картки або кредитної картки, виданої кредитною організацією - емітентом особі, уповноваженій клієнтом. Усе це має бути передбачено у договорі обслуговування із банком.

Кредитна картка оформляється безпосередньо на фізичну особу - власника картки, які можуть здійснювати з використанням розрахункових та кредитних карток наступні операції:

Отримання готівки;

Оплата витрат, пов'язаних з господарською діяльністю, у тому числі з оплатою витрат на відрядження та представницьких витрат, на території Російської Федерації;

Отримання готівки в іноземній валюті за межами території Росії;

Оплата витрат на відрядження та представницьких витрат в іноземній валюті за межами території РФ.

До речі, найчастіше фірми використовують банківські картки для оплати саме представницьких та витрат на відрядження.

Великий плюс таких операцій у тому, що у оплату товарів, робіт, послуг між організаціями не поширюється межа готівкових розрахунків - 60 тисяч рублів. Адже цей ліміт діє лише на готівку. А оплата товарів, робіт чи послуг у вигляді банківської картки «є інструментом безготівкових розрахунків».

В обліку

Підставою для складання розрахункових та інших документів для відображення сум операцій, які здійснюються з використанням платіжних карток, у бухгалтерському обліку є реєстр платежів або електронний журнал. І той та інший документ видає банк, причому реєстр зазвичай видається на папері, а журнал в електронному вигляді

Списання або зарахування коштів за картковими операціями здійснюється зазвичай не пізніше робочого дня, наступного за днем надходження до банку реєстру платежів або електронного журналу з єдиного розрахункового центру. Надалі ці документи можна отримати фірмою.

Це важливо!
Про оформлення картки фірма має повідомити податкову інспекцію. Як і про відкриття будь-якого іншого рахунку, компанія повинна повідомити податківців у десятиденний термін. Порушення цього терміну тягне за собою стягнення штрафу у вигляді п'яти тисяч рублів (пункт 1 статті 118 НК РФ).

Перерахування коштів на карткові рахунки слід відображати в обліку так:

Д 55 субрахунок «Спеціальний картковий рахунок» До 51 «Розрахунковий рахунок»
Перераховані кошти на банківський картковий рахунок із розрахункового рахунку

Д 55 субрахунок «Спеціальний картковий рахунок» До 52 «Валютний рахунок»
Перераховані кошти на банківський картковий рахунок із валютного рахунку

Сума винагороди, яку банк стягує за обслуговування спеціального карткового рахунку, є у бухгалтерському обліку операційними витратами та враховується за дебетом рахунку 91 «Інші доходи та витрати», субрахунок «Інші витрати».

У бухгалтерському обліку організації при оплаті послуг банку оформляється таке проведення:

Оплачено послуги банку

Проте найважче організувати аналітичний облік за субрахунком «Спеціальний картковий рахунок». Адже облік за цим субрахунком має бути організований у розрізі конкретних карткових рахунків, відкритих у тому чи іншому банку. Крім того, на аналітичний облік суттєво впливають умови випуску та використання банківських карток, які пропонують банк.

Так, наприклад, під час укладання договору банк може висувати умову наявності на рахунку організації незнижуваного залишку (страхового депозиту, що може бути використаний для розрахунків у виняткових випадках покриття перевищення платіжного ліміту). У цьому випадку доцільно використовувати субрахунки другого порядку «Спеціальний картковий рахунок – незнижуваний залишок» та «Спеціальний картковий рахунок – платіжний ліміт».

Якщо до спеціального карткового рахунку відкрито кілька карток, то будь-який власник може здійснювати операції з їх використанням у межах загального платіжного ліміту. У цьому випадку аналітичний облік власників картки не є обов'язковим до моменту видачі коштів підзвітній особі.

Якщо кожній розрахунковій карті відповідає окремий картковий рахунок, то при перерахунку коштів на спеціальний картковий рахунок до банку передається спеціальна відомість, що містить дані власників та номери карток, а також суми, що підлягають зарахуванню на кожну банківську картку. І тут аналітичний облік ведеться у межах власників випущених карт.

При відкритті банківської картки у валюті необхідно мати на увазі, що відповідно до Положення по бухгалтерського обліку«Облік активів та зобов'язань, вартість яких виражена в іноземній валюті» ПБУ 3/2000, затвердженим Наказом Мінфіну Російської Федерації від 10 січня 2000 року №2н «Про затвердження положення з бухгалтерського обліку «Облік активів та зобов'язань, вартість яких виражена в іноземній валюті» ПБУ 3/2000» (далі ПБУ 3/2000), іноземна валюта, яка перебуває на спеціальному картковому рахунку, має переоцінюватися на дату здійснення операції та на дату складання бухгалтерської звітності.

Виниклі курсові різниці враховуються з метою бухгалтерського та податкового обліку; причому в обох видах обліку суми курсових різниць вважаються позареалізаційними доходами (витратами). У бухгалтерському обліку курсові різниці відносяться на фінансові результати та відображаються за рахунком 91 «Інші доходи та витрати»:

Д 55 субрахунок «Спеціальний картковий рахунок» До 91 субрахунок «Інші доходи»
Відображено суму позитивної курсової різниці

Д 91 субрахунок «Інші витрати» До 55 субрахунок «Спеціальний картковий рахунок»
Відображено суму негативної курсової різниці

Під звіт

Гроші, списані з рахунку юридичної особи, вважаються виданими під звіт власнику банківської картки. Крім того, власник картки може використовувати платіжну картку і безпосередньо для зняття готівки. У цьому випадку працівник повинен надавати авансові звіти та документи, що підтверджують витрати. Якщо цього не зробив, а виписка банку свідчить у тому, що з карткового рахунку зроблено зняття готівки, бухгалтер організації відбиває заборгованість працівника організації так:

Д 73 «Розрахунки з персоналом» До 55 субрахунок «Спеціальний картковий рахунок»
Відображено списання готівки зі спеціального карткового рахунку, не підтверджене первинними документами.

При отриманні авансового звіту здійснені витрати (пов'язані з виробничою діяльністюорганізації) відображаються в загальному порядку. Якщо ж вироблені працівником організації витрати пов'язані з виробничої діяльністю організації, то останній повинен їх відшкодувати. Відшкодування працівником зазначених сум то, можливо вироблено двома шляхами: або працівник організації вносить готівкові кошти у касу організації, або організація суму збитків утримує із зарплати работника.