مشکلات بهینه سازی جریان اسناد در شرایط مدرن راه های بهینه سازی جریان اسناد درباره ایجاد یک کارگروه برای بهینه سازی جریان اسناد

به چه منظور سازمان ها اقداماتی را برای بهینه سازی جریان اسناد انجام می دهند؟ چه اقداماتی برای بهینه سازی جریان اسناد باید به عنوان سازمانی طبقه بندی شود؟ مسیرهای سند اهداف توسعه نمودارهای مسیر (نمودار بلوکی، نمودار). آیا می توان از نرم افزار برای توسعه نمودار مسیر استفاده کرد؟ وظیفه اصلی برگه فرم سند

V.F. یانکووایا،
Ph.D. ist علوم، دانشیار،
قائم مقام مدیر VNIIDAD

هر گونه فعالیت شرکت در اسناد منعکس می شود و برای بهبود کیفیت فرآیندهای تجاری، بهبود جریان اسناد، یعنی بهینه سازی آن ضروری است. بهینه‌سازی جریان اسناد به عنوان مجموعه‌ای از اقدامات سازمانی، فنی، نرم‌افزاری، سخت‌افزاری و طراحی سازمانی است که توسط یک سازمان انجام می‌شود.

بهینه سازی جریان اسناد به شما امکان می دهد:

تعیین ترکیب اسناد (انواع، انواع، اشکال اسناد) مورد استفاده سازمان در فعالیت های خود (به عنوان مثال، در اجرای وظایف، وظایف، فرآیندهای اداری و تجاری).
- تعیین ترکیب جریان اسناد سازمان و ساختار داخلی آنها.
- تنظیم مسیرهای حرکت اسناد در جریان اسناد، گروه های فردی (مجموعه) اسناد درگیر در اجرای عملکردها، وظایف، فرآیندهای اداری و تجاری.
- در صورت لزوم، پارامترهای زمانی برای عبور سند به عنوان یک کل در طول مسیر تعیین شده برای آن و (یا) پارامترهای زمانی برای انجام عملیات فردی در فرآیند جریان سند را تعیین کنید.

اقدامات سازمانی برای بهینه سازی جریان اسناد شامل توسعه قوانین قانونی نظارتی سازمان و اسناد روش شناختی است که الزامات، قوانین، توصیه هایی برای سازماندهی جریان اسناد را ایجاد می کند، هم برای سازمان به عنوان یک کل و هم در حوزه های فردی کار با اسناد یا برای انواع خاصی از اسناد. اسناد.

به عنوان مثال، هنگام کار با اسناد حاوی اطلاعات محرمانه، به عنوان یک قاعده، سازمان ها یک سیستم جریان اسناد امن ایجاد می کنند که در مقایسه با مدیریت دفتر باز (جریان اسناد) دارای ویژگی های بسیار خاصی است و توسط دستورالعمل های جداگانه برای جریان اسناد محرمانه تنظیم می شود. به همین ترتیب، برخی از سازمان‌ها موضوع تنظیم جریان اسناد را در فرآیند رسیدگی به درخواست‌های شهروندان یا در کار قراردادی حل می‌کنند، که در آن کل فرآیند از انعقاد قرارداد تا اجرای آن، از جمله اسناد همراه با این فرآیند، توسط یک سند تنظیمی جداگانه قابل تنظیم است. به عنوان مثال، مقررات مربوط به انجام کار قراردادی.

علاوه بر این، اقدامات سازمانی عبارتند از:

سازماندهی مناسب کار خدمات موسسه آموزشی پیش دبستانی؛
توزیع منطقی مسئولیت های عملکردی بین کارکنان خدمات آموزش پیش دبستانی؛
سازماندهی کار با اسناد در بخش های ساختاری.

با توجه به اینکه روند هدف افزایش مداوم حجم جریان اسناد است (طبق VNIIDAD که از سال 2007 بر جریان اسناد در دستگاه های اجرایی فدرال نظارت می کند، جریان اسناد سالانه 5-7٪ افزایش می یابد)، اطمینان از بهینه غیرممکن است. سازماندهی جریان اسناد فقط از طریق اقدامات سازمانی، در غیر این صورت باید تعداد کارکنان دفتر به طور مداوم افزایش یابد. اقدامات فنی و کار طراحی سازمانی برای بهبود جریان اسناد می تواند به این امر کمک کند.

در شرایط مدرن، استفاده از ابزار فنی نه تنها در مراحلی که به اصطلاح عملیات معمول (غیر خلاقانه) با یک سند انجام می شود، بلکه در جایی که کار خلاقانه با اسناد انجام می شود، امکان پذیر است.

ابزارهای فنی شامل تجهیزات اداری (کپی، تاشو، ماشین‌های علامت‌گذاری و غیره) و تجهیزات رایانه‌ای است که فرصت‌های فراوانی را برای تهیه اسناد، انجام تأییدیه الکترونیکی، اطمینان از جریان اسناد، سازماندهی ذخیره‌سازی سریع اسناد (با استفاده از فناوری رایانه، سازمان‌ها می‌توانند از الکترونیک استفاده کنند). سیستم های مدیریت اسناد، ویرایشگرهای متن و صفحه گسترده (ورد، اکسل و غیره)، ایمیل، فکس و سایر برنامه ها).

مسیر سند

یکی از ویژگی های اصلی جریان اسناد، مسیر اسناد است.

مسیر- این مسیری است که یک سند یا مجموعه ای از اسناد مرتبط به هم در هنگام حل یک کار خاص یا اجرای یک فرآیند اداری یا تجاری خاص طی می شود.

نقاطی که در این مسیر قرار دارند، مقاماتی هستند که سند(ها) از آن عبور می کنند، یعنی محل های کاری که عملیات با سند در آنجا انجام می شود، بنابراین وظیفه اصلی در سازماندهی جریان اسناد اطمینان از عبور سریع سند در کوتاه ترین و بیشترین زمان است. مسیر مستقیم با کمترین زمان، در این صورت از انجام عملیات مکرر و جابجایی های برگشتی سند که به دلیل ضرورت تجاری نباشد، مستثنی باشد.

برای حل این مشکل، سازمان ها کار طراحی سازمانی را انجام می دهند که طی آن بهینه ترین مسیرهای سند توسعه می یابد. به عنوان یک قاعده، چنین کاری هنگام اجرای سیستم های مدیریت اسناد الکترونیکی (EDMS) انجام می شود، زیرا بهینه سازی جریان اسناد یکی از شرایط اجرای موفقیت آمیز EDMS در یک سازمان است.

نتایج کار برای بهینه سازی جریان اسناد در اسناد مختلف ثبت می شود. چنین اسنادی عبارتند از:

جدول فرم های اسناد؛ نمودارهای مسیر و فناوری (نمودار بلوکی)؛ برنامه های جریان اسناد؛ طرح های حرکت سند و غیره

در اکثر موارد، هنگام تهیه این اسناد، از یک روش گرافیکی برای ارائه اطلاعات استفاده می شود، که این امکان را به شما می دهد که به وضوح و به صورت رسمی به اندازه کافی یا فقط حرکت سند (اسناد)، یا توالی عملیات انجام شده در طول را نشان دهد. اجرای هر کارکرد (وظیفه) یا فرآیند، و بر این اساس، حرکت اسنادی که در حل یک کار معین یا اجرای یک فرآیند استفاده می شود.

جدول فرم های اسناد

جدول فرم های اسناد فهرستی از فرم های اسنادی است که در فعالیت های یک سازمان استفاده می شود، با شرح وضعیت اسناد، مراحل اصلی تهیه و تصویب آنها.

برگه زمانی شامل تمام اشکال اسناد ایجاد شده در فعالیت های سازمان است، اما تصویر کاملی از مسیر اسناد ارائه نمی دهد، زیرا، به عنوان یک قاعده، تنها مهمترین و مهم ترین عملیات پردازش اسناد را از نقطه نظر نشان می دهد. نمای جریان اسناد، مانند تهیه سند(معمولاً کارنامه نشان دهنده بخش یا موقعیت کارمندی است که حوزه مسئولیت آن تهیه سند است) تایید (بازبینی) سند(برگه زمانی نشان دهنده بخش ها یا موقعیت های کارکنان درگیر در تصویب سند است) امضای (تصویب) یک سندو برخی دیگر

ضمناً برگه زمانی فقط شامل نام مدارکی است که در سازمان تهیه می شود و شامل فرم مدارک دریافتی سازمان نمی شود.

وظیفه اصلی برگه‌های اسناد، تعیین ترکیب فرم‌های اسناد مورد استفاده در سازمان در فرآیند مستندسازی فعالیت‌های آن است و از آنجایی که برگه‌های اسناد مورد تأیید رئیس سازمان است و سندی اجباری است. برای استفاده می توان آن را راهی برای بهینه سازی ترکیب اسناد (انواع، انواع، فرم اسناد) مورد استفاده در سازمان در نظر گرفت. از آنجایی که هیچ شکل واحدی از کارنامه وجود ندارد، هر سازمانی که کار مشابهی را انجام می‌دهد، می‌تواند بر اساس نیازهای خود و وظایفی که باید حل شود، شکلی از کارنامه را برای خود ایجاد کند.

بلوک دیاگرام ها

جریان سند را می توان با استفاده از نمودارهای مسیر (مسیریابی و فناوری)، نمودارها و بلوک دیاگرام ها به طور کامل نمایش داد.

هنگام ساختن نمودارهای مسیر و اپروگرام ها، لازم است که فناوری انجام هر نوع کار را به طور دقیق مطالعه کنید و مشخص شود که این کار از کجا شروع می شود (چه چیزی به عنوان مبنای شروع آن عمل می کند)، از چه چیزی تشکیل شده است، از چه چیزی تشکیل شده است. به مراحلی تقسیم می‌شود، کار چگونه تکمیل می‌شود، نتیجه نهایی آن به چه شکلی است، نحوه ثبت کامل آن یا شروع چرخه جدیدی از اجرای آن است.

طرح- یک نمایش گرافیکی از دنباله حل یک مسئله، که از نمادها برای نمایش عملیات، داده ها، جریان اسناد و غیره استفاده می کند.

نمودار بلوکی- نوعی نمودار که الگوریتم‌ها یا فرآیندهایی را توصیف می‌کند که در آن مراحل منفرد (پیوندهای فرآیند) به شکل بلوک‌هایی با اشکال مختلف که با فلش به هم متصل می‌شوند، نشان داده می‌شوند.

مدارها از نمادهای ویژه (بلوک هایی با اشکال مختلف) مطابق با GOST 19.701-90* استفاده می کنند، در اینجا برخی از آنها آورده شده است:

* GOST 19.701-90. "یک سیستم یکپارچه از اسناد برنامه. طرح های الگوریتم ها، برنامه ها، داده ها و سیستم ها. تعیین های مرسوم و قوانین اجرا." http://www.intemet-l.aw. ru/gosts/gost/28346/.

برای ایجاد فلوچارت ها از ابزارهای نرم افزاری مختلفی مانند MS Visio استفاده می شود. اما یک فلوچارت را می توان حتی در MS Word ترسیم کرد؛ برای این کار باید از شکل هایی استفاده کنید که عناصر فلوچارت ها را به تصویر می کشند.

هر بنگاهی با مشکل پردازش اسناد مالی و اقتصادی مواجه است. می توان آن را با کمک جریان اسناد سازمان یافته به طور موثر حل کرد.

جریان سند- این حرکت اسناد از مرحله ایجاد / دریافت آنها تا انتقال به گیرنده یا برای ذخیره سازی است.

برای ارزیابی کارایی جریان سند، از مشخصه ای مانند مسیر حرکت استفاده می شود. هدف هر جریان سند کوتاه کردن و بهینه‌سازی مسیر است تا هر سند ورودی در سریع‌ترین زمان ممکن به مجری خود برسد، اجرا شود و بیشتر (به گیرنده، به مدیر، به بایگانی) منتقل شود.

ناگفته های زیر وجود دارد قوانین برای سازماندهی موثر حرکت اسناد:

کاهش مراحل تصویب (تعداد مجریان). هر چه یک سند اجراکننده کمتری داشته باشد، سریعتر اجرا می شود. در برخی از شرکت ها، تمام اسناد دریافتی از خارج ابتدا به مدیر می رسد و او یک مجری را تعیین می کند. اغلب، یک سند قبل از اینکه به مجری فوری آن برسد، برای اهداف بازبینی از بسیاری از بخش ها عبور می کند.

چنین زنجیره طولانی حرکت اسناد به طور قابل توجهی زمان لازم برای تکمیل آن را افزایش می دهد، بنابراین مدیریت شرکت سعی می کند به وضوح مسئولیت ها و میزان مسئولیت را بین بخش ها توزیع کند.

نگهداری سوابق جریان اسناد که تاریخ دریافت و اجرا را نشان می دهد. در بیشتر موارد، این وظیفه به دبیرخانه ای واگذار می شود که ثبت اسناد ورودی و خروجی را حفظ می کند.
حفظ یک برنامه جریان اسناد (توسعه نمودارهای جریان اسناد). اغلب، مدیر چنین برنامه زمانی را در یک قانون نظارتی محلی تأیید می کند تا مجریان از مهلت های انجام وظایف خود مطلع شوند.

اسناد اصلی مالی و اقتصادی و ویژگی های آنها

بیایید اسناد مالی و اقتصادی زیر را در نظر بگیریم:

اطلاعات حسابداری؛
عمل آشتی حل و فصل متقابل؛
پروتکل اختلاف نظر در مورد عمل؛
گواهی انجام کار (خدمات)؛
عمل پذیرش و انتقال کالا (کارها، خدمات)؛
لیست بسته بندی؛
دستور پرداخت.

هر یک از این اسناد ویژگی های خاص خود را دارند و عملکرد خاصی را انجام می دهند.

اطلاعات حسابداری

با توجه به هنر. 313 قانون مالیات فدراسیون روسیه، گواهی حسابداری یک سند حسابداری اولیه است که در نظر گرفته شده است. برای اصلاح اشتباهات حسابداری و حسابداری مالیاتی.

برای اطلاعات شما

هیچ فرم واحدی از گواهی حسابداری برای شرکت های تجاری وجود ندارد، بنابراین آنها می توانند خود فرم سند را ایجاد کنند. فرم توسعه یافته باید در سیاست حسابداری یا سایر قوانین نظارتی محلی حاکم بر حسابداری گنجانده شود.

فرم یکپارچه توسط قانون فقط برای مقامات ایالتی، خودگردانی های محلی، نهادهای مدیریتی وجوه خارج از بودجه دولتی، موسسات دولتی (شهرداری) ارائه شده است (دستور وزارت دارایی روسیه مورخ 30 مارس 2015 شماره 52n ( اصلاح شده در 16 نوامبر 2016)). کد فرم سند "گواهی حسابداری" 0504833 است.

گواهی حسابداری یک شرکت تجاری باید حاوی جزئیات اجباری سند حسابداری اولیه باشد (طبق ماده 9 قانون فدرال 6 دسامبر 2011 شماره 402-FZ (در تاریخ 23 مه 2014 اصلاح شده) "در مورد حسابداری") :

عنوان سند؛
تاریخ تهیه سند؛
نام واحد اقتصادی که سند را تنظیم کرده است.
محتوای واقعیت زندگی اقتصادی؛
ارزش اندازه گیری طبیعی و (یا) پولی یک واقعیت از زندگی اقتصادی که واحدهای اندازه گیری را نشان می دهد.
نام موقعیت شخص (افراد) که معامله، عملیات و شخص یا افراد مسئول اجرای آن را انجام داده اند یا نام موقعیت شخص یا افراد مسئول اجرای رویداد انجام شده؛
امضای افراد با ذکر نام خانوادگی و حروف اول آنها یا سایر مشخصات لازم برای شناسایی این افراد.

مقررات حسابداری "اصلاح اشتباهات در حسابداری و گزارشگری" (PBU 22/2010)، مصوب 28 ژوئن 2010 شماره 63n وزارت دارایی روسیه (به عنوان اصلاحیه در 6 آوریل 2015)، نشان می دهد. دلایل انعکاس نادرست حقایق فعالیت اقتصادی در حسابداری:

استفاده نادرست از قوانین فدراسیون روسیه در مورد حسابداری و (یا) اقدامات قانونی نظارتی در مورد حسابداری؛
استفاده نادرست از سیاست های حسابداری سازمان؛
عدم دقت در محاسبات؛
طبقه بندی یا ارزیابی نادرست حقایق فعالیت اقتصادی؛
استفاده نادرست از اطلاعات موجود در تاریخ امضای صورتهای مالی؛
اقدامات غیرصادقانه مسئولان سازمان

روزی که اشتباهی در گزارش کشف شود، با صدور گواهی حسابداری قابل اصلاح اجباری است. حسابدار ارشد شرکت تصمیم می گیرد که ماهیت خطا تا چه حد در گواهی رمزگشایی شود..

مثال

شرکت Alpha LLC در ژانویه 2017 به کارمند Ivanov I. I. دستمزد اضافی به مبلغ 10000 روبل پرداخت کرد. (به کارت بانکی منتقل می شود). این خطا در فوریه 2017 کشف شد. کارمند موافقت کرد که داوطلبانه مبلغ اضافی را به صندوق نقدی شرکت بازگرداند.

برای تصحیح خطا، کامپایل شده است اطلاعات حسابداریبا محاسبه مقدار بیش از حد تعلق گرفته دستمزد:

بر اساس گواهی حسابداری، موارد زیر در حسابداری Alpha LLC انجام می شود:

بدهی حساب 20 "تولید اصلی" اعتبار حساب 70 "تسویه حساب با پرسنل برای دستمزد" - برگشت دستمزد بیش از حد تعلق گرفته.
بدهی حساب 70 "تسویه حساب با پرسنل برای دستمزد" اعتبار حساب 68 "محاسبات مالیات و هزینه ها" - برگشت مالیات بر درآمد شخصی که بیش از حد نگه داشته شده است.
بدهی حساب 50 "نقد" اعتبار حساب 70 "تسویه حساب با پرسنل برای دستمزد" - بازگرداندن دستمزدهای بیش از حد تعلق گرفته به میز نقدی شرکت توسط I.I. Ivanov.

ما مقدار مازاد انباشته شده حق بیمه را معکوس نمی کنیم، زیرا می توان آن را هنگام محاسبه حق بیمه برای ماه فوریه کسر کرد.

گزارش آشتی تسویه حساب های متقابل

عمل آشتی تسویه حساب های متقابل سندی است که برای دو شرکت ضروری است که تسویه حساب آنها را برای مدت معینی منعکس می کند که به شما امکان می دهد بدهی ها را کنترل کنید. طبق قوانین فعلی، تهیه چنین سندی ضروری نیست، اما اکثر سازمان ها آن را تهیه می کنند.

همچنین هیچ شکل واحدی برای عمل آشتی تسویه حساب های متقابل وجود ندارد. هر شرکتی حق دارد فرم خود را ایجاد کند و آن را در قانون نظارتی محلی تنظیم کننده حسابداری تأیید کند.

شرکت با امضای گزارش تطبیق با واقعیت بدهی موافقت کرده و متعهد به بازپرداخت آن می شود.. غالباً در دادگاه ها در مورد مسائل عدم پرداخت، اظهارنامه های مصالحه امضا شده و به درستی اجرا شده به دلیل تبدیل می شود.

طبق نامه خدمات مالیاتی فدرال روسیه مورخ 6 دسامبر 2010 شماره ШС-37-3/16955 "در مورد تأیید هزینه ها در قالب مبالغ مطالبات با محدودیت های منقضی شده"، قانون مصالحه وجود ندارد. سند حسابداری اولیه که تکمیل یک معامله تجاری را تأیید می کند، زیرا وضعیت مالی طرفین در این مورد تغییر نمی کند.

بخش حسابداری مسئول تهیه گزارش تطبیق است و سند توسط رئیس شرکت امضا می شود.

جزئیات مهم:قانون آشتی در دو نسخه (یک نسخه برای هر شرکت) تنظیم شده است. اعمال باید دارای مهر مؤسسات باشد.

توجه داشته باشید

داده های مربوط به بدهی ها باید برای هر دو شرکت مطابقت داشته باشد؛ در صورت مغایرت، اطلاعات مربوط به اختلافات در ارقام در انتهای سند ثبت می شود.

در نظر بگیریم قانون آشتیبرای دو شرکت - Alpha LLC و Verf JSC که پیمانکاران دائمی هستند.

Verf JSC با امضای گزارش آشتی، واقعیت بدهی را به نفع Alpha LLC تأیید می کند. وجود امضا و مهر مدیران حاکی از قوت قانونی عمل است، بنابراین در موارد شدید می توان از این سند در دادگاه برای جبران عدم پرداخت استفاده کرد.

پروتکل اختلافات در مورد عمل آشتی حل و فصل های متقابل

تهیه یک پروتکل اختلاف نظر برای گزارش آشتی خواست خود شرکت است. می توانید بدون تهیه یک سند اضافی انجام دهید: در عمل آشتی تسویه حساب های متقابل از طرف شرکت خود، داده های خود را نشان دهید و تراز نهایی را نمایش دهید و سپس در زیر جدول در بخش "بر اساس داده ها ..." بر روی اختلاف در داده ها تمرکز کنید، با مدیر امضا کنید و یک تمبر بچسبانید.

سپس، به صورت کارآمد، می توانید وضعیت فعلی را با طرف مقابل خود مرتب کنید و پس از حل مشکل، یک قانون جدید (تصحیح) امضا کنید که در آن مجموع مبالغ برای هر یک از طرفین همگرا می شود.

اغلب، شرکت ها سند جداگانه ای را تنظیم می کنند، به اصطلاح پروتکل اختلافات برای عمل آشتی تسویه حساب های متقابل، که در آن، مانند قانون آشتی، اطلاعات لازم در مورد شرکت، امضای مدیر و مهر شرکت الصاق می شود. جزئیات مهم:هیچ فرم یکپارچه ای برای این سند وجود ندارد، بنابراین می توان آن را به صورت رایگان جمع آوری کرد.

دلایل بی شماری برای مغایرت وجود دارد، از یک اشتباه تایپی ساده در وارد کردن داده ها. که در پروتکل اختلاف نظر در گزارش آشتینکات بحث برانگیز در داده های طرفین (مشابه پروتکل اختلاف نظر در قرارداد) را نشان می دهد.

گواهی پایان کار سندی است که واقعیت پایان کار (ارائه خدمات) را تأیید می کند که بر اساس آن می توان فاکتور پرداخت را صادر کرد. گواهی انجام کار ارائه می شود برای قراردادهای کاری(طبق ماده 720 قانون مدنی فدراسیون روسیه). می توان آن را در هر قراردادی برای انجام کار (ارائه خدمات) به عنوان ضمیمه مشخص کرد. در هر دو صورت اجرای چنین عملی الزامی است. گواهی انجام کار (خدمات)

گواهی پایان کار باید منعکس کننده داده های زیر باشد:

نام کامل مؤسسه (مشتری و پیمانکار) و مقامات مجاز (مدیران کل یا معاونان در مناطق) که بر اساس اساسنامه یا وکالتنامه مؤسسه اقدام می کنند (در این قانون وکالتنامه، تعداد و تاریخ صدور آن ذکر شده است). مهر و موم از دو شخص حقوقی مورد نیاز است (فقط در این مورد سند دارای قدرت قانونی خواهد بود).
تاریخ امضای گواهی پایان کار؛
نام کامل کارها (خدمات) مطابق با قرارداد؛
هزینه انجام کار (ارائه خدمات).

جزئیات مهم:داده های اضافی باید در مورد مهلت های برنامه ریزی شده و واقعی برای تکمیل کار، کیفیت، کمبودها و غیره ذکر شود.

در پایان سند ممکن است امضای نمایندگان خدمات مالی (رئیس بخش حسابداری، مالی یا برنامه ریزی اقتصادی) مسئول محتوای مالی گواهی پایان کار وجود داشته باشد.

بیایید تصور کنیم مدرک اتمام کاربین Alpha LLC و Sigma LLC.

گواهی پذیرش (گواهی تحویل، گواهی پذیرش) کار، خدمات یا کالا زمانی تنظیم می شود که در قرارداد مشخص شده باشد. برای واقعیت تحویل و پذیرش کالاهااغلب از بارنامه استفاده می شود، اما در برخی موارد، شرایط قرارداد نیاز به گواهی تحویل و پذیرش اضافی دارد.

گواهی پذیرش و انتقال کالا (کار، خدمات)

واقعیت تحویل و پذیرش آثار و خدماتمعمولاً با گواهی پایان کار رسمی می شود. در برخی از قراردادها به آن عمل پذیرش کار انجام شده (خدمات) یا عمل قبول و قبول کار انجام شده (خدمات) گفته می شود.

گزینه پر کردن را در نظر بگیرید عمل پذیرش و انتقال کالا(صندلی های چوبی از Alpha LLC تا Sigma LLC).

گواهی پذیرش ممکن است حاوی اطلاعات اضافی در مورد کیفیت محصول، عدم وجود شکایت، نقص و غیره باشد.

مهم است

فاکتورها، برگه های تحویل، رونوشت های وکالت نامه و سایر اسناد را می توان به عنوان ضمیمه عمل پذیرش و انتقال کالا استفاده کرد (در انتهای سند در قسمت "ضمائم" نوشته شده است).

هنگامی که کل دسته کالا به مشتری تحویل داده نمی شود، می توانید شماره هایی را به اقدامات اختصاص دهید و سوابق آنها را در شرکت خود نگه دارید.

لیست بسته بندی

برگه تحویل در نظر گرفته شده است برای ثبت فروش (تعطیلات) اقلام موجودی شخص ثالث. فرم بارنامه (TORG-12) در فرم‌های یکپارچه اسناد حسابداری اولیه برای ثبت عملیات تجاری، تأیید شده توسط قطعنامه کمیته آمار دولتی روسیه مورخ 25 دسامبر 1998 به شماره 132 موجود است.

از 01/01/2013، فرم های اسناد حسابداری اولیه موجود در آلبوم های فرم های یکپارچه اسناد حسابداری اولیه برای استفاده اجباری نیست (اطلاعات وزارت دارایی روسیه شماره PZ-10/2012)، بنابراین شرکت ها باید استفاده کنند. حق استفاده از فرم یکپارچه TORG-12 یا ایجاد فرم سند خود و تلفیق آن در سیاست های حسابداری شما.

زیرا لیست بسته بندیبه اسناد اولیه حسابداری اشاره دارد باید حاوی داده های زیر باشد:

عنوان سند؛
تاریخ تهیه سند؛
نام طرف مقابل (تامین کنندگان و گیرندگان)؛
نام محصول، مقدار و هزینه آن؛
امضای مقامات با ذکر نام خانوادگی و حروف اول؛
مهر و موم از هر دو شرکت

برگه تحویل در دو نسخه صادر می شود: یکی برای تامین کننده و دومی برای خریدار. بر اساس فاکتوری که به درستی انجام شده است، شرکت تامین کننده بهای تمام شده کالای فروش رفته را در حسابداری کسر می کند و شرکت خریدار کالاهای دریافتی را به ارزش مندرج در فاکتور سرمایه گذاری می کند.

همه سازمان ها می توانند فرم خود را توسعه دهند، اما شرکت هایی وجود دارند که هنوز به طور انحصاری TORG-12 را طراحی می کنند، بنابراین شما همچنان باید به یک فرم یکپارچه بازگردید. می توانید فرم خود را تفاوت چندانی با فرم یکپارچه نداشته باشید:

داده های مربوط به نوع و وزن کالا را حذف نمی کند(به عنوان یک قاعده، آنها حتی در هنگام ثبت نام TORG-12 خالی می مانند).
ستونی در مورد ادعای کیفیت یا کمیت وارد کنید. بر اساس این سابقه، می توانید یک سند جداگانه تنظیم کنید، به اصطلاح اقدام در مورد اختلاف کمیت و کیفیت در هنگام پذیرش اقلام موجودی (TORG-2) که برای استفاده از 01/01/2013 اجباری نیست.

اغلب، مشتریان درخواست صدور بارنامه برای کار یا خدمات می کنند که این نیز قابل قبول است. در این مورد، قرارداد و ضمائم آن نشان می دهد که کدام اسناد پس از اتمام کار (ارائه خدمات) تنظیم می شود.

جزئیات مهم:هنگام مطالعه قرارداد امضا شده، به فرمی که مشتری نیاز به تنظیم اسناد دارد، توجه کنید. این امر از سردرگمی در مرحله تحویل کالا (کارها، خدمات) جلوگیری می کند.

دستور پرداخت

دستور پرداخت عبارت است از دستور پرداخت کننده به بانکی که در آن حساب جاری دارد، مبنی بر واریز مقدار معینی پول به حساب جاری گیرنده (مجری قرارداد، فروشنده).

طبق مقررات مربوط به قوانین انتقال وجه، مصوب 19 ژوئن 2012 بانک روسیه به شماره 383-P (که در 6 نوامبر 2015 اصلاح شد؛ از این پس به عنوان مقررات شماره 383-P نامیده می شود)، پرداخت کننده بانک متعهد می شود وجه را به حساب بانکی پرداخت کننده (یا بدون افتتاح حساب بانکی پرداخت کننده) به گیرنده وجوهی که در دستور پرداخت کننده مشخص شده است، منتقل کند.

دستور پرداخت تنظیم، برای اجرا پذیرفته شده و به صورت الکترونیکی، روی کاغذ اجرا می شود.

توجه داشته باشید

دستور پرداخت برای تسلیم به بانک ظرف 10 روز تقویمی از روز بعد از روز تنظیم معتبر است.

فرم دستور پرداخت (کد 0401060) در پیوست آیین نامه شماره 383-ص آمده است. لیست و شرح جزئیات دستور پرداخت را می توانید در اسناد زیر مشاهده کنید:

پیوست 1 آیین نامه شماره 383-P;
دستور وزارت دارایی روسیه مورخ 12 نوامبر 2013 شماره 107n (در 23 سپتامبر 2015 اصلاح شده) "در مورد تصویب قوانین برای نشان دادن اطلاعات در جزئیات دستورات برای انتقال وجوه برای پرداخت پرداخت ها به سیستم بودجه فدراسیون روسیه"؛
دستور وزارت دارایی فدراسیون روسیه مورخ 23 سپتامبر 2015 شماره 148n "در مورد اصلاحات در دستور وزارت دارایی فدراسیون روسیه مورخ 12 نوامبر 2013 شماره 107n."

بیایید تصور کنیم نمونه تکمیل دستور پرداخت:

با استفاده از دستورهای پرداخت می توانید وجوه را انتقال دهید:

به بودجه های همه سطوح و به بودجه های خارج از بودجه؛
برای کالاهای ارسال شده، کار انجام شده، خدمات ارائه شده، برای پیش پرداخت کالا، کار، خدمات یا پرداخت های دوره ای؛
برای اهداف دیگری که توسط قانون یا توافق با مشتری پیش بینی شده است.

تمام مشخصات بانکی لازم برای پر کردن دستور پرداخت باید در قرارداد مشخص شود. اگر رابطه با شرکت قراردادی نیست، می توانید کارت شرکت (سندی که حاوی اطلاعات لازم در مورد طرف مقابل است) درخواست کنید.

بهینه سازی جریان اسناد

هر مدیری با سوال بهینه سازی جریان اسناد مواجه است، به خصوص زمانی که حجم آن هر روز افزایش می یابد. بهینه سازی باید با توزیع به افراد مسئول آغاز شود. هرچه مسیر کوتاهتر و تعداد اجراکنندگان کمتر باشد، سند سریعتر اجرا می شود.

مطمئناً هر بنگاهی با شرایطی مواجه شده است که نامه ای با درخواست اجرا حداکثر تا تاریخ معینی رسیده و زودتر از تاریخ ثبت این سند ارسالی در سازمان ارسال کننده باشد. این وضعیت دقیقاً به دلیل عملکرد نامنظم جریان اسناد ایجاد می شود.

علاوه بر اقدامات پیشنهادی، لازم است به تهیه اسناد داخلی به نام برنامه گردش اسناد و برگه فرم های سند یکپارچه توجه شود.

برنامه گردش اسناد مالی و اقتصادیشامل فهرستی از کارهای مربوط به ایجاد، تأیید و پردازش هر یک از اسناد اولیه، مجلات، دفاتر حسابداری، و غیره است. برنامه زمان بندی بخش های مسئول (یا مقامات خاص)، روابط آنها و مهلت های تکمیل کار را نشان می دهد.

در یک یادداشت

استفاده از برنامه جریان اسناد در مدیریت سازمانی به شما امکان می دهد هزینه های نیروی کار برای پردازش اسناد را کاهش دهید. این امکان پذیر است به دلیل:

افزایش مسئولیت مجریان برای رعایت مهلت های تنظیم و پردازش اسناد؛

شناسایی و حذف اسناد استفاده نشده (زائد) از جریان اسناد.

جدول فرم های یکپارچه اسناد در سازمانکتاب مرجعی است که اسناد و فرم های آنها را فهرست می کند. به عنوان ضمیمه خط مشی حسابداری، اشکالی از اسناد لازم برای فعالیت های مالی شرکت نیز وجود دارد. در این صورت، برگه زمانی شامل انواع اسناد (نه تنها مالی) خواهد بود که ثبت، ضبط یا اجرای آنها باید با فرکانس مشخصی انجام شود. به عبارت دیگر، گنجاندن اسناد یکبار مصرف در جدول زمانی معنی ندارد.

و در نهایت مهمترین مرحله بهینه سازی جریان اسناد آن است اتوماسیون. مدیریت اسناد الکترونیکی به شما امکان می دهد با صرفه جویی در کارتریج و کاغذ هزینه ها را کاهش دهید، زمان اجرای اسناد را کاهش داده و جستجو در پایگاه داده الکترونیکی را ساده می کند.

امروزه، بازار محصولات الکترونیکی تعداد زیادی برنامه ارائه می دهد که امکان تسهیل سیستم جریان اسناد در یک شرکت را فراهم می کند. با این حال، خرید یک محصول آماده از شخص ثالث ضروری نیست، زیرا همیشه اینطور است شما می توانید سیستم اتوماسیون خود را مناسب برای یک شرکت خاص توسعه دهید.

همانطور که در جاهای دیگر، اتوماسیون خاص خود را دارد سنگ های زیر آب. اول از همه، اینها نقص فنی هستند، به همین دلیل پایگاه داده اسناد مهم ممکن است ناپدید شوند. این بدان معنی است که شما باید نیاز به پشتیبان گیری از اطلاعات را به خاطر بسپارید (باید آن را روزانه یا هفتگی کپی کنید).

A. N. Dubonosova، معاون مدیر عامل در امور اقتصادی و دارایی

ارسال کار خوب خود در پایگاه دانش ساده است. از فرم زیر استفاده کنید

دانشجویان، دانشجویان تحصیلات تکمیلی، دانشمندان جوانی که از دانش پایه در تحصیل و کار خود استفاده می کنند از شما بسیار سپاسگزار خواهند بود.

اسناد مشابه

بررسی انواع و کارکردهای جریان اسناد. ویژگی های سازمانی و اقتصادی سازمان Raizhivsoyuz LLC. تجزیه و تحلیل سیستم جریان اسناد فعلی. فرآیند معرفی مدیریت اسناد الکترونیکی به ساختار مدیریتی یک سازمان معین.

کار دوره، اضافه شده در 2014/11/23

کار دوره، اضافه شده در 2014/12/25

مقررات حقوقی مدیریت اسناد، سیستم استانداردهای بین المللی. ویژگی های مدیریت اسناد الکترونیکی در خارج از کشور جهت های اصلی برای بهبود سازماندهی کار با اسناد در روسیه با در نظر گرفتن تجربه خارجی.

پایان نامه، اضافه شده در 2010/10/20

سیستم مدرن مدیریت دفتر. فعالیت های اداره سرزمینی آژانس مدیریت املاک فدرال در سن پترزبورگ، مشکلات و راه های بهبود سازماندهی جریان اسناد. توسعه سیستم های مدیریت سوابق الکترونیکی خودکار.

پایان نامه، اضافه شده 11/29/2012

اتوماسیون کارهای اداری و جریان اسناد در شرکت. مزایای سیستم های مدیریت اسناد الکترونیکی هدف، انواع و وظایف اصلی نرم افزار مدیریت اسناد الکترونیکی. مشخصات و فلسفه استانداردهای ITIL و COBIT.

کار دوره، اضافه شده در 2016/02/05

تجزیه و تحلیل سیستم های اتوماسیون اداری مدرن در سازمان ها و مدیریت اسناد الکترونیکی، ویژگی های طبقه بندی آنها. مشکلات اتوماسیون مدیریت اسناد الکترونیکی. مزایای پیاده سازی سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی.

کار دوره، اضافه شده در 2013/01/15

جنبه های نظری سازماندهی اسناد پشتیبانی برای مدیریت در یک موسسه مراقبت های بهداشتی. تفاوت بین کار اداری و جریان اسناد سیستم های اتوماسیون اداری غربی در روسیه. تجزیه و تحلیل جریان اسناد بیمارستان.

پایان نامه، اضافه شده 01/06/2013

هر گونه فعالیت یک سازمان در اسناد منعکس می شود و برای بهبود کیفیت فرآیندهای کسب و کار، بهبود جریان اسناد، یعنی بهینه سازی آن ضروری است. بهینه‌سازی جریان اسناد به عنوان مجموعه‌ای از اقدامات سازمانی، فنی، نرم‌افزاری، سخت‌افزاری و طراحی سازمانی است که توسط یک سازمان انجام می‌شود.

بهینه سازی جریان اسناد به شما امکان می دهد:

تعیین ترکیب اسناد (انواع، انواع، اشکال اسناد) مورد استفاده سازمان در فعالیت های خود (به عنوان مثال، در اجرای وظایف، وظایف، فرآیندهای اداری و تجاری).

تعیین ترکیب جریان اسناد سازمان و ساختار داخلی آنها.

تنظیم مسیرهای حرکت اسناد در جریان اسناد، گروه های فردی (مجموعه) اسناد درگیر در اجرای عملکردها، وظایف، فرآیندهای اداری و تجاری.

در صورت لزوم، پارامترهای زمانی برای عبور سند به عنوان یک کل در طول مسیر تعیین شده برای آن و (یا) پارامترهای زمانی برای انجام عملیات فردی در فرآیند جریان سند را تعیین کنید.

علاوه بر این، اقدامات سازمانی عبارتند از:

سازماندهی مناسب کار خدمات موسسه آموزشی پیش دبستانی؛

توزیع منطقی مسئولیت های عملکردی بین کارکنان خدمات آموزش پیش دبستانی؛

سازماندهی کار با اسناد در بخش های ساختاری.

از آنجایی که جریان اسناد یک فرآیند پیچیده تکنولوژیکی برای جابجایی اسناد از طریق نقاط (نمونه ها) است که در آن کار خلاقانه با اسناد (تهیه پیش نویس اسناد، تأیید اسناد، امضا (تصویب) و غیره) و پردازش فنی آنها (مرتب سازی اسناد) انجام می شود. پردازش برای ارسال از طریق پست، اسکن، ثبت، کپی، بررسی اولیه، انتقال از مرجعی به مرجع دیگر و...)، ساماندهی جابجایی اسناد به صورت بهینه تنها با استفاده از ابزار فنی امکان پذیر است. ابزارهای فنی شامل تجهیزات اداری (کپی، تاشو، ماشین‌های علامت‌گذاری و غیره) و تجهیزات رایانه‌ای است که فرصت‌های فراوانی را برای تهیه اسناد، انجام تأییدیه الکترونیکی، اطمینان از جریان اسناد، سازماندهی ذخیره‌سازی سریع اسناد (با استفاده از فناوری رایانه، سازمان‌ها می‌توانند از الکترونیک استفاده کنند). سیستم های مدیریت اسناد، ویرایشگرهای متن و صفحه گسترده (ورد، اکسل و غیره)، ایمیل، فکس و سایر برنامه ها).

مسیر اسناد

یکی از ویژگی های اصلی جریان اسناد، مسیر اسناد است. مسیر مسیری است که یک سند یا مجموعه ای از اسناد مرتبط به هم در هنگام حل یک کار خاص یا اجرای یک فرآیند اداری یا تجاری خاص از آن عبور می کند.

نقاط این مسیر مقاماتی هستند که سند (اسناد) از طریق آنها عبور می کند، یعنی محل های کاری که عملیات با سند انجام می شود، بنابراین وظیفه اصلی در سازماندهی جریان اسناد اطمینان از عبور سریع سند در امتداد آن است. کوتاه‌ترین و مستقیم‌ترین مسیر با کمترین زمان، با این امر باید عملیات‌های مکرر و جابجایی‌های برگشتی سند را که به دلیل ضرورت تجاری نباشد، حذف کرد.

نتایج کار برای بهینه سازی جریان اسناد در اسناد مختلف ثبت می شود. چنین اسنادی عبارتند از:

برگه فرم های اسناد؛

نمودارهای مسیر و فناوری (نمودار بلوکی)؛

برنامه های جریان اسناد؛

طرح هایی برای جابجایی اسناد و غیره

جدول فرم های اسناد

جدول فرم های اسناد فهرستی از فرم های اسنادی است که در فعالیت های یک سازمان استفاده می شود، با شرح وضعیت اسناد، مراحل اصلی تهیه و تصویب آنها. برگه زمانی شامل تمام اشکال اسناد ایجاد شده در فعالیت های سازمان است، اما تصویر کاملی از مسیر اسناد ارائه نمی دهد، زیرا، به عنوان یک قاعده، تنها مهمترین و مهم ترین عملیات پردازش اسناد را از نقطه نظر نشان می دهد. نمای جریان مدارک، مانند تنظیم سند (معمولاً در کارنامه واحد یا سمت کارمندی را نشان می دهد که حوزه مسئولیت او تنظیم سند است)، تأیید (تایید) سند (کارنامه نشان دهنده واحدها یا سمت های کارکنان درگیر در تصویب سند، امضای (تصویب) سند و برخی دیگر.

ضمناً برگه زمانی فقط شامل نام مدارکی است که در سازمان تهیه می شود و شامل فرم مدارک دریافتی سازمان نمی شود.

فلوچارت ها

نمودار یک نمایش گرافیکی از دنباله حل یک مسئله است که از نمادها برای نمایش عملیات، داده ها، جریان اسناد و غیره استفاده می کند.

فلوچارت نوعی نمودار است که الگوریتم‌ها یا فرآیندهایی را توصیف می‌کند که در آن مراحل منفرد (پیوندهای فرآیند) به صورت بلوک‌هایی با اشکال مختلف که با فلش به هم متصل می‌شوند، نشان داده می‌شوند.

نمودار جریان اسناد را می توان به صورت جدولی ارائه کرد که در ستون های سمت چپ آن عملیات و انواع اسناد همراه با این عملیات، سرفصل ستون ها نقاط عبور سند و در در فیلد جدول، حرکت سند (اسناد) با استفاده از نمادها و فلش ها نشان داده می شود.
در حال حاضر، در میان روش‌هایی که هدفشان بهبود جریان اسناد است، دو گروه برجسته هستند: بهبود فناوری جریان اسناد و کاهش حجم جریان اسناد.
گروه اول شامل کلیه مراحل انتقال اسناد در یک موسسه است: ایجاد مدل های جریان اسناد سازمانی، تهیه نقشه های مسیر فرآیند فن آوری، توسعه طرح های جریان اسناد منطقی، تهیه اپروگرام ها و سوابق اسناد، نمودارهای جریان اسناد و غیره.
راه‌های بهبود مؤثر فناوری جریان اسناد شامل بهینه‌سازی رویه‌ها برای تهیه و پردازش اسناد، ساده‌سازی بار اسناد در طول زمان به منظور توزیع یکنواخت‌تر آن است.
کاهش حجم جریان اسناد با تنظیم اسناد، کاهش تعداد اسناد داخلی، منطقی‌سازی اسناد، ایجاد سیستم‌های اسناد یکپارچه (UDS)، توسعه الزامات یکپارچه برای متون و استفاده همراه است. ارتباطات غیر اسنادی
شرط اصلی کاهش حجم اسناد، ساده سازی وقوع آنها است. روش اصلی ساده سازی فرآیند مستندسازی، یکسان سازی هر دو گروه جداگانه اسناد و کل سیستم مدیریت سوابق است. در عمل، این در ایجاد سیستم های مستندسازی مختلف بیان می شود که به طور دقیق ترکیب فرم های مستند مورد استفاده و مقررات استفاده از آنها را تعیین می کند. در جریان وحدت، پیوندها و اسناد غیرضروری که نیازهای امروزی را برآورده نمی‌کنند و صرفاً از روی عادت ایجاد می‌شوند، از زنجیره‌های مستند حذف می‌شوند.

همان نوع فرم های استفاده شده با یک فرم جایگزین می شود. ترکیب فرمهای یکپارچه در برگه اسنادی که توسط رئیس تأیید می شود و ماهیت هنجاری دارد ثابت می شود. کارنامه ممکن است نشان دهد: نام فرم سند، کد با توجه به OKUD یا طبقه بندی صنعت، تعداد دفعات تهیه، آدرس، ویزا، محل ثبت نام، روش پر کردن، مهلت، نیاز سالانه، مدت نگهداری. ممکن است ستون های دیگری وارد شود، به عنوان مثال، تاریخ ارسال و غیره. کارنامه سالانه بررسی می شود و تنظیمات مناسبی در آن انجام می شود تا تغییرات در وظایف و اهداف موسسه را منعکس کند.
بنابراین، یکسان سازی به شما امکان می دهد شکل گیری اسناد را ساده کنید و در نتیجه حجم جریان اسناد را کاهش دهید. تعیین نیاز سالانه برای هر فرم در کارنامه تولید فرم ها را محدود می کند.
معرفی سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی راه دیگری برای بهبود جریان اسناد است. در ارتباط با توسعه فناوری رایانه های الکترونیکی و معرفی سیستم های کنترل خودکار، امکان استفاده از مدیریت اسناد الکترونیکی فراهم می شود.

جهت‌های مدرن و امیدوارکننده برای بهبود پشتیبانی اسناد از مدیریت، از روند اجرای انبوه پیشرفت علمی و فناوری جدایی‌ناپذیر است. این دستاوردها، همراه با ایجاد انواع کیفی جدید از فناوری رایانه و ارتباطات، امکان حرکت به سمت فناوری اطلاعات اساساً متفاوت و بسیار مؤثرتر در سازمان‌های دولتی را بر اساس گنجاندن ارگانیک مجموعه‌ای از ابزارهای فنی در مدیریت ممکن می‌سازد. روند

EDMS شرکتی مدرن به شما این امکان را می دهد که رابط کاربری خود را مطابق با نیازهای مشتری سفارشی کنید. این امر، به عنوان مثال، هم در مورد طراحی بصری کارت های ثبت نام و کنترل - مهمترین ویژگی سیستم های اتوماسیون اداری و هم در مورد رسمی کردن فرآیندهای توسعه جمعی اسناد پیچیده (پروژه ها، مجموعه ها، مشخصات) با کنترل عملکرد اعمال می شود. انضباط. این انعطاف پذیری که به لطف اصل ماژولار ساخت یک EDMS به دست آمده است (هر ماژول تنها بخشی از توابع مرتبط را اجرا می کند، اما می تواند با ماژول های دیگر به راحتی کار کند) و پشتیبانی از استانداردهای صنعتی تعامل بین برنامه ای، طول عمر طولانی را برای مجموعه اطلاعات بر اساس EDMS

اتوماسیون اداری و سیستم جریان اسناد باید در یک شبکه کامپیوتری محلی عمل کند که رایانه های نصب شده در محل کار کارکنان واحدهای ساختاری درگیر در فرآیندهای فناوری کار اداری را به هم متصل می کند.

عملکردهای خودکار اصلی که سیستم باید ارائه دهد شامل موارد زیر است:

ثبت کلیه مکاتبات دریافتی، از جمله نامه ها، با ارسال بعدی مکاتبات برای رسیدگی به مدیریت سازمان یا بخش های ساختاری آن.

ثبت کلیه مکاتبات خروجی و اسناد داخلی آن؛

نوشتن اسناد موجود در پرونده مطابق با نامگذاری پرونده های اتخاذ شده در سازمان.

- نظارت بر اجرای دستورات؛

- جستجو برای اسناد

ایستگاه های کاری خودکار
طبق سیستم دولتی پشتیبانی اسناد مدیریت، اتوماسیون کار با اسناد با استفاده از رایانه های شخصی و ایستگاه های کاری خودکار (AWS) ایجاد شده بر اساس آنها انجام می شود.
یک ایستگاه کاری معمولی شامل کامپیوتری است که به شبکه متصل است و به تمام منابع محاسباتی و پایگاه های اطلاعاتی اسناد دسترسی دارد. بسته به شبکه، ایستگاه کاری ممکن است به منابع خارجی و پایگاه داده دسترسی داشته باشد.
برای ترکیب رایانه ها در یک مجموعه واحد، از خطوط ارتباطی مختلفی استفاده می شود: کابل (ارتباط از طریق کابل تلویزیونی)، فیبر نوری (ارتباط از طریق یک بسته انعطاف پذیر از فیبرها که در آن اطلاعات توسط پالس های نور منتقل می شود) و تلفن (ارتباط از طریق کابل). کابل تلفن).
هر ایستگاه کاری خودکار و همچنین شبکه، مطابق با سازمان خدمات مدیریت دفتر سازمان و مسئولیت های عملکردی خاص کارکنان توسعه می یابد. سیستم اتوماسیون اداری (بسته به جریان اسناد) وجود محل های کاری زیر را فرض می کند: ایستگاه کاری رئیس دفتر کار. ایستگاه کاری برای تهیه پیش نویس سند؛ ایستگاه کاری تایید
ابزارهای فنی مدرن اتوماسیون اطلاعات و فعالیت های مدیریتی عبارتند از:
1) رایانه های شخصی متحد شده در یک شبکه؛
2) ماشین تحریر الکترونیکی؛
3) سیستم های پردازش متن.
4) دستگاه های کپی؛
5) وسایل ارتباطی، تجهیزات تلفن؛
6) ابزارهایی برای خودکار کردن ورود اسناد بایگانی و بازیابی اطلاعات (اینها شامل رسانه های ذخیره سازی غیر سنتی است: دیسک ها و نوارهای مغناطیسی، میکروفیلم ها، دیسک هایی با ضبط نوری).
7) وسیله ای برای تبادل اطلاعات – ایمیل.
8) سیستم های اطلاعات ویدئویی؛
9) شبکه های کامپیوتری محلی؛
10) شبکه های یکپارچه موسسات.
الزامات زیر بر ایستگاه کاری خودکار مدیر تحمیل می شود: وجود پایگاه های اطلاعاتی که به طور مداوم با اطلاعات سریع و قابل اعتماد به روز می شوند. اطمینان از جستجوی سریع اطلاعات لازم در پایگاه داده؛ در دسترس بودن ابزارهای نرم افزاری که فعالیت های سازمانی و اداری را تنظیم می کند. اطمینان از ارتباط سریع با سایر منابع؛ امکان جمع آوری اسناد و تصمیمات در حافظه را فراهم می کند.
الزامات اصلی برای محل کار خودکار برای تهیه پیش نویس سند به شرح زیر است: امکان دسترسی به بانکی از متن های خالی و سیستم بازیابی خودکار اطلاعات. توانایی کار با پایگاه داده شخصی و سایر پایگاه های داده؛ فرصت های گفتگو با منابع اطلاعاتی اضافی؛ در دسترس بودن ابزار فنی برای چاپ اسناد.
سیستم های اداری الکترونیکی
سیستم اداری یک محیط نرم افزاری است که بر استفاده مشترک و هماهنگ از روش های الکترونیکی برای پردازش، ذخیره و انتقال اطلاعات متمرکز است.
محدوده وظایف سیستم دفتر الکترونیک:
1) اتوماسیون عملیات معمول، کاهش (یا حذف) جریان کاغذ؛
2) سازماندهی دسترسی همزمان به اسناد کاربران مختلف؛
3) انجام جستجوی مؤثر اطلاعات؛
4) اطمینان از سرعت بالا و کیفیت مورد نیاز در تهیه اسناد.
سیستم‌های اداری باید عملکرد مؤثر عملکردهای زیر را تضمین کنند:
1) ورود، تهیه و ویرایش اسناد؛
2) ثبت اسناد؛
3) کار مشترک بر روی اسناد؛
4) کنترل بر اجرای اسناد.
5) ایجاد پایگاه های اطلاعاتی (ذخیره اسناد).
6) پذیرش و ارسال اسناد.
7) سیستم سازی اسناد، تشکیل پرونده ها؛
8) آماده سازی برای ذخیره سازی و ذخیره سازی آرشیوی فایل ها.
بیایید به چند سیستم اداری معمولی نگاه کنیم.
اتوماسیون اداری و سیستم مدیریت اسناد "Delo".
این سیستم از چرخه عمر کامل یک سند در یک سازمان پشتیبانی می کند: از ثبت اولیه آن تا از کار انداختن آن در بایگانی. کنترل اجرای اسناد را هم در سطح نویسنده قطعنامه و هم کنترل متمرکز با قابلیت تولید گزارش در مورد اجرای اسناد کنترلی را اجرا می کند و چاپ خودکار مجلات استاندارد، گواهینامه ها و خلاصه ها را فراهم می کند.
این سیستم شامل 2 محصول است:
1) "DELO-Enterprise" یک نسخه شبکه چند کاربره مبتنی بر DBMS Oracle یا MS SQL 7.0 است که برای اتوماسیون اداری در کل شرکت (موسسه) طراحی شده است.
2) "DELO-Secretary" یک نسخه تک کاربره با امکانات کامل است که همراه با موتور داده مایکروسافت (MSDE) DBMS است. طراحی شده برای خودکار کردن کار اداری سازمان های کوچک، از جمله در یک شبکه توزیع شده، ارائه تبادل از طریق ایمیل در سطح "اسناد خروجی و ورودی".
سیستم Delo مطابق با طرح جریان اسناد هر شرکت (با در نظر گرفتن ساختار سازمانی، حوزه فعالیت، محدوده موارد و طرح دسترسی به اسناد مختلف) پیکربندی شده است.
کار اداری در مدیریت شرکت با استفاده از سیستم خودکار جریان اسناد، طراحی شده برای حسابداری خودکار، پردازش، نگهداری و کنترل اجرای اسناد انجام می شود. اثربخشی سیستم بازیابی اطلاعات از طریق توسعه و استفاده از دایرکتوری های طبقه بندی حاصل می شود: انواع اسناد، خبرنگاران، مجریان، نامگذاری پرونده ها. در یک سیستم خودکار شرکتی، در آرایه های جستجوی آن، جستجو برای یک سند خاص با جزئیات آن، به ویژه بر اساس عنوان، نوع، تاریخ، شماره، یا بر اساس زمینه (با هر کلمه یا عبارت موجود در عنوان متن سند یا در حاشیه نویسی). در این مورد، عبارت جستجو می تواند حاوی هر ترکیبی از ویژگی های متنی باشد.
پایگاه داده کنترل بسته نرم افزاری بر اساس مهلت های اجرای اسناد، مجریان، توسط گروه های اسناد، به ویژه، اعمال و دستورالعمل های دستگاه های عالی دولتی، دستگاه های اجرایی فدرال و سایر دستگاه های دولتی، تصمیمات هیئت مدیره سیستماتیک می شود. و مدیریت، دستورات، دستورالعمل ها، صورتجلسات.
مدیریت اسناد الکترونیکی جریان اطلاعات را به حداقل ممکن کاهش می دهد، هزینه جمع آوری، پردازش و انتقال اطلاعات را با استفاده از آخرین فناوری ها برای خودکارسازی این فرآیندها ساده و کاهش می دهد.
با توجه به این واقعیت که جریان اسناد منعکس کننده سیستم مدیریت است و به آن اجازه می دهد به وضوح دیده شود، تجزیه و تحلیل جریان اسناد برای بهبود کار دستگاه مدیریت بسیار مهم است.
در یک شرکت، کار برای بهبود جریان اسناد از تجزیه و تحلیل جریان اسناد موجود جدا نیست. متأسفانه، در عمل مفاهیم "بهبود جریان اسناد" و "کاهش تعداد اسناد" اغلب معادل سازی می شوند. این فقط تعداد اسناد و حجم گزارش نیست. تعیین اینکه آیا این اسناد توسط شرکت مورد نیاز است یا خیر و اینکه چگونه به طور موثر برای اهداف مدیریت تولید عملیاتی استفاده می شوند، مهم است. تجربه نشان می دهد که همیشه نیازی به کاهش تعداد اسناد و حجم گزارش نیست. اغلب توصیه می‌شود که مسیر ساده‌سازی اسناد و همچنین سیستم‌سازی و مکانیزه کردن گزارش‌ها را دنبال کنید. سازماندهی مناسب جریان اسناد یکی از مهمترین معیارهای موفقیت در کار تلقی می شود.

هنگام بهینه سازی جریان اسناد، یک رویکرد یکپارچه ترجیح داده می شود، زیرا تغییرات ایجاد شده در یک زمینه کاری ممکن است باعث ایجاد مشکلات در حوزه دیگر شود. گاهی اوقات ساده کردن کار می تواند منجر به تضعیف کنترل شود. توزیع مجدد وظایف کارکنان ممکن است منجر به بدتر شدن کیفیت کار و غیره شود.

ایجاد یک سیستم مدیریت اسناد موثر شامل مراحل زیر است:

1. راه اندازی کار خدمات پشتیبانی اسناد برای مدیریت شرکت (توسعه مقررات، دستورالعمل ها و سایر اسناد تنظیم کننده کار این سرویس).
2. تجزیه و تحلیل جریان اسناد شرکت مشتری و بهینه سازی آن (تجزیه و تحلیل تمام مراحل جریان اسناد و توسعه برنامه ای برای بهینه سازی آن).
3. بررسی انطباق با GOST ها، قوانین جریان اسناد و سایر اسناد نظارتی اسناد استاندارد و فرم های شرکت (مطالعه کلیه اسناد، تشخیص خطا در طراحی آنها، توسعه اسناد جدید مطابق با ادبیات نظارتی).
4. بررسی مدیریت سوابق پرسنل و بهینه سازی آن (بررسی اسناد پرسنلی و مطابقت آنها با قانون، نتیجه گیری در مورد وضعیت مدیریت سوابق پرسنل، توسعه و اجرای برنامه برای تنظیم آن).
5. سازماندهی ذخیره سازی اسناد سازمانی (توسعه اقدامات مربوط به ذخیره سازی آرشیوی اسناد).

این کار با تنظیم واضح مسیرهای اسناد با بررسی نگهداری کلیه عملیات و هدفمندی کلیه حرکات، حرکت منطقی و کارآمد اسناد سازمانی را در کوتاه ترین مسیر با حداقل زمان و کار تضمین می کند. امکان سنجی و منطق انجام انواع کارها از نقطه نظر چگونگی کمک آنها به بهینه سازی پشتیبانی اطلاعاتی تصمیمات مدیریت، کارایی و دقت اجرای آنها ارزیابی می شود.

فصل سوم. تجزیه و تحلیل سازمان جریان اسناد اداره

منطقه شهری اوست-ایشیم در منطقه اومسک

پایگاه پژوهشیبه مدیریت ناحیه شهری اوست-ایشیم در منطقه اومسک انتخاب شد. برای نشان دادن واضح تر وضعیت و توسعه جریان اسناد، دو سال کنترل انتخاب شدند - 2012، 2013.

3.1 مشخصات کلی موسسه

هدف کار نهایی صلاحیت، سیستم جریان اسناد اداره منطقه شهرداری اوست-ایشیم در منطقه اومسک است. منطقه Ust-Ishimsky بخشی از منطقه Omsk است. روستای Ust-Ishim (که در سال 1631 توسط قزاق ها تأسیس شد) مرکز اداری منطقه Ust-Ishim است. محل سازمان: 646580 منطقه اومسک، روستا. اوست - خ ایشیم. سووتسکایا 33

مانند همه مؤسسات در کشور، اداره ناحیه شهرداری اوست ایشیم فعالیت های خود را با اسناد قانونی اساسی، قوانین فدرال تنظیم می کند.

منشور منطقه شهرداری اوست ایشیم مطابق با قانون اساسی فدراسیون روسیه، قانون فدرال "در مورد اصول کلی سازماندهی خودگردانی محلی در فدراسیون روسیه" (به معنای قانون فدرال 6 اکتبر 2003 است. N 131-FZ "در مورد اصول کلی سازماندهی خودگردانی محلی در فدراسیون روسیه ".) و قوانین منطقه اومسک مبنایی را برای سازماندهی خودگردانی محلی در قلمرو منطقه شهرداری ایجاد می کند. شرایط قانونی و اقتصادی اجرای آن، اختیارات و رویه فعالیت ارگانها و مقامات دولتی محلی، اشکال، رویه و ضمانت های مشارکت مردم در حل و فصل مسائل مهم محلی.

تعداد کارکنان سازمان 32 نفر می باشد.

3.2 الگوی ترافیک و فناوری پردازش اسناد

جریان اسناد یک پیوند مهم در سازماندهی کار اداری اداره منطقه شهرداری اوست ایشیم است، زیرا نه تنها مقامات انتقال اسناد، بلکه سرعت حرکت اسناد را نیز تعیین می کند. در کار اداری، جریان اسناد به عنوان پشتیبانی اطلاعاتی برای فعالیت های دستگاه مدیریت، مستندسازی آن، ذخیره سازی و استفاده از اسناد ایجاد شده قبلی در نظر گرفته می شود.

اساس ساختار هر جریان سند، سند است. کلیه اسناد (سنتی روی کاغذ و رسانه های مغناطیسی) در یک مجموعه در مدیریت ناحیه شهرداری اوست ایشیم با رعایت قوانین مشخصات ارائه اطلاعات در هر یک از رسانه ها هماهنگ می شود.

روابط درون سازمان با جریان صحیح اسناد تعیین می شود. از جمله اسناد: سفارشات، قراردادها، اسناد حسابداری اولیه، گزارش ها، اظهارات و سایر اشکال.

جریان اسناد طوری طراحی شده است که نه تنها کنترل بر کار سازمان، بلکه اثربخشی فعالیت های آن را نیز تضمین کند.

بوروکراتیزاسیون بیش از حد جریان اسناد مانع از رشد کارایی می شود. کمبود یا سازماندهی نادرست جریان اسناد منجر به کاهش کیفیت و افزایش اتلاف وقت کارکنان می شود. در ارتباط با موارد فوق، پیشنهاد می‌شود تا تحلیلی از جریان اسناد سازمان انجام شود. این تجزیه و تحلیل مبتنی بر شناسایی مناطق "مشکل" جریان اسناد و بهینه سازی حرکت اسناد مطابق با سازماندهی منطقی کار است.

مرحله 1 تجزیه و تحلیل سازماندهی ساختار موسسه

مرحله 2 تجزیه و تحلیل ساختار جریان سند

مراحل روش تجزیه و تحلیل جریان اسناد در شکل 5 ارائه شده است

شکل 5 مراحل روش تجزیه و تحلیل جریان اسناد

طبق این طرح، در مرحله اول لازم است که بخش های اصلی، مجریان فردی که مسئول روند جریان اسناد در شرکت هستند، تعیین شوند. اساساً این وظیفه به کارکنان پذیرش رئیس سازمان محول می شود. در شرکت های کوچک، این کار به منشی سپرده می شود که اسناد را در مجلات ویژه ثبت می کند. همچنین باید در نظر داشت که با معرفی ابزارهای فنی در شرکت و همچنین استفاده از شبکه های محلی، چندین کارمند ممکن است مسئول روند گردش اسناد مشابه باشند: کسانی که در واقع با اسناد کاغذی کار می کنند و کسانی که با همان اطلاعات در شبکه کار می کنند.

پس از شناسایی بخش مسئول جریان اسناد در شرکت، لازم است زیرمجموعه بخش های تخصیص یافته مشخص شود و وظایف آنها بر اساس نوع کار انجام شده متمایز شود تا مدل جریان اسناد موجود در شرکت شکل گیرد.

در مرحله دوم، ساختار جریان اسناد شرکت تجزیه و تحلیل می شود.

توصیه می شود اسناد را بر اساس پشتیبانی مستندات در قالب یک جدول گروه بندی کنید. برای تجزیه و تحلیل دقیق تر، می توانید تعداد اسناد در گردش را به طور متوسط در هر ماه و در روز محاسبه کنید.

توصیه می شود اسناد داخلی را در زمینه عملکردهای مالی و خدماتی در نظر بگیرید.

تجزیه و تحلیل دقیق تر سفارشات، تقسیم آنها به سرفصل ها نیز امکان پذیر است:

بر اساس فعالیت اصلی؛

توسط پرسنل

برای شناسایی پویایی در حرکت اسناد، نرخ رشد اسناد ورودی، خروجی و داخلی شرکت با استفاده از فرمول (1) تعیین می شود.

Tr= ارزش شاخص برای سال آینده ____

ارزش شاخص برای سال قبل

گروه‌بندی اسناد مؤسسه بر اساس بخش‌های ساختاری به شما امکان می‌دهد تعیین کنید که کدام بخش‌ها بیشترین بار را با جریان اسناد دارند.

معیارهای تخصیص اسناد به یک بخش خاص به شرح زیر است:

برای اسناد ورودی و داخلی - بخشی که دستورالعمل های این سند را انجام می دهد یا مسئول بخشی که این سند به آن خطاب می شود.

برای اسناد خروجی - بخش یا مقامی که سند را تنظیم کرده است.

با توجه به روش ارائه شده، جریان اسناد سازمان را تحلیل خواهیم کرد. ما تجزیه و تحلیل سیستم جریان اسناد مدیریت ناحیه شهرداری اوست ایشیم را با تجزیه و تحلیل ساختار سازمانی موسسه آغاز خواهیم کرد.

مدیریت در موسسه بر اساس ساختار مدیریتی خطی-عملکردی بنا شده است. فعالیت های همه بخش ها توسط رئیس ناحیه شهرداری اوست ایشیم اداره می شود.

ما ساختار سازمان را در شکل 6 ارائه می کنیم. [پیوست 2]

ساختار مدیریت ناحیه شهرداری اوست ایشیم خطی-عملکردی است. این سازمان توسط رئیس بخش رهبری می شود. معاونان و رؤسای ادارات مستقیماً به رئیس منطقه گزارش می دهند.

هنگام تجزیه و تحلیل ساختار سازمانی مدیریت ناحیه شهرداری اوست ایشیم، توجه به موارد زیر ضروری است: رئیس اداره دارای 5 معاون است. هر یک از معاونان با گروه خاصی از کارمندان مرتبط است که تابع او هستند.

این به شما امکان می دهد تا به طور منطقی کار را با اسناد مربوط به فعالیت های موسسه بین کارمندان توزیع کنید و از این طریق سرعت آماده سازی ، پردازش و اجرای آنها را افزایش دهید. اما در اینجا لازم است موارد زیر را در نظر بگیریم: اگر یک کارمند حداقل برای مدتی (مثلاً یک سفر کاری یا به دلیل ناتوانی) از روند کار "بیافتد" ، پس بار کار سایر کارمندان ناگزیر است. افزایش می یابد و این به نوبه خود ممکن است به بهترین عواقب منجر نشود. مثلاً اگر مهلت تنظیم سند رعایت نشود، اجرای آن به تأخیر می افتد. و این در حال حاضر می تواند به یک "ترمز" برای برخی از فرآیندهای بعدی تبدیل شود. بنابراین، نتیجه گیری خود را نشان می دهد: سرعت جریان اسناد و تصمیم گیری در مورد موضوعات مختلف به توزیع شایسته کار و آمادگی کارکنان برای اقدام سریع بستگی دارد.

در تمامی بخش ها، ساختار سازمانی و مدیریتی و شرح وظایف هر یک از کارکنان تدوین و تصویب شده است.

در اداره منطقه شهرداری اوست ایشیم، واحد خاصی مسئول مؤسسه آموزشی پیش دبستانی نیست، وظایف پشتیبانی اسناد برای مدیریت به بازرس کار دفتری محول می شود، علاوه بر بازرس کار اداری، مقدار مشخصی کار نیز انجام می شود. روی بازرس پذیرش می افتد. بازرسان مستقیماً به رئیس اداره گزارش می دهند. علاوه بر این، هر بخش (واحد ساختاری) یک کارمند مسئول برای کار با اسناد دارد.

برنج. 7 – ساختار تابعه در موسسه

توزیع وظایف اداری به شرح زیر است:

وظایف بازرس کار اداری:

2.1 دریافت و ثبت مکاتبات داخلی، ورودی و خروجی.

2-2 انتقال اسناد دریافتی به مجریان جهت اجرا و بررسی طبق مصوبات رئیس منطقه شهرداری یا معاون وی.

2.3 نظارت بر مهلت اجراي اسناد، تهيه معلومات رئيس اداره از رعايت مهلت اجراي اسناد وارده و درخواست شهروندان.

2.4 ارسال مدارک تهیه شده توسط متخصصین و ادارات اداره برای دریافت کنندگان.

2.5 انکشاف نامگذاری امور اداری و رساندن آن به اطلاع متخصصان و ادارات.

2.6 سازماندهی نگهداری اسناد مطابق با نامگذاری پرونده ها قبل از انتقال آنها به بایگانی شهرداری، صدور اسناد (پرونده ها) برای استفاده موقت، نظارت بر بازگشت به موقع آنها، اطمینان از ایمنی اسناد (موارد) در حین نگهداری.

2.7 تهیه اسناد اداری جهت ارائه به بایگانی شهرداری.

2.8 تنظیم موجودی فایل های ذخیره سازی دائم و موقت (به استثنای موجودی پرونده های پرسنلی).

2.9 تکثیر و کپی تصمیمات، دستورات مدیریت منطقه شهرداری و سایر اسناد.

2.10 انجام وظایف بازرس در پذیرایی رئیس ناحیه شهرداری در زمان غیبت وی.

2.11 اجرای سایر دستورات رئیس ستاد اداره در صلاحیت وی.

وظایف بازرس پذیرش:

موضوعات اصلی فعالیت بازرس عبارتند از:

2.12 کسب اطلاعات لازم برای رئیس ناحیه شهرداری از بخشهای ساختاری یا مجریان، دعوت از کارمندان به نمایندگی از وی.

2.13 سازماندهی مکالمات تلفنی سرپرست منطقه شهرداری.

2.14 سازماندهی پذیرایی از بازدیدکنندگان توسط سرپرست منطقه شهرداری.

2.15 ثبت نام از شهروندان متقاضی به سرپرست ناحیه شهرداری.

2.16 چاپ اسناد به رئیس بخشداری، رئیس ستاد مدیریت و در صورت لزوم به متخصصان ستاد مدیریت بخشداری شهرداری.

2.17 دعوت از روسای بنگاهها و سازمانهای ناحیه در جلسات و جلسات هیئت مدیره.

2.18 دریافت و ارسال پیام های تلفنی و فکس.

2.19 دریافت و ارسال ایمیل.

2.20 اطمینان از ایمنی اسناد رسمی در حال انجام.

شکل 8 ساختار جریان اسناد مدیریت ناحیه شهرداری اوست ایشیم را نشان می دهد. [پیوست 3]

بازرس مدیریت سوابق مستقیماً با رئیس اداره ارتباط برقرار می کند و اسناد ورودی و خروجی از وی را پردازش می کند و همچنین محتوای آنها را به کلیه بخش ها ابلاغ می کند. بر اساس این ساختار، مسئولین کار با اسناد ارتباط مستقیمی با رئیس اداره ندارند.

بهینه سازی جریان اسناد اجازه می دهد:

1. تعیین ترکیب اسناد مورد استفاده توسط سازمان در فعالیت های خود (به عنوان مثال، هنگام اجرای وظایف، وظایف، فرآیندهای اداری).

2. تعیین ترکیب جریان اسناد سازمان و ساختار داخلی آنها.

3. تنظیم مسیرهای حرکت اسناد در جریان اسناد، گروه های جداگانه اسناد درگیر در اجرای وظایف، وظایف، فرآیندهای اداری و تجاری.

4. در صورت لزوم، پارامترهای زمانی برای عبور سند به عنوان یک کل در طول مسیر تعیین شده برای آن و پارامترهای زمانی برای انجام عملیات فردی در فرآیند جریان سند را تعیین کنید.

اقدامات سازمانی برای بهینه سازی جریان اسناد در JSC "FESCO" شامل توسعه قوانین قانونی هنجاری و اسناد روش شناختی است که الزامات، قوانین، توصیه هایی را برای سازماندهی جریان اسناد، هم برای سازمان به عنوان یک کل و هم در حوزه های فردی کار با اسناد یا برای موارد خاص ایجاد می کند. انواع اسناد

به عنوان مثال، هنگام کار با اسناد حاوی اطلاعات محرمانه، یک سیستم جریان اسناد امن ایجاد کنید که در مقایسه با کارهای اداری باز (جریان اسناد) دارای ویژگی های بسیار خاصی است و توسط دستورالعمل های جداگانه برای جریان اسناد محرمانه تنظیم می شود. به همین ترتیب، موضوع تنظیم جریان اسناد را در فرآیند رسیدگی به درخواست‌های شهروندان یا در کار قراردادی حل کنید، که در آن کل فرآیند از انعقاد قرارداد تا اجرای آن، از جمله اسناد همراه با این فرآیند، می‌تواند توسط یک رگولاتوری جداگانه تنظیم شود. سند، به عنوان مثال، مقررات مربوط به انجام کار قراردادی.

علاوه بر این، اقدامات سازمانی عبارتند از:

1. سازماندهی مناسب کار خدمات موسسه آموزشی پیش دبستانی.

2. توزیع منطقی مسئولیت های عملکردی بین کارکنان خدمات آموزش پیش دبستانی.

3. سازماندهی کار با اسناد در بخش های ساختاری.

با توجه به اینکه روند عینی افزایش مداوم حجم جریان اسناد است، نمی توان سازماندهی بهینه جریان اسناد را تنها از طریق اقدامات سازمانی تضمین کرد، در غیر این صورت نیاز به افزایش مداوم تعداد کارکنان دفتر خواهد بود. اقدامات فنی و کار سازمانی و طراحی برای بهبود جریان اسناد می تواند به این امر کمک کند. از آنجایی که جریان اسناد یک فرآیند پیچیده تکنولوژیکی برای جابجایی اسناد از طریق نقاطی است که کار با اسناد و پردازش فنی آنها انجام می شود، تنها با استفاده از ابزار فنی می توان حرکت اسناد را به روشی بهینه سازماندهی کرد. در شرایط مدرن، استفاده از ابزار فنی نه تنها در مراحلی که به اصطلاح عملیات معمول (غیر خلاقانه) با یک سند انجام می شود، بلکه در جایی که کار خلاقانه با اسناد انجام می شود، امکان پذیر است.

ابزارهای فنی شامل تجهیزات اداری و تجهیزات رایانه ای است که فرصت های فراوانی را برای تهیه اسناد، انجام تأییدیه های الکترونیکی، اطمینان از جریان اسناد، سازماندهی ذخیره سازی سریع اسناد (با استفاده از فناوری رایانه، سازمان ها می توانند از سیستم های مدیریت الکترونیکی اسناد، ویرایشگرهای متن و صفحه گسترده (Word، Excel) استفاده کنند. ، ایمیل، فکس و سایر برنامه ها).

برای افزایش بهینه سازی جریان اسناد در یک سازمان، پیشنهاد می کنم بر روی بهبود فناوری های جریان اسناد و کاهش حجم آن تمرکز کنید.

وظیفه کاهش حجم جریان اسناد دو جنبه اصلی دارد - کاهش تعداد اسناد ایجاد شده و کاهش مصرف منابع برای تولید اسناد. طبیعتاً مهمترین جنبه اول است.

کاهش حجم جریان اسناد با تنظیم اسناد، کاهش تعداد اسناد داخلی، منطقی‌سازی اسناد، ایجاد سیستم‌های اسناد یکپارچه (UDS)، توسعه الزامات یکپارچه برای متون و استفاده همراه است. ارتباطات غیر اسنادی

شرط اصلی کاهش حجم اسناد، ساده سازی وقوع آنها است. روش اصلی ساده سازی فرآیند مستندسازی، یکسان سازی هر دو گروه جداگانه اسناد و کل سیستم مدیریت سوابق است.

در عمل، این در ایجاد سیستم های مستندسازی مختلف بیان می شود که به طور دقیق ترکیب فرم های مستند مورد استفاده و مقررات استفاده از آنها را تعیین می کند. در جریان وحدت، پیوندها و اسناد غیرضروری که نیازهای امروزی را برآورده نمی‌کنند و صرفاً از روی عادت ایجاد می‌شوند، از زنجیره‌های مستند حذف می‌شوند. همان نوع فرم های استفاده شده با یک فرم جایگزین می شود. به عنوان مثال، پس از یکسان سازی اسناد سازمانی و اداری، تعداد فرم های مورد استفاده 4 برابر کاهش یافت. لغو صدور دستور سفر نیز به کاهش میزان اسناد کمک می کند. ترکیب فرمهای یکپارچه در برگه اسنادی که توسط رئیس تأیید می شود و ماهیت هنجاری دارد ثابت می شود. کارنامه ممکن است نشان دهد: نام فرم سند، کد با توجه به OKUD یا طبقه بندی صنعت، تعداد دفعات تهیه، آدرس، ویزا، محل ثبت نام، روش پر کردن، مهلت، نیاز سالانه، مدت نگهداری. ممکن است ستون های دیگری وارد شود، به عنوان مثال، تاریخ ارسال و غیره. کارنامه سالانه بررسی می شود و تنظیمات مناسبی در آن انجام می شود تا تغییرات در وظایف و اهداف موسسه را منعکس کند.

بنابراین، یکسان سازی به شما امکان می دهد شکل گیری اسناد را ساده کنید و در نتیجه حجم جریان اسناد را کاهش دهید. تعیین نیاز سالانه برای هر فرم در کارنامه تولید فرم ها را محدود می کند.

همچنین، تعدادی از راه‌های بهبود مؤثر فناوری جریان اسناد شامل بهینه‌سازی رویه‌ها برای تهیه و پردازش اسناد، ساده‌سازی بار اسناد در طول زمان به منظور توزیع یکنواخت‌تر آن است.

در ارتباط با توسعه فناوری رایانه های الکترونیکی و معرفی سیستم های مدیریت خودکار، امکان استفاده از مدیریت اسناد الکترونیکی فراهم می شود که به نوبه خود یکی از راه های بهینه سازی جریان اسناد در یک سازمان است.

طبق سیستم دولتی پشتیبانی اسناد مدیریت، اتوماسیون کار با اسناد با استفاده از رایانه های شخصی و ایستگاه های کاری خودکار (AWS) ایجاد شده بر اساس آنها انجام می شود.

یک ایستگاه کاری معمولی شامل کامپیوتری است که به شبکه متصل است و به تمام منابع محاسباتی و پایگاه های اطلاعاتی اسناد دسترسی دارد. بسته به شبکه، ایستگاه کاری ممکن است به منابع خارجی و پایگاه داده دسترسی داشته باشد.

برای ترکیب رایانه ها در یک مجموعه واحد، از خطوط ارتباطی مختلفی استفاده می شود: کابل (ارتباط از طریق کابل تلویزیونی)، فیبر نوری (ارتباط از طریق یک بسته انعطاف پذیر از فیبرها که در آن اطلاعات توسط پالس های نور منتقل می شود) و تلفن (ارتباط از طریق کابل). کابل تلفن).

هر ایستگاه کاری خودکار و همچنین شبکه، مطابق با سازمان خدمات مدیریت دفتر سازمان و مسئولیت های عملکردی خاص کارکنان توسعه می یابد. سیستم اتوماسیون اداری (بسته به جریان اسناد) وجود محل های کاری زیر را فرض می کند: ایستگاه کاری رئیس دفتر کار. ایستگاه کاری برای تهیه پیش نویس سند؛ ایستگاه کاری تایید

ابزارهای فنی مدرن اتوماسیون اطلاعات و فعالیت های مدیریتی عبارتند از:

) رایانه های شخصی متحد شده در یک شبکه؛

) ماشین تحریر الکترونیکی؛

) سیستم های پردازش متن؛

) دستگاه های کپی؛

) وسایل ارتباطی، تجهیزات تلفن؛

) ابزارهایی برای خودکارسازی ورود اسناد آرشیوی و بازیابی اطلاعات (اینها شامل رسانه های ذخیره سازی غیر سنتی است: دیسک ها و نوارهای مغناطیسی، میکروفیلم ها، دیسک هایی با ضبط نوری).

) وسیله ای برای تبادل اطلاعات - ایمیل.

) سیستم های اطلاعات ویدئویی؛

) شبکه های کامپیوتری محلی؛

) شبکه های یکپارچه موسسات.

الزامات زیر بر ایستگاه کاری خودکار مدیر تحمیل می شود: وجود پایگاه های اطلاعاتی که به طور مداوم با اطلاعات سریع و قابل اعتماد به روز می شوند. اطمینان از جستجوی سریع اطلاعات لازم در پایگاه داده؛ در دسترس بودن ابزارهای نرم افزاری که فعالیت های سازمانی و اداری را تنظیم می کند. اطمینان از ارتباط سریع با سایر منابع؛ امکان جمع آوری اسناد و تصمیمات در حافظه را فراهم می کند.

الزامات اصلی برای محل کار خودکار برای تهیه پیش نویس سند به شرح زیر است: امکان دسترسی به بانکی از متن های خالی و سیستم بازیابی خودکار اطلاعات. توانایی کار با پایگاه داده شخصی و سایر پایگاه های داده؛ فرصت های گفتگو با منابع اطلاعاتی اضافی؛ در دسترس بودن ابزار فنی برای چاپ اسناد.

همچنین روش های الکترونیکی مختلفی برای پردازش، ذخیره و انتقال اطلاعات وجود دارد که این روش ها با استفاده از سیستم های اداری انجام می شود.

وظایف اصلی سیستم های اداری الکترونیکی:

) اتوماسیون عملیات معمول، کاهش (یا حذف) جریان کاغذ.

) سازماندهی دسترسی همزمان به اسناد کاربران مختلف؛

) اجرای جستجوی مؤثر اطلاعات؛

) اطمینان از سرعت بالا و کیفیت مورد نیاز در تهیه اسناد.

سیستم‌های اداری باید عملکرد مؤثر عملکردهای زیر را تضمین کنند:

1. ورودی، تهیه و ویرایش اسناد.

2. ثبت اسناد;

3. کار مشترک روی اسناد.

4. کنترل بر اجرای اسناد.

5. ایجاد پایگاه های اطلاعاتی (ذخیره سازی اسناد).

6. پذیرش و ارسال اسناد.

7. سیستم سازی اسناد، تشکیل پرونده ها.

8. آماده سازی برای ذخیره سازی و ذخیره سازی آرشیوی فایل ها.

بیایید به چند سیستم اداری معمولی نگاه کنیم.

سیستم اتوماسیون اداری و مدیریت اسناد "Delo"

این سیستم از چرخه عمر کامل یک سند در یک سازمان پشتیبانی می کند: از ثبت اولیه آن تا از کار انداختن آن در بایگانی. کنترل اجرای اسناد را هم در سطح نویسنده قطعنامه و هم کنترل متمرکز با قابلیت تولید گزارش در مورد اجرای اسناد کنترلی را اجرا می کند و چاپ خودکار مجلات استاندارد، گواهینامه ها و خلاصه ها را فراهم می کند.

این سیستم شامل 2 محصول است:

1. "DELO-Enterprise" یک نسخه شبکه چند کاربره مبتنی بر Oracle DBMS یا MS SQL 7.0 است که برای اتوماسیون اداری در کل شرکت (موسسه) طراحی شده است.

2. "BUSINESS-Secretary" یک نسخه تک کاربره با امکانات کامل است که با موتور داده های مایکروسافت (MSDE) DBMS ارائه می شود.

طراحی شده برای خودکار کردن کار اداری سازمان های کوچک، از جمله در یک شبکه توزیع شده، ارائه تبادل از طریق ایمیل در سطح "اسناد خروجی و ورودی".

سیستم Delo مطابق با طرح جریان اسناد هر شرکت (با در نظر گرفتن ساختار سازمانی، حوزه فعالیت، محدوده موارد و طرح دسترسی به اسناد مختلف) پیکربندی شده است.

سیستم مدیریت الکترونیک اسناد و اتوماسیون اداری شرکت اینترتراست

این سیستم شامل 3 محصول است:

. "مدیریت دفتر" مجموعه ای از پایگاه های داده برای خودکارسازی جریان اسناد یک شرکت است. سیستم ثبت کلیه اسناد شرکت را تضمین می کند. کنترل اسناد، تصمیمات مدیریت، دستورالعمل ها؛ تجزیه و تحلیل آماری نظم و انضباط عملکرد کارکنان. تحویل خودکار اسناد الکترونیکی به مجریان؛ نگهداری آرشیو الکترونیکی اسناد

. "دفتر کوچک" مجموعه ای از پایگاه های اطلاعاتی برای خودکارسازی فعالیت های اداری شرکت های کوچک است. این کیت شامل پایگاه‌های اطلاعاتی است: ثبت اسناد، قراردادها، آدرس‌ها و شماره تلفن‌ها، لیست قیمت، سفارش کالا و خدمات، جلسات و جلسات، درخواست‌های مشتریان، پروژه‌ها و رویدادها، برنامه‌ریزی زمانی، اخبار و گفتگوها، کتابخانه الکترونیکی اسناد. بخش منابع انسانی، سفارشات و دستورالعمل ها، مخاطبین خارجی.

. "Office" سیستمی برای خودکارسازی جریان اسناد یک شرکت است. این سیستم آماده سازی و ذخیره مکاتبات خروجی را تضمین می کند. تهیه اسناد اداری؛ ثبت مکاتبات ورودی و خروجی؛ کنترل نتایج و مهلت اجرای اسناد؛ کنترل ارسال اسناد به بخش ها؛ مرتب سازی و جستجوی اسناد؛ تولید خلاصه و گزارش

سیستم اتوماسیون اداری، جریان اسناد و مدیریت فرآیندهای تجاری برای سازمان های بزرگ بر اساس DOCS Open and Work Route

برای اتوماسیون پیچیده مدیریت اسناد و مدیریت فرآیندهای تجاری و همچنین برای ایجاد آرشیو الکترونیکی سازمان های بزرگ و متوسط استفاده می شود.

پیاده سازی مرحله ای از سیستم خودکار استفاده می شود:

1. اتوماسیون خدمات مؤسسه آموزشی پیش دبستانی متمرکز.

2. اتوماسیون خدمات آموزش پیش دبستانی بخش های ساختاری.

3. اتوماسیون کار مجریان در بخش های ساختاری.

4. اتوماسیون آرشیو متمرکز.

سیستم اتوماسیون جریان اسناد محرمانه و کارهای اداری "Optima-Workflow"

سیستم Optima-Workflow برای خودکارسازی رویه‌های اصلی کار اداری طراحی شده است: ایجاد، پردازش، تکثیر و ذخیره اسناد، و همچنین برای سازماندهی جریان اسناد محرمانه.

این سیستم روند جابجایی سند را با در نظر گرفتن زمان و نام مجری پیگیری و ثبت می کند. این سیستم از استانداردهای امنیتی ویژه پشتیبانی می کند، از روش های حفاظتی مدرن رمزنگاری و امضای دیجیتال الکترونیکی برای محافظت در برابر تداخل عمدی یا تصادفی استفاده می کند.

سیستم مدیریت اطلاعات بدون ساختار سازمانی مبتنی بر پلتفرم Documentum.

برای کار با هر نوع فایلی طراحی شده است: اسناد متنی، تصاویر، نقاشی ها، صفحات وب، فایل های صوتی و تصویری، تصاویر اسکن شده و غیره. برنامه های پلت فرم مجزا را می توان با هم در هر ترکیبی برای حل انواع وظایف مدیریتی استفاده کرد.

سیستم EMC (مدیریت محتوای سازمانی) اطلاعات بدون ساختار را سازماندهی می کند، به نام های:

1. ایجاد، مدیریت، پردازش، توزیع و بایگانی اطلاعات هر محتوایی را طبق قوانین تجاری تعریف شده توسط کاربر تضمین می کند.

2. ارتباط بین قطعات محتوا برقرار می کند و اجازه می دهد اطلاعات یکسان در زمینه ها، نسخه ها و قالب های مختلف استفاده شود.

3. توانایی تجزیه و تحلیل هوشمندانه محتوای اطلاعات را فراهم می کند، انتشار و توزیع آن را ساده می کند.

کار اداری در مدیریت شرکت با استفاده از سیستم خودکار جریان اسناد، طراحی شده برای حسابداری خودکار، پردازش، نگهداری و کنترل اجرای اسناد انجام می شود.

اثربخشی سیستم بازیابی اطلاعات از طریق توسعه و استفاده از دایرکتوری های طبقه بندی حاصل می شود: انواع اسناد، خبرنگاران، مجریان، نامگذاری پرونده ها. در یک سیستم خودکار شرکتی، در آرایه های جستجوی آن، جستجو برای یک سند خاص با جزئیات آن، به ویژه بر اساس عنوان، نوع، تاریخ، شماره، یا بر اساس زمینه (با هر کلمه یا عبارت موجود در عنوان متن سند یا در حاشیه نویسی). در این مورد، عبارت جستجو می تواند حاوی هر ترکیبی از ویژگی های متنی باشد.

پایگاه داده کنترل بسته نرم افزاری بر اساس مهلت های اجرای اسناد، مجریان، توسط گروه های اسناد، به ویژه، اعمال و دستورالعمل های دستگاه های عالی دولتی، دستگاه های اجرایی فدرال و سایر دستگاه های دولتی، تصمیمات هیئت مدیره سیستماتیک می شود. و مدیریت، دستورات، دستورالعمل ها، صورتجلسات.

مدیریت اسناد الکترونیکی جریان اطلاعات را به حداقل ممکن کاهش می دهد، هزینه جمع آوری، پردازش و انتقال اطلاعات را با استفاده از آخرین فناوری ها برای خودکارسازی این فرآیندها ساده و کاهش می دهد.

فصل 2. تجزیه و تحلیل ویژگی های اصلی جریان اسناد در JSC "FESCO"

اطلاعات مربوطه.