Приклад оптимального штатного розкладу на всі часи. Який виглядає штатний розклад: зразок заповнення. Штатний розклад покликаний

У якому документі, у разі наявності спору про звільнення чи спору про перекваліфікацію цивільно-правових відносин у трудові, суд зможе знайти підстави для ухвалення рішення на користь роботодавця?

Де керівнику оперативно подивитися структуру організації, кількість працівників та вакантних місць, розмір фонду оплати праці?

Відповідь може бути лише одна — у штатному розкладі!

З цієї статті ви дізнаєтеся: потрібний чи ні суспільству з обмеженою відповідальністю штатний розпис, яка його роль в управлінні організацією, які вимоги існують до його форми, порядку складання, затвердження та зміни у 2020 році.

Бути чи не бути

Закон не встановлює прямий обов'язок роботодавця розробити та затвердити цей документ.

Але у судових органівє своя думка з цього приводу.

Так, відповідно до позиції, вираженої Верховним судом Республіки Комі у рішенні від 03 серпня 2012р. N3-31/2012, кожен роботодавець зобов'язаний розробити та затвердити штатний розпис. На думку суду, відповідно до штатного розпису до трудового договору включається найменування посади, на яку влаштовується працівник, розмір його заробітної плати, а також інші умови (статті 15 Трудового кодексу). Російської Федерації).

Трудова інспекція, органи прокуратури, інші органи нагляду можуть при перевірці організації пред'явити претензії через відсутність цього документа.

Тому, вирішуючи, чи бути штатним розкладом, чи не бути, подумайте, чи потрібні вам зайві ризики, пов'язані з можливою відповідальністю.

Для чого організації штатний розпис

Цей документ має правове та організаційне значення:

1. Незамінний як доказ, на підставі якого суд встановлює факт наявності або відсутності відповідних вакантних місць (при суперечках зі скорочення, звільнення по медичним показаннямта подібним).
2. Стане тим зернятком, яке переважить шальки терезів Феміди у бік роботодавця при суперечках про незаконне скорочення, свідчивши про факт реального скорочення штатної одиниці.
3. Запевнить прокурора, інспектора з праці, що перевіряє, у тому, що громадянин дійсно найнятий за цивільно-правовим договором, а не є працівником, включеним до штату.
4. Стане для керівника та начальника відділу кадрів цінним джерелом інформації про структурні підрозділи, кількість робочих одиниць, заробітну плату працівників, наявність вакантних посад, фактичну чисельність працівників, розмір фонду оплати праці.

Таким чином, штатний розклад дозволить аргументувати позицію у разі судової суперечки та стане в нагоді як джерело інформації при прийнятті організаційних рішень.

Форма та порядок оформлення у 2020 році

Складається цей документ згідно з формою Т-3 (уніфікованою). Ця формазатверджено Постановою Держкомстату РФ від 05.01.2004р. N1 «Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати».

Обов'язкових вимог до її оформлення немає, але є низка рекомендацій, перевірених практикою:

1. Форма Т-3 має необов'язковий характер, але змінювати її не варто - це може викликати нарікання з боку органів контролю.
2. Вводиться в дію лише наказом керівника (уповноваженої ним особи).
3. Може бути складена на кількох аркушах.
4. Прошивати та підписувати кожну сторінку документа необов'язково.
5. Друкувати не потрібно.

Особливих складнощів в оформленні немає, потрібно просто дотримуватись уніфікованої форми.

Структура та особливості заповнення у 2020 році

Форма Т-3 має такі розділи:

1. Найменування структурних підрозділів.
2. Назва посад (або спеціальностей), розряд (клас), категорія кваліфікації.
3. Кількість одиниць за штатом.
4. Розмір окладу та (або) тарифної ставки.
5. Розмір надбавок.
6. Сума, що виплачується працівникові протягом місяця.
7. Примітки.

При заповненні документа є особливості, які слід враховувати:

1. 1. У графі «Найменування організації» слід зазначити назву організації (повне чи скорочене), керуючись установчими документами.

1. У рядку «Дата складання штатного розкладу» вказується саме дата його складання. Слід відрізняти її від дати затвердження документа. Дата затвердження вказує на день набрання чинності документом і визначається наказом керівника або уповноваженої ним особи.
2. Колонка «Найменування структурного підрозділу» заповнюється відповідно організаційної структурикомпанії.
3. Товариства з обмеженою відповідальністю мають можливість використати будь-які назви структурних підрозділів.
4. Найменування посад у колонці «Посада (спеціальність, професія), розряд, клас (категорія) кваліфікації» товариство з обмеженою відповідальністю вибирає на власний розсуд.
5. Значення графи «Кількість штатних одиниць» для посад, що передбачають неповну штатну одиницю, вказується у вигляді часток, наприклад: 0,25; 0,5.
6. Якщо працівнику встановлюється надбавка або доплата, у відповідній колонці форми Т-3 робиться позначка про розмір надбавки (доплати) та підстави її встановлення.
7. Якщо колонки 5-9 заповнити в рублевому обчисленні не можна через застосування інших систем оплати (змішаної, безтарифної), ці колонки заповнюються в необхідних одиницях (коефіцієнтах, відсотках та подібних).

Внесення змін

Вносити зміни до документа потрібно при формуванні нових структурних підрозділів, зміні чисельності працівників, введенні та виведенні штатних одиниць.

При цьому можна внести як часткові зміни, так і повністю замінити документ. Другий варіант використовується, коли зміни торкаються значної частини локального акта.

Затверджуються зміни наказом керівника (уповноваженої ним особи).

Як причину для внесення змін можна вказати одну з таких підстав:

1. Збільшення чи зменшення обсягу виробництва.
2. Оптимізація структури організації.
3. Приведення локального акта у відповідність до вимог законодавства.
4. Реорганізація підприємства.
5. Усунення дубльованих робочих одиниць.

Висновок

Штатний розклад – бути! Висновок випливає з існуючої судової та виробничої практики.

Крім того, цей документ є важливим джерелом інформації для керівника організації.

Керуйтеся цією статтею і тоді скласти і затвердити штатний розклад не складе особливих труднощів.

Як скласти штатний розклад у 1С «Зарплата та управління персоналом» дізнайтесь з відео.

Вконтакте

Штатний розклад - це внутрішній нормативний акт організації, що значно спрощує ведення кадрового обліку. Хоча чинне законодавство не зобов'язує роботодавців заповнювати цей документ, він затверджується ще на етапі створення компанії. У ньому фіксуються вся кадрова структура організації, склад та чисельність працівників, щомісячний фонд заробітної плати.

Відповідно до Трудового кодексу, мати штатний розклад зовсім не обов'язковий. За бажання роботодавець має право працювати і без нього, включаючи найменування посад та розміри окладів у трудові договори та накази про прийом співробітників на роботу. Такі документи будуть повноцінними внутрішніми нормативними актами, і в жодних перевіряльників не виникне питань із цього приводу. Але не все так просто з цим документом: зі змісту статті 15 ТК РФта частини другої статті 57 ТК РФслід, що якщо в умовах трудового договорувизначено, що трудова функція працівника полягає у виконанні роботи з певної посади, така посада має відповідати ШР. Отже, розклад в організації має бути. Вступ співробітника на посаду за відсутності його посади у «штатку» відносять до порушення трудового законодавства, за яке належить адміністративна відповідальність за ст. 5.27 КпАП РФРФ. Тому витратимо зовсім небагато часу на цей матеріал і розглянемо, як виглядає штатний розклад, докладніше.

Для чого складають «штатку»

Перший документ необхідний для планування. За своєю суттю штатний розклад структурує всю компанію та ієрархію у ній. Документ показує, скільки в організації відділів, які керівні органи передбачені та який напрямок є пріоритетним. Маючи під рукою форму розкладу, будь-яка людина зможе легко скласти думку про середню чисельність співробітників, про щомісячний фонд заробітної плати та про рід діяльності фірми.

На підставі цього локального акта дуже зручно формувати фонд оплати праці, підтверджувати обґрунтованість витрат для ФНП, складати статистичні звіти та заявки до служби зайнятості та кадрових агентств. До речі, важливо пам'ятати про те, що якщо посаду позначено в ШР, то вона має бути зайнята. Якщо вакансія є, а працівника немає, служба зайнятості має про це знати. Інакше, дізнавшись про порушення, покарають. Це випливає з норм Закону РФ від 19.04.1991 N 1032-1 про зайнятість.

На практиці бланк штатного розкладу необхідний у роботі як кадровикам, а й бухгалтерам. Він є однією з форм, які найчастіше потрібні під час податкових перевірок, оскільки є документом первинного обліку.

Коли розробляється та які відомості містить

Розробити та оформити штатний розклад бажано на самому початку діяльності фірми. Але якщо розклад забули затвердити, зробити це дозволяється у будь-який момент існування бізнесу та затверджувати заново хоч щомісяця. Або вносити необхідні зміни до вже чинного на підставі спеціального наказу.

Постановою Держкомстату РФ від 05.01.2004 N 1 затверджено уніфіковану форму Т-3. Хоча з 2013 року ця постанова втратила чинність і всі зразки з неї перейшли в розряд рекомендованих, а не обов'язкових, зазвичай ШР складається на основі цієї форми. Але компанія має право змінювати цю форму, виходячи зі своїх потреб.

Перелік обов'язкових відомостей, які обов'язково включити до цього локального акта, є невеликим:

• структурні підрозділи;
• посади;
• відомості про кількість штатних одиниць;
• посадові оклади;
• місячний фонд заробітної плати

Якщо компанія вирішила розробити свою форму розкладу, такий шаблон не повинен суперечити вимогам частини другої статті 9 Федерального закону від 06.12.2011 № 402-ФЗ"Про бухгалтерський облік".

Цей внутрішній акт організації завжди знеособлений. У ньому не зазначені прізвища та імена осіб, які обіймають ті чи інші посади. Значить, при прийомі на роботу та звільнення співробітників зразок ШР ніяк не змінюється. Але існує підпорядкований йому документ: так звана штатна розстановка. Її стверджують лише на рівні структурних підрозділів, й у ній можуть значитися і конкретні особи. Жодних уніфікованих форм та зразків для заповнення розстановки не існує, тому кожен керівник має право складати (або не складати) її на власний розсуд. Докладніше про те, як правильно скласти штатний розклад для ТОВ та інших організаційних формюрособ і як ввести його в дію, розкажемо на прикладах.

Порядок прийняття штатного розкладу

Документ складає будь-яка посадова особа організації, якій делеговано такі повноваження (керівник, бухгалтер, спеціаліст з кадрів). При його складанні обов'язково спиратися на норми трудового законодавства та внутрішні акти компанії, наприклад:

• Статут;
• затверджену структуру підприємства (за її наявності);
• облікову політику;
• професійні стандарти;
• розрахунки місячних посадових окладів;
• інші нормативно-правові та нормативні технічні документи.

Іноді перед упорядкуванням ШР оформляється інший кадровий нормативний акт — структура організації: схема всіх підрозділів, їх взаємозв'язок і підпорядкованість. Ця форма обов'язкової теж є, але з її основі простіше скласти ШР.

Щоб затвердити штатний розпис, видається наказ, який підписує керівник організації чи інша уповноважена особа. Круглий друк на цьому документі не ставиться, навіть якщо організація його використовує. Підписує ШР той, хто її склав, а у верхньому грифі необхідно вписати реквізити відповідного наказу та завірити їх підписом керівника.

Важливі нюанси

При визначенні професій і посад не можна брати їх найменування, як то кажуть, «зі стелі». Слід дотримуватися назв, які містяться у кваліфікаційних довідниках чи затверджених профстандартах. Більше того, в окремих випадках це є обов'язковим: статті 57 ТК РФвизначено, що й які посади, спеціальності чи професії пов'язані з наданням компенсацій і пільг чи наявністю протипоказань, їх найменування повинні суворо збігатися з найменуваннями і вимогами нормативних документів, тобто. профстандартів та довідників. Аналогічні вимоги висуваються до фахівців, які мають право на достроковий вихід на пенсію. У цьому випадку варто керуватися списками 1 та 2 проваджень, робіт, професій та показників, що дають право на пільгове пенсійне забезпечення ( постанову Кабінету Міністрів СРСР від 26.01.1991 N 10і постанову Радміну СРСР від 22.08.1956 N 1173). Якщо знехтувати цими вимогами, то у працівника, у якого в трудовій книжці вказано фактично вигадану професію, виникнуть проблеми при оформленні пенсії. А записи у трудовій роблять лише відповідно до штатного розкладу та наказу про прийом на роботу.

Інша складність виникає, як у формі ШР треба зазначити не професію чи посаду, а конкретний вид роботи. Це питання законодавчо не врегульоване, але на практиці роботодавці часто змушені вказувати вид роботи, щоб не отримати проблем під час підтвердження скорочення штату чи чисельності працівників. Це потрібно, коли в організації є такі посади. У цьому випадку користуйтесь Порядком застосування уніфікованих форм первинної облікової документації, затвердженим постановою Держкомстату України від 24.03.1999 N 20. У цьому документі зазначено, що керівництво організації має право видати наказ (розпорядження) та в ньому вказати всі додаткові реквізити, що підлягають внесенню до форми Т -3. Якщо організація застосовує лише види робіт та чисельність працівників невелика, ШР можна не становити.

Позаштатні співробітники

Ще одна складність, що виникає у кадровиків при складанні ШР на зразок форми Т-3, пов'язана з позаштатними співробітниками: тими, хто співпрацює з організацією на підставі договорів цивільно-правового характеру. На них у силу статті 11 ТК РФне поширюється дія ні трудового законодавства, ні інших актів, що містять норми трудового права. Отже, і до ШР вони не мають жодного стосунку, оскільки вони виконують разові роботи. Насправді до позаштатникам іноді відносять працівників, працевлаштованих виходячи з трудового договору і виконують конкретний вид роботи. Якщо роботодавець не видав наказ і не включив таку роботу до ШР, виникає своєрідний казус: посади немає, а працівник є. Таких ситуацій бажано уникати.

Порядок внесення змін

Зміна штатного розкладу відбувається на підставі наказу. Такі поправки бувають пов'язані:

• за винятком вакантних місць у зв'язку з організаційними змінами у роботі підприємства;
• введенням нових штатних одиниць за необхідності розширення бізнесу;
• скороченням штатних одиниць, пов'язаних із скороченням чисельності чи штату;
• зміною окладів;
• перейменуванням підрозділів, найменувань структурних одиниць та іншого.

Зміни дозволено внести в діючу форму ШР або просто затвердити новий документвиходячи з старого зразка. В обох випадках будуть потрібні документальне оформлення та супутні документи. Крім того, необхідно суворо дотримуватись вимог законодавства. Наприклад, при скороченні чисельності працівників треба видати наказ про виключення зі штатного розкладу певних посад та про введення в дію нового розкладу, дотримуючись вимог статті 180 ТК РФ. Цією статтею визначено обов'язок роботодавця попередити про скорочення не менше ніж за два місяці. Дата введення в дію оновленого ШР із зайнятими посадами — не раніше, ніж через два місяці після видання наказу про внесення змін (наприклад, дата видання наказу про внесення змін — 15.11.2019, а зміни повинні вводитися в дію не раніше 16.01.2010) . Якщо зміни стосуються вакантних місць, цей термін не можна витримувати.

Аналогічно, при зміні окладів необхідно дотримуватись вимог статті 74 ТК РФ, згідно з якою зміна умов трудового договору з ініціативи роботодавця допускається лише у тому випадку, якщо вона є наслідком зміни організаційних чи технологічних умов праці. Про це теж необхідно повідомити всіх працівників, оклади яких мають змінитись, не пізніше ніж за два місяці.

Заповнення форми Т-3

Розглянемо зразок заповнення штатного розкладу формою Т-3 будівельної організації, у якій 11 штатних одиниць.

Наведений як ілюстрація приклад штатного розкладу є приблизним, у документ за наявності включаютьвідокремлені підрозділи, філії та інші структурні одиниці підприємства.

Існують певні документи підприємства, які безпосередньо використовуються як економічними, так і кадровими службами підприємства – це штатний розпис та штатна розстановка. Про те, чим розрізняються ці документи і з якою метою складаються, поговоримо в нашій статті.

Дорогі читачі! Стаття розповідає про типові способи вирішення юридичних питань, але кожен випадок індивідуальний. Якщо ви хочете дізнатися, як вирішити саме Вашу проблему- звертайтесь до консультанта:

ЗАЯВКИ І ДЗВІНКИ ПРИЙМАЮТЬСЯ ЦІЛОДОБОВО І БЕЗ ВИХІДНИХ ДНІВ.

Це швидко і БЕЗКОШТОВНО!

Що каже закон?

Значення термінів

Однією з обов'язкових процедур у господарській діяльності будь-якого підприємства є складання штатного розкладу, в якому знаходять відображення нормативні показники щодо кадрових розстановок:

• ієрархічна структура підрозділів;
• перелік посад та професій, необхідних для успішної роботи штатного складу;
• запланована кількість співробітників;
• конкретне вказівку величини , як окремо з кожної посади, і по підприємству загалом.

У штатній розстановці крім перерахованого вище, заповнюються відомості про те, які посади зайняті працівниками, а які вакантні.

Нормативна база

Існують уніфіковані найменування посад, які закріплені у класифікаторах:

• Загальноросійський та загальногалузевий довідники професій;
• Єдине кваліфікаційно-тарифне керівництво з робіт та професій (ЕТКС).

Регламент використання довідників професій визначено у Постанові Міністерства Праці РФ, що містить докладні роз'яснення.

Законодавчо встановленого терміна «штатна розстановка» немає.

Розклад

Посадові інструкції, що містять повний перелік виробничих обов'язків співробітника, є підставою для складання штатного розкладу.

У цьому нормативному документі відбивається планований розподіл переліку робіт між співробітниками підприємства.

Приклад:

У ТОВ «Хліб» відкрився кондитерський цехз виробництва солодкої борошняної продукції. Відповідно до технологічним процесом, економіст фірми зробив розрахунок необхідної кількостіпрацівників нового підрозділу. Наказом по ТОВ «Хліб» було внесено зміни до Штатного розкладу Товариства. До складу штату організації були додатково включені такі працівники: старший кондитер, кухар-кондитер, підсобний кухонний працівник.

Відповідно до установчих документів, у штатному розкладі визначається та закріплюється структура, чисельність та штатний склад підприємства:

• структурні підрозділи,
• посади, необхідні для виробничої діяльностіорганізації,
• кількість штатних одиниць персоналу,
• затверджені оклади, які застосовуються надбавки, підсумкова величина ФОП.

Має узагальнений та знеособлений характер, т.к. не відображає фактичне розміщення працівників на робочих місцях підприємства.

Документ має уніфіковану форму (Т-3), яка застосовується для організацій із будь-якою формою власності.

Обов'язковими для заповнення є всі рядки та графи документа. За відсутності даних порожній рядок підлягає прокресленню.

Не допускається скорочення назв посад, найменування професій та спеціальностей заповнюються відповідно до даних ЕТКС.

Крім того, щоб уникнути у майбутньому проблем з оформленням пенсій, необхідно заповнювати у повній відповідності до чинного штатного розкладу.

Складання нормативного документа є безпосереднім обов'язком співробітників відділу праці та заробітної плати або планово-економічного відділення. Потім штатний розклад відбувається узгодження лише на рівні керівного ланки організації.

на заключної стадіїнаказом на підприємстві затверджується штатний розпис.

На великих підприємствах документ розробляється окремо для кожної філії чи підрозділу. Якщо штатний розпис видається загалом з організації, то структурні відділення направляються виписки з документа.

Бланк може бути заповнений будь-яким способом:

• ручним;
• машинописним.

Кількість екземплярів залежить від числа причетних осіб, найчастіше потрібні три зразки.

Строк зберігання становить три роки з дати затвердження.

Цілі складання

Затверджена форма штатного розкладу надає керівництву організації можливість законного укомплектування штату фірми працівниками.

Відділ кадрів проводить цільовий набір робітників та службовців на вільні місцястворює потенціал для кар'єрного зростання співробітників, бере участь в організації навчального процесу для підвищення кваліфікаційного рівня працівників.

Приклад:

Розташування

Співробітники відділу кадрів доповнюють таблицю штатного розкладу додатковими графами, у яких заповнюють конкретні дані на співробітників підприємства, включаючи прізвище, ім'я, по батькові та розмір встановленого окладу.

Створена в такий спосіб нова форма внутрішнього документа має кілька назв:

• штатне розміщення;
• штатний перелік;
• штатна книга;
• заміщення посад.

Використовується у робочому порядку для складання різних звітів з праці.

Опис

Уніфікованої форми бланку заміщення посад немає. Підприємство самостійно розробляє документ кадрового характеру для внутрішнього користування, включаючи всі необхідні реквізити та інформацію.

Локальним нормативним актом(Норми та нормативи діловодства кадрової служби) затверджується форма бланка.

Документ заповнюється будь-яким методом:

• рукописним;
• електронним.

Бланк має динамічний характер, систематично змінюється і доповнюється новими відомостями відповідно до , або переміщення співробітників.

Для затвердження штатного списку не потрібно видавати наказ.

Термін зберігання бланка розміщення більш тривалий, ніж штатного розкладу, і становить 75 років.

Штатна розстановка включає такі відомості:

• перелік підрозділів організації;
• назви посад;
• кількість штатних одиниць;
• оклади та тарифи у розрізі професій;
• величина;
• прізвище та ініціали працівників, які працюють на певних робочих місцях або заміщають посади;
• реєстраційні дані наказів (призначення, прийом, переказ).

Цілі складання

Штатне заміщення полегшує роботу кадрової служби організації.

Надає можливість оперативного нагляду за наявністю вільних кадрових вакансій, контролю заповнення вакантних місць прийому працювати сумісників за умови, що одна ставка ділиться між кількома працівниками.

Приклад:

Солом'янцев К.К. написав заяву на прийом до ТОВ «Сніг» з метою роботи за сумісництвом на посаду електрика на ½ ставки. Співробітник відділу кадрів Первушина М.І., користуючись штатним списком, визначила, що на посаді електрика працюють два співробітники за ½ ставки. Вакантних місць немає. Солом'янцеву К.К. було відмовлено у прийомі працювати.

Зразок документа:

Різниця

Штатною розстановкою називають вид робочої документації, Створений керівниками організацій для зручного ведення діяльності.

Його також іноді називають штатним заміщенням. У ньому докладно вказано інформацію з персоналу підприємства, разом із високими посадами.

Що це таке

У штатному розстановці формуються відомості за затвердженим штатним розкладом зайнятим посадам, із занесенням прізвищ, імен та по-батькові співробітників, а також їх точною заробітною платою.

Цей документ ще має такі назви: штатні заміщення та списки. Законодавство не потребує його обов'язкового обліку, який має проводити відділ кадрів.

Штатна розстановка є зручним способомкадрового обліку. Керівник організації має право не формувати цей документ, за це він не несе покарання.

Відповідно до нормативних актів, немає затвердженої форми штатного списку, отже, вона розробляється самої організацією. При його створенні зазвичай використовують форму Т-3.

Її застосовують, оформляючи штатний розпис, але лише першого документа передбачено наявність додаткових стовпців. У цих графах фіксується інформація про співробітників, які обіймають певні посади.

До цих розділів входять прізвища, імена, по батькові, категорії службовців, що впливають на розмір заробітної плати, наявність інвалідної групи, відомості про відпустку та іншу інформацію.

Категорія робітників - це важливий показник при нарахуванні оплати праці, наприклад, у пенсіонера та учня вона суттєво відрізнятиметься. Наведені вище характеристики допомагають при складанні звітів, що направляються керівнику, або ведення статистики на суттєві теми.

Ця інформація може знадобитися ПФР, військкомату, страховим компаніям та іншим відомствам. Штатне заміщення передбачає оперативну передачу даних на запит певними організаціями.

Але головною функцією аналізованого документа є можливе відстеження вакантних посад, визначення потреби підприємства додаткової робочої сили, розрахунок заповнення штату співробітниками компанії. Сюди належить прийом до організації нових робочих, включаючи зайнятість за сумісництвом.

Формування штатного розташування найбільш підходить організаціям, де постійно змінюється робочий персонал. Такий перелік служить чудовим механізмом у встановленні системи кадрів для підприємства.

За наявності вільного робочого місця співробітник, відповідальний з питань, пов'язаних з персоналом, використовує відомості зі штатної розстановки для визначення службовців, здатних виконувати трудові обов'язки на посаді, що звільнилася.

Законодавчі норми не передбачають оформлення штатного заміщення, включаючи правила його заповнення, але роботодавці, створюючи цей документ, повинні дотримуватись певного регламенту.

У Наказі Ростехнагляду №372 від 30 травня 2008 року містяться рекомендаціїщодо правил складання та заповнення штатних розстановок. У зазначених вище параграфах, де також можна дізнатися про основні підрозділи, перераховані необхідні відомості, включаючи посади співробітників, придатних до виконання обов'язків зі складання заміщення.

Наказ Мінкультури Росії №558 , прийнятий 25 серпня 2010 року, містить інформацію про штатне розміщення та затверджену типову управлінську документацію, що дозволяє здійснювати господарську діяльністьпевної організації.

Прямих вказівок щодо заповнення штатного списку законодавства не встановлює. Керівник підприємства за потребою сам затверджує способи формування даного списку на підставі потреб у переліку відомостей про співробітників або відповідно до галузевих нормативних актів за умови їх створення.

Необхідність використання

Зазвичай у штатному розкладі містяться лише назви посад і кількість співробітників, на відміну від розстановки, що від початку формується на прізвищах робочого персоналу.

Тому в даному документі стає можливим у вигляді таблиці заносити великий об'єм інформації, Отже, виконати відповідні завдання. До можливих завдань можна віднести:

• розрахунок присутніх вільних вакансій;
• визначення періодичності поновлення робочого персоналу;
• виявлення посад за сумісництвом;
• обчислення працівників, які перебувають на інвалідності чи пенсії для звіту перед керівником, а також ПФР.

За допомогою штатного списку можна побачити докладну картину розмірів оплати праці всіх співробітників. Це дозволяє спростити завдання нарахування заробітної плати, якщо працівник має певний розряд, клас, додаткові заохочення за будь-які досягнення на службі, спеціальні умови виконання робочої діяльності.

Ще таблиця штатного розстановки дозволяє фіксувати інформацію, що стосується відпусток, звертаючи увагу на їх наявність, адже певним співробітникам належить відпустка. кілька разів на рік. Це стосується працівників з ненормованою зайнятістю та небезпечними умовами діяльності.

Відповідно до штатного заміщення, роботодавці можуть досить легко та за короткий час надати дані щодо робочого персоналу, включаючи його фактичну чисельність, вільні вакансії, пільгові категорії працівників, розміри окладів. Важливе призначення штатного списку полягає в достатньо швидкому створеннізвітівдля податкового органу, Пенсійного фонду чи Центру зайнятості.

Штатному розкладу та списку прийнятні відмінності за їх змістом. Завдяки штатному розстановці, у керівника є можливість контролювати практично всю діяльність компанії.

Розкладом називають необов'язковий документ, що створюється для ведення робочого розпорядку. Він формується у довільній формі та складається посадовою особоювідділу з персоналу. Штатне заміщення оформляється відповідно до встановленої форми та безпосередньо уповноваженого співробітника.

Незважаючи на те, що Закон про трудової діяльностіРосійської Федерації не регламентує обов'язкові вимоги щодо складання штатного списку, зазначений документ є важливим, коли робочі обов'язки персоналу розподіляються за посадами, а чи не за найменуванням виконуваних робіт.

Цілі складання

Незважаючи на той факт, що штатне заміщення і розклад підприємства схожі один на одного, вони все ж таки відрізняються за призначенням:

1. Роль розкладу полягає у затвердженні числа співробітників, відповідно до обсягу робочих завдань, та розформуванню їх за розробленою ієрархічною схемою.
2. Розстановка відрізняється інформаційним характером і є спрощенням у розробці планових звітів, включаючи відстеження зміни персоналу або присутності на підприємстві працівників, які належать до пільгової категорії.

Відмінності на прикладах

Штатний розклад складається з 10 типових колонок, що виражають суттєві дані про працівників, починаючи з назви посад та закінчуючи величиною оплати праці.

Розстановка, порівняно з попереднім документом, складається з кількох і більше колонок, де можна побачити інформацію про особисті відомості співробітників, накази щодо надання декретної відпустки, про переведення на іншу посаду за сумісництвом та інші дані.

Документ для введення штатного розміщення в 1С подано в інструкції.

Особливості на 2018 рік

З 2018 року складання штатного розстановки, як і раніше, буде створюватися згідно з розкладом, враховуючи деякі нюанси щодо додаткових підрозділів, до яких вносяться відповідні дані про співробітників.

Обов'язковою вимогою буде зазначення у цьому документі найменувань відділень, посад та імен працівників, а також вакантних місць. У примітках можна буде відзначити тип зайнятості працівників: постійна, тимчасова, основна або за сумісництвом.

Сформоване штатне заміщення допускається як у паперовому вигляді, і на електронному носії як файла.

Зазвичай складання цього документа входить до обов'язків інспектора відділу кадрів. Саме цей співробітник повинен мати у своєму розпорядженні необхідну інформацію з приводу прийняття та пересування робочих фондів підприємства.

Підпис, затвердження, термін зберігання

Якщо зберігання штатного заміщення здійснюється на електронному носії, підпис не потрібен. Отже, затвердження цього документа також не обов'язково.

Штатна розстановка створюється для внутрішнього обліку в організації. Він дозволяє наочно уявити повну картину щодо робочого персоналу, включаючи наявність вакантних посад.

За Наказом Мінкультури Росії №558 архівні документи з управління, сформовані для робочого процесу на підприємствах, включаючи штатні розстановки, повинні зберігатися протягом 75 років.

Таким чином, головне значення штатного заміщення полягає в оперативному підрахунку кількості вільних вакансій, актуального переліку зайнятих працівників, а також аналіз затверджених окладів.

Як оформити штатну розстановку? Відповідь на запитання – на відео.

Зі статті ви дізнаєтесь:

За законом щороку затверджувати новий штатний розклад не потрібно. Але зазвичай у грудні переглядають фонд оплати праці, запроваджують нові ставки чи скасовують непотрібні. Тому більшість роботодавців прийме на 2018 рік штатний розпис у новій редакції.

Основна незручність цього документа в тому, що він не персоналізований і не можна побачити реальну картину щодо працівників, які обіймають ту чи іншу посаду. Для цього вам потрібна штатна розстановка. Ми підготували вам таблицю Excel, яка підійде більшості компаній. Вона допоможе розібратися, хто на якій посаді, скільки у компанії вакансій та яку зарплату ви за фактом платите.

Як працювати зі штатним розташуванням

Вкажіть реальну заробітну плату співробітника. Розстановка влаштована таким чином, що оклад працівників має бути однаковим. Регулювати оплату праці за допомогою виделок в окладах – небезпечний шлях, який ми не радимо (докладніше читайте у наприкінці статті). Натомість ви можете розвести зарплату співробітників за допомогою системи надбавок. Вкажіть мінімальну та максимальну величину, яка прийнята у вас у компанії, та той розмір, який затвердили для цього співробітника. Таблиця вважатиме підсумкову суму, що належить працівникові. Якщо у вас складна система надбавок, ви можете прописати додаткові виплатидля цього є спеціальні графи. Якщо ви їх не заповните, таблиця рахуватиме зарплату без їхнього обліку. Ще розстановка може врахувати районні коефіцієнти та відсоткові надбавки. Додайте значення у відповідні графи, і вона все підсумовує.

Увімкніть премії співробітників. У штатному розташуванні ви можете вказати чотири види премій: місячну, квартальну, піврічну та річну. Таблиця покаже підсумкову суму, щоб оцінити бюджет одного співробітника. Якщо вам цього не потрібно, є графа, яка покаже тільки щомісячну суму, яку отримує співробітник.

Перевірте, чи не перевищено ФОП. За кожною посадою вкажіть максимальну суму, яку працівник може отримувати за місяць. Якщо з урахуванням усіх доплат та надбавок реальна сума перевищить заплановану, таблиця підфарбує червоним кольором. Ще одна зручна функція: в останній комірці таблиця покаже суму на руки за вирахуванням ПДФО. Це дозволить вам не шукати калькулятор, якщо прийде працівник, щоб розібратися, яку саме суму після сплати податків він повинен отримати.

Як сформувати штатний розклад на основі штатного розстановки

Таблиця позбавить вас подвійної роботи і сама перенесе все, що потрібно за законом, в уніфіковану форму. На вкладці "Сформувати ШР" є кнопка, натиснувши яку ви отримаєте заповнений варіант штатного розкладу. Залишиться лише роздрукувати та підписати у директора. Штатний розклад майже всі кадровики складають за уніфікованою формою №Т-3. Ми не стали відходити від цього правила, але з огляду на те, що форма не є за законом обов'язковою, внесли до неї коригування, щоб зробити зручнішою.

Ми прибрали коди ОКУД та ОКПО. Раніше вони мали значення, коли документи здавали до архіву, зараз компанію, в основному, ідентифікують за ІПН. Якщо роботодавець не заповнить або вилучить цю графу, проблем не матиме. Крім того, ми змінили гриф твердження, який вимагав затверджувати штатний розпис наказом. Нехай директор просто на ній ставить свій підпис. Це позбавить необхідності щоразу складати новий наказ про зміни. Щоб не було питань, затвердіть форму окремим наказом (зразок ).

Що важливо перевірити у штатному розкладі

Тепер щодо формальних вимог до штатного розкладу. У прикладі 2 нижче ми вказали контрольні точки, які вам потрібно перевірити у своєму документі на випадок перевірки інспектора. Але насамперед розберемо дві найпоширеніші помилки.

Зразок 2. Як правильно заповнити штатний розклад

Переконайтеся, що зарплати співробітників не нижчі за МРОТ. Часто в штатному розкладі можна зустріти цифри, які нижчі за мінімальну планку, встановлену державою (ст. 133 ТК РФ). Це помилка, за яку вас оштрафують. Ви можете встановити оклад менше МРОТ, але тоді потрібно прописати надбавки та доплати, щоб загальна сума була більшою або дорівнює МРОТ. Виняток – північні надбавки, їх нараховують вже на МРОТ (розд. 1 Огляду судової практики Верховного Суду РФ за третій квартал 2013 р., затверджений Президією Верховного Суду РФ 5 лютого 2014 р.). У 2017 році МРОТ країною підвищать не з 1 січня, а з 1 липня. Проте перевірте, який МРОТ у вашому регіоні на сайті kdelo.ru/mrot.

Якщо зарплата співробітників, що низько оплачуються, не відповідає МРОТ, повідомте директора, що їм треба збільшити оклад. Досить видати наказ звідси (год. третя, четверта ст. 133 ТК РФ). Якщо це неможливо – переведіть таких співробітників за їх згодою на частину ставки.

Не залишайте у штатному розкладі виделки окладів

Замість конкретної цифри окладу у штатному розкладі нерідко прописують мінімальну та максимальну суми, наприклад, 20 000–40 000. Різниця в окладах виправдана, якщо у співробітників різний стаж, кваліфікація, трудові обов'язки тощо (ч. перша ст. 132 ТК) РФ) 1 . При цьому локальний акт повинен відображати, у зв'язку з чим компанія платить той чи інший оклад. Інакше суд визнає вилки дискримінацією та зобов'яже відшкодувати різницю у зарплаті (ст. 3, 236 ТК РФ). Залишати вилки в окладах можна, але це небезпечний шлях. Інспектор обов'язково зверне на це увагу. Краще використовуйте надбавки або приставки до посад (молодший, старший тощо).

Нормативна база

Важливі висновки

Складайте штатний розпис за уніфікованою формою або використовуйте свій. Видаліть із бланка все, що вам не потрібно, залиште лише обов'язкові за законом реквізити.

Не залишайте вилки в окладах, щоб не привертати увагу інспекторів. Перевіряйте, щоб ваша мінімальна зарплата за розкладом дорівнювала або перевищувала регіональний МРОТ.