لیست مدارک مورد نیاز در پرونده شخصی کارمند. پرونده شخصی یک کارمند: الزامات ثبت نام، آنچه باید باشد. قوانین نگهداری پرونده های شخصی کارکنان

پرونده شخصی یک کارمند بسته ای از اسناد حاوی اطلاعات شخصی در مورد کارمند و همچنین اطلاعات مربوط به فعالیت های وی در این سازمان است.

روال انجام آنها چگونه است؟

این قانون به طور مستقیم نشان نمی دهد که هر کارفرما باید یک پرونده شخصی برای یک کارمند ایجاد کند. بنابراین مدیریت سازمان ها این حق را دارد که به طور مستقل این موضوع را حل و فصل کند. اما در عین حال قانون موظف است برای هر کارمند استخدام شده کارت شخصی فرم T-2 صادر کند.

پس از لغو استفاده اجباری از فرم های یکپارچه در سال 2013، بحث هایی در مورد اجباری بودن کارت وجود دارد.

اما، با وجود لغو فرم های یکپارچه، دستورالعمل هایی در قانون وجود دارد که تأیید می کند کارفرما موظف به حفظ کارت T-2 است. به ویژه، طبق قوانین نگهداری سوابق کاری، کارفرما موظف است اطلاعات مربوط به کار را در کارت شخصی کارمند وارد کند.

ویدئویی در مورد مدیریت پرونده های شخصی کارکنان:

از آنجایی که قانون اطلاعاتی در مورد نحوه نگهداری پرونده شخصی کارمند ارائه نمی دهد، باید توسط خود کارفرما ایجاد شود. این روش باید در یک یا چند سند نظارتی محلی سازمان تجویز شود. به عنوان مثال، در دستورالعمل برای کارهای اداری.

دستورالعمل های نگهداری پرونده های شخصی کارکنان (PD) باید موارد زیر را تنظیم کند:

چه اسنادی در LD گنجانده شده است.
چه کسی LD را تشکیل می دهد.
جایی که پوشه های دارای شناسه کارمند باید در آن ذخیره شوند.

اگر دستورالعملی برای کار اداری وجود نداشته باشد، روش انجام امور شخصی می تواند به سادگی با یک دستور جداگانه برای سازمان تأیید شود.

اگر شرکت دارای یک بخش پرسنل یا یک افسر پرسنل باشد، مسئولیت ایجاد پرونده های شخصی کارکنان بر عهده اوست.

یک پرونده شخصی در طول کل دوره کار یک فرد در یک سازمان معین تشکیل می شود.

تشکیل پرونده شخصی کارمند

از آنجایی که پرونده شخصی یکی از اسناد منابع انسانی است، هنگام تهیه آن باید قوانین زیر را رعایت کنید:

تمام اسناد موجود در پرونده شخصی، باید به طور منظم قاب شده و به درستی ایمن شود.
اسنادی که شامل وارد کردن داده‌ها در آنها (کارت شخصی، سفارش‌ها و غیره) می‌شود، نباید حاوی اصلاحات یا خطا باشد؛ آنها نمی‌توانند پیش‌نویس باشند. ورود در چنین اسنادی را می توان با دست یا با استفاده از رایانه انجام داد.
LD که کپی هایی از اسناد فردی کارمند مانند قرارداد کار را ذخیره می کند، باید در مکانی ذخیره شود که برای مشاهده غیرمجاز اسناد موجود در آن غیرقابل دسترس باشد.

به عنوان یک قاعده، تمام اسناد موجود در پرونده شخصی در یک کلاسور بایگانی می شوند یا در یک پوشه با بند کشی ذخیره می شوند و باید به ترتیبی که دستورالعمل ها تعیین کرده اند قرار گیرند.

چه چیزی باید داشته باشد

پرونده شخصی ممکن است شامل اسناد زیر باشد:

کارت شخصی فرم T-2، و باید برای هر کارمند ایجاد شود، صرف نظر از اینکه آیا پرونده های شخصی در شرکت تشکیل شده است.
کپی اسناد شخصی که کارمند هنگام درخواست شغل ارائه می کند (گذرنامه، SNILS، شماره شناسایی مالیات دهندگان، دیپلم، شناسه نظامی).
درخواست کارمند برای استخدام؛
یک نسخه از قرارداد کار و موافقت نامه های اضافی آن؛
یک کپی از حکم استخدام؛
بیانیه ها و کپی دستورات منعکس کننده حرکات کارمند در سازمان (تغییر عنوان شغلی، انتقال و غیره)؛
اسنادی که نشان دهنده حق کارمند برای انجام کارهای محول شده به او باشد (گواهینامه رانندگی، گواهی پزشکی).
یادداشت هایی در مورد مجازات ها و جوایز دریافت شده توسط کارمند؛
یک کپی از حکم اخراج؛
نامه استعفا یا سند دیگری که مبنای خاتمه قرارداد کار بوده است.

ویدئو - ترکیب یک پرونده شخصی:

کارت شخصی کارمند به شکل T-2

همانطور که در بالا ذکر شد، کارت شخصی سندی است که برای هر کارمند باید صادر شود.

فرم یکپارچه T-2 هنگام استخدام کارمند پر می شود و حاوی تمام اطلاعات لازم است:

تمام اطلاعات شخصی کارمند؛
در مورد تحصیلات کارمند؛
در مورد طول خدمت کارمند؛
در مورد اقوام؛
در مورد محل سکونت؛
در مورد ثبت نام سربازی
در مورد کار و تغییرات آن؛
اطلاعات مربوط به آموزش پیشرفته یا آموزش با این کارفرما؛
اطلاعات مربوط به تعطیلات کارکنان؛
اطلاعات در مورد اخراج

یعنی کارت شخصی شامل تقریباً تمام اطلاعاتی است که ممکن است در طول کار برای یک افسر پرسنل یا بخش حسابداری مفید باشد. بنابراین، بسیاری از کارفرمایان خود را به حفظ این فرم محدود می کنند، که به سادگی کپی اسناد را به آن پیوست می کنند. بدون اینکه در اسناد داخلی ذکر شود که لازم است پرونده های شخصی در شرکت ایجاد شود و بدون تنظیم روش نگهداری آنها.

ویدئو - نحوه پر کردن کارت شخصی کارمند در فرم T-2:

این تخلف نخواهد بود، زیرا در حین بررسی آنها فقط به وجود کارت T-2 به درستی اجرا شده توجه می کنند.

ذخیره سازی

پرونده شخصی توسط کارمند مسئول که آن را تشکیل و تکمیل می کند نگهداری می شود. به عنوان یک قاعده، این کار توسط افسر پرسنل انجام می شود.

اگر مدیریت پرونده شخصی توسط اسناد محلی تنظیم می شود، مفید است که لیستی از مقاماتی که ممکن است به اسناد شناسایی شخصی دسترسی داشته باشند در آنها ذکر شود. زیرا به دلیل محرمانه بودن مدارک موجود در آن امکان دسترسی آزاد به پرونده شخصی وجود ندارد.

به همین دلیل است که آنها باید در یک مکان امن یا در مکان غیرقابل دسترس دیگری ذخیره شوند.

ویدئو - کارت شخصی کارمند T-2 - مقوا یا کاغذ:

با پرونده های شخصی کارکنان اخراجی چه کنیم؟

پس از اخراج کارمند، اطلاعات مربوط به دلایل خاتمه رابطه استخدامی (درخواست و کپی دستور) در پرونده شخصی وی وارد می شود و خود پرونده باید برای نگهداری به بایگانی سازمان ارسال شود.

ماندگاری

هیچ دوره نگهداری خاصی برای پرونده شخصی وجود ندارد، اما معمولاً برای یک دوره 75 ساله ذخیره می شود.

نتیجه گیری در مورد این دوره ذخیره سازی را می توان بر اساس مفاد زیر بدست آورد:

کارت شخصی کارمند باید به مدت 75 سال نگهداری شود.
تمام اسناد حاوی اطلاعات مربوط به تجربه کاری کارمند باید به مدت 75 سال نگهداری شود.

مراحل انتقال به بایگانی

قبل از ارسال یک فایل شخصی به بایگانی برای ذخیره سازی، باید به درستی تکمیل شود:

شامل فهرستی از تمام اسنادی که در پرونده شخصی هستند، به ترتیبی که قرار دارند. موجودی همچنین تعداد برگه های موجود در پرونده را نشان می دهد.
تمام اسناد را از پوشه بردارید و آنها را منگنه کنید و موجودی را در صفحه اول قرار دهید.

پس از این، پرونده شخصی برای ذخیره به آرشیو ارسال می شود.

تفاوت های ظریف چیست؟

هنگام ایجاد پرونده های شخصی، نکات ظریف زیر باید در نظر گرفته شود:

آنها باید برای هر کارمندی که تحت یک قرارداد کار امضا شده است، صرف نظر از دوره کار او نگهداری شوند.
اگر همان کارمند در چندین موقعیت در یک سازمان کار می کند ، یعنی تحت یک قرارداد پاره وقت داخلی ثبت نام کرده است ، برای هر موقعیت پرونده شخصی باز می شود.
اگر کارمندی اخراج شد و دوباره توسط این سازمان استخدام شد، باید دوباره پرونده شخصی باز شود.
به عنوان یک قاعده، پرونده شخصی حاوی کپی از اسناد شخصی (به ویژه گذرنامه با عکس) است، بنابراین افسر پرسنل باید اجباریبا کارمند برای پردازش داده های شخصی توافق نامه تنظیم کنید.

ویدئو - فرم رضایت برای پردازش داده های شخصی:

پرونده های شخصی برای کارمندانی که تحت یک قرارداد مدنی ثبت نام کرده اند نگهداری نمی شود.
کتاب کار در پرونده شخصی نگهداری نمی شود، یک روش ذخیره سازی جداگانه برای آن در نظر گرفته شده است. اما می توانید یک کپی از آن را در آن قرار دهید، این امر به ویژه زمانی صادق است که کتاب های کار در یک سازمان بالاتر ذخیره می شود و امور شخصی در بخش های جداگانه نگهداری می شود.

قانون حفاظت از داده های شخصی مجازات های نسبتاً شدیدی را برای تخلفات از جمله مسئولیت کیفری در نظر گرفته است. خودتان بررسی کنید: آیا اسنادی برای ذخیره در پرونده های شخصی کارمندان شما ممنوع است؟

پرونده شخصی یک کارمند فقط می تواند حاوی اسناد (کپی) مربوط به کار او باشد: در مورد استخدام، کار در یک شرکت، ارتقاء، خاتمه قرارداد کار و غیره.

نگهداری کپی پاسپورت، شناسنامه نظامی، گواهینامه رانندگی، SNILS، مدرک تحصیلی، گواهی ازدواج یا طلاق، تغییر نام خانوادگی، تولد فرزند اکیدا ممنوع است. اگر واقعاً برای حل مشکلات کاری به این اسناد نیاز است، مثلاً برای محاسبه مزایا، آماده باشید تا در طی یک ممیزی احتمالی، آن را توجیه کنید. چنین اسناد یا کپی های آنها را نمی توان بیش از 30 روز ذخیره کرد.

این الزامات برای کارمندان دولتی و شهرداری اعمال نمی شود. برای بخش دولتی توسعه یافته است الزامات فردی(فرمان رئیس جمهور فدراسیون روسیه مورخ 30 مه 2005 شماره 609، قانون فدرال مورخ 27 ژوئیه 2004 شماره 79-FZ).

تخلفات مشمول مسئولیت اداری هستند - جریمه (بند 1 ماده 5.27 قانون تخلفات اداری فدراسیون روسیه):

برای اشخاص حقوقی- از 30000 تا 50000 روبل؛
برای مقامات - از 1000 تا 5000 روبل.

خلاصه

پرونده شخصی یک کارمند ممکن است به تشخیص کارفرما در شرکت نگهداری شود. حفظ کارت شخصی فرم T-2 برای هر کارمند استخدام شده فقط الزامی است. کارت شخصی اغلب در پرونده شخصی یک کارمند گنجانده می شود.

ویدئو - اگر در پرونده شخصی نیست، پس کجا اسناد را روی کارمند ذخیره کنید:

کارکنان یک شرکت مهمترین منبع آن هستند، بنابراین داشتن یک پایگاه اطلاعاتی کامل و دقیق در مورد آنها می تواند به طور قابل توجهی کار بخش منابع انسانی را بهبود بخشد. پایگاه اطلاعاتی در این مورد در قالب پرونده های شخصی کلیه کارکنان شرکت ارائه می شود که منعکس کننده فعالیت های کاری، اسناد و سایر اطلاعات آنها است.

زمانی که یک کارمند استخدام می شود پرونده شخصی تشکیل می شود و با پیشرفت در شرکت تغییر می کند تا زمانی که رابطه استخدامی با کارفرما قطع شود.

این مقاله ویژگی های تشکیل و قوانین نگهداری پرونده های شخصی کارمندان ، ثبت پرونده های شخصی کارمندان و ذخیره سازی بعدی آنها را نشان می دهد.

پرونده شخصی یک کارمند چیست و آیا ایجاد آن ضروری است؟

پرونده شخصی شامل جلد پرونده شخصی و مدارک کارمند است که حاوی اطلاعات جامع در مورد کارمند و او است. فعالیت کارگری(اگر در مورد یک دانش آموز صحبت می کنیم، پس اطلاعاتی در مورد تحصیلات او).

برای کارآفرینان، بر خلاف سازمان های دولتی، نگهداری پرونده های شخصی کارکنان ضروری نیست، زیرا رویه سوابق پرسنل کارکنان شرکت های خصوصی توسط مقررات محلی و نه قانون تعیین شده است. بنابراین، کارکنان منابع انسانی می توانند پرونده های شخصی را نه برای همه کارمندان، بلکه فقط برای بخش اصلی باز کنند که شامل:

مدیران و معاونان آنها؛
متخصصان برجسته؛
کارکنان مسئول مالی (صندوقداران، انبارداران و غیره)؛
کارکنان با چشم انداز ارتقاء و غیره

با این حال، تمرین نشان می دهد که نگهداری سوابق همه کارمندان، صرف نظر از موقعیت آنها، بسیار راحت تر است، زیرا یک پرونده شخصی یک منبع سازمان یافته اطلاعات در مورد هر کارمند است که در هر زمان در دسترس است.

تشکیل پرونده شخصی کارکنان

قبل از توضیح نحوه مدیریت پرونده های شخصی کارکنان، لازم است روی طراحی مناسب آنها تمرکز کنید. روند ایجاد پرونده شخصی کارمند با استخدام کارمند شروع می شود و تا زمانی که او شرکت را ترک می کند و سپس قرار دادن پرونده در بایگانی ادامه می یابد. هر پرونده در یک پوشه جداگانه یا در موارد شدید در یک پرونده جداگانه قرار دارد.

هنگام ایجاد پرونده شخصی یک کارمند، باید برخی از آنها را به خاطر بسپارید تفاوت های ظریف:

اسناد ذخیره سازی موقت نباید در پرونده شخصی همراه با اسناد ذخیره سازی دائم ذخیره شوند.
بهتر است اسناد اصلی ذخیره سازی دائمی را از پرونده شخصی حذف کنید و آنها را با کپی جایگزین کنید.
هر سند باید در یک نسخه ارائه شود.
ضخامت یک مورد نباید بیش از 4 سانتی متر باشد.
پیوست های اسناد باید در همان پوشه اسناد باشد.

شایان ذکر است که قانون فدرال "در مورد داده های شخصی" گنجاندن و پردازش چنین داده هایی را در مورد یک کارمند به عنوان دیدگاه های سیاسی و مذهبی، اطلاعات در مورد منع می کند. حریم خصوصیبدون رضایت کتبی او در این صورت، تمام اطلاعات شخصی را می توان تنها برای اهداف استخدام یا ارتقاء کارمند، اطمینان از ایمنی وی و امنیت اموال کارمند مورد استفاده قرار داد.

اسناد پرونده شخصی کارمند

ترکیب یک پرونده شخصی توسط قانون تنظیم نمی شود، بنابراین فهرست آن توسط دستورالعمل های مدیریت سوابق پرسنل شرکت تعیین می شود.

هنگام درخواست شغل، کپی مدارک و رزومه در پرونده شخصی شما قرار می گیرد، سپس تمام اطلاعات لازم دیگر به آنها اضافه می شود.

لیست اسنادی که معمولاً در پرونده شخصی یک کارمند یافت می شود شامل موارد زیر است:

تکمیل فرم درخواست شرکت؛
کپی گذرنامه (صفحه پخش شده با اطلاعات شخصی و ثبت نام)؛
کپی TIN؛
کپی SNILS؛
کپی شناسنامه نظامی (برای آقایان)؛
دیپلم یا سایر مدارک آموزشی؛
عکاسی (رنگی یا سیاه و سفید)؛
ویژگی های محل کار قبلی؛
درخواست کارمند برای استخدام؛
یک کپی از دستور استخدام کارمند؛
یک کپی از قرارداد کار و شرح شغل؛
موجودی اسناد در پرونده شخصی؛
سایر اسناد؛
یک کپی از درخواست / حکم اخراج کارمند.

برای راحت تر کردن جستجوی اطلاعات در مورد یک کارمند، فهرستی از پرونده شخصی کارمند با لیستی از تمام اسناد (شماره سند، نام آن) در پرونده شخصی گنجانده شده است.

اسناد باید در ترتیب زمانی: اولین آنها اسنادی است که هنگام استخدام کارمند برای حسابداری پذیرفته می شوند ، سپس - اسنادی که به عنوان کارمند ظاهر می شوند (سفارش ها ، اظهارات ، گواهی ها).

شرایط لازم برای ثبت پرونده شخصی کارمند

ثبت یکسان کلیه پرونده های شخصی و نگهداری دقیق مجله ثبت امور شخصی به منظور از بین رفتن احتمال از بین رفتن اسناد مهم است.

فایل شخصی باید به شکل خاصی فرمت شود:

در صفحه عنوان پرونده شخصی تمام اطلاعات اولیه در مورد کارمند وجود دارد: نام کامل، تاریخ تشکیل پرونده شخصی.
اگر فایل های شخصی در یک پوشه مشترک هستند، برای تسهیل کار بیشتر، لازم است آنها را بر اساس حروف الفبا مرتب کنید.
نظارت بر تعداد صفحات پرونده شخصی شما ضروری است: نباید بیش از 250 صفحه باشد.

نگهداری از پرونده های شخصی کارکنان

ثبت سوابق شخصی برای پیگیری امور شخصی کارکنان شرکت ضروری است. از آنجایی که هیچ فرم حسابداری واحدی برای نگهداری ژورنال وجود ندارد، می توانید آن را خودتان بسازید (با استفاده از یک الگو از اینترنت آن را چاپ کنید) یا آن را در فروشگاه خریداری کنید. محتویات ستون های مجله نیز ممکن است بسته به شرکت متفاوت باشد.

این مجله حاوی اطلاعاتی در مورد پرونده های شخصی است که تاکنون در شرکت باز شده است. ستون ها شامل شماره پرونده شخصی، تاریخ تاسیس، نام کامل کارمند و سایر اطلاعات ضروری است. بسته شدن پرونده شخصی همراه با یادداشتی در مجله به صورت تاریخ و دلیل بسته شدن است. در صورت نیاز به وارد کردن فرم پرونده شخصی کارمند اطلاعات تکمیلیدر مورد کارمند، می توانید از ستون "یادداشت ها" استفاده کنید.

ذخیره فایل های شخصی کارکنان

ذخیره سازی پرونده های شخصی باید اول از همه برای ایمنی اسناد حاوی اطلاعات محرمانه در مورد کارمندان و برای راحتی جستجوی پرونده های شخصی سازماندهی شود. بنابراین، برای ذخیره پرونده های شخصی، باید یک اتاق کوچک (در صورتی که شرکت تعداد کارکنان زیادی دارد) یا یک کابینت جداگانه، قفل شده با قفل اختصاص دهید.

پوشه های دارای اسناد باید به صورت عمودی قرار گیرند و ستون های آنها به سمت بیرون باشد. دسترسی به ذخیره سازی فایل پرسنل باید به پرسنل منابع انسانی محدود شود. امور شخصی را نظام مند کنیدیک مجله یا رجیستری خاص به روش های زیر کمک می کند:

با استفاده از شماره گذاری؛
V به ترتیب حروف الفبا;
توسط بخش های ساختاری شرکت

همچنین، اگر تعداد زیادی موارد شخصی دارید، می توان آنها را به ترتیب حروف الفبا ذخیره کرد. پرونده های شخصی کارکنان بر اساس نام خانوادگی و به ترتیب حروف الفبا مرتب می شود. در ابتدای هر سفارش باید فهرستی از موارد شخصی موجود در آن وجود داشته باشد.

پرونده های شخصی کارکنان اخراج شده در بایگانی ذخیره می شود، اما نسخه هایی از اسناد را می توان در آخرین روز کار به کارمندان داد. بنابراین، شرکت دیگر مسئولیتی در قبال ذخیره اطلاعات شخصی کارمند نخواهد داشت و حجم آرشیو را کاهش می دهد. مدت زمان نگهداری پرونده های شخصی کارمندان معمولاً از 75 سال تجاوز نمی کند و برای مدیران می توان آن را افزایش داد.

آیا مقاله کمکی کرد؟ در انجمن های ما مشترک شوید.

پرونده شخصی یک کارمند در یک واحد اقتصادی پس از شروع به کار برای وی تشکیل می شود و حاوی کامل ترین اطلاعات در مورد وی، تحصیلات، تجربه و سابقه خدمت و همچنین اطلاعات شخصی است. این قانون نیازی به نگهداری اجباری آن در شرکت های معمولی ندارد، وضعیت در سازمان های بخش دولتی متفاوت است. پرونده های شخصی کارکنان در بخش منابع انسانی نگهداری می شود.

مدیریت پرونده های شخصی کارمندان به متخصصان بخش پرسنل در شرکت واگذار می شود.

پرونده های شخصی کارکنان اساساً صحافی از کپی و اصل اسناد، دستورات، اظهارات و سایر فرم های مشابه است که توسط کارمند ارسال می شود.

پوشه پرونده پس از صدور دستور استخدام کارمند باز می شود و پس از فارغ التحصیلی بسته می شود.

در فرآیند تصمیم گیری در مورد مدیریت پرسنل، متخصصان مربوطه نیاز به کسب اطلاعات در مورد یک کارمند خاص دارند. در این مورد، پرونده شخصی کارمند کامل ترین منبع در نظر گرفته می شود. از این گذشته ، حاوی اطلاعات عینی است.

همچنین پرونده های شخصی کارمندان به شما این امکان را می دهد در اسرع وقتدر صورت درخواست های دریافتی از خارج، اطلاعاتی در مورد کارکنان ارائه دهید.

مهم!با این حال، افسران پرسنل نباید حفاظت از داده های شخصی را فراموش کنند و کارمند باید رضایت کتبی را برای افشای آن بدهد. اطلاعات مشابه. بنابراین، پرونده های شخصی کارکنان باید در مکانی ذخیره شود که دسترسی ثابت به آنها سازماندهی شده باشد. و به صورت الکترونیکی از روش های مختلف حفاظت مناسب استفاده می شود.

نیاز به مدیریت امور شخصی

در سازمان های دولتی

قوانین فدرال و شهرداری متخصصان را موظف می کند سازمان های بودجه ایو موسسات برای هر یک از کارکنان و کارمندان خود پرونده شخصی تشکیل و نگهداری کنند. این امر برای نظام مند کردن اطلاعات و اسناد در مورد پرسنل این مؤسسات و همچنین برای تحقق الزامات برخی قوانین ضروری است.

در شرکت های خصوصی

هنجارهای قانون کار فدراسیون روسیه تعهدی را برای یک شرکت برای حفظ امور شخصی افرادی که در شرکت کار می کنند پیش بینی نمی کند. اما چنین نیازی می تواند توسط سازمان ها و مالکان بالاتر تعیین شود.

هنگام تصمیم گیری در مورد مدیریت پرونده شخصی، باید از اصل مصلحت استفاده شود. در شرکت های کوچک، پرونده های شخصی کارمندان، معمولاً در مدیریت شرکت - مدیر، معاون او، حسابدار ارشد، معاون او ثبت می شود.

به دلیل راحتی، اکثر شرکت ها برای هر یک از کارمندان خود یک پرونده شخصی تنظیم می کنند.

اسنادی برای ایجاد پرونده شخصی

لیست دقیق فرم های موجود در پرونده شخصی فقط برای سازمان ها و موسسات دولتی و شهرداری تعریف شده است. برای سایر شرکت‌ها، فهرست دقیقی وجود ندارد که دقیقاً حاوی چه اسنادی در پرونده شخصی کارمندان باشد. آنها همچنین می توانند از لیست موجود برای بخش عمومی استفاده کنند.

توصیه می شود هر پرونده شخصی را با لیستی از فرم های موجود در ترکیب آن شروع کنید. اسناد موجود در پرونده شخصی کارکنان به چند دسته تقسیم می شوند.

مدارک ارائه شده هنگام پیوستن کارمند به شرکت:

رزومه نامزد، یا
کپی پاسپورت، مدرک تحصیلی، SNILS، TIN، گواهی ازدواج، تولد فرزندان.
کپی شناسنامه نظامی (در صورت وجود)
گواهی عدم سوء پیشینه کیفری.
گواهی از محل کار قبلی و غیره.

مدارک تهیه شده توسط بخش منابع انسانی پس از پذیرش:

(کپی شرکت)؛
قرارداد مسئولیت؛

اسنادی که هنگام انجام فعالیت های کارگری توسط کارمند تهیه می شود:

شرح شغل;
مدارک مربوط به گواهینامه یا آموزش پیشرفته کارمند؛
درخواست برای کسورات؛
کپی دستورات مربوط به ارائه آنها، دستورات تشویق، بازیابی، انتقال؛
گواهی معاینات پزشکی بعدی؛
گزارش ها و یادداشت های توضیحی در مورد این کارمند؛
کپی اسنادی که بر اساس آنها تغییراتی در داده های شخصی ایجاد می شود.

توجه!توصیه می شود که پرونده های شخصی کارکنان حاوی عکس های آنها باشد که به موقع به روز می شوند.

دانلود فرم های ثبت فایل شخصی

در قالب Word.

مراحل ثبت پرونده شخصی

پوشه پرونده شخصی برای کارمند در زمان استخدام باز می شود. اولین چیزی که باید در آن ثبت شود کارت شخصی، فرم درخواست و مدارکی است که پس از پذیرش در شرکت ارسال می شود.

فرآیند ایجاد یک فایل شخصی معمولاً شامل مراحل زیر است:

پر کردن صفحه عنوان (جلد جلد)؛
تنظیم سندی که پرونده را تأیید می کند؛
پر کردن موجودی داخلی؛
تشکیل یا صحافی اسناد پرونده.

صفحه عنوان

در بالای صفحه عنوان، نام شرکت و همچنین تعیین بخشی که کارمند در آن کار می کند، نوشته شده است. شماره پرونده و تعداد برگه های موجود در موجودی در گوشه سمت راست بزرگ نوشته شده است.

نام کامل و نام کامل در وسط برگه وارد می شود. کارمند ثبت تغییرات نام خانوادگی در اینجا مجاز است (به عنوان مثال، نام خانوادگی یک زن متاهل).

در پایین صفحه عنوان، تاریخ شروع و پایان ثبت، تعداد کل برگه‌های جمع‌آوری‌شده در آن و مدت زمان ماندگاری اسمی ذکر شده است.

هنگام انتقال کیس برای ذخیره سازی به بایگانی، فضای خالیشماره با توجه به نامگذاری پذیرفته شده در بایگانی نشان داده شده است.

برگه گواهینامه

این سند در یک برگه A4 یا A5 جداگانه تنظیم شده است. انجام آن بر روی آن ممنوع است سمت عقبجلدها یا پشت خالی در آخرین برگه سند پرونده. اگر کیس بدون برگه گواهی دوخته شده باشد، از داخل به بالای جلد چسبانده می شود.

برگه گواهی برای نشان دادن شماره گذاری مدارک در پرونده، وضعیت فیزیکی برگه ها، مشخصات پر کردن فرم های فردی و غیره در نظر گرفته شده است.

به ویژه در اینجا ذکر شده است:

تعداد حروف برگه ها؛
عدم شماره گذاری صفحه؛
ورق با عکس؛
ورق های بزرگ دوخته شده؛
پاکت هایی با ضمائم لبه دار در آنها؛
ورق های آسیب دیده

توجه!برگه تصدیق توسط گردآورنده امضا می شود و پس از آن تاریخ اجرا و رونوشت امضا را قرار می دهد.

موجودی داخلی

موجودی شماره پرونده و عنوان آن را نشان می دهد (معمولاً این نام کامل کارمند است).

بخش جدولی سند به طور مداوم اطلاعاتی را در مورد فرم های جدید اضافه شده به فایل نشان می دهد. شماره سریال، فهرست سند (در صورت وجود)، نام و تعداد برگه‌های سند جدید در اینجا وارد می‌شوند.

در انتهای فهرست، تعداد کل اسناد ثبت شده و همچنین تعداد صفحات موجودی به صورت کلمه و عدد درج شده است.

در نهایت، سند توسط یک متخصص پرسنل با رمزگشایی نام کامل امضا می شود. و با ذکر تاریخ ثبت نام.

روش حفظ امور شخصی (حسابداری، ایجاد تغییرات)

در فرآیند انجام وظایف کار یک کارمند، پرونده شخصی وی با اسناد مختلف تکمیل می شود - توافق نامه های اضافی، کپی دستورات، توضیح و یادداشت ها، نتایج گواهینامه و بسیاری دیگر. در این مورد، تمام مقالات جدید باید دقیقاً به ترتیب زمانی قرار گیرند.

کارمند مسئول موظف است از به روز بودن اطلاعات پرونده شخصی اطمینان حاصل کند. اگر هر یک از اطلاعات مندرج در اسناد اصلی پرونده (پرسشنامه، برگه شخصی) تغییر کند، سند قدیمی تحت هیچ شرایطی پس گرفته نمی شود، بلکه یک فرم تکمیلی ویژه تنظیم می شود. آنها فرم مجموعه ای ندارند و در هر شرکت به طور مستقل توسعه می یابند.

توجه!یک یادداشت اجباری پس از ایجاد تغییرات، اطلاعات مربوط به در دسترس بودن و وضعیت پرونده شخصی است. افسر پرسنل باید بررسی لازم را انجام دهد و پس از آن علامت "پرونده شخصی تایید شده" در پشت برگه شخصی با امضا و تاریخ ایجاد می شود.

ذخیره سازی اسناد

پرونده های شخصی کارمندان حاوی اطلاعات شخصی است و بنابراین باید در یک گاوصندوق یا یک کابینت مخصوص که با یک کلید قفل شده است ذخیره شود. در عین حال، فقط اسناد کارمندان شاغل باید مستقیماً در بخش پرسنل نگهداری شود و بقیه برای ذخیره سازی به محل بایگانی منتقل می شوند.

فایل های شخصی کارمندان را می توان به روش های زیر ذخیره کرد:

بر اساس حروف الفبا؛
بر اساس تقسیمات ساختاری؛
با شماره پرسنل کارمند یا با شماره پرونده اختصاص داده شده هنگام باز شدن آنها.

در قفسه ها، پوشه ها با ستون فقرات رو به بیرون مرتب شده اند، به ترتیبی که به آنها شماره اختصاص داده شده است.

پرونده های شخصی باید جدا از فرم های کارت شخصی و کار باشد.

مهم!پرونده های شخصی کارکنان باید به مدت 75 سال در بایگانی باقی بماند. در عین حال پوشه های مدیران، اعضای مدیریت، کنترل، دستگاه های اجرایی و همچنین کارکنان دارای عناوین و جوایز به صورت نامحدود ذخیره می شود.

آیا پرونده های شخصی به کارمندان داده می شود؟

پرونده های شخصی به کارمندان داده نمی شود. با این حال، او می تواند با تمام اسنادی که در پوشه او در محل خدمات پرسنلی و در حضور متخصص ثبت شده است، آشنا شود. دومی باید واقعیت دسترسی به پرونده شخصی از خارج را ثبت کند.

در حین کار با پرونده شخصی، هرگونه اصلاح، یادداشت برداری، برداشتن مدارک و غیره ممنوع است. فقط یک کارمند پرسنل مجاز حق هرگونه تغییر را دارد. پس از بازگشت، باید بررسی کنید که آیا تمام اسناد پرونده در جای خود و به شکل اصلی خود هستند یا خیر.

مهم!در صورت اخراج، پرونده های شخصی به کارکنان تحویل داده نمی شود، بلکه به بایگانی شرکت منتقل می شود.

همه این ضرب المثل را می دانند که پرسنل همه چیز را تصمیم می گیرند. منابع انسانی مهمترین بخش هر سازمانی است، بنابراین این پراهمیتدسترسی و کامل بودن پایگاه اطلاعاتی مربوط به هر کارمند را دارد. خدمات پرسنلی این اطلاعات را در قالب مجموعه ای خاص از اسناد - یک پرونده شخصی تشکیل می دهد.

از آنجایی که مقررات قانونی خاصی مبنی بر ایجاد و ذخیره پرونده های شخصی وجود ندارد، ممکن است سردرگمی و مغایرت در این مورد وجود داشته باشد. ما سعی خواهیم کرد این حوزه از نگهداری اسناد پرسنل را روشن کنیم.

موضوع شخصی چیست؟

اصطلاح "پرونده شخصی" در کارهای اداری معمولاً به اسنادی اطلاق می شود که تحت یک پوشش جمع آوری شده اند و شخص را در کار و/یا همراهی می کنند. فعالیت های آموزشیو به طور کامل آن را منعکس می کند. این اسناد در کل دوره استخدام (یا آموزش) کارمند جمع می شوند.

پرونده شخصی بخشی از اسناد پرسنلی سازمان است.

آیا نگهداری پرونده های شخصی ضروری است؟

بیشتر کارآفرینان پرونده های شخصی را جزء ضروری اسناد پرسنل می دانند. با این حال، قانون می گوید که این فقط برای کارمندان دولت صادق است.

پرونده های شخصی برای کارمندان دولت

اطلاعات مربوط به کارمندان ایالتی و شهرداری باید در فرم مقرر سیستماتیک شود (فرمان رئیس جمهور فدراسیون روسیه 30 مه 2005 شماره 609). پرونده های پرسنلی چنین کارمندانی برای منعکس کننده کل سابقه آنها در نظر گرفته شده است تا به وضوح مشاهده شود که دقیقاً اطلاعات شخصی آنها چگونه تغییر کرده است.

اگر یک کارمند از ساختاری به ساختار دیگر نقل مکان کند، پرونده شخصی او باید دنبال شود.

در یک محل کار جدید، ایجاد تصور از یک فرد جدید و همچنین به دست آوردن اطلاعات اضافی در مورد منابع درآمد، ارتباطات، شبکه حرفه ای و همچنین سایر اطلاعاتی که کنترل را تسهیل می کند آسان تر خواهد بود.

قانون فدرال شماره 79-FZ «در مورد ایالت خدمات مدنی فدراسیون روسیه» مورخ 27 ژوئیه 2004، در قسمت 3 ماده 42، نحوه انجام کلیه اقدامات با پرونده شخصی این دسته از کارکنان را آشکار می کند.

امور شخصی کارآفرینان

نه قانون کار و نه سایر مقررات فدراسیون روسیه الزامی برای نگهداری اسناد پرسنل منحصراً از طریق پرونده های شخصی ایجاد شده برای هر کارمند ندارند. بنابراین، چنین ثبت اطلاعات پرسنل به هیچ وجه اجباری یا حتی توصیه نمی شود.

مهم! قوانین فدراسیون روسیه اشخاص حقوقی یا کارآفرینان فردی را از حفظ امور شخصی کارکنان خود منع نمی کند.

اگر مدیریت یک سازمان یا کارآفرین فردی تصمیم گرفته است که تکمیل پرونده های شخصی را اجباری کند، این باید در سیاست حسابداری، با پیش بینی رویه در آیین نامه داخلی. به عنوان یک قاعده، کارمندان "چرخ را دوباره اختراع نمی کنند"، بلکه از مقررات تدوین شده برای کارمندان دولتی استفاده می کنند.

مزایای سیستم امور شخصی برای یک کارآفرین

علیرغم این واقعیت که هیچ الزامی ترکیب یک پرونده شخصی و روش نگهداری آن را تعریف یا محدود نمی کند، تمرین این شاخه از کار اداری راحتی بدون شک برای مدیر این شکل از ذخیره اطلاعات شخصی را نشان می دهد. به همین دلیل است که فراگیر بودن پرونده های شخصی در خدمات پرسنلی اسطوره ماهیت اجباری آنها را شکل داده است.

تأثیر مثبت معرفی سوابق پرسنلی مشهود است:

ثبت به موقع کلیه اسناد کارمند؛
ردیابی پویایی شغلی؛
ثبت اطلاعات در مورد مزایای احتمالی؛
ارزیابی چشم انداز رشد حرفه ای؛
ایمنی و نظم اسناد شخصی؛
دسترسی سریع به کل اطلاعات پرسنل

علیه چه کسی پرونده شخصی تشکیل می دهند؟

این سوال را می توان بدون ابهام فقط در رابطه با کارمندان دولت پاسخ داد: برای همه، همانطور که توسط قانون لازم است.

از آنجایی که نگهداری پرونده های شخصی برای کارآفرینان خصوصی ضروری نیست، آنها خودشان می توانند تصمیم بگیرند که این اسناد را برای کدام کارمندان نگهداری کنند و کدام یک می توانند بدون چنین سوابق پرسنلی دقیقی انجام دهند. برخی از مدیرانی که از این سیستم استفاده می کنند ترجیح می دهند سوابق شخصی را برای همه پرسنل نگه دارند تا داده ها را برای هر کارمند سیستمی کنند. اما برخی برای صرفه جویی در زمان، مدیریت پرونده های شخصی را فقط برای دسته های خاصی از کارمندان سازماندهی می کنند.

برای کارمندان چه سمت هایی معمولا پرونده های شخصی باز می شود؟:

مدیریت؛
معاونین در سطوح مختلف؛
متخصصان کلیدی؛
کارکنانی که مسئولیت مالی دارند؛
ذخیره پرسنل و غیره

برای اطلاعات شما!توصیه می شود بدون توجه به شکل و زمان اشتغال او یک پرونده شخصی برای چنین کارمندانی باز کنید - او به صورت پاره وقت یا در شغل اصلی خود، تحت قرارداد کار با مدت معین یا به صورت دائم کار می کند.

به ندرت موقعیت هایی با سوابق شخصی ارائه می شود که برای آنها شرایط تحصیلی، صلاحیت یا سایر شرایط خاص ارائه نشده است، به عنوان مثال، نظافتچی، نگهبان، سرایدار و غیره.

مهلت تشکیل پرونده شخصی

به عنوان یک قاعده، برای اولین بار پس از امضای حکم استخدام و آشنایی با این دستور، پرونده شخصی برای کارمند باز می شود.

پرونده شخصی در تمام مدتی که کارمند برای این کارفرما کار می کند نگهداری می شود، با اسناد تکمیل می شود و به روز می شود. برخلاف امور شخصی در خدمات عمومی، کارآفرینان خصوصی مرسوم نیستند که هنگام تغییر شغل، امور شخصی را افشا کنند. ارتباط پرونده شخصی تا زمانی که به دلیل اخراج یک کارمند به بایگانی منتقل نشود ادامه دارد.

ویژگی های ایجاد فایل شخصی

ثبت صحیح پرونده های شخصی کار با اسناد پرسنلی را بسیار تسهیل می کند. Practice تعدادی توصیه را در مورد تشکیل مؤثر پرونده های شخصی ایجاد کرده است:

اسناد در زیر یک جلد جمع آوری می شوند، اغلب یک پوشه، کمتر فقط یک فایل یا کلاسور. آنها باید برای هر کارمند جداگانه باشند.

یاد آوردن! آرشیو فایل های شخصی را فقط در پوشه های مقوایی می پذیرد. کلاسورها و فایل ها برای این منظور قابل قبول نیستند و ممکن است فقط برای استفاده داخلی باشند.

ضخامت بیشتر از 4 سانتی متر توصیه نمی شود.
اسناد نگهداری دائمی نباید با اسناد موقت مخلوط شوند.
پرونده شخصی ممکن است شامل اسناد اصلی و کپی های تایید شده آنها باشد.
بهتر است اسناد مهم ذخیره سازی دائمی برای فایل های شخصی را با کپی جایگزین کنید.
مرسوم نیست که چندین نسخه از یک سند را در یک پرونده شخصی ذخیره کنید.
اگر سند حاوی ضمیمه باشد، باید همراه با اوراق مربوطه ذخیره شود.
اسناد موجود در پرونده باید به ترتیب زمانی ترتیب داده شوند، یعنی همانطور که بوجود می آیند.

چه مدارکی در پرونده شخصی گنجانده شده است؟

ترکیب پرونده های شخصی، و همچنین روش تشکیل، برای کارآفرینی خصوصی در سطح قانونگذاری ثابت نیست، اما باید به درستی در قانون محلی شرکت تجویز شود.

اسنادی که معمولاً به یک پرونده شخصی تعلق دارند را می توان به چند گروه تقسیم کرد:

اسناد اولیه برای استخداماین شامل آن دسته از اسنادی است که کارمندان هنگام استخدام ارائه می دهند و آنهایی که مستقیماً در هنگام ثبت نام پر و وارد می شوند. میتونه باشه:
- خلاصه؛
- اسناد مربوط به تحصیلات و مدارک تحصیلی؛
- کپی مدارک شناسایی (گذرنامه، SNILS، کد شناسایی، در صورت وجود)؛
- توصیه ها یا بررسی های کارفرمایان قبلی (در صورت لزوم)؛
- یک سند یا یک کپی از آن در مورد ثبت نام نظامی (در صورت وجود)؛
- گواهی عدم سوء پیشینه (که هنگام درخواست برای موقعیت های خاص مورد نیاز است)؛
- داده های معاینه پزشکی؛
- فرم درخواست تکمیل شده (در صورت ارائه)؛
- فرم استخدام؛
- یک کپی از دستور پذیرش؛
- قرارداد کار منعقد شده و غیره
مقالاتی که در روند کار در این موقعیت ظاهر شدند.آنها ممکن است منعکس کننده دستاوردهای حرفه ای کارمند یا پویایی اجتماعی او باشند. اینها ممکن است شامل موارد زیر باشد:
- گواهینامه های مختلف صلاحیت؛
- گواهینامه رانندگی؛
- گواهی ازدواج یا طلاق، اگر این وقایع در حین اشتغال رخ داده باشد.
- شناسنامه فرزندان (همان توجیه)؛
- شرح شغل؛
- قراردادهای اضافی منعقد شده (اگر این کار انجام شده باشد)؛
- یک کپی از توافق نامه مسئولیت مالی (اگر موقعیت آن را فراهم کند)؛
- گواهینامه های صدور گواهینامه؛
- داده های معاینات پزشکی منظم؛
- اسنادی که محدودیت های پزشکی یا ناتوانی را ایجاد می کند (اگر این اتفاق در حین کار رخ داده باشد).
- کپی دستورات مربوط به تغییرات داخلی در موقعیت (انتقال، ارتقاء، تنزل رتبه و غیره)؛
- داده های مربوط به مجازات های انضباطی و مشوق های کاری؛
- درخواست ترک؛
- گزارش ها، یادداشت های توضیحی، یادداشت ها و غیره
مدارک تایید کننده رابطه استخدامی با این کارفرما.قبل از رد پرونده، باید به درستی تکمیل شود. آخرین اسناد موجود در پوشه فایل شخصی ممکن است:
- نامه استعفا؛
- یک کپی از حکم اخراج؛
- اسناد اخراج به دلیل انتقال خارجی؛
- گواهی فوت کارمند

نحوه صحیح تشکیل پرونده شخصی

اسناد تجاری باید مطابق با الزامات پذیرفته شده عمومی نگهداری شوند، حتی اگر آنها در قانون ذکر نشده باشند، این کارایی استفاده از آن را افزایش می دهد. این مسئولیت داخلی است عمل هنجاریبه یک کارمند خاص اختصاص داده می شود که اغلب نماینده بخش منابع انسانی شرکت است. مسئولیت های او عبارتند از:

تشکیل اولیه پرونده شخصی؛
افزودن سوابق و اسناد جدید به آن؛
توقیف اسناد نگهداری موقت که منقضی شده یا دیگر معتبر نیستند.
در صورت لزوم، گواهی کپی ها؛
موجودی داخلی اسناد موجود در پرونده؛
بررسی برنامه ریزی شده وضعیت پرونده های شخصی؛
آشنایی سالانه کارمند با پرونده شخصی خود در برابر امضای وی.
ذخیره سازی فایل ها؛
قرار دادن فایل های نامربوط در آرشیو

مهم! کارمندی که امور شخصی را انجام می دهد باید دسترسی مجاز به داده های شخصی کارکنان داشته باشد.

جلد فایل شخصی

پرونده شخصی یک مجموعه است مقدار زیاداسنادی که تعهد هر یک را دیکته می کند راه اسانجستجو برای اطلاعات لازم مرسوم است که اطلاعات را از یک پرونده شخصی در صفحه عنوان (جلد جلد) سیستماتیک کنید. استفاده از الزامات طراحی پوشش راحت است که از 17 ژوئیه 1972 بدون تغییر باقی مانده است (GOST 17914-72):

فضایی در بالا برای تمبر آرشیوی آینده باقی مانده است.
نام کامل و مختصر سازمان در مرکز بالا قرار دارد.
واحد ساختاری در زیر نشان داده شده است (شما باید چند خط بگذارید تا اطلاعات مربوط به تغییر احتمالی بخش را منعکس کنید).
شماره پرونده (طبق نامگذاری اتخاذ شده توسط شرکت)؛
نام خانوادگی، نام و نام خانوادگی کارمندی که پرونده علیه او باز شده است.
گوشه سمت راست پایین حاوی اطلاعاتی در مورد زمان بندی پرونده است: تاریخ افتتاح، یعنی روز استخدام و تاریخ بسته شدن (دستور اخراج).
تعداد برگه های پرونده در زمان موجودی در اینجا نوشته شده است.
دوره نگهداری پرونده

شرح پرونده شخصی

تمام اسنادی که در آن پوشه قرار می گیرند باید شماره گذاری و بایگانی شوند و همچنین جای خود را در لیست اسناد بگیرند.

می توان آن را در قسمت داخلی جلد مقوایی پوشه قرار داد یا در آخر بایگانی کرد.

در بالای برگه ای که برای این منظور در نظر گرفته شده است، نام نوشته شده است ("لیست اسناد پرونده شخصی")، سپس نام کامل کارمند در مورد اسمی نوشته می شود. نگهداری موجودی به شکل جدول زیر راحت است.

بعد از جدول تعداد اسناد و برگه های موجود در موجودی به صورت کلمه و عدد نوشته می شود. در پایان تاریخ موجودی و امضای مجری همراه با رونوشت وجود دارد.

مدیریت امور شخصی

روش نگهداری اسناد پرسنل باید به طور مفصل در مقررات مربوطه تصویب شده توسط شرکت تنظیم شود. ممکن است تعدادی از رویه های حسابداری را پیش بینی کند:

ثبت.در سازمان های بزرگ، یک مجله یا کتاب ویژه برای ثبت امور شخصی ایجاد می شود. هر مورد جدید تحت یک عدد (کد) خاص وارد آن می شود، همان دنباله اعداد با خود کیس به پوشه چسبانده می شود. این مجله همچنین ممکن است حاوی اطلاعات زیر در مورد پرونده شخصی باشد:
- نام کامل کارمند؛
- تاریخ تاسیس؛
- تاریخ بسته شدن؛
- تاریخ انتقال به آرشیو
تنظیم. اگر در طول فرآیند استخدام، اطلاعات شخصی کارمند دستخوش تغییرات قابل توجهی شده باشد: محل سکونت، وضعیت اجتماعی به دلیل ازدواج یا طلاق، تغییر نام خانوادگی و غیره ضروری است. تغییرات بر اساس ضمیمه مدارک مستند مربوطه (کپی سند ازدواج، شناسنامه و ...) انجام می شود. فقط یک کارمند مسئول که با دستور خاصی منصوب می شود یا دیگری که رسماً مجاز به جایگزینی او است، حق ایجاد تغییرات را دارد.

توجه داشته باشید!اگر خطا، نادرستی یا پیامد تغییر تصحیح شد، این کار باید با قیاس با کتاب کار انجام شود: اشتباه را با یک خط خط بزنید، نسخه صحیح را در بالا بنویسید و در حاشیه آن یادداشتی در مورد درستی آن بگذارید. تصحیح و تاریخ آن

ذخیره سازی.از آنجایی که داده های شخصی اطلاعات محرمانه هستند، پوشه ها باید به گونه ای ذخیره شوند که افراد غیرمجاز به آنها دسترسی نداشته باشند. معمولاً برای این منظور از یک کابینت گاوصندوق یا قفل دار استفاده می شود. فقط پرونده های کارکنان فعال باید نگهداری شود. پس از اخراج، کارفرما مدتی پرونده را حفظ می کند (این مدت را خودش تعیین می کند؛ در خدمات کشوری اگر پرونده به ارگان دیگری منتقل نشود 10 سال است).
انتقال به آرشیوپرونده کارمند اخراج شده باید بسته شود و پس از انقضای دوره پس انداز داخلی، به انبار بایگانی منتقل شود. برای انتقال باید پر کنید برگه گواهینامه، جایی که اطلاعات نهایی در مورد وضعیت پرونده شخصی وارد می شود. این برگه در انتهای پوشه قرار می گیرد. از لحظه ای که پرونده به بایگانی منتقل می شود، اگر متعلق به یک کارمند معمولی باشد به مدت 75 سال و اگر متعلق به یک مدیر باشد به طور دائم در آنجا ذخیره می شود.

برای چه کسانی می توان پرونده شخصی صادر کرد؟

برخلاف دفترچه های کار، پرونده های شخصی پس از اخراج برگشت داده نمی شود و به هیچ وجه در اختیار کارمندان قرار نمی گیرد. کارمندان فقط می توانند سالی یک بار آن را ورق بزنند و امضا کنند که همه چیز در آن به درستی منعکس شده است.

در صورت درخواست ویژه، پرونده های شخصی فقط توسط نمایندگان قابل دریافت است اجرای قانونیا نهادهای کنترل دولتی.

نگهداری پرونده های شخصی کارکنان برای همه دسته های کارفرمایان الزامی نیست.

قانون فدراسیون روسیه ایجاب می کند که پرونده های شخصی برای افراد دارای موقعیت نگهداری شود خدمات مدنی. روش نگهداری پرونده های شخصی کارمندان دولت مطابق با فرمان رئیس جمهور فدراسیون روسیه مورخ 1 ژوئن 1998 شماره 640 "در مورد نحوه نگهداری پرونده های شخصی افرادی که دارای سمت های عمومی در فدراسیون روسیه هستند به ترتیب تنظیم می شود. انتصاب و مناصب عمومی در خدمات عمومی فدرال.»

مسئولیت حفظ امور شخصی نیز ممکن است به کارفرما واگذار شود - سازمان دولتیمقررات صنعت (تشکیلاتی). به عنوان مثال: دستور Rospotrebnadzor مورخ 16 مارس 2005 شماره 300 که مقررات را تصویب کرد. خدمات فدرالبرای نظارت در زمینه حمایت از حقوق مصرف کننده و رفاه انسان (طبق بند 7.7 این سند، مدیریت پرونده های شخصی کارکنان خدمات به مدیریت امور محول شده است) و همچنین مصوبه شماره 429 21 اوت 2004 "در مورد خدمات گمرکی فدرال"، که مقررات مربوط به خدمات گمرکی فدرال را تصویب کرد. بر اساس این سند، مقررات مربوط به اداره اصلی پرسنل (GUK) FCS تدوین و اجرا شد. طبق بند 15 آیین نامه ، اداره امور گمرکی فدرال وظیفه حفظ امور شخصی کارکنان خدمات را بر عهده دارد.

در نهایت، مدیریت پرونده های شخصی کارکنان ممکن است توسط یک سازمان بالاتر (شرکت مدیریت) تجویز شود.

در سایر سازمان ها و شرکت ها، مدیر حق دارد در مورد نیاز به نگهداری پرونده های شخصی کارکنان تصمیم بگیرد و همچنین (در صورت مثبت بودن تصمیم) برای کدام دسته از کارکنان باید پرونده های شخصی را حفظ کند.

برای کارمندان از میان تیم مدیریت شرکت (رئیس شرکت، معاونان وی (دستیاران)، روسای بخش های ساختاری و غیره).
کارمندان شرکتی که ممکن است طبق قانون مسئولیت مالی برای آنها ایجاد شود (حسابدار ارشد (حسابدار) شرکت و همچنین معاون حسابدار ارشد و غیره).

با این حال، در بسیاری از شرکت های خصوصی، پرونده های شخصی برای همه کارمندان، صرف نظر از رتبه، وضعیت و کار انجام شده (از جمله پرسنل فنی) نگهداری می شود، زیرا پرونده شخصی یک منبع اطلاعات بسیار مناسب در مورد هر کارمند است: تمام نسخه های شخصی کارمند. اسناد و سفارشات برای این کار در یک پوشه کارمند و اسناد دیگر جمع آوری می شود.

توصیه می شود روند رسیدگی به پرونده های شخصی کارکنان را در دستورالعمل های مناسب ایجاد کنید.

تشکیل سوابق شخصی کارکنان

تشکیل پرونده شخصی به منظور گروه بندی منظم اطلاعات مستند در مورد کارمند انجام می شود که توسط وی پس از پذیرش (انتقال) به موقعیت مربوطه به کارفرما منتقل می شود. تشکیل (نگهداری بعدی و ثبت نام) پرونده های شخصی کارمندان به بدنه پرسنل یا یک مقام ویژه مجاز که شخصاً مسئول اطمینان از رسیدگی صحیح به این اسناد است محول می شود.

تشکیل پرونده شخصی بلافاصله پس از پذیرش (انتقال) کارمند به یک موقعیت مدیریتی انجام می شود، موقعیتی که ممکن است طبق قانون مسئولیت مالی برای آن ایجاد شود، یا در صورت مقرر در دستورالعمل های مربوط به موقعیت دیگری. روش رسیدگی به پرونده های شخصی کارکنان مطابق با توصیه های روش شناختیبایگانی شهر مسکو و توصیه‌های روش‌شناختی VNIIDAD FAS RF (2002) اسنادی که توسط کارمندان در هنگام اشتغال ارائه می‌شوند، و همچنین اسنادی که در دوره آنها ایجاد شده‌اند، در پرونده‌های شخصی گروه‌بندی می‌شوند. فعالیت حرفه ایدر این شرکت از جمله:

برگه یا پرسشنامه پرسنل شخصی؛
د علاوه بر برگه سوابق پرسنل شخصی (یا پرسشنامه)؛
زندگی نامه؛
کپی مدرک تحصیلی؛
قرارداد کار (نسخه دوم)؛
توافق نامه مسئولیت مالی (برای کارکنان مسئول مالی)؛
ویژگی ها (توصیه نامه)؛
درخواست استخدام (برای انتقال به موقعیت مناسب)؛
عصاره از دستورات (کپی از دستورات) در هنگام استخدام (در هنگام انتقال به موقعیت های دیگر)؛
عصاره اسناد (کپی اسناد) در مورد جوایز یا اقدامات انضباطی؛
عصاره (کپی) اسناد گواهی (بررسی، برگه های گواهی و غیره).

به منظور اطمینان از ایمنی مناسب پرونده شخصی و سهولت در رسیدگی در طول تشکیل آن، اسناد (با یک سوزن و نخ برای چهار سوراخ) در یک پوشه جداگانه قرار می گیرند. نمونه ای از طراحی جلد جلوی پرونده شخصی در پیوست 1 آورده شده است. علاوه بر موارد ذکر شده، برخی اسناد دیگر را نیز می توان در پرونده شخصی قرار داد (مثلاً اسنادی در مورد یک کارمند که در رقابت برای یک جای خالی شرکت می کند. سمت، کپی مدارک در مورد پاداش کارمند (اعطای عناوین افتخاری) و غیره. علاوه بر این، گواهی ها، عکس های تایید شده کارمند و غیره در پرونده شخصی قرار می گیرد (اما در آن ثبت نمی شود). .

هنگام ایجاد پرونده شخصی، علاوه بر این، ثبت اولیه آن نیز انجام می شود. به این منظور:

یک شماره حساب به پرونده شخصی اختصاص داده می شود.

موقعیت های مربوطه در جلد جلو و ستون فقرات پرونده شخصی پر شده است.

یک موجودی داخلی در پرونده شخصی گنجانده شده است (به پیوست 2 مراجعه کنید).

حفظ و نگهداری از امور شخصی کارکنان

یک پرونده شخصی در کل دوره کار هر کارمند در شرکت (در موقعیت مربوطه، در صورتی که توسط قوانین یک شرکت خاص پیش بینی شده باشد) نگهداری می شود. نگهداری پرونده شخصی شامل موارد زیر است:

درج اسناد پرونده شخصی بر اساس اسناد (کپی های تایید شده از اسناد) انجام می شود. جزئیات لازم را می توان قبل از انجام ورودی های مناسب در گفتگوی شخصی با کارمند توسط یک مقام مجاز روشن کرد. کلیه موارد ثبت شده در اسناد در فرآیند نگهداری پرونده شخصی به صورت دستی با خودکار یا خودکار به رنگ های مشکی، آبی یا رنگ بنفش، خوانا و بدون اصلاح. در صورت لزوم، این سوابق با امضای مجاز تأیید می شود رسمیمدیریت پرسنل و خدمات مطبوعاتی شرکت یا خدمات مدیریت پرسنل.

برای تسریع روند ثبت در سوابق شخصی، استفاده از فکس (مهر) نمونه های ثبت شده مجاز است. اسنادی که در طول فرآیند مدیریت جمع می شوند در پرونده شخصی به بخش هایی توزیع می شوند و در قسمت دوم به ترتیب زمانی مرتب می شوند.

برگه های مدارک ثبت شده در پرونده شخصی مشمول شماره گذاری می باشد. اطلاعات مربوط به این اسناد، از جمله شماره گذاری صفحاتی که در پرونده شخصی آنها قرار دارد، در موجودی داخلی منعکس می شود.

کارمندان موظفند اطلاعات مربوط به تغییرات داده های شخصی موجود در پرونده شخصی را به سرعت به خدمات پرسنل ارسال کنند. به عنوان یک قاعده، این به صورت کتبی (در قالب یک درخواست) همراه با اسناد تأیید کننده تغییرات انجام می شود. پس از ثبت در پرونده شخصی، اصل مدارک به کارمند بازگردانده می شود. در صورت لزوم ابتدا کپی از این مدارک تهیه و تایید و به پرونده شخصی پیوست می شود.

ذخیره و حسابداری روابط شخصی کارکنان

ذخیره و ضبط فایل های شخصی به منظور جستجوی سریع و بدون خطا فایل های شخصی، اطمینان از ایمنی آنها و همچنین اطمینان از محرمانه بودن اطلاعات موجود در سوابق شخصی از دسترسی غیرمجاز سازماندهی شده است.

پرونده های شخصی در لیست پرونده های مقام پرسنلی تحت عنوان کلی "پرونده های شخصی" با ذکر دوره های ذخیره سازی گنجانده شده است. مطابق با فهرست اسناد مدیریت استاندارد تایید شده توسط Rosarkhiv در 6 اکتبر 2000، مدت نگهداری پرونده های شخصی 75 سال از سال اخراج کارمند است.

پرونده های شخصی در بخش پرسنل (در اتاقی که برای این منظور مناسب است) جدا از سایر پرونده ها ذخیره می شود. به عنوان یک قاعده ، خدمات پرسنلی فقط پرونده های شخصی کارکنان شاغل را ذخیره می کند ، در حالی که پرونده های شخصی کارمندان اخراج شده طبق روال تعیین شده برای ذخیره سازی در بایگانی سازمان یا بایگانی قلمرو منتقل می شود.

شرایط ذخیره سازی باید ایمنی قابل اعتماد پرونده های شخصی و اسناد (اطلاعات) قرار داده شده در آنها را از سرقت (افشاء) تضمین کند. برای این منظور، پرونده های شخصی باید در گاوصندوق ها (کابینت ها) نگهداری شوند و آنها را در قفسه ها به صورت عمودی و به صورتی که خارها رو به بیرون قرار گیرند، قرار دهید.

در قسمت داخلی درب گاوصندوق (کابینت) می توان فهرست خلاصه ای از پرونده های شخصی ذخیره شده در آن را قرار داد. فقط مقامات مجاز و سرپرستان فوری آنها باید به پرونده های شخصی دسترسی داشته باشند. اگر تعداد قابل توجهی پرونده شخصی وجود داشته باشد، در یک مجله یا ثبت خاص ثبت می شود. سیستم سازی پرونده های شخصی به یکی از روش های زیر انجام می شود:

به ترتیب عددی؛

به ترتیب حروف الفبا؛

در بخش های مربوط به نام تقسیمات سازه ای بر اساس میز پرسنلشرکت ها، و در بخش ها - به ترتیب عددی یا به ترتیب حروف الفبا.

به منظور کاهش تعداد کل واحدهای حسابداری، مجاز به ذخیره فایل های شخصی به عنوان بخشی از به اصطلاح سفارشات - گروه های ذخیره سازی حروف الفبا است. قبل از هر پرونده شخصی موجود در سفارش کار، یک برگه خالی با نام خانوادگی، نام و نام خانوادگی کارمند وجود دارد. فایل های شخصی درون لباس نیز به ترتیب حروف الفبا گروه بندی می شوند. در ابتدای سفارش، فهرست خلاصه ای از مواردی که در آن گنجانده شده اند قرار داده شده استامور شخصی او

صدور روابط شخصی کارکنان برای استفاده موقت

صدور پرونده شخصی برای کارمندان یک سازمان برای استفاده موقت برای آشنایی با اطلاعات درج شده در آن با مجوز رئیس خدمات پرسنلی انجام می شود. آشنایی با پرونده شخصی کارمند در مقابل امضا معمولاً با حضور یک مقام مجاز (مسئول رسیدگی به پرونده های شخصی) انجام می شود.

کارمندان حداقل سالی یک بار با پرونده های شخصی و همچنین به درخواست این افراد در سایر موارد پیش بینی شده توسط قانون فدراسیون روسیه آشنا می شوند. در فرآیند آشنایی با پرونده شخصی، کارمندان سازمان از موارد زیر منع می شوند:

انجام هرگونه اصلاح در سوابق شخصی قبلی

ورودی های جدید در پرونده شخصی خود ایجاد کنید.

اسناد موجود را از پرونده شخصی استخراج کنید یا موارد جدید را در آن قرار دهید.

پس از مدت زمانی که برای بررسی در نظر گرفته شده است، روی پرونده شخصی خود نگه دارید.

در صورت شناسایی نادرستی در سوابق یا یافتن اسناد قدیمی در پرونده شخصی، کارمند حق دارد این موضوع را به خدمات پرسنلی سازمان گزارش دهد. توصیه می شود اسنادی را به برنامه ضمیمه کنید که بر اساس آن امکان ایجاد تغییرات مناسب در ورودی های قبلی یا کپی اسناد (برای جایگزینی اسناد قدیمی) وجود دارد.

صدور برای استفاده موقت برای درج اسناد جدید در پرونده شخصی، ثبت و غیره. فقط برای مدتی انجام می شود که واقعاً برای انجام اقدامات مربوطه لازم است، طبق فهرست افراد دارای حق دریافت پرونده های شخصی که به تأیید رئیس سازمان می رسد. واقعیت صدور پرونده شخصی در مسیر حسابرسی (کارت) ثبت می شود که شکل تقریبی آن در پیوست 3 آمده است.

کار (آشنایی) با پرونده های شخصی در اتاقی که مخصوص این اهداف تعیین شده است انجام می شود و زمان کار (آشنایی) باید به یک روز کاری محدود شود. در پایان روز کاری، مسئول رسیدگی به پرونده های شخصی موظف است اطمینان حاصل کند که کلیه پرونده های شخصی صادر شده برای استفاده موقت به محل نگهداری آنها بازگردانده شده و در صورت لزوم نسبت به بازگرداندن یا جستجوی آنها اقدام کند.

صدور پرونده های شخصی (اسناد فردی به عنوان بخشی از پرونده شخصی) برای استفاده موقت به سایر سازمان ها (موسسات، موسسات) با مجوز رئیس سازمان بر اساس درخواست به درستی تکمیل شده انجام می شود. اقدامی در مورد صدور پرونده تنظیم می شود که یک نسخه از آن به همراه پرونده (سند) به نماینده طرف درخواست کننده منتقل می شود و نسخه دوم تا زمان پرونده (سند) در امور مؤسسه نگهداری می شود. ) به محل ذخیره سازی بازگردانده می شود.

حذف اسناد فردی از پرونده شخصی با مجوز رئیس سازمان با ورود مربوطه در ستون "یادداشت" موجودی داخلی انجام می شود. هنگامی که یک سند به طور موقت پس گرفته می شود، یک گواهی جایگزین (کارت جایگزین) به جای آن (بین برگه های اسناد مجاور) درج می شود که تاریخ و دلایل انصراف را با امضای شخصی که سند را صادر کرده و امضای آن را ذکر می کند. شخصی که آن را برای استفاده موقت دریافت کرده است.

به منظور اطمینان از کنترل ایمنی پرونده های شخصی در سازمان سالانه (حداکثرمن سه ماهه سال بعد از گزارش دهی) در دسترس بودن و وضعیت آنها بررسی می شود. نواقص شناسایی شده در بازرسی در گزارشی درج می شود که پس از تایید رئیس کمیسیون بازرسی به رئیس سازمان ارائه می شود.

ثبت روابط شخصی کارکنان در حین انتقال به آرشیو

ثبت پرونده های شخصی برای انتقال به بایگانی توسط سرویس پرسنلی انجام می شود که کمک روش شناختیآرشیو مربوطه این روش شامل:

به منظور اطمینان از ایمنی فایل های شخصی، توصیه می شود:

فایل های شخصی کارکنان اخراج شده را در یک جلد (پرونده ترکیبی) ترکیب کنید تا حجم پرونده (حجم) از 250 برگ تجاوز نکند (با دوختن مواد از پرونده های فردی بر اساس سال اخراج).
ترتیب مطالب مربوط به موارد جداگانه در پرونده (حجم) به ترتیب حروف الفبا (بر اساس نام خانوادگی)، جداسازی مطالب مربوط به موارد مختلف فردی، تخته سنگ خالیکاغذی که روی آن نام خانوادگی، نام و نام خانوادگی کارمند اخراج شده مربوطه را نشان می دهد.
هر فایل ترکیبی (جلد) را با فهرستی داخلی حاوی نام‌های خانوادگی، نام و نام خانوادگی و شماره صفحه‌ای که اسناد (اطلاعات) مربوطه در آن قرار دارد، ارائه دهید.

انتقال پرونده های شخصی به بایگانی حداکثر سه سال پس از اتمام آنها در امور اداری طبق برنامه انجام می شود. ابتدا یک نماینده بایگانی کامل بودن و صحت آماده سازی پرونده های شخصی را برای انتقال بررسی می کند. نواقص شناسایی شده در حین بازرسی توسط مقام پرسنل شرکت برطرف می شود. انتقال و دریافت با توجه به موجودی، با یادداشت هایی که نشان دهنده وجود پرونده های شخصی است انجام می شود.

مدیریت پرونده های شخصی کارکنان باید طبق قوانین سختگیرانه مندرج در این ماده انجام شود، حتی توسط آن دسته از کارفرمایان که این کار برای آنها اجباری نیست. با این حال، این قوانین در مورد آن دسته از پوشه ها (موارد) که به جای «پرونده شخصی» «پوشه شخصی»، «پرونده شخصی» یا «پرونده» نامیده می شوند، اعمال نمی شود. در عین حال، برای افسر پرسنل مهم است که به یاد داشته باشد:

در هر صورت، صرف نظر از نام، این پوشه ها حاوی اطلاعات شخصی کارمند هستند، بنابراین برای حفاظت از داده های شخصی، لازم است از تمام قوانین مقرر در قانون کار فدراسیون روسیه پیروی کنید.
قراردادهای کار را می توان در پرونده شخصی کارمند ذخیره کرد، اما نه در پرونده شخصی و غیره. قراردادهای کاری، شامل نمی شود امور شخصی، باید تشکیل شود کسب و کار مستقل "قرارداد کار با کارکنان".