Методические аспекты управления проектами. Сущность системы управления проектами Сущность теории управления проектами

Необходимость управления проектами, а именно необходимость координации использования человеческих и материальных ресурсов на протяжении жизненного цикла проекта с помощью современных методов и техники управления для достижения соответствующего уровня доходов участников проекта, высокого качества продукции, связанная с массовым ростом масштабов и сложности проектов, ростом требований к сроков их осуществления, качества выполняемых работ.

Началом развития управления проектами была разработка в 30-х годах XX века советскими учеными методов календарного планирования с использованием циклограмм. Одними из первых методов управления были разработаны на Западе в 50-х годах методы сетевого планирования, в 80-х годах появились первые компьютерные программы оптимизации процесса управления.

На сегодня управление проектами - это признанная во всем мире методология решения организационно-технических проблем, это философия руководства проектами. Условия рынка становятся более привередливыми, повышаются темпы изменений, происходящих.

В результате комплексных экономических преобразований, которые происходят в РФ, создаются новые, внедряются существующие модели и механизмы построения современных экономических отношений, как в государстве, так и на предприятии.

Соответственно, любой предпринимательниц понимает, что для дальнейшей прибыльной деятельности, прежде всего, необходимо в совершенстве управлять производственно-хозяйственной деятельностью. Важное место при этом принадлежит проектном управлению, а именно, необходимость решения следующих вопросов:

как спланировать и скоординировать реализацию проекта;

как привлечь средства из внешних источников финансирования для реализации проекта;

как лучше распорядиться собственными средствами;

как достичь максимальных прибылей при минимальных затратах;

как создать команду сотрудников для реализации проекта;

как мотивировать персонал к эффективной деятельности;

как избежать конфликта в команде проекта .

Решая все перечисленные вопросы, мы сталкиваемся с проблемой управления проектами, то есть с особым искусством, которое можно выделить и изучить.

Итак, определяем, что во время радикальных изменений наиболее адекватным механизмом управления становится именно проектная деятельность, которая является отличительной характеристикой организации работы в науке, образовании, культуре и других областях, требующих постоянных инноваций, инициативы, умения привлекать ресурсы и принимать управленческие решения. Именно проектный менеджмент, или управление проектами, по мнению большинства специалистов, становится важной и актуальной сферой деятельности, позволяет социокультурной среде постоянно развиваться.

Проектное управление характеризуют как тип менеджмента, как метод управления, или как организационную структуру для разработки проектов и программ. Все названные подходы отражают различные аспекты трактовки этого многогранного понятия.

Рассмотрим сущность управления проектами.

Управление проектами - область знаний по планированию, организации и управления ресурсами с целью успешного достижения целей и завершения задач проекта. Иногда отождествляется с управлением программами, но программа - это фактически более высокий уровень: группа связанных и взаимозависимых проектов .

Термин "проект" (от латинского "брошенный вперед") специалисты трактовали недавно как чертежи, пояснительная записка и сметы, на основе которых можно построить самолет, сооружение или завод; или это текст, предшествующий документа - плана, договора, соглашении.

Приведем еще несколько вариантов определения понятия "проект", которые встречаются в литературе:

Проект - это отдельное предприятие с конкретными целями, которые часто включают требования к времени, стоимости и качества достигаемых;

Проект - это определенное задание с определенными исходными данными и установленными результатами (целями), обусловливающих способ его решения .

Под проектом понимают комплекс научно-исследовательских, проектно-конструкторских, социально-экономических, организационно-хозяйственных и других мероприятий, связанных ресурсами, исполнителями и сроками, соответственно оформленных и направленных на изменение объекта управления, обеспечивает эффективность решения основных задач и достижения соответствующих целей за определенный период. Конечными целями проектов является создание и освоение новой техники, технологии и материалов, способствует выходу отечественной продукции на мировой уровень .

Проект - это замысел (задача, проблема) и необходимые средства его реализации с целью достижения желаемого экономического, технического, технологического или организационного результата .

В целом, проект - это ограниченный временными рамками процесс, имеющий определенный начало и конец, обычно ограничен датой, но также может ограничиваться финансированием или достижением результатов, осуществляемый для реализации уникальных целей и задач, как правило, чтобы привести к выгодным изменений или создания добавленной стоимости. Временная природа проектов контрастирует с бизнесом (процессами), которые являются повторяемой, постоянной или частично постоянной деятельностью по производству продуктов или услуг. На практике, управление вышеупомянутыми двумя системами часто отличается и таким образом требует развития отдельных технических навыков и использования распределенного управления ими .

Итак, мы видим, что достаточно большое количество определений проекта, анализируя которые, можно предложить следующее: проект - это временная деятельность для создания ценности, благодаря уникальному свойству продукта проекта в рамках достижения миссии социально-экономической системы

Понятие "проект" по Экономической энциклопедией - "замысел, идея, образ, воплощенные в форме описания, схем, чертежей, расчетов, обоснований, числовых показателей" , сочетает разнообразные виды деятельности. Несмотря на все разнообразие результатов, масштабов, характера расходов и сроков реализации, проекты имеют несколько общих характеристик:

направленность на достижение конкретных целей, т.е. проект является разовым явлением, содержащий последовательность взаимосвязанных действий, которые осуществляются в течение ограниченного времени и нацелены на достижение четко определенного результата;

неповторимость, уникальность каждого проекта;

сочетаемость с изменениями и координированное выполнение многочисленных взаимосвязанных действий;

ограниченный срок реализации определенным началом и окончанием;

результативность и эффективность и социальная значимость проекта.

Исходя из сущности проекта, его следует рассматривать как инструмент развития, реализации стратегий и осуществления преобразований. Поэтому сегодня методология управления проектами имеет все большее применение практически во всех сферах деятельности государственных, общественных и коммерческих структур.

управление проект россия

Приведенное определение учитывает основные отличительные черты проекта в современном понимании. К ним относится создание ценности в рамках конкретной миссии конкретной социально-экономической системы (3) (смотреть рис. 1). Следует понимать, что ценность создает не сам продукт проекта, а его уникальные свойства, которые проявляются в процессе использования продукта.

Рисунок 1 - Проект и его отличительные черты

Где системой может выступать как отдельный человек, так и группа людей, община, организация, город, район, регион, государство и т.д. Они существуют во внешней среде, которое постоянно меняется. При этом изменения происходят динамически и очень часто непредсказуемо. Поэтому сегодня реализация проектов и использование их продуктов происходит в условиях неопределенности.

Это обусловлено прежде всего тем, что цивилизация находится на постиндустриальном этапе своего развития, который обозначен как эпоха знаний. Поэтому сегодня развитие любой социально-экономической системы невозможно без внедрения инноваций. Инновации становятся основой бизнес-идеи любого проекта ((5) рис. 1).

Главной задачей проектного управления является достижение всех целей и выполнения задач проекта, одновременно выполняя обязательства по предопределенных ограничений проекта. Типичными ограничениями есть границы и содержание проекта, время, бюджет. Второстепенной задачей, но амбициозным, является оптимизация, распределения и интеграция задач, необходимых для достижения заранее определенных целей .

План:

1) Сущность и содержание понятий «проект» и «управление проектами»;

2) Предмет и задачи дисциплины «Основы управления проектами», ее место в системе научных знаний.

1. Сущность и содержание понятий «проект» и «управление проектами»

В настоящее время термины «проект», «программа» уже стали привычными для российских руководителей. Из журналов и Интернета, по телевидению мы все чаще слышим о реализации инвестиционных, организационных или экологических проектов и программ. Руководители различного уровня обсуждают на совещаниях маркетинговые проекты, проекты внедрения новых систем и технологий. Практически каждый руководитель современной организации регулярно решает задачи, связанные с реализацией проектов и программ. Проекты играют все более важную роль в деятельности современных компаний и государства в целом.

Руководитель, назначенный ответственным за проект, может осознать, что традиционные методы управления к проектам применимы лишь частично. Уникальность целей и условий их достижения, неопределенность планов и наличие различных интересов (заказчика, исполнителей, других участников) – все это неизбежные атрибуты реализации проектов. От участников проекта и прежде всего от менеджера проекта требуются специальные знания и навыки, позволяющие в таких условиях организовать согласованное взаимодействие, предвидеть и преодолевать риски и проблемы и в итоге добиваться намеченных результатов.

Термин «проект» происходит от латинского «Projectus», что означает «заброшенный вперед».

В английском языке под термином «проект» (project) понимается деятельность, направленная на достижение конкретных уникальных целей.

Если следовать приведенной трактовке термина, то вся история развития человечества связана с реализацией проектов. Великие открытия и освоение новых земель, формирование государств, строительство египетских пирамид и Великой Китайской стены – всё это примеры глобальных шагов в развитии человечества, которые по существу являлись проектами.

Гораздо большее число менее грандиозных проектов реализуется людьми и организациями в их жизни. Мы все реализуем проекты – строительство загородного дома и ремонт квартиры уже можно назвать проектами. Огромное число проектов реализуется организациями в целях поддержания и развития собственного бизнеса.

Рассмотрим несколько определений понятия «проект»:

1) Проект – это уникальный комплекс взаимосвязанных работ (мероприятий), направленных на создание продукта или услуги в условиях заданных требований и ограничений

(в соответствии с НТК - Национальные требования к компетенции менеджера проекта, разработанные Российской национальной ассоциацией управления проектами СОВНЕТ в соответствии с требованиями к компетенции менеджера проекта международной ассоциации проектного менеджмента IPMA (International Project Management Association));

2) Проект – это ограниченное во времени специально организованное целенаправленное изменение отдельной системы в рамках запланированных ресурсов и установленных требований к качеству его результатов

(в соответствии с НТК );

3) Проект это временное предприятие (мероприятие), предназначенное для создания уникального продукта, услуги или результата

(в соответствии с PMBOK 4 – Свод знаний в области управления проектами Института управления проектами США (Project Management Body of Knowledge, PMI);

4) Проект – это уникальный процесс, состоящий из совокупности скоординированных и управляемых видов деятельности, имеющий начальную и конечную даты выполнения, предпринимаемый для достижения цели, соответствующий установленным требованиям, включая ограничения по времени, затратам и ресурсам

(в соответствии с ISO 10006 – Руководство по менеджменту качества при проектировании Международной организации по стандартизации (Guidelines for quality management in projects)).

Проект включает в себя замысел (проблему), средства его реализации (решения проблемы) и получаемые в процессе реализации результаты (см. рисунок 1).

Рисунок 1 – Основные элементы проекта

С точки зрения системного подхода, проект можно представить следующим образом (см. рисунок 2).

Рисунок 2– Проект как процесс перехода системы

из исходного состояния в конечное

Основные и дополнительные признаки проекта можно сформулировать исходя из указанных выше определений.

Основные признаки проекта:

1) направленность на достижение целей – проект направлен на достижение конкретных целей (получение определенных результатов).

Именно наличие целей является исходным условием начала проекта, и все усилия по его планированию и реализации предпринимаются для того, чтобы эти цели были достигнуты; проект может иметь комплекс взаимосвязанных целей.

Важным элементом управления проектами является точное определение и формулирование целей начиная с высшего уровня, а затем постепенно опускаясь до наиболее детализированных целей и результатов (соответственно, продвижение проекта вперед связано с достижением целей всё более высокого уровня и в итоге – с достижением конечной цели).

Например, основной целью проекта, связанного с внедрением новых компьютерных технологий, может быть повышение эффективности отдельных производственных процессов. Эта цель может достигаться посредством повышения качества планов, оперативности принятия управленческих решений и т.п. Промежуточными результатами проекта могут быть изменение организационной структуры управления, оптимизация управленческих процессов, настройка программного обеспечения и т.д.

2) ограниченная длительность – проект имеет ограниченную длительность с определенными началом и концом(проекты выполняются в течение ограниченного периода времени).

Проект заканчивается тогда, когда достигнуты его основные цели или принято решение о досрочном прекращении проекта. Значительная часть усилий при управлении проектом направлена именно на обеспечение того, чтобы проект был завершен в намеченное время.

Для реализации проекта создается временная организационная структура, формируется временная команда, которая существует ровно столько времени, сколько требуется для получения конечного результата. Временные проектные организационные структуры в целом не противоречат принципам функционирования постоянной организации компании, но должны быть согласованы с ней.

Отличие проекта от операционной деятельности заключается в том, что проект является однократной, а не циклической деятельностью.

Например, серийный выпуск продукции не имеет заранее определенного конца во времени и зависит лишь от наличия и величины спроса на эту продукцию. Когда исчезает спрос, производственный цикл завершается. Производственные циклы в чистом виде не являются проектами. Однако запуск или модернизация производственного процесса осуществляется в виде проектов. В ряде областей производство может осуществляться на основе проектов (штучное и мелкосерийное производство под заказ и на договорной основе). Концепция проекта не противоречит концепции предприятия, более того, проект часто становится основной формой его деятельности.

3) уникальность – проект в определенной степени неповторим и уникален.

При этом степень уникальности может сильно различаться от одного проекта к другому. Уникальность может быть связана как с конечными целями проекта, так и с технологиями создания продукта, с внешними и внутренними условиями реализации проекта.

Например, если вы занимаетесь строительством коттеджей и возводите двадцатый по счету однотипный коттедж, степень уникальности вашего проекта весьма невелика. Базовые элементы этого дома идентичны элементам предыдущих девятнадцати, которые вы уже построили. Основные же источники уникальности могут быть заложены в специфике конкретной производственной ситуации – в расположении дома и окружающего ландшафта, в специфике подключения к инфраструктуре, в особенностях поставок материалов и комплектующих, во взаимоотношениях с заказчиком.

С другой стороны, если вы являетесь менеджером проекта по разработке нового прибора или новой технологии, то вы, безусловно, имеете дело с уникальными целями. И поскольку прошлый опыт может в данном случае лишь ограниченно подсказывать вам, что можно ожидать при выполнении проекта, данный проект полон риска и неопределенности.

Чем больше уникальность проекта, тем выше неопределенность и сложнее планирование и управление проектом.

Дополнительные признаки проекта:

1) последовательная разработка – проект предполагает последовательную разработку, уточнение целей и планов.

Последовательная разработка проекта означает, что результаты и содержание работ проекта уточняются по мере его реализации (это следствие уникальности проектов).

Например, на начальном этапе проекта по запуску нового производства разрабатываются концепция проекта и укрупненные технологические решения, затем готовится задание на разработку проектной документации. На базе разработанной проектной документации уточняется состав работ проекта, разрабатываются планы производства работ. В ходе реализации проекта на основании достигнутых промежуточных результатов также могут вноситься изменения в проект.

2) координированное выполнение взаимосвязанных действий .

Подавляющее большинство проектов предполагает привлечение различных исполнителей для выполнения отдельных работ проекта. Именно необходимость организации и координации работы исполнителей для выполнения уникальных работ определяет особые требования к задачам планирования и управления проектами. Теоретически можно представить проект, который полностью выполняется одним человеком от начала (постановка целей) и до завершения (достижение конечного результата). Но это возможно лишь для очень простой деятельности.

Реализация проектов, как правило, предполагает выполнение многочисленных взаимосвязанных действий. В отдельных случаях эти взаимосвязи достаточно очевидны (например, технологические зависимости), в других случаях они имеют более «тонкую» природу (например, участие компании в международной выставке может повлиять на сроки изготовления опытных образцов новых изделий). Некоторые промежуточные задания не могут быть реализованы, пока не завершены другие задания, часть работ может вестись параллельно и т.д. Если нарушается синхронизация выполнения разных заданий, весь проект может быть поставлен под угрозу.

Во многих организациях отдельным признаком выделения деятельности в проект является определенный уровень комплексности решаемых задач. Например, проектом называют только деятельность, требующую привлечения и координации не менее пяти исполнителей с определенными временными затратами. Более простую деятельность называют «текущие задачи» и управляют ею, как любой другой рутинной деятельностью в организации.

Можно отметить, что проект представляет собой целенаправленное изменение некой системы, в то время как процесс управления проектом – это управление такими изменениями.

Управление проектом – это управленческая деятельность, направленная на достижение целей проекта с требуемым качеством, в рамках бюджета, в установленные сроки, при существующих ограничениях и неопределенности.

Управление проектом предполагает создание временной динамичной организационной структуры для выполнения работ жизненного цикла проекта, привлечение необходимых ресурсов и технологий, а также применение управленческих знаний, опыта и специализированных методов и инструментов (см. рисунок 3).

Рисунок 3 – Управление проектом, ключевые концепции

Методы управления проектом позволяют эффективно управлять временными, затратными, качественными параметрами будущей продукции (работ, услуг).

Методы и средства управления проектом позволяют:

Разработать и обосновать концепцию проекта;

Оценить эффективность проекта с учетом факторов риска и неопределенности;

Выполнить технико-экономическое обоснование проекта и разработать план проекта;

Осуществить системное планирование проекта на всех фазах его жизненного цикла;

Оценить инвестиционные качества отдельных финансовых инструментов и отобрать наиболее эффективные из них;

Разработать смету и бюджет проекта, соответствующие заданным ограничениям;

Подобрать исполнителей проекта через процедуру конкурсов (торгов);

Подготовить и заключить контракты на поставку;

Организовать оптимальную процедуру закупок и поставок;

Организовать реализацию проекта, в т.ч. подобрать команду проекта;

Обеспечить эффективный контроль и регулирование, а также управление изменениями, неизбежными в ходе реализации проекта, на основе современных информационных технологий;

Организовать эффективное завершение проекта;

Организовать системное управление качеством продукции (работ, услуг) проекта;

Учесть «человеческий фактор», нередко оказывающий решающее воздействие на эффективность проекта в целом.

Проект - это временное предприятие, предназначенное для создания уникальных продуктов или услуг.

«Временное» означает, что у любого проекта есть начало и непременно наступает завершение, когда достигаются поставленные цели, либо возникает понимание, что эти цели не могут быть достигнуты. «Уникальных» означает, что создаваемые продукты или услуги существенно отличаются от других аналогичных продуктов и услуг.

Уникальность продуктов или услуг проекта обусловливает необходимость последовательного уточнения их характеристик по мере выполнения проекта.

В качестве примеров проектов можно привести строительство, разработку любой новой продукции, проведение ремонтных работ, внедрение информационной системы на предприятии, проведение избирательной кампании, съемки кинофильма и многое другое, что отвечает приведенному определению.

Несмотря на все разнообразие результатов, масштабов, затрат и сроков реализации, все проекты имеют пять общих характеристик.

1. Проекты имеют разовый характер. Все проекты представляют собой разовые явления. Они приходят и уходят, появляются и исчезают, оставляя после себя конкретные результаты, существенно отличаясь от наших скучных повседневных обязанностей на работе. Работа над проектом начинается, нагрузка, связанная с его реализацией, нарастает, достигает своего максимума и, наконец, проект завершается достижением результатов, каждый из которых, как мы увидим далее, уникален.
2. Каждый проект по-своему неповторим. Нет двух одинаковых проектов. Каждый проект, независимо от его результатов, в своей основе имеет что-то неповторимое, характерное только для него. В некоторых проектах подобная неповторимость или уникальность проявляется наиболее отчетливо. Речь идет о таких проектах, как, например, пирамиды в Египте или противопаводковая дамба на Темзе в Лондоне.

В других проектах их уникальность проявляется не столь отчетливо и даже маскируется их сходством с другими проектами, в частности, проект строительства очередного административного здания в Сиднее на поверку оказывается таким же, как и другие проекты строительства аналогичных зданий в этом городе. И все же он уникален - здание совершенно по-другому спроектировано, для его строительства привлечены другие подрядчики, выбрано другое место, у проекта другой заказчик, по-другому заложен фундамент, используются совсем иные подъездные пути и так далее.

3. Проекты ограничены четкими временными рамками. Проект - это создание чего-либо за установленный срок. Он имеет «предельный конечный срок» или планируемую дату завершения, то есть реализация проекта ограничена во времени. Когда истекает срок и проект завершен, то группу его руководителей распускают, а участники переходят к другим проектам или задачам. Результаты реализации проекта передают тем, кто будет ими пользоваться. В более крупных и сложных проектах период работы может занимать несколько лет и даже десятилетий, но даже в таких проектах наступает конечный срок.
4. Все проекты сопряжены с изменениями. В процессе их реализации создается нечто новое и иногда уничтожается старое. Изменения могут быть большими или маленькими, могут никак не сказаться на нашей жизни или же наоборот возыметь серьезные последствия. Они изменяют место, где мы работаем, и то, как мы работаем. Управление изменениями требует определенных навыков, коренным образом отличающихся от тех, которые необходимы для поддержания стабильной предсказуемой повседневной деятельности.
5. Проекты дают определенные результаты. Все проекты имеют вполне определенные результаты. Это может быть новый дом, напечатанная книга, модифицированная структура компании, новая купленная машина или победа на выборах. Путь к достижению подобных результатов состоит из отдельных этапов, каждый из которых характеризуется вполне конкретными действиями, и каждый из них имеет свой промежуточный результат или промежуточную цель. Например, при строительстве дома необходимо прежде достичь промежуточной цели, а именно - завершить кладку фундамента. Такое поэтапное движение помогает планировать, контролировать и управлять проектом. По мере реализации проекта достижение промежуточных целей становится все более взаимосвязанным. Возникает ситуация, когда для их достижения необходимо завершение предшествующих им целей. Например, в том же проекте строительства дома, прежде чем крыть крышу, необходимо выложить фундамент и возвести стены. По завершении всех промежуточных результатов достигается конечная цель - строительство дома.

Таким образом, пять названных основных характеристик присущи всем проектам, независимо от их размера, сроков и затрат.

В мире уже давно признано, что управление проектами - особая область менеджмента, применение которой дает ощутимые результаты. Профессионалы в этой области высоко ценятся (в США это третья по средней величине оплаты профессия после юристов и врачей), а сама методология управления проектами стала фактическим стандартом управления на многих тысячах предприятий и применяется в той или иной степени практически во всех крупных корпорациях. В прошлом году приняты стандарты управления проектами ANSI, разработан проект стандартов управления проектами ISO 10006.

В нашей стране не все и не всегда правильно понимают предмет управления проектами, часто путая управление проектами с составлением бизнес-планов. В этой статье мы попытаемся кратко охарактеризовать предмет и сущность управления проектами, основываясь на признанных в мире стандартах этой дисциплины, но с учетом принятых у нас подходов и методов.

Управление проектами дает ощутимые результаты во всех областях приложений, чем и объясняется растущая популярность этой технологии. Для руководителей информационных служб она представляет интерес и как технология, которую полезно внедрить на своих предприятиях, и как средство управления собственными проектами, к которым можно отнести и разработку программного обеспечения, и внедрение тех или иных информационных систем, и прочие изменения, носящие уникальный характер и временные по своей природе.

Сущность управления проектами

Проект - это временное предприятие, предназначенное для создания уникальных продуктов или услуг.

Управление проектами - это приложение знаний, опыта, методов и средств к работам проекта для удовлетворения требований, предъявляемых к проекту, и ожиданий участников проекта. Чтобы удовлетворить этим требованиям и ожиданиям, необходимо найти оптимальное сочетание между целями, сроками, затратами, качеством и другими характеристиками проекта.

Управление проектами подчиняется четкой логике, которая связывает между собой различные области знаний и процессы управления проектами.

Прежде всего у проекта обязательно имеются одна или несколько целей. Под целями мы будем далее понимать не только конечные результаты проекта, но и выбранные пути достижения этих результатов (например, применяемые в проекте технологии, система управления проектом).

Достижение целей проекта может быть реализовано различными способами. Для сравнения этих способов необходимы критерии успешности достижения поставленных целей. Обычно в число основных критериев оценки различных вариантов исполнения проекта входят сроки и стоимость достижения результатов. При этом запланированные цели и качество обычно служат основными ограничениями при рассмотрении и оценке различных вариантов. Конечно, возможно использование и других критериев и ограничений, в частности ресурсных.

Для управления проектами необходимы рычаги. Влиять на пути достижения результатов проекта, цели, качество, сроки и стоимость исполнения работ можно, выбирая применяемые технологии, состав, характеристики и назначения ресурсов на выполнение тех или иных работ. Таким образом, применяемые технологии и ресурсы проекта можно отнести к основным рычагам управления проектами. Кроме этих основных существуют и вспомогательные средства, предназначенные для управления основными. К таким вспомогательным рычагам управления можно отнести, например, контракты, которые позволяют привлечь нужные ресурсы в нужные сроки. Кроме того, для управления ресурсами необходимо обеспечить эффективную организацию работ. Это касается структуры управления проектом, организации информационного взаимодействия участников проекта, управления персоналом.

Информация, используемая в управлении проектами, обычно не бывает стопроцентно достоверной. Учет неопределенности исходной информации необходим и при планировании проекта, и для грамотного заключения контрактов. Анализу и учету неопределенностей посвящен анализ рисков.

Любой проект в процессе своей реализации проходит различные стадии, называемые в совокупности жизненным циклом проекта. Для реализации различных функций управления проектом необходимы действия, которые в дальнейшем именуются процессами управления проектами.

Процессы управления проектами

Управление проектами - интегрированный процесс. Действия (или их отсутствие) в одном направлении обычно влияют и на остальные направления. Такая взаимосвязь заставляет балансировать между задачами проекта - часто улучшение в одной области может быть достигнуто лишь за счет ухудшения в другой. Для лучшего понимания интегрированной природы управления проектами опишем его через процессы, из которых оно состоит, и их взаимосвязи.

Проект состоит из процессов. Процесс - это совокупность действий, приносящая результат. Процессы проекта обычно выполняются людьми и распадаются на две основные группы:

процессы управления проектами - касающиеся организации и описания работ проекта (которые будут подробно описаны далее);
процессы, ориентированные на продукт - касающиеся спецификации и производства продукта. Эти процессы определяются жизненным циклом проекта и зависят от области приложения.

В проектах процессы управления проектами и процессы, ориентированные на продукт, накладываются и взаимодействуют. Например, цели проекта не могут быть определены при отсутствии понимания того, как создать продукт.

Процессы управления проектами могут быть разбиты на шесть основных групп, реализующих различные функции управления:

процессы инициации - принятие решения о начале выполнения проекта;
процессы планирования - определение целей и критериев успеха проекта и разработка рабочих схем их достижения;
процессы исполнения - координация людей и других ресурсов для выполнения плана;
процессы анализа - определение соответствия плана и исполнения проекта поставленным целям и критериям успеха и принятие решений о необходимости применения корректирующих воздействий;
процессы управления - определение необходимых корректирующих воздействий, их согласование, утверждение и применение;
процессы завершения - формализация выполнения проекта и подведение его к упорядоченному финалу.

Процессы управления проектами накладываются друг на друга и происходят с разной интенсивностью на всех стадиях проекта, как показано на рис. 1.

Кроме того, процессы управления проектами связаны своими результатами - результат выполнения одного становится исходной информацией для другого. Эти взаимосвязи проиллюстрированы на рис. 2.

И наконец, имеются взаимосвязи групп процессов различных фаз проекта. Например, закрытие одной фазы может являться входом для инициации следующей фазы (пример: завершение фазы проектирования требует одобрения заказчиком проектной документации, которая необходима для начала реализации).

В реальном проекте фазы могут не только предшествовать друг другу, но и накладываться.

Повторение инициации на разных фазах проекта помогает контролировать актуальность выполнения проекта. Если необходимость его осуществления отпала, очередная инициация позволяет вовремя это установить и избежать излишних затрат.

Взаимосвязи процессов

Процессы инициации

Инициация включает единственный подпроцесс - авторизацию, то есть решение начать следующую фазу проекта.

Процессы планирования

Планирование имеет большое значение для проекта, поскольку проект содержит то, что ранее не выполнялось. Естественно, что планирование включает сравнительно много процессов. Однако не следует считать, что управление проектами - это в основном планирование. Усилия, прилагаемые для планирования, следует соизмерять с целями проекта и полезностью полученной информации.

Напомним, что следует различать цели проекта и цели продукта проекта, под которым понимается продукция (или услуги), созданная или произведенная в результате исполнения проекта.

Цели продукта - это свойства и функции, которыми должна обладать продукция проекта.
Цели проекта - это работа, которую нужно выполнить для производства продукта с заданными свойствами.

Взаимосвязи между процессами планирования представлены на рис. 3.

В ходе исполнения проекта эти процессы многократно повторяются. Изменениям могут подвергнуться цели проекта, его бюджет, ресурсы и т. д. Кроме того, планирование проекта - это не точная наука. Различные команды проекта могут разработать различные планы для одного и того же проекта. А пакеты управления проектами могут составить различные расписания выполнения работ при одних и тех же исходных данных.

Некоторые из процессов планирования имеют четкие логические и информационные взаимосвязи и выполняются в одном порядке практически во всех проектах. Так, например, сначала следует определить, из каких работ состоит проект, а уж затем рассчитывать сроки выполнения и стоимость проекта. Эти основные процессы выполняются по нескольку раз на протяжении каждой фазы проекта.

Кроме перечисленных основных процессов планирования имеется ряд вспомогательных процессов, необходимость в использовании которых сильно зависит от природы конкретного проекта:

планирование качества - определение того, какие стандарты качества использовать в проекте, и того, как этих стандартов достичь;
планирование организации - определение, документирование и назначение ролей, ответственности и взаимоотношений отчетности в организации;
назначение персонала - назначение человеческих ресурсов на выполнение работ проекта;
планирование взаимодействия - определение потоков информации и способов взаимодействия, необходимых для участников проекта;
идентификация риска - определение и документирование событий риска, которые могут повлиять на проект;
оценка риска - оценка вероятностей наступления событий риска, их характеристик и влияния на проект;
разработка реагирования - определение необходимых действий для предупреждения рисков и реакции на угрожающие события;
планирование поставок - определение того, что, как и когда должно быть поставлено;
подготовка условий - выработка требований к поставкам и определение потенциальных поставщиков.

Взаимосвязи между вспомогательными подпроцессами, как и само их наличие, в большой мере зависят от природы проекта.

Процессы исполнения и контроля

Под исполнением подразумеваются процессы реализации составленного плана. Исполнение проекта должно регулярно измеряться и анализироваться для того, чтобы выявить отклонения от намеченного плана и оценить их влияние на проект. Регулярное измерение параметров проекта и идентификация возникающих отклонений далее также относится к процессам исполнения и именуется контролем исполнения. Контроль исполнения следует проводить по всем параметрам, входящим в план проекта.

Как и в планировании, процессы исполнения (рис. 4) можно подразделить на основные и вспомогательные.

К основным можно отнести сам процесс исполнения плана проекта.

Среди вспомогательных процессов отметим:

учет исполнения - подготовка и распределение необходимой для участников проекта информации с требуемой периодичностью;
подтверждение качества - регулярная оценка исполнения проекта с целью подтверждения соответствия принятым стандартам качества;
подготовка предложений - сбор рекомендаций, отзывов, предложений, заявок и т. д.;
выбор поставщиков - оценка предложений, выбор поставщиков и подрядчиков и заключение контрактов;
контроль контрактов - контроль исполнения контрактов поставщиками и подрядчиками;
развитие команды проекта - повышение квалификации участников команды проекта.

Процессы анализа

Процессы анализа включают как анализ плана, так и анализ исполнения проекта.

Анализ плана означает определение того, удовлетворяет ли составленный план исполнения проекта предъявляемым к проекту требованиям и ожиданиям участников проекта. Он выражается в оценке показателей плана командой и другими участниками проекта. На стадии планирования результатом анализа плана может быть принятие решения о необходимости изменения начальных условий и составления новой версии плана либо принятие разработанной версии в качестве базового плана проекта, который в дальнейшем служит основой для измерения исполнения. В дальнейшем изложении анализ плана не выделяется в качестве отдельной группы процессов, а включается в группу процессов планирования, делая эту группу процессов по своей природе итеративной. Таким образом, под процессами анализа в дальнейшем понимаются процессы анализа исполнения.

Процессы анализа исполнения предназначены для оценки состояния и прогноза успешности исполнения проекта согласно критериям и ограничениям, определенным на стадии планирования. В силу уникальности проектов эти критерии не являются универсальными, но для большинства проектов в число основных ограничений и критериев успеха входят цели, сроки, качество и стоимость работ проекта. При отрицательном прогнозе принимается решение о необходимости корректирующих воздействий, выбор которых осуществляется в процессах управления изменениями.

Процессы анализа также можно подразделить на основные и вспомогательные.

К основным относятся те процессы анализа, которые непосредственно связаны с целями проекта и показателями, характеризующими успешность исполнения проекта:

анализ сроков - определение соответствия фактических и прогнозных сроков исполнения операций проекта директивным или запланированным;
анализ стоимости - определение соответствия фактической и прогнозной стоимости операций и фаз проекта директивным или запланированным;
анализ качества - мониторинг результатов с целью их проверки на соответствие принятым стандартам качества и определения путей устранения причин нежелательных результатов исполнения качества проекта;
подтверждение целей - процесс формальной приемки результатов проекта его участниками (инвесторами, потребителями и т. д.).

Вспомогательные процессы анализа связаны с анализом факторов, влияющих на цели и критерии успеха проекта. Эти процессы включают:

оценку исполнения - анализ результатов работы и распределение проектной информации с целью снабжения участников проекта данными о том, как используются ресурсы для достижения целей проекта;
анализ ресурсов - определение соответствия фактической и прогнозной загрузки и производительности ресурсов запланированным, а также анализ соответствия фактического расхода материалов плановым значениям.

В число процессов анализа не включены анализ взаимодействия с целью оптимизации процедур обработки информации, анализ исполнения контрактов с целью своевременного внесения изменений и предотвращения споров и ряд других процессов, которые не носят регулярного характера (как анализ взаимодействия) либо составляют часть включенных процессов (как анализ контрактов).

В результате анализа либо принимается решение о продолжении исполнения проекта по намеченному ранее плану, либо определяется необходимость применения корректирующих воздействий.

Процессы управления

Управление исполнением проекта - это определение и применение необходимых управляющих воздействий с целью успешной реализации проекта. Если исполнение проекта происходит в соответствии с намеченным планом, то управление фактически сводится к исполнению - доведению до участников проекта плановых заданий и контролю их реализации. Эти процессы нами включены в процессы исполнения.

Другое дело, если в процессе реализации возникли отклонения, анализ которых показал, что необходимо определение и применение корректирующих воздействий. В этом случае требуется найти оптимальные корректирующие воздействия, скорректировать план оставшихся работ и согласовать намеченные изменения со всеми участниками проекта. Итак, процессы управления предназначаются для определения, согласования и внесения необходимых изменений в план проекта. Такие процессы управления часто называются управлением изменениями и инициируются процессами анализа (рис. 6).

К основным процессам управления, встречающимся практически в каждом проекте, относятся:

общее управление изменениями - определение, согласование, утверждение и принятие к исполнению корректирующих воздействий и координация изменений по всему проекту;
управление ресурсами - внесение изменений в состав и назначения ресурсов на работы проекта;
управление целями - корректировка целей проекта по результатам процессов анализа;
управление качеством - разработка мероприятий по устранению причин неудовлетворительного исполнения.

Среди вспомогательных процессов управления отметим:

управление рисками - реагирование на события и изменение рисков в процессе исполнения проекта;
управление контрактами - координация работы (суб)подрядчиков, корректировка контрактов, разрешение конфликтов.

Процессы завершения

Рис. 7. Взаимосвязи процессов завершения

Завершение проекта сопровождается следующими процессами (рис. 7):

закрытие контрактов - завершение и закрытие контрактов, включая разрешение всех возникших споров;
административное завершение - подготовка, сбор и распределение информации, необходимой для формального завершения проекта.

Методы и технологии реализации перечисленных процессов, их интеграция составляют сущность управления проектами. Обратите внимание, что все перечисленные процессы приложимы к проектам любой природы - и к строительным, и к информационным, и к любым другим. Однако имеются и существенные отличия в управлении проектами различных типов. Следует также отметить, что успешное внедрение системы управления проектами связано с определенной организационной перестройкой и с внедрением специализированных программных средств. Перечисленные вопросы, а также специализированные методы решения отдельных задач управления проектами, технология, опыт и проблемы внедрения будут раскрыты в последующих публикациях.

Литература

1. A Guide to the Project Management Body of Knowledge. Project Management Institute Standards Committee, 1996.

2. Либерзон В. И. Основы управления проектами. М., 1997.

3. Эдвард Ферн. Управление проектами Time-to-Profit. М.: Технологии управления Спайдер, 1999.

I. ЛЕКЦИОННЫЙ КОМПЛЕКС

Лекция № 2

Тема: ПОНЯТИЕ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ

Цель: приобретение докторантами основных теоретических знаний, умений и навыков по подготовке и реализации проектов.

План лекции:

1 Понятие и классификация проектов.

2 Сущность системы управления проектами.

3 Управляемые параметры проекта.

4 Методы управления проектами.

5 Задачи и этапы проектного управления.

1 Кендалл Дж., Роллинз С. Современные методы управления портфелями проектов и офис управления проектами. М.: ПМСОФТ. М: 2004.

2 ICB Competence Baseline, IPMA, 2000.

Тезис лекции

Понятие и классификация проектов

Понятие "проект" объединяет разнообразные виды деятельности, характеризуемые рядом общих признаков, наиболее общими из которых являются следующие :

● направленность на достижение конкретных целей, определенных результатов;

● координированное выполнение многочисленных взаимосвязанных действий;

● ограниченная протяженность во времени с определенным началом и концом.

Существует ряд определений термина "проект", каждое из которых имеет право на существование, в зависимости от конкретной задачи, стоящей перед специалистом. Вот некоторые из них:

В самом общем виде проект (англ. - project) - это "что-либо, что задумывается или планируется, например, большое предприятие" (толковый словарь Webster).

Инвестиционный проект понимается как инвестиционная акция, пред усматривающая вложение определенного количества ресурсов, в том числе интеллектуальных, финансовых, материальных, человеческих, для получения запланированного результата и достижения определенных целей в обусловленные сроки. Финансовым результатом инвестиционного проекта чаще всего является прибыль/доход, материально-вещественным результатом - новые или реконструированные основные фонды (объекты) или приобретение и использование финансовых инструментов или нематериальных активов с последующим получением дохода.

Отличительными чертами проекта являются: направленность на достижение конкретных целей; координированное выполнение взаимозависимых действий; ограниченность во времени с четко определенными началом и завершением; уникальность.

Классификация проектов - методы управления проектами в значительной степени зависят от масштаба (размера) проекта, сроков реализации, качества, ограниченности ресурсов, места и условий реализации .

Типы проектов

По масштабности , т.е. по размерам самого проекта, количеству участников и степени влияния проекта на окружающий мир автор выделяет следующие проекты:

· Мелкие;

· Средние;

· Крупные;

· Очень крупные.

По длительности , т.е. продолжительности периода осуществления проекты подразделяются на:

· Краткосрочные (от 1 до 3 лет);

· Среднесрочные (3-5 лет);

· Долгосрочные (более 5 лет).

По составу и структуре проекта и его предметной области выделяют:

· Монопроект – отдельный проект различного типа, вида и масштаба;

· Мультипроект – комплексный проект или программа, состоящая из ряда монопроектов и требующая применения особого управления;

· Мегапроект – целевые программы развития регионов, отраслей и других образований, включающие в свой состав ряд моно- и мультипроектов.

По сферам деятельности , в которых осуществляется проект, различают социальные, экономические, организационные, технические и смешанные проекты.

Смешанными являются сложные проекты , включающие подпроекты и элементы различных типов проектов. Примером смешанных проектов могут служить технико-экономические проекты, которые в зависимости от их направленности (генеральной цели) разделяют на 3 группы:

· Проекты технологического и материально-технического обновления производства , замены основных средств, модернизации оборудования в целях повышения качества производимой продукции и роста эффективности производства;

· Проекты увеличения объемов производства и номенклатуры производимой продукции данного вида с целью более полного удовлетворения запросов, расширения рынков сбыта, повышения дохода;

· Проекты освоения производства новых видов продукции , товаров, услуг для проникновения на рынок, создания новых сегментов рынка, получения доходов, прибыли, удовлетворения изменившихся потребностей.

По степени сложности выделяют простые , сложные и сверхсложные проекты .

Критериями сложности проекта могут быть такие показатели, как трудоемкость, многообразие внутренних взаимосвязей и т.п.

По характеру предметной области выделяют:

· Учебно-образовательные проекты;

· Проекты исследования и развития;

· Инновационные проекты;

· Инвестиционные проекты;

· Комбинированные проекты.

К инновационным относятся любые типы проектов , главной целью которых является разработка и применение инноваций: новых технологий, ноу-хау и других нововведений, обеспечивающих развитие различных систем: технических, экономических, производственных, социальных и др.

Комбинированные проекты представляют собой сочетание (комбинацию) различных видов проектов.

Мегапроекты - это целевые программы, содержащие множество взаимосвязанных проектов, объединенных общей целью, выделенными ресурсами и отпущенным на их выполнение временем. Такие программы могут быть международными, государственными, национальными, региональными (например, развитие свободных экономических зон, малых народностей и т.д.), межотраслевыми (затрагивать интересы нескольких отраслей экономики), отраслевыми и смешанными. Как правило, программы формируются, поддерживаются и координируются на верхних уровнях управления: государственном (межгосударственном), республиканском, областном и т.д.

Сущность системы управления проектами

Проект функционирует в определенном окружении, включающем внут- ренние и внешние компоненты, учитывающие экономические, политические, социальные, технологические, нормативные, культурные и иные факторы.

Для эффективного управления проектами система должна быть хорошо структурирована. Основной структурной единицей участников проекта является команда проекта - специальная группа, которая становится самостоятельным участником проекта (или входит в состав одного из этих участников) и осуществляет управление инвестиционным процессом в рамках проекта.

Жизненный цикл проекта является исходным понятием для исследования проблем финансирования работ по проекту и принятия соответствующих решений. Укрупненно жизненный цикл проекта можно разделить на четыре основные смысловые фазы: прединвестиционную, инвестиционную и эксплуатационную, ликвидационную.

На стадии ликвидации проекта проводится завершение проекта как одноразового мероприятия.

Похожая информация.