Wykaz dokumentów wymaganych w aktach osobowych pracownika. Akta osobowe pracownika: wymóg rejestracji, co powinno być. Zasady prowadzenia akt osobowych pracowników

Akta osobowe pracownika to pakiet dokumentów zawierających dane osobowe pracownika, a także informacje związane z jego działalnością w tej organizacji.

Co reguluje kolejność ich postępowania?

W ustawodawstwie nie ma bezpośredniego wskazania, że ​​każdy pracodawca musi sporządzić akta osobowe pracownika. Dlatego kierownictwo organizacji ma prawo do samodzielnego decydowania w tej kwestii. Ale jednocześnie ustawodawstwo zobowiązuje do wydania osobistej karty formularza T-2 dla każdego przyjętego pracownika.

Po zniesieniu w 2013 roku obowiązku stosowania jednolitych formularzy, pojawiają się spory dotyczące obowiązku korzystania z karty.

Jednak pomimo zniesienia ujednoliconych formularzy w przepisach istnieją wskazania, które potwierdzają, że pracodawca jest zobowiązany do przechowywania karty T-2. W szczególności, zgodnie z Regulaminem prowadzenia ksiąg pracy, pracodawca jest zobowiązany do umieszczania informacji o pracy w karcie imiennej pracownika.

Wideo - o prowadzeniu akt osobowych pracowników:

Ponieważ ustawodawstwo nie zawiera informacji o trybie prowadzenia akt osobowych pracownika, pracodawca musi je sam ustalić. Takie zamówienie powinno być określone w jednym lub kilku lokalnych dokumentach regulacyjnych organizacji. Na przykład w instrukcji pracy biurowej.

Instrukcja prowadzenia akt osobowych pracowników (LD) powinna regulować następujące kwestie:

• jakie dokumenty są zawarte w LD;
• kto tworzy LD;
• gdzie powinny być przechowywane foldery z danymi osobowymi pracowników.

Jeśli nie ma instrukcji dotyczących pracy biurowej, procedurę prowadzenia akt osobowych można po prostu zatwierdzić odrębnym zamówieniem dla organizacji.

Jeżeli przedsiębiorstwo posiada dział personalny lub urzędnika personalnego, to na nim spoczywa odpowiedzialność za tworzenie akt osobowych pracowników.

Akta osobowe są tworzone przez cały okres pracy danej osoby w tej organizacji.

Tworzenie akt osobowych pracownika

Ponieważ akta osobowe są jednym z dokumentów zarządzania aktami osobowymi, przy ich sporządzaniu należy przestrzegać następujących zasad:

• wszystkie dokumenty zawarte w aktach osobowych muszą być starannie wykonane i odpowiednio spięte;
• dokumenty wymagające wprowadzenia do nich danych (karta imienna, zamówienia itp.) nie powinny zawierać poprawek i błędów, nie mogą być szkicami. Wpisy w takich dokumentach mogą być dokonywane odręcznie lub komputerowo;
• LD, w którym przechowywane są kopie poszczególnych dokumentów pracownika, np. umowy o pracę, należy przechowywać w miejscu niedostępnym dla nieuprawnionego wglądu do zawartych w nim dokumentów.

Z reguły wszystkie dokumenty w teczce osobowej są składane w segregatorze lub przechowywane w teczce ze sznurkami, przy czym muszą być ułożone w kolejności ustalonej w instrukcji.

Co powinno w tym być

Akta osobowe mogą zawierać następujące dokumenty:

• osobistą kartę formularza T-2 i należy ją wpisać dla każdego pracownika, niezależnie od tego, czy w przedsiębiorstwie tworzone są akta osobowe;
• kopie dokumentów osobistych, które pracownik dostarcza przy ubieganiu się o pracę (paszport, SNILS, NIP, dyplom, dowód wojskowy);
• wniosek pracownika o zatrudnienie;
• jeden egzemplarz umowy o pracę i dodatkowych umów do niej;
• kopia nakazu zatrudnienia;
• oświadczenia i kopie zamówień odzwierciedlające ruch pracownika w organizacji (zmiana stanowiska, przeniesienie itp.);
• dokumenty poświadczające prawo pracownika do wykonywania przydzielonej mu pracy (prawo jazdy, zaświadczenia lekarskie);
• notatki dotyczące kar i nagród otrzymanych przez pracownika;
• kopia nakazu zwolnienia;
• rezygnację lub inny dokument, który stanowił podstawę do rozwiązania umowy o pracę.

Wideo - skład akt osobowych:

Karta imienna pracownika na formularzu T-2

Jak wspomniano powyżej, karta osobista to dokument, który należy sporządzić dla każdego pracownika.

Jednolity formularz T-2 jest wypełniany w momencie zatrudnienia pracownika i zawiera wszystkie niezbędne informacje:

• wszystkie dane osobowe pracownika;
• w sprawie wykształcenia pracownika;
• o stażu pracy pracownika;
• o krewnych;
• o miejscu zamieszkania;
• o rejestracji wojskowej;
• o pracy i jej zmianach;
• informacje o zaawansowanym szkoleniu lub szkoleniu u tego pracodawcy;
• informacje o urlopach pracowników;
• informacje o zwolnieniu.

Oznacza to, że karta osobista zawiera prawie wszystkie informacje, które mogą być przydatne w trakcie pracy pracownikowi działu kadr lub księgowości. Dlatego wielu pracodawców ogranicza się do zachowania tej formy, w której kopie dokumentów są po prostu załączane. Jednocześnie bez wskazywania w dokumentach wewnętrznych konieczności tworzenia akt osobowych w przedsiębiorstwie i bez regulowania procedury ich prowadzenia.

Wideo - jak wypełnić osobistą kartę pracownika w formularzu T-2:

Nie będzie to naruszenie, ponieważ podczas kontroli zwracają uwagę tylko na obecność poprawnie wykonanej karty T-2.

Przechowywanie

Akta osobowe są prowadzone przez odpowiedzialnego pracownika, który je tworzy i uzupełnia. Z reguły robi to oficer personalny.

Jeżeli prowadzenie akt osobowych jest regulowane przez dokumenty lokalne, to warto wskazać w nich listę urzędników, którzy mogą mieć dostęp do dokumentów LD. Ponieważ ze względu na poufność zawartych w nim dokumentów nie może być swobodnego dostępu do akt osobowych.

Dlatego należy je przechowywać w bezpiecznym lub innym niedostępnym miejscu.

Wideo - karta osobista pracownika T-2 - karton lub papier:

Co zrobić z aktami osobowymi zwolnionych pracowników

Po zwolnieniu pracownika informacje o przyczynach rozwiązania stosunków pracy (oświadczenie i kopia zamówienia) są wprowadzane do jego akt osobowych, a sam akt musi zostać przesłany do przechowywania w archiwum organizacji.

Okres trwałości

Nie ma określonych okresów przechowywania akt osobowych, ale zazwyczaj są one wysyłane do przechowywania przez okres 75 lat.

Możliwe jest wyciągnięcie wniosków dotyczących takiego okresu przechowywania na podstawie następujących przepisów:

• karta osobista pracownika musi być przechowywana przez 75 lat;
• wszystkie dokumenty zawierające informacje o stażu pracy pracownika muszą być przechowywane przez 75 lat.

Kolejność przeniesienia do archiwum

Przed wysłaniem pliku osobistego do archiwum w celu przechowania należy go odpowiednio wykonać:

• Załącz spis wszystkich dokumentów znajdujących się w aktach osobowych, w kolejności, w jakiej się znajdują. Inwentarz wskazuje również liczbę arkuszy w etui;
• wyjmij wszystkie dokumenty z segregatora i zszyj, umieszczając spis na pierwszej stronie.

Następnie plik osobisty jest wysyłany do archiwum w celu przechowywania.

Jakie są niuanse

Podczas tworzenia akt osobowych należy wziąć pod uwagę następujące niuanse:

• muszą być utrzymane dla każdego pracownika zawartego na podstawie umowy o pracę, niezależnie od okresu jego pracy;
• jeżeli ten sam pracownik pracuje w organizacji na kilku stanowiskach, to znaczy jest zarejestrowany na podstawie wewnętrznej umowy o połączeniu, dla każdego stanowiska otwierana jest akta osobowa;
• jeśli pracownik został zwolniony, a następnie ponownie zatrudniony przez tę organizację, należy ponownie otworzyć akta osobowe;
• co do zasady akta osobowe zawierają kopie dokumentów osobistych (w szczególności paszportu ze zdjęciem), dlatego oficer personalny musi koniecznie sporządzić z pracownikiem umowę o przetwarzaniu danych osobowych;

Wideo - forma zgody na przetwarzanie danych osobowych:

• pracownicy zarejestrowani na podstawie umowy cywilnoprawnej nie posiadają akt osobowych.
• zeszyt ćwiczeń nie jest przechowywany w aktach osobowych, przewidziana jest dla niego osobna procedura przechowywania. Ale możesz dołączyć do niego kopię, jest to szczególnie ważne, gdy zeszyty pracy są przechowywane w wyższej organizacji, a akta osobiste są przechowywane w osobnych działach.

Ustawodawstwo o ochronie danych osobowych przewiduje dość surowe kary za naruszenia - aż do odpowiedzialności karnej. Sprawdź sam: czy są jakieś dokumenty, których przechowywanie w aktach osobowych Twoich pracowników jest zabronione?

Akta osobowe pracownika mogą zawierać wyłącznie dokumenty (kopie) dotyczące jego pracy: ubiegania się o pracę, pracy w firmie, awansu, rozwiązania umowy o pracę itp.

Zabrania się przechowywania kopii paszportu, dowodu wojskowego, prawa jazdy, SNILS, dyplomu wykształcenia, aktu małżeństwa lub rozwodu, zmiany nazwiska, urodzenia dziecka. Jeśli te dokumenty są naprawdę potrzebne do celów pracy, na przykład do obliczania świadczeń, przygotuj się na uzasadnienie tego podczas ewentualnej kontroli. Dopuszcza się przechowywanie takich dokumentów lub ich kopii nie dłużej niż 30 dni.

Wymagania te nie dotyczą pracowników państwowych i komunalnych. Dla sektora publicznego opracowano odrębne wymagania (Dekret Prezydenta Federacji Rosyjskiej z dnia 30 maja 2005 r. Nr 609, Ustawa federalna z dnia 27 lipca 2004 r. Nr 79-FZ).

Za naruszenia przewidziana jest odpowiedzialność administracyjna - grzywna (klauzula 1, art. 5.27 Kodeksu wykroczeń administracyjnych Federacji Rosyjskiej):

• dla osób prawnych - od 30 000 do 50 000 rubli;
• dla urzędników - od 1000 do 5000 rubli.

Streszczenie

Akta osobowe pracownika mogą być przechowywane w przedsiębiorstwie według uznania pracodawcy. Obowiązkowe jest jedynie posiadanie imiennej karty formularza T-2 dla każdego zatrudnionego pracownika. Karta osobista bardzo często znajduje się w aktach osobowych pracownika.

Wideo - jeśli nie w aktach osobistych, to gdzie przechowywać dokumenty na pracowniku:

Pracownicy firmy są jej najważniejszym zasobem, więc posiadanie kompletnej i dokładnej bazy informacji o nich może znacząco usprawnić pracę działu personalnego. Baza informacji w tym przypadku jest prezentowana w postaci akt osobowych wszystkich pracowników firmy, które odzwierciedlają ich czynności zawodowe, dokumenty i inne informacje.

Akta osobowe rozpoczyna się w momencie zatrudnienia pracownika i zmienia się w miarę jego awansu w firmie, aż do zerwania stosunku pracy z pracodawcą.

W niniejszym artykule zostaną przedstawione cechy tworzenia i zasady prowadzenia akt osobowych pracowników, przetwarzania akt osobowych pracowników oraz ich późniejszego przechowywania.

Co to są akta osobowe pracownika i czy trzeba je założyć?

Akta osobowe składają się z okładki akt osobowych oraz dokumentów pracowniczych, które zawierają wyczerpujące informacje o pracowniku i jego aktywności zawodowej (jeśli mówimy o uczniu, to informacje o jego odbyciu).

Dla przedsiębiorców, w przeciwieństwie do instytucji państwowych, prowadzenie akt osobowych pracowników nie jest konieczne, gdyż procedurę ewidencji kadrowej pracowników firm prywatnych określają przepisy lokalne, a nie przepisy prawa. Dlatego funkcjonariusze ds. personalnych nie mogą otwierać akt osobowych dla wszystkich pracowników, a jedynie dla części głównej, która obejmuje:

• przywódcy i ich zastępcy;
• czołowi eksperci;
• pracownicy odpowiedzialni finansowo (kasjerzy, sklepikarze itp.);
• pracownicy z perspektywą awansu itp.

Praktyka pokazuje jednak, że dużo wygodniej jest prowadzić ewidencję wszystkich pracowników, niezależnie od zajmowanego stanowiska, ponieważ akta osobowe to uporządkowane źródło informacji o każdym pracowniku, dostępne w każdej chwili.

Tworzenie akt osobowych pracowników

Przed wyjaśnieniem, jak prowadzić akta osobowe pracowników, należy zastanowić się nad ich właściwym zaprojektowaniem. Procedura tworzenia akt osobowych pracownika rozpoczyna się od przyjęcia pracownika do pracy i trwa do momentu odejścia z firmy i późniejszego umieszczenia akt w archiwum. Każde dossier znajduje się w osobnym folderze lub, w skrajnych przypadkach, w osobnym pliku.

Tworząc akta osobowe pracownika, należy pamiętać o kilku niuanse:

• dokumenty tymczasowego przechowywania wraz z dokumentami stałego przechowywania nie powinny być przechowywane w aktach osobowych;
• lepiej jest wykluczyć z akt osobowych oryginalne dokumenty trwałego przechowywania, zastępując je kopiami;
• każdy dokument należy złożyć w jednym egzemplarzu;
• jedna skrzynka nie powinna przekraczać 4 cm grubości;
• załączniki do dokumentów muszą znajdować się w tym samym folderze co dokumenty.

Warto zauważyć, że ustawa federalna „O danych osobowych” zabrania włączania i przetwarzania takich danych o pracowniku, jak poglądy polityczne i religijne, informacje o życiu prywatnym bez jego pisemnej zgody. Jednocześnie wszelkie dane osobowe mogą być wykorzystywane wyłącznie w celu zatrudnienia lub awansu pracownika, zapewnienia jego bezpieczeństwa oraz ochrony mienia pracownika.

Dokumenty osobiste pracownika

Skład akt osobowych nie jest uregulowany przepisami prawa, w związku z czym ich wykaz określa instrukcja prowadzenia akt osobowych spółki.

Podczas ubiegania się o pracę kopie dokumentów i życiorysów znajdują się w aktach osobowych, a następnie dołączane są do nich wszystkie inne niezbędne informacje.

Lista dokumentów, które zwykle znajdują się w aktach osobowych pracownika obejmuje:

• wypełniony formularz zgłoszeniowy firmy;
• kopie paszportu (strona z danymi osobowymi i rejestracją);
• kopia NIP;
• kopia SNILS;
• kopia legitymacji wojskowej (dla mężczyzn);
• dyplom lub inne dokumenty edukacyjne;
• fotografia (kolorowa lub czarno-biała);
• cechy z poprzedniego miejsca pracy;
• wniosek pracownika o zatrudnienie;
• kopia nakazu zatrudnienia pracownika;
• kopię umowy o pracę i opis stanowiska;
• spis dokumentów w aktach osobowych;
• inne dokumenty;
• kopię wniosku/nakazu zwolnienia pracownika.

W celu ułatwienia wyszukiwania informacji o pracowniku do akt osobowych dołączony jest spis akt osobowych pracownika wraz ze spisem wszystkich dokumentów (numer dokumentu, jego nazwa).

Dokumenty powinny być ułożone w porządku chronologicznym: najpierw będą dokumenty przyjęte do księgowości przy zatrudnianiu pracownika, następnie dokumenty, które pojawiają się jako pracownik pracuje (rozkazy, oświadczenia, zaświadczenia).

Wymagania dotyczące archiwizacji akt osobowych pracownika

Jednolite prowadzenie wszystkich akt osobowych i dokładne prowadzenie dziennika rejestracji akt osobowych ma na celu wyeliminowanie możliwości utraty ważnych dokumentów.

Akta osobowe muszą być sporządzone w określonej formie:

• na stronie tytułowej akt osobowych znajdują się wszystkie podstawowe informacje o pracowniku: imię i nazwisko, data założenia akt osobowych;
• jeśli akta osobiste znajdują się w publicznym folderze, należy je uporządkować alfabetycznie, aby ułatwić dalszą pracę;
• konieczne jest monitorowanie liczby stron w aktach osobowych: nie powinno być ich więcej niż 250.

Prowadzenie ewidencji akt osobowych pracowników

Rejestr spraw osobistych jest niezbędny do ewidencjonowania spraw osobistych pracowników firmy. Ponieważ nie ma jednego formularza księgowego do prowadzenia dziennika, możesz go wykonać samodzielnie (wydrukować według szablonu z Internetu) lub kupić w sklepie. Zawartość wykresu dziennika może się również różnić w zależności od firmy.

Czasopismo zawiera informacje o aktach osobowych, jakie kiedykolwiek były składane w firmie. Kolumny zawierają numery akt osobowych, datę instytucji, imię i nazwisko pracownika oraz inne niezbędne dane. Zamknięciu akt osobowych towarzyszy adnotacja w dzienniku w postaci daty i przyczyny zamknięcia. Jeśli musisz wprowadzić dodatkowe informacje o pracowniku w formularzu akt osobowych pracownika, możesz skorzystać z kolumny „Notatki”.

Przechowywanie akt osobowych pracowników

Przechowywanie akt osobowych powinno być zorganizowane przede wszystkim dla bezpieczeństwa dokumentów zawierających poufne informacje o pracownikach oraz dla wygody wyszukiwania akt osobowych. Dlatego należy przeznaczyć niewielkie pomieszczenie do przechowywania akt osobowych (jeśli w firmie jest wielu pracowników) lub osobną szafkę.

Teczki z dokumentami należy układać pionowo, grzbietami na zewnątrz. Dostęp do repozytorium akt osobowych powinien być ograniczony do funkcjonariuszy kadrowych. Organizuj sprawy osobiste pomaga w specjalnym dzienniku lub rejestrze w następujący sposób:

• za pomocą numeracji;
• W porządku alfabetycznym;
• przez działy strukturalne firmy.

Ponadto, przy dużej liczbie osobistych akt, można je przechowywać w strojach, alfabetycznie. Akta osobowe pracowników zostaną posortowane według nazwisk w kolejności alfabetycznej. Na początku każdego stroju powinien znajdować się spis zawartych w nim akt osobowych.

Akta osobowe zwolnionych pracowników przechowywane są w archiwum, ale kopie dokumentów można przekazać pracownikom ostatniego dnia ich pobytu w miejscu pracy. Tym samym firma nie będzie już odpowiedzialna za zapisywanie danych osobowych pracownika i zmniejszy rozmiar archiwum. Okres przechowywania akt osobowych pracowników zwykle nie przekracza 75 lat, w przypadku kierowników może być przedłużony.

Czy artykuł pomógł? Zapisz się do naszych społeczności.

Akta osobowe pracownika w podmiocie gospodarczym tworzone są na jego temat po podjęciu pracy i zawierają najpełniejsze informacje o nim, jego wykształceniu, doświadczeniu i stażu pracy, a także dane osobowe. Ustawodawstwo nie wymaga jego obowiązkowego postępowania w zwykłych spółkach, w przeciwnym razie sytuacja ma miejsce w organizacjach sektora publicznego. Akta osobowe pracowników prowadzone są w dziale personalnym.

Zarządzanie aktami osobowymi pracowników powierzone jest w przedsiębiorstwie specjalistom działu personalnego.

Akta osobowe pracowników to w istocie akta składanych przez pracownika kopii i oryginałów dokumentów, zarządzeń, oświadczeń i innych podobnych formularzy.

Teczka z etui otwiera się po wydaniu zlecenia na przyjęcie pracownika i zamyka po wydaniu.

W procesie podejmowania decyzji o zarządzaniu personelem odpowiedni specjaliści muszą uzyskać informacje o konkretnym pracowniku. W takim przypadku akta osobowe pracownika są uważane za najbardziej kompletne źródło. W końcu zawiera obiektywne informacje.

Również akta osobowe pracowników pozwalają na jak najszybsze przekazanie informacji o pracownikach na żądanie z zewnątrz.

Ważny! Pracownicy personalni nie powinni jednak zapominać o ochronie danych osobowych, a pracownik musi wyrazić pisemną zgodę na ujawnienie takich informacji. Dlatego akta osobowe pracowników powinny być przechowywane w miejscu, w którym zorganizowany jest do nich stały dostęp. A w formie elektronicznej stosowane są różne metody odpowiedniej ochrony.

Potrzeba spraw osobistych

W organizacjach rządowych

Ustawy federalne i gminne zobowiązują specjalistów z organizacji i instytucji budżetowych do sporządzania i prowadzenia akt osobowych każdego ze swoich pracowników i pracowników. Jest to konieczne do usystematyzowania informacji i dokumentów dotyczących personelu tych instytucji, a także do przestrzegania wymogów określonych przepisów.

W firmach prywatnych

Normy Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej nie przewidują obowiązku prowadzenia przez firmę akt osobowych pracowników w przedsiębiorstwie. Ale taką potrzebę mogą określić wyższe organizacje i właściciele.

Decydując o prowadzeniu akt osobowych należy kierować się zasadą celowości. W małych przedsiębiorstwach akta osobowe pracowników są z reguły kierowane do kierownictwa firmy - dyrektora, jego zastępcy, głównego księgowego, jego zastępcy.

Ze względu na wygodę większość firm sporządza akta osobowe dla każdego ze swoich pracowników.

Dokumenty do utworzenia akt osobowych

Dokładny wykaz formularzy zawartych w aktach osobowych jest ustalany tylko dla organizacji i instytucji państwowych i samorządowych. W przypadku innych firm nie ma ścisłej listy zawierającej dokładnie, jakie dokumenty powinny znajdować się w aktach osobowych pracownika. Mogą również skorzystać z istniejącej listy dla sektora publicznego.

Wskazane jest, aby każdą teczkę osobową rozpoczynać od listy formularzy zawartych w jej składzie. Dokumenty zawarte w aktach osobowych pracowników podzielone są na kilka kategorii.

Dokumenty dostarczone przy przyjęciu pracownika do firmy:

• CV kandydata lub;
• Kopie paszportu, dokumentu o wykształceniu, zaświadczeń SNILS, NIP, ślubu, urodzenia dzieci.
• Kopia dowodu wojskowego (jeśli jest dostępna)
• Zaświadczenia o niekaralności.
• Zaświadczenia z poprzednich miejsc pracy itp.

Dokumenty wydawane przez dział personalny przy przyjęciu:

• (kopia firmowa);
• Umowa odpowiedzialności;

Dokumenty sporządzone w trakcie pracy pracownika:

• Opis pracy;
• Dokumenty dotyczące certyfikacji lub zaawansowanego szkolenia pracownika;
• Wniosek o przyznanie odliczeń;
• Kopie nakazów ich świadczenia, nakazy zachęty, odzyskania, przeniesienia;
• Informacje o kolejnych badaniach lekarskich;
• Sprawozdawczość i wyjaśnienia w odniesieniu do tego pracownika;
• Kopie dokumentów, na podstawie których dokonywane są zmiany danych osobowych.

Uwaga! Pożądane jest, aby akta osobowe pracowników zawierały ich zdjęcia, które byłyby w odpowiednim czasie aktualizowane.

Pobierz formularze do rejestracji akt osobowych

W formacie Worda.

W formacie Worda.

W formacie Worda.

Procedura składania akt osobowych

Folder akt osobowych jest otwierany dla pracownika w momencie jego zatrudnienia. W pierwszej kolejności należy do niego złożyć kartę osobistą, ankietę, dokumenty składane przy przyjęciu do firmy.

Proces tworzenia pliku osobistego zazwyczaj obejmuje następujące kroki:

• Wypełnienie strony tytułowej (okładka);
• sporządzenie zaświadczenia o sprawie;
• Wypełnianie inwentarza wewnętrznego;
• Składanie lub wiązanie dokumentów sprawy.

Strona tytułowa

U góry strony tytułowej zapisana jest nazwa firmy, a także oznaczenie działu, w którym pracuje pracownik. W prawym rogu duży numer sprawy i aktualna liczba kartek w inwentarzu.

Na środku arkusza umieszczone są imiona i nazwiska. pracownik. Dozwolone jest tutaj wpisywanie odmian nazwiska (np. nazwisko panieńskie mężatki).

Na dole strony tytułowej odnotowuje się daty początku i końca rejestru, całkowitą liczbę zebranych w nim arkuszy, nominalny okres przydatności do spożycia.

Gdy sprawa jest przekazywana do przechowania do archiwum, na wolnym miejscu wskazany jest numer zgodnie z nomenklaturą przyjętą w archiwum.

Arkusz weryfikacyjny

Dokument ten jest sporządzony na osobnej kartce formatu A4 lub A5. Zabronione jest robienie tego na odwrocie okładki lub czystym odwrocie na ostatniej stronie akt sprawy. Jeśli oprogramowanie obudowy zostało wykonane bez karty certyfikacji, to jest przyklejane od góry do pokrywy od wewnątrz.

Karta świadka służy do oznaczenia numeracji dokumentów w sprawie, stanu fizycznego kart, cech wypełniania poszczególnych formularzy itp.

W szczególności zauważa:

• Numery literowe arkuszy;
• brak paginacji;
• Arkusze ze zdjęciami;
• Szyte arkusze wielkoformatowe;
• Koperty z obszytymi załącznikami;
• Uszkodzone arkusze

Uwaga! Arkusz certyfikacji podpisuje kompilator, po czym umieszcza datę rejestracji i dekodowania podpisu.

Inwentarz wewnętrzny

Inwentarz wskazuje numer sprawy i jej tytuł (zazwyczaj jest to pełne imię i nazwisko pracownika).

Część tabelaryczna dokumentu konsekwentnie wskazuje informacje o nowych formularzach dodanych do sprawy. W tym miejscu wprowadza się numer seryjny, indeks dokumentu (jeśli istnieje), tytuł, liczbę arkuszy w nowym dokumencie.

Na końcu wykazu odnotowuje się słownie i cyframi łączną liczbę złożonych dokumentów oraz liczbę w inwentarzu stron.

Podsumowując, dokument podpisuje specjalista ds. personalnych, pełnym imieniem i nazwiskiem. oraz umieszczenie daty wydania.

Procedura prowadzenia akt osobowych (księgowość, wprowadzanie zmian)

W procesie pełnienia funkcji pracowniczych pracownika jego akta osobowe będą uzupełniane różnymi dokumentami - dodatkowymi umowami, kopiami zamówień, wyjaśnieniami i memorandami, wynikami certyfikacji i wieloma innymi. W takim przypadku wszystkie nowe artykuły muszą być umieszczone ściśle w porządku chronologicznym.

Odpowiedzialny funkcjonariusz jest zobowiązany do monitorowania aktualności informacji zawartych w aktach osobowych. Jeżeli którakolwiek z informacji wskazanych w głównych dokumentach sprawy (kwestionariuszu, karcie personalnej) ulegnie zmianie, to stary dokument w żadnym wypadku nie jest wycofywany, ale sporządzany jest specjalny formularz uzupełniający. Nie mają one ustalonej formy i są rozwijane w każdej firmie niezależnie.

Uwaga! Obowiązkowym oznaczeniem po dokonaniu zmian jest informacja o dostępności i statusie akt osobowych. Oficer personalny musi przeprowadzić niezbędną weryfikację, po czym na odwrocie karty osobowej sporządza się podpisaną i datowaną adnotację „Akta osobowe zweryfikowane”.

Przechowywanie dokumentów

Akta osobowe pracowników zawierają dane osobowe, dlatego muszą być przechowywane w sejfie lub specjalnej szafce. Jednocześnie tylko dokumenty pracujących pracowników powinny znajdować się bezpośrednio w obsłudze kadrowej, a cała reszta jest przekazywana do przechowywania do pomieszczenia archiwum.

Akta osobowe pracowników mogą być przechowywane w następujący sposób:

• alfabetycznie;
• Według podziałów strukturalnych;
• Według numerów personalnych pracowników lub numerów spraw przydzielonych podczas ich otwierania.

Na półkach foldery ułożone są grzbietem na zewnątrz, w kolejności przypisywania im numerów.

Akta osobowe należy lokalizować oddzielnie od formularzy kart osobowych i robocizny.

Ważny! Akta osobowe pracowników muszą pozostawać w archiwum przez 75 lat. Jednocześnie bezterminowo przechowywane są teczki dla kierowników, członków organów zarządzających, kontrolnych, wykonawczych, a także pracowników z tytułami i nagrodami.

Czy pracownicy otrzymują akta osobiste?

Akta osobowe nie są przekazywane pracownikom. Może jednak zapoznać się ze wszystkimi dokumentami, które znajdują się w jego teczce w siedzibie obsługi personalnej iw obecności specjalisty. Ten ostatni musi odnotować fakt dostępu do akt osobowych z zewnątrz.

Podczas pracy z aktami osobowymi zabrania się dokonywania w nich jakichkolwiek poprawek, sporządzania notatek, sporządzania dokumentów itp. Wszelkie zmiany mogą być dokonywane wyłącznie przez uprawnionego pracownika kadrowego. Po powrocie należy sprawdzić, czy wszystkie dokumenty sprawy są na swoim miejscu i w oryginalnej formie.

Ważny! W przypadku zwolnienia akta osobowe nie są przekazywane pracownikom, lecz przekazywane do archiwum firmy.

Każdy zna powiedzenie, że o wszystkim decydują kadry. Zasoby ludzkie to najważniejsza część każdej organizacji, dlatego bardzo ważna jest dostępność i kompletność bazy informacji o każdym pracowniku. Służba personalna generuje te informacje w postaci specjalnego zbioru dokumentów - akt osobowych.

Ponieważ nie ma specjalnej regulacji legislacyjnej, która określałaby procedurę tworzenia i przechowywania akt osobowych, możliwe są zamieszanie i rozbieżności w tej materii. Postaramy się doprecyzować ten obszar dokumentacji kadrowej.

Co to jest sprawa prywatna

Termin „akta osobista” w pracy biurowej nazywa się zwykle dokumentami gromadzonymi pod jedną okładką, które towarzyszą osobie w jej pracy i/lub działalności edukacyjnej i najpełniej ją odzwierciedlają. Dokumenty te są gromadzone przez cały okres zatrudnienia (lub szkolenia) pracownika.

Akta osobowe są częścią dokumentacji personelu organizacji.

Czy konieczne jest prowadzenie akt osobowych?

Większość przedsiębiorców uważa akta osobowe za obowiązkowy element dokumentacji kadrowej. Prawo mówi jednak, że dotyczy to tylko urzędników.

Akta osobowe pracowników organizacji państwowych

Informacje o pracownikach państwowych i komunalnych muszą być usystematyzowane w określonej formie (Dekret Prezydenta Federacji Rosyjskiej z dnia 30 maja 2005 r. Nr 609). Akta osobowe takich pracowników są zaprojektowane tak, aby odzwierciedlały całą ich historię, aby można było wyraźnie zobaczyć, jak zmieniły się ich dane osobowe.

Jeśli pracownik przenosi się z jednej struktury do drugiej, jego akta osobowe muszą podążać za nim.

W nowej pracy łatwiej będzie uzyskać wrażenie nowej osoby, a także uzyskać dodatkowe informacje o źródłach dochodów, powiązaniach, kręgu kontaktów zawodowych, a także inne informacje ułatwiające kontrolę.

Ustawa federalna N 79-FZ „O państwowej służbie cywilnej Federacji Rosyjskiej” z dnia 27 lipca 2004 r. W części 3 art. 42 ujawnia procedurę wszystkich działań z aktami osobowymi tej kategorii pracowników.

Sprawy osobiste przedsiębiorców

Ani Kodeks pracy, ani inne akty prawne Federacji Rosyjskiej nie zawierają obowiązkowego wymogu prowadzenia akt osobowych wyłącznie za pomocą akt osobowych złożonych dla każdego pracownika. Dlatego taka rejestracja danych osobowych wcale nie jest obowiązkowa ani nawet zalecana.

WAŻNY! Prawo Federacji Rosyjskiej nie zabrania osobom prawnym lub indywidualnym przedsiębiorcom prowadzenia akt osobowych swoich pracowników.

Jeżeli kierownictwo organizacji lub indywidualny przedsiębiorca zdecydował się na wprowadzenie obowiązku wypełniania akt osobowych, musi to zostać uregulowane w polityce rachunkowości poprzez zapisanie procedury w przepisach wewnętrznych. Z reguły urzędnicy nie „wynajdują koła na nowo”, lecz korzystają z przepisów opracowanych dla urzędników.

Zalety osobistego systemu plików dla przedsiębiorcy

Pomimo tego, że żadne wymagania nie określają ani nie ograniczają składu akt osobowych i trybu ich prowadzenia, praktyka tej gałęzi pracy biurowej wskazuje na niewątpliwą wygodę dla kierownika tej formy przechowywania danych osobowych. Z tego powodu wszechobecność akt osobowych w dziale personalnym stworzyła mit o ich obowiązku.

Pozytywny efekt wprowadzenia osobistej księgowości personelu jest oczywisty:

• terminowe rozliczanie całej dokumentacji dotyczącej pracownika;
• śledzenie dynamiki kariery;
• rozliczanie danych o ewentualnych uprawnieniach do świadczeń;
• ocena perspektyw rozwoju zawodowego;
• bezpieczeństwo i porządek w dokumentacji osobowej;
• szybki dostęp do całego zestawu informacji personalnych.

Kto otrzymuje pliki osobiste?

Na to pytanie można jednoznacznie odpowiedzieć tylko w stosunku do urzędników: do wszystkich, zgodnie z wymogami prawa.

Ponieważ prywatni przedsiębiorcy nie muszą prowadzić akt osobowych, to oni sami mogą decydować, którzy pracownicy będą przechowywać tę dokumentację, a którzy mogą się obejść bez tak szczegółowej dokumentacji personalnej. Niektórzy menedżerowie, którzy stosują ten system, wolą prowadzić dokumentację osobistą wszystkich pracowników w celu usystematyzowania danych dla każdego pracownika. Ale niektórzy, aby zaoszczędzić czas, organizują prowadzenie akt osobowych tylko dla określonych kategorii pracowników.

Pracownicy na jakich stanowiskach zwykle posiadają akta osobowe:

• przywództwo;
• zastępcy kierowników różnych szczebli;
• kluczowi specjaliści;
• pracownicy odpowiedzialni finansowo;
• rezerwa personelu itp.

DLA TWOJEJ INFORMACJI! Wskazane jest założenie akt osobowych dla takich pracowników, niezależnie od formy i czasu jego zatrudnienia - pracuje w niepełnym wymiarze godzin lub na stanowisku podstawowym, na podstawie umowy o pracę na czas określony lub na stałe.

Rzadziej na stanowiskach umieszczane są akta osobowe, dla których nie przewiduje się wykształcenia, kwalifikacji lub innych szczególnych wymagań, np. sprzątaczka, woźny, woźny itp.

Terminy na złożenie akt osobowych

Z reguły po raz pierwszy akta osobowe pracownika otwiera się po podpisaniu zlecenia o jego zatrudnieniu i zapoznaniu się z tym zleceniem.

Prowadzona jest teczka osobowa, aktualizowana dokumentacją, aktualizowana przez cały czas pracy pracownika dla tego pracodawcy. W przeciwieństwie do akt osobowych w służbie publicznej prywatni przedsiębiorcy nie mają zwyczaju zdradzać akt osobowych podczas zmiany pracy. Aktualność akt osobowych trwa do momentu przekazania jej do archiwum w wyniku zwolnienia pracownika.

Funkcje tworzenia akt osobowych

Prawidłowa rejestracja akt osobowych znacznie ułatwia pracę z dokumentacją kadrową. Praktyka wypracowała szereg zaleceń dotyczących skutecznego tworzenia akt osobowych:

1. Dokumenty gromadzone są pod jedną okładką, najczęściej jest to teczka, rzadziej tylko plik lub teczka. Muszą być oddzielne dla każdego pracownika.

PAMIĘTAĆ! Archiwa przyjmują akta osobowe wyłącznie w teczkach kartonowych. Foldery i pliki do tego celu są niedopuszczalne, mogą być tylko do użytku wewnętrznego.

2. Nie zaleca się tworzenia skrzynek grubszych niż 4 cm.
3. Dokumentów do stałego przechowywania nie należy mieszać z dokumentami tymczasowymi.
4. Akta osobowe mogą zawierać zarówno oryginały dokumentów, jak i ich uwierzytelnione odpisy.
5. Zaleca się zastąpienie ważnych dokumentów do trwałego przechowywania akt osobowych kopiami.
6. W ramach jednego akta osobowego nie ma zwyczaju przechowywania kilku kopii tego samego dokumentu.
7. Jeżeli dokument zawiera załączniki, należy je przechowywać razem z odpowiednimi dokumentami.
8. Dokumenty w sprawie powinny być ułożone chronologicznie, czyli tak, jak się pojawiają.

Jakie dokumenty znajdują się w aktach osobowych

Skład akt osobowych, a także procedura tworzenia dla prywatnej przedsiębiorczości nie jest ustalona na poziomie legislacyjnym, ale musi być odpowiednio sprecyzowana w lokalnym akcie spółki.

Dokumenty, które zwykle należą do akt osobowych, można warunkowo podzielić na kilka grup:

1. Podstawowa dokumentacja przy ubieganiu się o pracę. Obejmuje to dokumenty, które pracownicy dostarczają w trakcie zatrudnienia oraz te, które są wypełniane i wprowadzane bezpośrednio podczas rejestracji. To może być:
   • streszczenie;
   • dokumenty dotyczące wykształcenia i kwalifikacji;
   • kopie dokumentów poświadczających (paszport, SNILS, kod identyfikacyjny, jeśli istnieje);
   • rekomendacje lub opinie poprzednich pracodawców (w razie potrzeby);
   • dokument lub jego kopia w rejestracji wojskowej (jeśli istnieje);
   • zaświadczenie o niekaralności (wymagane przy ubieganiu się o określone stanowiska);
   • dane z badań lekarskich;
   • wypełniony formularz wniosku (jeśli dotyczy);
   • podanie o pracę;
   • kopia nakazu przyjęcia;
   • zawarta umowa o pracę itp.
2. Dokumenty, które pojawiły się w trakcie pracy na tym stanowisku. Mogą odzwierciedlać osiągnięcia zawodowe pracownika lub jego dynamikę społeczną. Mogą to być:
   • różne świadectwa kwalifikacji;
   • prawo jazdy;
   • akt małżeństwa lub rozwodu, jeżeli zdarzenia te miały miejsce w okresie zatrudnienia;
   • akty urodzenia dzieci (to samo uzasadnienie);
   • Opis pracy;
   • zawarły dodatkowe umowy (o ile zostało zrobione);
   • kopię umowy o odpowiedzialności (jeśli stanowisko to przewiduje);
   • certyfikaty certyfikacyjne;
   • dane z regularnych badań lekarskich;
   • dokumenty dotyczące ustalenia ograniczeń medycznych lub niepełnosprawności (jeśli zdarzyło się to podczas pracy);
   • kopie zleceń o wewnętrznej zmianie stanowiska (przeniesienie, awans, degradacja itp.);
   • dane dotyczące sankcji dyscyplinarnych i zachęt do pracy;
   • wnioski urlopowe;
   • sprawozdania, objaśnienia, notatki itp.
3. Dokumenty zamykające stosunek pracy z tym pracodawcą. Zanim sprawa zostanie odrzucona, musi być prawidłowo zakończona. Ostatnimi dokumentami w osobistym folderze plików mogą być:
   • wypowiedzenie;
   • kopia nakazu zwolnienia;
   • dokumenty dotyczące zwolnienia w związku z przelewem zewnętrznym;
   • akt zgonu pracownika.

Jak złożyć plik osobisty

Dokumentacja biznesowa powinna być prowadzona zgodnie z ogólnie przyjętymi wymogami, nawet jeśli nie są zapisane w prawie, zwiększa to efektywność jej wykorzystania. Odpowiedzialność ta jest przypisywana wewnętrznym aktem regulacyjnym pewnemu pracownikowi, najczęściej przedstawicielowi obsługi personalnej przedsiębiorstwa. Do jego obowiązków należą:

• pierwotne założenie akt osobowych;
• wprowadzenie do niej nowych ewidencji i dokumentów;
• wycofanie dokumentów czasowego przechowywania, które wygasły lub straciły ważność;
• w razie potrzeby poświadczenie kopii;
• inwentarz wewnętrzny dokumentów wchodzących w skład sprawy;
• zaplanowane sprawdzanie stanu akt osobowych;
• coroczne zapoznawanie pracownika z aktami osobowymi za jego podpisem;
• przechowywanie plików;
• umieszczanie nieistotnych spraw w archiwum.

WAŻNY! Pracownik prowadzący akta osobowe musi mieć upoważniony dostęp do danych osobowych pracowników.

Okładka akt osobistych

Akta osobowe to zbiór dużej liczby dokumentów, co dyktuje obowiązkowy charakter jakiegoś sposobu łatwego odnalezienia potrzebnych informacji. Zwyczajowo na stronie tytułowej (okładce) umieszcza się informacje z akt osobowych. Wygodnie jest zastosować wymagania dotyczące projektu okładki, które pozostały niezmienione od 17 lipca 1972 r. (GOST 17914-72):

• na wierzchu pozostaje miejsce na przyszły stempel archiwalny;
• na górze pośrodku pełna i skrócona nazwa organizacji;
• jednostka strukturalna jest wskazana poniżej (należy zostawić kilka wierszy, aby odzwierciedlić informacje o możliwej zmianie w dziale);
• numer sprawy (zgodnie z nomenklaturą przyjętą przez firmę);
• nazwisko, imię i nazwisko pracownika, na którego sprawa jest otwarta;
• w prawym dolnym rogu znajduje się informacja o czasie prowadzenia sprawy: data otwarcia, czyli dzień zatrudnienia oraz data zamknięcia (nakaz zwolnienia);
• w tym miejscu wpisana jest również liczba arkuszy w etui w momencie inwentaryzacji;
• okres przechowywania spraw.

Opis składu akt osobowych

Wszystkie dokumenty wchodzące w skład tego folderu muszą być ponumerowane i zarchiwizowane, a także zająć swoje miejsce na liście dokumentów.

Może znajdować się na wewnętrznej stronie tekturowej okładki teczki lub być złożona jako ostatnia.

W górnej części przeznaczonego do tego arkusza wpisuje się nazwisko („OPIS DOKUMENTÓW OSOBOWYCH”), następnie w mianowniku wpisuje się nazwisko pracownika. Wygodne jest prowadzenie inwentarza w postaci poniższej tabeli.

Po tabeli wpisuje się słownie i cyframi ilość dokumentów i arkuszy wchodzących w skład inwentarza. Na końcu umieszcza się datę inwentarza oraz podpis wykonawcy wraz z transkrypcją.

Prowadzenie akt osobowych

Procedura prowadzenia ewidencji kadrowej powinna być szczegółowo opisana w stosownym Regulaminie przyjętym przez firmę. Może obejmować szereg procedur księgowych:

1. Rejestracja. W dużych organizacjach rozpoczyna się rejestrowanie spraw osobistych w specjalnym dzienniku lub księdze. Każda nowa sprawa jest do niego wpisywana pod określonym numerem (szyfrem), ta sama sekwencja cyfr jest przypisywana do samego folderu sprawy. Czasopismo może również zawierać takie informacje o aktach osobowych:
   • Imię i nazwisko pracownika;
   • Data założenia;
   • Data zamknięcia;
   • data przeniesienia do archiwum.
2. Dostosowanie. Jest to konieczne, jeśli w trakcie zatrudnienia pracownik przeszedł istotne zmiany danych osobowych: zmiana miejsca zamieszkania, statusu społecznego z powodu małżeństwa lub rozwodu, zmiana nazwiska itp. Zmiany dokonywane są na podstawie wniosków odpowiednich dokumentów dowodowych (odpisy aktów małżeństwa, aktów urodzenia itp.). Tylko odpowiedzialny funkcjonariusz, wyznaczony specjalnym rozkazem lub inny oficjalnie upoważniony do jego zastąpienia, ma prawo do wprowadzania zmian.

UWAGA! Jeżeli błąd, nieścisłość lub konsekwencja zmiany zostaną skorygowane, należy to zrobić analogicznie do zeszytów ćwiczeń: skreślić błędny w jednym wierszu, napisać poprawną wersję na górze, a na marginesach umieścić notatkę o prawidłowość korekty i jej termin.

3. Przechowywanie. Ponieważ dane osobowe są klasyfikowane jako informacje poufne, foldery muszą być przechowywane, z wyłączeniem dostępu do nich osób nieuprawnionych. Zwykle używa się do tego sejfu lub szafki zamykanej na klucz. Należy przechowywać wyłącznie akta aktywnych pracowników. Po zwolnieniu pracodawca przechowuje sprawę przez pewien czas (sam wyznacza ten okres; w służbie cywilnej, jeśli sprawa nie zostanie przekazana innemu organowi, to 10 lat).
4. Przenieś do archiwum. Akta zwolnionego pracownika muszą zostać zamknięte i po upływie wewnętrznego okresu oszczędzania przekazane do archiwum. Aby przesłać, wypełnij arkusz certyfikacji, gdzie wprowadza się ostateczną informację o stanie akt osobowych. Arkusz ten znajduje się na końcu folderu. Od momentu przekazania sprawy do archiwum będzie tam przechowywana przez 75 lat, jeśli należała do zwykłego pracownika, a na stałe, jeśli należała do kierownika.

Kto może wystawić akta osobowe?

W przeciwieństwie do ksiąg pracy, akta osobowe nie są zwracane po zwolnieniu i generalnie nie są przekazywane pracownikom. Pracownicy mogą go przewijać tylko raz w roku i składać podpis, aby wszystko w nim poprawnie odzwierciedlone.

Na specjalne życzenie akta osobowe mogą otrzymać wyłącznie przedstawiciele organów ścigania lub organów kontroli państwowej.

Prowadzenie akt osobowych pracowników nie jest obowiązkowe dla wszystkich kategorii pracodawców.

Ustawodawstwo Federacji Rosyjskiej nakazuje prowadzenie akt osobowych osób zastępujących stanowiska służb publicznych. Procedura prowadzenia akt osobowych urzędników państwowych jest uregulowana zgodnie z Dekretem Prezydenta Federacji Rosyjskiej z dnia 1 czerwca 1998 r. Nr 640 „W sprawie trybu prowadzenia akt osobowych osób pełniących funkcje publiczne Federacji Rosyjskiej w kolejności mianowania i stanowisk publicznych federalnej służby publicznej” .

Obowiązek prowadzenia akt osobowych może zostać również przeniesiony na pracodawcę – organizację państwową (przedsiębiorstwo) branżowym aktem normatywnym. Na przykład: zarządzenie Rospotrebnadzor nr 300 z dnia 16 marca 2005 r., które zatwierdziło Regulamin Federalnej Służby Nadzoru Ochrony Praw Konsumentów i Opieki Społecznej (zgodnie z pkt 7.7 niniejszego dokumentu, zarządzanie aktami osobowymi pracowników usług powierzono prowadzenie sprawy), a także dekret z dnia 21 sierpnia 2004 r. Nr 429 „O Federalnej Służbie Celnej”, który zatwierdził Regulamin w sprawie FCS. Na podstawie tego dokumentu opracowano i wprowadzono w życie Regulamin Głównego Zarządu Kadr (GUK) SKO. Zgodnie z § 15 Regulaminu, GUK FCS powierza prowadzenie akt osobowych pracowników obsługi.

Wreszcie zarządzanie aktami osobowymi pracowników może być zlecone przez wyższą organizację (spółkę zarządzającą).

W innych organizacjach i przedsiębiorstwach kierownik ma prawo decydować o konieczności prowadzenia akt osobowych pracowników, a także (jeśli decyzja jest pozytywna), jakie kategorie pracowników powinny być prowadzone akta osobowe.

• dla pracowników spośród kierownictwa przedsiębiorstwa (kierownik przedsiębiorstwa, jego zastępcy (asystenci), kierownicy działów strukturalnych itp.);
• pracownicy przedsiębiorstwa, za których zgodnie z przepisami prawa można ustanowić odpowiedzialność (główny księgowy (księgowy) przedsiębiorstwa, a także zastępca głównego księgowego itp.).

Jednak w wielu prywatnych firmach akta osobowe są przechowywane dla wszystkich pracowników, niezależnie od ich stanowiska, statusu i wykonywanej pracy (w tym personelu technicznego), ponieważ akta osobowe są niezwykle wygodnym źródłem informacji o każdym pracowniku: wszystkie kopie danych osobowych pracownika dokumenty, rozkazy dotyczące tego pracownika i inne dokumenty.

Wskazane jest, aby w odpowiednich instrukcjach ustalić procedurę postępowania z aktami osobowymi pracowników.

TWORZENIE OSOBISTYCH SPRAW PRACOWNIKÓW

Tworzenie akt osobowych odbywa się w celu uporządkowanego pogrupowania udokumentowanych informacji o pracowniku, przekazanych przez niego pracodawcy przy przyjęciu (przeniesieniu) na odpowiednie stanowisko. Tworzenie (późniejsze prowadzenie i wykonywanie) akt osobowych pracowników jest powierzone organowi personalnemu lub specjalnie upoważnionemu urzędnikowi, który jest osobiście odpowiedzialny za zapewnienie prawidłowego postępowania z tymi dokumentami.

Założenie akt osobowych następuje niezwłocznie po zatrudnieniu (przeniesieniu) pracownika na stanowisko kierownicze, stanowisko, za które zgodnie z prawem można ustalić odpowiedzialność, lub inne stanowisko, jeżeli przewiduje to pouczenie procedura postępowania z aktami osobowymi pracowników. Zgodnie z zaleceniami metodycznymi Moskiewskiego Archiwum Miejskiego i zaleceniami metodologicznymi VNIIDAD FAS RF (2002) dokumenty składane przez pracowników przy przyjęciu do pracy, a także te powstałe podczas ich działalności zawodowej w tym przedsiębiorstwie, są pogrupowane w akta osobowe , łącznie z:

• karta osobista w aktach osobowych lub kwestionariusz;
• D uzupełnienie do karty osobowej w aktach osobowych (lub kwestionariusza);
• autobiografia;
• kopie dokumentu o edukacji;
• umowa o pracę (drugi egzemplarz);
• umowa odpowiedzialności (dla pracowników odpowiedzialnych finansowo);
• charakterystyka (listy polecające);
• wniosek o zatrudnienie (w celu przeniesienia na odpowiednie stanowisko);
• wyciągi ze zleceń (kopie zleceń) przy zatrudnianiu (przy przejściu na inne stanowiska);
• wyciągi z dokumentów (kopie pism) o zasądzeniu lub pociągnięciu do odpowiedzialności dyscyplinarnej;
• wyciągi (kopie) dokumentów certyfikacyjnych (przeglądy, karty certyfikacji itp.).

W celu zapewnienia odpowiedniego bezpieczeństwa akt osobowych i łatwości obsługi podczas formowania, dokumenty umieszczone są (zszyte igłą i nicią na cztery nakłucia) w osobnym teczce. Przykładowy projekt przedniej strony okładki akt osobowych znajduje się w załączniku 1. Oprócz wymienionych w aktach osobowych można umieścić kilka innych dokumentów (na przykład dokumenty dotyczące pracownika przechodzącego konkurs na obsadzić wolne stanowisko, kopie dokumentów o przyznaniu pracownikowi (nadanie mu tytułów honorowych) itp. .P.). Ponadto zaświadczenia, poświadczone zdjęcia pracownika itp. umieszczane są w aktach osobowych (ale nie są do nich składane). .

Przy tworzeniu akt osobowych dokonywana jest dodatkowo jego wstępna rejestracja. Do końca:

numer konta jest przypisany do akt osobowych;

wypełnienie odpowiednich pozycji na okładce i grzbiecie akt osobowych;

inwentarz wewnętrzny załączany jest do akt osobowych (zob. załącznik 2).

ZARZĄDZANIE OSOBISTYMI SPRAWAMI PRACOWNIKÓW

Akta osobowe są prowadzone przez cały okres pracy każdego pracownika w firmie (na odpowiednim stanowisku, jeśli przewidują to przepisy danej firmy). Zarządzanie osobiste obejmuje:

Dokonywanie wpisów w dokumentach akt osobowych odbywa się na podstawie dokumentów (poświadczonych kopii dokumentów). Niezbędne szczegóły może wyjaśnić upoważniony urzędnik przed dokonaniem odpowiednich wpisów w osobistej rozmowie z pracownikiem. Wszystkie wpisy dokonywane w dokumentach w procesie prowadzenia akt osobowych dokonywane są ręcznie wiecznym lub długopisem w kolorze czarnym, niebieskim lub fioletowym, czytelnie i bez poprawek. W razie potrzeby zapisy te są poświadczone podpisem upoważnionego pracownika służby zarządzania personelem oraz pieczęcią przedsiębiorstwa lub służby zarządzania personelem.

W celu przyspieszenia procesu dokonywania wpisów w aktach osobowych dopuszcza się posługiwanie się faksymile (pieczątkami) ustalonych próbek. Dokumenty, które gromadzą się w trakcie prowadzenia, są podzielone w aktach osobowych na sekcje, a wewnątrz tych ostatnich są ułożone w porządku chronologicznym.

Numeracji podlegają arkusze dokumentów składane w aktach osobowych. Informacje o tych dokumentach, w tym numeracja stron, w ramach których znajdują się one w aktach osobowych, znajdują odzwierciedlenie w spisie wewnętrznym.

Pracownicy są zobowiązani do terminowego przekazywania personelowi obsługi informacji o zmianach danych osobowych zawartych w aktach osobowych. Z reguły odbywa się to w formie pisemnej (w formie wniosku) z załączonymi dokumentami potwierdzającymi zmiany. Po dokonaniu wpisów w aktach osobowych oryginały dokumentów są zwracane pracownikowi. W koniecznych przypadkach dokumenty te są wstępnie sporządzonymi i poświadczonymi odpisami dołączonymi do akt osobowych.

PRZECHOWYWANIE I REJESTROWANIE OSOBISTYCH SPRAW PRACOWNIKÓW

Przechowywanie i ewidencjonowanie akt osobowych organizowane są w celu szybkiego i dokładnego wyszukiwania akt osobowych, zapewnienia ich bezpieczeństwa, a także zapewnienia poufności informacji zawartych w dokumentach akt osobowych przed nieuprawnionym dostępem.

Akta osobowe są ujęte w nomenklaturze akt organu personalnego pod ogólnym nagłówkiem „Akta osobowe” ze wskazaniem okresów przechowywania. Zgodnie z Listą Standardowych Dokumentów Zarządczych, zatwierdzoną przez Archiwa Federalne w dniu 6 października 2000 r., okres przechowywania akt osobowych wynosi 75 lat od roku zwolnienia pracownika.

Akta osobowe przechowywane są w dziale personalnym (w przystosowanym do tego pomieszczeniu) oddzielnie od innych akt. Co do zasady w służbie kadrowej przechowywane są tylko akta osobowe pracujących pracowników, natomiast akta osobowe zwolnionych pracowników są przekazywane zgodnie z ustaloną procedurą przechowywania do archiwum organizacji lub do archiwum terytorialnego.

Warunki przechowywania powinny zapewniać niezawodne zabezpieczenie akt osobowych i umieszczonych w nich dokumentów (informacji) przed kradzieżą (ujawnieniem). W tym celu akta osobowe należy przechowywać w sejfach (szafkach), umieszczając je na półkach w pozycji pionowej, grzbietami skierowanymi na zewnątrz.

Na wewnętrznej stronie drzwi sejfu (szafy) można umieścić zbiorcze inwentarze przechowywanych w nich akt osobowych. Tylko upoważnieni urzędnicy i ich bezpośredni przełożeni powinni mieć dostęp do akt osobowych. Przy znacznej liczbie akt osobowych są one zapisywane w specjalnym dzienniku lub rejestrze. Systematyzacja akt osobowych odbywa się w jeden z następujących sposobów:

w kolejności numerycznej;

w bezpośredniej kolejności alfabetycznej;

według sekcji odpowiadających nazwom działów strukturalnych zgodnie z tabelą personelu przedsiębiorstwa, aw sekcjach - w kolejności numerycznej lub w bezpośredniej kolejności alfabetycznej.

W celu zmniejszenia łącznej liczby jednostek rozliczeniowych dopuszcza się przechowywanie akt osobowych w ramach tzw. strojów - alfabetycznych grup przechowywania. Każda teczka osobista zawarta w stroju poprzedzona jest czystą kartką z nazwiskiem, imieniem, patronimem pracownika. Akta osobowe w stroju są również pogrupowane alfabetycznie. Na początku stroju umieszczony jest zbiorczy inwentarz zawarty w jego sprawy osobiste.

WYDAWANIE OSOBISTYCH SPRAW PRACOWNIKÓW DO CZASOWEGO UŻYTKU

Wydawanie akt osobowych pracownikom organizacji do tymczasowego użytku w celu zapoznania się z wprowadzonymi do nich informacjami może odbywać się za zgodą kierownika służby personalnej. Zapoznanie pracownika za pokwitowaniem z aktami osobowymi, co do zasady, odbywa się w obecności upoważnionego urzędnika (osoby odpowiedzialnej za prowadzenie akt osobowych).

Zapoznanie pracowników z aktami osobowymi odbywa się co najmniej raz w roku, a także na wniosek tych osób we wszystkich innych przypadkach przewidzianych przez ustawodawstwo Federacji Rosyjskiej. W procesie zapoznawania się z aktami osobowymi pracownikom organizacji zabrania się:

• dokonywać jakichkolwiek korekt we wcześniej dokonanych zapisach akt osobowych;

dokonywać nowych wpisów w aktach osobowych;

wydobyć z akt osobowych dostępne tam dokumenty lub umieścić w nich nowe;

zatrzymać akta osobowe ponad czas przewidziany na zapoznanie się.

W przypadku stwierdzenia nieścisłości w ewidencji, w aktach osobowych znajdują się przestarzałe dokumenty, pracownik ma prawo zgłosić to do działu personalnego organizacji. Wskazane jest dołączenie do wniosku dokumentów, na podstawie których możliwe jest dokonanie odpowiednich zmian we wcześniej dokonanych wpisach lub kopii dokumentów (w celu zastąpienia przestarzałych).

Wydanie do czasowego użytku w celu umieszczenia w aktach osobowych nowych dokumentów, dokonania wpisów itp. dokonywana jest tylko na czas faktycznie niezbędny do wykonania odpowiednich czynności, zgodnie z listą osób uprawnionych do otrzymywania akt osobowych, zatwierdzoną przez kierownika organizacji. Fakt wydania akt osobowych odnotowuje się w dzienniku kontroli (karcie), którego przybliżoną formę podano w załączniku 3.

Praca (zapoznanie) ze sprawami osobistymi odbywa się w pomieszczeniu specjalnie do tego przeznaczonym, a czas pracy (zapoznanie) powinien być ograniczony do jednego dnia roboczego. Na koniec dnia pracy osoba odpowiedzialna za prowadzenie akt osobowych jest zobowiązana do upewnienia się, że wszystkie akta osobowe wydane do czasowego użytku zostały zwrócone do ich miejsc przechowywania oraz, w razie potrzeby, do podjęcia działań w celu ich zwrotu lub odszukania.

Wydawanie akt osobowych (osobnych dokumentów w ramach akt osobowych) do czasowego użytku innym organizacjom (przedsiębiorcom, instytucjom) odbywa się za zgodą kierownika organizacji na podstawie prawidłowo wykonanego wniosku. O wydaniu sprawy sporządza się akt, którego jeden z egzemplarzy przekazuje się wraz ze sprawą (dokumentem) przedstawicielowi wnioskodawcy, a drugi egzemplarz przechowuje się w sprawach przedsiębiorstwa do czasu rozpoznania sprawy (dokument) jest zwracany do miejsca przechowywania.

Wycofanie poszczególnych dokumentów z akt osobowych odbywa się za zgodą kierownika organizacji z wykonaniem odpowiedniego wpisu w kolumnie „Uwaga” inwentarza wewnętrznego. W przypadku czasowego wycofania dokumentu w jego miejsce (między arkuszami sąsiednich dokumentów) wstawiane jest zaświadczenie zastępcze (karta zastępcza) wskazujące datę i przyczyny wycofania z podpisem osoby wystawiającej dokument oraz podpisem osoby kto otrzymał go do tymczasowego użytku.

W celu zapewnienia corocznej kontroli nad bezpieczeństwem akt osobowych w organizacji (nie później niż i kwartał roku następującego po sprawozdawczym), sprawdzana jest ich dostępność i stan. Zidentyfikowane podczas audytu uchybienia odnotowywane są w ustawie, która po zatwierdzeniu przez przewodniczącego komisji audytowej jest przekazywana kierownikowi organizacji.

REJESTRACJA OSOBISTYCH SPRAW PRACOWNIKÓW PODCZAS PRZEKAZYWANIA DO ARCHIWUM

Rejestracji akt osobowych do przekazania do archiwum dokonuje służba personalna przy pomocy metodycznej odpowiedniego archiwum. Ta procedura obejmuje:

W celu zapewnienia bezpieczeństwa akt osobowych zaleca się:

• łączenia poszczególnych akt osobowych zwolnionych pracowników w jedną okładkę (akta łączona) tak, aby objętość akt (tom) nie przekraczała 250 arkuszy (poprzez zszycie materiałów poszczególnych akt według roku zwolnienia);
• uporządkować materiały poszczególnych spraw w ramach sprawy (tomu) w kolejności alfabetycznej (według nazwiska), oddzielając materiały dotyczące różnych poszczególnych spraw czystą kartką papieru, podając na niej nazwisko, imię i patronim odpowiedniego zwalnianego pracownika ;
• zaopatrzyć każdą zjednoczoną sprawę (tom) w wewnętrzny spis z nazwiskami, imionami i patronimami oraz ze wskazaniem numerów stron, w których znajdują się odpowiednie dokumenty (informacje).

Przeniesienie akt osobowych do archiwum następuje nie później niż trzy lata po ich zakończeniu w pracy biurowej zgodnie z harmonogramem. Przedstawiciel archiwum wstępnie sprawdza kompletność i poprawność przygotowania akt osobowych do przekazania. Niedociągnięcia zidentyfikowane podczas audytu są eliminowane przez kadrę przedsiębiorstwa. Przekazanie i odbiór odbywa się według inwentarza, z zaznaczeniem obecności akt osobowych.

Ewidencja pracowników musi być prowadzona zgodnie ze ścisłymi zasadami określonymi w tym artykule, nawet przez pracodawców, dla których praca ta nie jest obowiązkowa. Zasady te nie mają jednak zastosowania do tych folderów (plików), które zamiast „plików osobistych” nazywane są „folderem osobistym”, „aktem osobistym” lub „dokumentacją”. Jednocześnie ważne jest, aby oficer personalny pamiętał:

• w każdym przypadku, niezależnie od nazwy, foldery te zawierają dane osobowe pracownika, dlatego konieczne jest przestrzeganie wszystkich zasad przewidzianych w Kodeksie pracy Federacji Rosyjskiej w sprawie ochrony danych osobowych;
• umowy o pracę mogą być przechowywane w aktach osobowych pracownika, ale nie w aktach osobowych itp. Umowy o pracę nie ujęte w sprawy osobiste, należy utworzyć w niezależny biznes „Umowy o pracę z pracownikami”.